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1 MICROSOFT ACCESS MICROSOFT ACCESS Professor Rafael Vieira Professor Rafael Vieira

2 - Access - Programa de base de dados relacional funciona em Windows Elementos de uma Base de Dados: Tabelas Consultas Formulários Relatórios Macros

3 -Criar uma nova Base de Dados 2 métodos Painel de Tarefas clicar em Criar um ficheiro novo Menu ficheiro e seleccionar Novo Posteriormente escolhe Base de dados vazia...

4 - Tabelas - 3 métodos para a criação de tabelas Inserir dados numa folha em branco Definir as características da tabela através da vista de estrutura Utilizando o Assistente

5 Criar uma tabela utilizando o assistente Duplo clique em criar tabela utilizando o assistente

6 Criar uma tabela utilizando o assistente (cont.) Existem várias tabelas de exemplo Selecciona-se os campos de exemplos desejados seguidos de É possível alterar o nome dos campos atráves do botão Mudar o nome do campo Quando já tivermos os campos desejados clica-se em seguinte

7 Criar uma tabela utilizando o assistente (cont.) Insere o nome da nova tabela Aceite que o programa escolha a chave primária Clique em seguinte

8 Criar uma tabela utilizando o assistente (cont.) Escolha a opção introduzir dados directamente na tabela Clique em concluir

9 Mudar a Vista de uma tabela Duplo clique no nome da tabela Clica na seta que esta ao lado do botão Existem vários tipos de Vista, estudaremos em mais pormenor a Vista de estrutura e Vista de folha de dados Vista de Estrutura de Dados Idêntico a folha de calculo Mostra-nos os campos da tabela com a informação inserida

10 Vista de Estrutura Utilizada para definir as características de cada campo

11 Vista de Estrutura (Cont.) Tipo de Dados Escolhe-se o tipo de dados a ser inserido em cada campo

12 Vista de Estrutura (Cont.)

13 Vista de Estrutura (Cont.) Propriedades dos Campos Tamanho do Campo Texto - Pode ter entre O e 255 caracteres. Número - a quantidade de caracteres é variável

14 Vista de Estrutura (Cont.) Propriedades dos Campos Formatar Texto linha destinada a inserir símbolos de formatação Número e moeda encontram-se várias opções Data e hora várias opções de apresentação da data e hora Sim Não Encontras 3 opções Número e moeda

15 Vista de Estrutura (Cont.) Propriedades dos Campos Formatar data e hora Sim / Não

16 Vista de Estrutura (Cont.) Propriedades dos Campos Casas Decimais No caso de o campo ser do tipo número, Pode ser útil limitar o número de casas decimais Legenda rótulo dum campo usado num formulário título que o campo assume. informação destinada ao utilizador.

17 Vista de Estrutura (Cont.) Propriedades dos Campos Valor Pré Definido valor que é inserido automaticamente no campo quando se inicia um novo registo Regra de Validação Estabelece um critério ou uma condição que limita as entradas no campo. Diminui erros na introdução de dados Ex: campo numérico aceite apenas um valor maior ou igual a 10 regra de validação : >=10 data não seja anterior à data de hoje regra de validação : >= Data( )

18 Vista de Estrutura (Cont.) Propriedades dos Campos Regra de Validação Para expressões mais complexas utiliza-se o construtor de expressões clicar no espaço indicado para a Regra de Validação clicar no botão Surge a janela do construtor de expressões Neste caso estamos a limitar a inserção de números de 0 à 20

19 Vista de Estrutura (Cont.) Propriedades dos Campos Regra de Validação Podemos ter regras de validação que relacionem os valores inseridos em dois campos. Por exemplo, [Data de entrega] <= [Data da requisição]+15 Define que a entrega deverá ser realizada no prazo máximo de 15 dias após a data da requisição.

