Fluxo de trabalho do Capture Pro Software: Indexação de OCR e separação de documentos de código de correção

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1 Este procedimento corresponde ao fluxo de trabalho de Indexação de OCR com separação de código de correção no programa de treinamento do Capture Pro Software. As etapas do procedimento encontram-se na primeira coluna, com comentários na segunda coluna. Os comentários são idênticos à narração em áudio no treinamento. Procedimento Comentários 1. Criar um novo trabalho Neste fluxo de trabalho, vamos configurar um trabalho para digitalizar documentos, com a primeira folha em cada documento que contém um código de correção. A leitura do código de correção fará com que um novo documento seja criado. Definiremos algumas zonas de OCR e extrairemos automaticamente os dados de índice dessas zonas. Cada documento será salvo como um arquivo TIFF de várias páginas, enquanto os nomes de arquivo e de pasta serão criados a partir dos dados de OCR. A primeira parte deste fluxo de trabalho descreve detalhadamente o processo de configuração do trabalho e destina-se a administradores ou a qualquer pessoa responsável pela configuração do trabalho. Selecione Arquivo. Selecione Configuração do trabalho. O novo trabalho herdará todas as propriedades do trabalho selecionado. Clique em Adicionar trabalho. Insira o novo trabalho. Clique em Salvar. Solicitações de serviços de saúde com códigos de correção 2. Configuração do trabalho: Guia Capturar A guiar de captura está ativa. Definir a imagem digitalizada e os locais da imagem de saída. Clique em Procurar para alterar os locais, ou então digite o nome de uma pasta. Insira o local da imagem de saída. Depois que o trabalho é configurado, o fluxo de trabalho mostra como selecionar e usar o trabalho para digitalizar, indexar e gerar a saída de um lote. Isso será útil para um operador ou qualquer outra pessoa que esteja executando essa ações. Vamos começar criando um novo trabalho. Selecione Arquivo. Selecione Configuração do trabalho. Se você selecionar um trabalho neste menu suspenso e clicar no botão Adicionar trabalho, o novo trabalho herdará todas as propriedades do trabalho selecionado. Escolheremos o trabalho-padrão Pronto para digitalizar neste exemplo de fluxo de trabalho. Clique no botão Adicionar trabalho para adicionar um novo trabalho. A próxima etapa é atribuir um nome ao novo trabalho. Clique no campo de texto e forneça um nome. Clique em Salvar. É hora de configurar o trabalho. Na janela de configuração do trabalho, a guia de captura está ativa. Na guia de captura, em Geral, defina os locais onde as imagens digitalizadas e de saída serão armazenadas no computador. Para alterar esses locais, basta clicar nos botões de navegação de cada uma delas ou inserir um nome de pasta. Clique no campo de texto do local da imagem de saída e forneça um. 1

2 C:\Meus documentos\ Solicitações de serviço de saúde\ Insira a descrição do trabalho. Digitalize formulários de solicitação de serviços de saúde, a separação de documentos no código de correção, e o índice de OCR por zona. Marque Manter o lote após a saída. Selecione Configurações de lote. Digite o nome do lote. Configure a separação de documentos. Selecione Por código de correção. Selecione o tipo de código de correção. Marque Detectar correção. Selecione Código de barras e OCR. Coloque a página no scanner e clique em Digitalizar. Insira o nome da imagem. Formulário de solicitação de amostra Clique em Digitalizar. Pressione Zoom e Pan para mover a imagem para a região de interesse. Clique em Criar zona de OCR. Os arquivos de imagem de saída serão armazenados nesse local. Observe que o campo de descrição do trabalho tem uma descrição do trabalho Pronto para digitalizar que usamos como ponto de partida. Selecione o campo de texto Descrição do trabalho e forneça uma nova descrição. A inserção de uma descrição de trabalho é útil ao criar instruções e orientações para o operador em um determinado trabalho. Marque esta caixa de seleção. É recomendável manter os arquivos de lote após a saída, até você ter a certeza de que o trabalho foi configurado com êxito. Queremos alterar o esquema de nomeação de lotes. Portanto, selecione Configurações de lote. O nome do lote usa o esquema de nomeação padrão. Selecione a fórmula e forneça uma nova. Você pode digitar qualquer texto para a fórmula de nome. Neste exemplo, os lotes serão nomeados como Saúde001, Saúde002 e assim sucessivamente. Queremos configurar a separação de documentos por código de correção. Selecione Por código de correção. Se você clicar ao lado do código de correção, verá os tipos de códigos de correção que podem ser lidos. Neste exemplo, temos um código de correção de nível 2. Selecione Correção 2. Marque Detectar correção. Como esses formulários têm o código de correção em seu formato real com os dados não queremos excluir a página. Como pode ver, há várias opções disponíveis quando um código de correção é detectado. Precisamos fazer uma separação de documentos. Portanto, manteremos a configuração-padrão. Agora, queremos definir nossas zonas de OCR. Selecione Código de barras e OCR. A configuração de página selecionada por último será usada nesta digitalização. Neste caso, a configuração é Preto-e-branco, 200 DPI. Alimente a página no scanner e clique no botão Digitalizar. Você precisa atribuir um nome à imagem. Clique no campo de texto e forneça um nome. Clique no botão de digitalização. Precisamos localizar a área da imagem que será submetida a OCR. Aplicaremos zoom e pan à imagem na primeira região, que é o nome do paciente. Clique em Criar zona de OCR. 2