20 Tipo do campo será objecto OLE Muda a tabela para Vista de folha de dados Clica na célula onde pretendes adicionar a imagem Menu inserir clica em objecto Na caixa de dialogo escolhe criar a partir de ficheiro e clica em procurar Procura a imagem desejada e posteriormente clica em OK Vista de Estrutura (Cont.) Propriedades dos Campos Texto de Validação mensagem de erro que deve ser exibida caso a regra de validação tenha sido violada. Campo para guardar imagens As imagens são inseridas nas tabelas para depois serem visualidadas nos formulários

21 Criar uma coluna de pesquisa Facilita a tarefa de introduzir dados num campo O utilizador escolhe uma das possibilidades é apresentada numa lista Casos de utilização : saudação que deve ser escrita nas cartas, a categoria a que pertencem os produtos que estão à venda numa loja, etc Como Criar uma coluna de pesquisa??? Abrir a tabela em Vista de estrutura Seleccionar o campo pretendido e no espaço detinado ao tipo de dados escolher assistente de pesquisa

22 Insere os valores da lista de opções pretendida do campo e clica em seguinte No último menu é pedido o nome da etiqueta para a coluna de pesquisa, inserimos o nome do próprio campo e clicamos em concluir Se mudares a Vista para Vista de folhas de dados e clicares no campo da pesquisa, podes constactar as mudanças efectuadas Criar uma coluna de pesquisa (cont.) Como Criar uma coluna de pesquisa??? Na janela que surge clica na opção Eu escrevo os valores que quero e depois em Seguinte.

23 Exemplos de aplicações : Criar um campo Sim / Não As pautas das classificações do final do ano lectivo têm uma coluna na qual se conclui, para cada aluno, se transitou ou não. Como criar um campo Sim /Não??? Inserir uma coluna com o nome do campo desejado, e escolhe como tipo de dados Sim/Não Nas propriedades do campo clica no separador pesquisa e faça os seguintes passos:

24 Criar um campo Sim / Não (cont.) No campo mostrar controlo escolhe a opção caixa de combinação No campo tipo de origem da linha escolhe a opção lista de valores No campo origem da linha escreve os valores que queres que apareçam na lista que irá desenrolar nesse campo. Os valores são separados com ;

25 Definição de Chave primária Sempre que crias uma tabela vais ter que definir os nomes e as propriedades dos campos É obrigatório escolher um ou mais campos cujos dados possam ser utilizados para identificar inequivocamente cada um dos registos, esses campos são designados de chave primária. Os campos com números dão, em geral, boas chaves primárias. O número do BI e o número de identificação fiscal (NIF),etc Como definir um campo como chave primária??? Abra a tabela na Vista de estrutura A tabela poderá já conter uma chave primária escolhida pelo programa, este campo possui uma pequena chave ao seu lado Para escolher outra chave, basta posicionar o cursor no novo campo e clicar no que se encontra na barra de ferramentas

26 Definição de Chave primária (cont.) Podes utilizar mais de um campo como chave primária sempre que seja necessário Caso a nossa tabela não possua nenhum campo indicado para chave primária, podemos criar um novo campo de números do tipo numeração automática e nomea-lo como chave primária. O resultado será um campo onde o sistema irá inserir automaticamente um novo número sempre que se adicione uma nova entidade na nossa tabela.

27 Relacionar Tabelas Quando uma base de dados é constituída por várias tabelas, é necessário identificar quais os campos que são comuns. As relações entre tabelas são essenciais quando criamos um formulário ou fazemos uma consulta ou um relatório que utilize informação proveniente de duas ou mais tabelas. Como criar relações entre tabelas??? Abre a base de dados e selecciona o painel de objectos, tabelas Clica no botão localizado na parte superior do programa. Irá surgir a seguinte janela A zona destinada as relações está vazia. Seleccione as tabelas desejadas e clique em adicionar

28 Relacionar Tabelas (cont.) Após serem inseridas as tabelas a relacionarem entre si, escolhe os campos de cada tabela a serem relacionados, repare que cada tabela deverá conter um campo em comum de forma a poderem ser relacionadas, normalmente esse campo será uma chave estrangeira Clique em cima dos campos a relacionar e arraste um deles em direcção ao outro Irá surgir a janela Editar relações confirme que as relações efectuadas estão correctas e clica no botão criar.

29 Ordenar Registos Clica em qualquer ponto da coluna do campo que pretendes utilizar para ordenar os registos Clica no primeiro AZ se quiseres que a ordenação seja crescente e no segundo se quiseres que a ordenação seja decrescente

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31 Formulários Trata-se dos menus do programa de base de dados Assemelham-se às fichas e aos formulários de papel estão em interacção permanente com todos os dados contidos na base de dados, o que lhes permite mostrar informação constantemente actualizada, incluindo pesquisas e consultas. Criar Formulários A maneira mais facil de criar formulários é através do Assistente de formulário O formulário poderá conter informação de uma ou mais tabelas No painel de objectos seleccione a opção formulário Duplo clique em criar um formulário utilizando o assistente

32 No zona Tabelas/Consultas Escolhe as tabelas que precisas no teu formulário Escolha os campos da tabela seleccionada que precisas de mostrar no teu formulário seguidos do botão Quando já tiveres todos os campos necessários clica em seguinte Criar Formulários (cont.) Podemos incluir campos de várias tabelas no nosso formulário, caso seja esse o caso, devemos marcar outra tabela e seleccionar os campos como foi feito para a tabela anterior.

33 Criar Formulários (cont.) O assistente mostra vários esquemas possíveis para o formulário Escolhe o que mais te agradar, um esboço do esquema escolhido é apresentado do lado esquerdo no assistente Normalmente o esquema mais usual é o de Colunas Escolhe o estilo que desejas para o teu formulário e clica em seguinte

34 Criar Formulários (cont.) Escolhe o nome do formulário Selecciona a opção Abrir o formulário para ver ou introduzir informação Clica em concluir Exemplo de um formulário

35 Operações básicas com um formulário Abrir um formulário Vai até o painel de objectos Escolhe a opção formulários Faça duplo clique no nome do formulário pretendido Inserir e modificar dados Vai até o painel de objectos Escolhe a opção formulários Faça duplo clique no nome do formulário pretendido Repara nas opções que existem em cada formulário

36 Operações básicas com um formulário Eliminar registos Abre o registo que queres eliminar Clica no comando existente na barra de ferramentas Confirma a eliminação do registo

37 Modificar a estrutura e embelezar um formulário Mudar a vista de um formulário Os formulários tal como as tabelas tem diferentes tipos de Vistas Como mudar de Vista??? Clicar na seta do lado do botão Vistas da barra de ferramentas As Vistas existentes são as seguintes: Vista de estrutura : utilizada para modificar o design ou formatar o formulário É possível modificar as dimensões dos formulários arrastando as janelas

38 Modificar a estrutura e embelezar um formulário Inserir um rótulo Os rótulos são caixas de texto onde podes escrever o que quizeres Funcionam como caixas de texto informativo ou mesmo decorativo Como inserir um rótulo??? Na Vista de estrutura, verifica se a caixa de Ferramentas está visível, se não estiver vai ao menu ver e selecciona a opção caixa de ferramentas Clica no botão da caixa de ferramentas Clica no local que queres introduzir o texto e dimensiona uma com a ajuda do rato Digita o texto que pretendes e carrega no enter. Caixa de Ferramentas

39 Modificar a estrutura e embelezar um formulário Inserir e formatar linhas e rectângulos Através destes dois botões da caixa de ferramentas Podemos alterar a largura das linhas no botão Servem para embelezar os formulários Inserir botões de comando no formulário Na caixa de ferramentas clica na opção Escolhe o local do formulário que desejas incluir este novo botão Irá surgir um assistente de botões de comando com várias opções como indicado na figura Siga os passos necessários

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