3 Clique em Demarcar região e desenhe uma zona em volta do campo de dados. Observação: Desenhe a zona com largura suficiente para acomodar o tamanho máximo de dados. Insira o nome da zona. Nome do paciente Nome do paciente Nome do empregador Plano de seguro 3. Configuração do trabalho: Guia Índice Selecione a guia Índice. Clique em Adicionar. Insira Etiqueta. Nome do paciente Insira a descrição (opcional). Observação: O nome do paciente está à esquerda do formulário. Vá para o final da lista. Selecione OCR::Nome do paciente. Clique em Demarcar região; desenhe uma zona em volta do campo de dados. Verifique se desenhou a zona com largura suficiente para acomodar o tamanho máximo de dados. Quando o mouse é liberado, a caixa de diálogo Configuração de zona de OCR é exibida. Atribua um nome à zona de OCR. Clique no campo de texto e forneça um nome. Neste exemplo, estamos usando o código de correção para separação de documentos. Se quiséssemos separar documentos com base em um campo de OCR, teríamos que definir isso aqui. Esses dados de zona de OCR estão localizados no nível do documento. Observe a zona de OCR definida exibida com o retângulo. O nome da zona é listado neste painel. Repita esse processo para cada código OCR. Desenhe uma região em torno de cada zona de OCR, atribua um nome à zona e ajuste quaisquer configurações conforme necessário. A próxima etapa é definir um campo de índice para cada zona de OCR. Selecione a guia Índice. Você precisará configurar um campo de índice no nível do documento. Neste exemplo, você configurará o trabalho para associar campos de índice aos dados de OCR. Clique em Adicionar para adicionar um campo de Etiqueta é o nome do campo de índice definido. Selecione o campo de texto de etiqueta e forneça uma. O primeiro campo de índice chama-se Nome do paciente. Agora, digitaremos uma descrição. Isso é opcional. Selecione o campo de texto de descrição e forneça uma. Queremos que esse campo de índice seja gerado automaticamente através dos dados de OCR, e não por meio da entrada de dados-chave. Portanto, precisamos definir um valor-padrão para este Clique na parte inferior da barra de rolagem para ir para o final da lista. Selecione Nome de paciente OCR. O formato de entrada especifica o tipo de caracteres e os números mínimo e máximo de caracteres que podem ser usados em um nome de documento. 3

4 Insira o formato de entrada. Clique no formato de entrada e forneça um. Formato: datatype<min,max> Tipo de dados: A = Apenas caracteres alfabéticos 9 = Apenas caracteres numéricos X = Apenas caracteres alfanuméricos? = Qualquer caractere?<1,50> Neste exemplo, um ponto de interrogação será usado como tipo de dados. Isso significa que qualquer caractere pode ser usado no nome do paciente. O nome do paciente pode conter no mínimo 1 caractere e no máximo 50 caracteres. Observe que, como especificamos o mínimo de 1 caractere, o campo de índice agora é obrigatório. Para obter informações detalhadas sobre a sintaxe do formato de entrada, clique no botão Ajuda. Para cada campo de índice: Clique no botão Adicionar. Insira Etiqueta. Defina o valor-padrão. Ajuste as configurações conforme necessário. Nome do paciente Nome do empregador Plano de seguro Clique em Adicionar. Insira Etiqueta. Data de recebimento Clique em Data (MM) e em Adicionar item. Clique em Data (dd) e em Adicionar item. Clique em Data (aaaa) e em Adicionar item. A ordem do campo pode ser reorganizada. Clique em Plano de seguro. Clique em Mover para cima. 4. Configuração do trabalho: Guia Saída Repita esse processo para cada campo de Adicione cada campo, insira uma etiqueta, defina o valor-padrão e ajuste quaisquer configurações quando necessário. Observe os campos de índice definidos. Cada campo de índice é gerado automaticamente com os dados de OCR. Os formatos de entrada correspondem ao tipo de dados que esperamos em cada OCR. Vamos adicionar mais um campo, o de data de recebimento. Essa é a data atual do sistema. Clique em Adicionar para adicionar um campo de Selecione o campo de texto de etiqueta e forneça uma. Queremos que a data seja especificada no formato de mês, dia e ano de 4 caracteres. Por isso, primeiro selecionaremos Data mês e clicaremos em Adicionar item. Em seguida, selecionaremos Data dia e clicaremos em Adicionar item. Por fim, selecionaremos Data ano, cujos dados terão 4 caracteres, e clicaremos em Adicionar item. Isso nos dará a data no formato que desejamos. Você pode reorganizar a ordem dos campos. Clique em Plano de seguro. Clique em Mover para cima. 4

5 Selecione a guia Saída. Marque a caixa de seleção Arquivo 1. Selecione Tipo de arquivo. Selecione PDF. Clique em Opções. Selecione Várias páginas. Clique em Excluir fórmula. Selecione Caminho de saída padrão. Selecione \. Vá para o final da lista. Selecione DOC_IDX: Nome do empregador. Vá para o início da lista. Selecione \. Vá para o final da lista. Selecione DOC_IDX: Nome do paciente. Vá para o início da lista. Selecione \. Selecione a guia Nome do arquivo. Agora, selecione a guia Saída. Queremos criar uma pasta para cada empregador e, nessa pasta, precisamos de uma pasta para cada paciente que trabalha para esse empregador. Queremos que os arquivos de saída sejam nomeados com a data de recebimento. Os arquivos estarão em formato PDF e incluirão todos os formulários da solicitação. Por padrão, a caixa de seleção Arquivo 1 é marcada. Selecione o menu de tipo de arquivo. Selecione PDF. Clique em Opções. Selecione Várias páginas. Esse procedimento selecionará automaticamente o documento. Queremos um arquivo PDF de várias páginas para cada documento. Agora, precisamos configurar o local do arquivo e o nome de arquivo para a saída. Clique em Configurar. Há um local-padrão de arquivo fornecido por uma fórmula. Vamos iniciar do zero. Clique em Excluir fórmula. De volta à guia Captura, configuramos um caminhopadrão de saída chamado Solicitações de Serviço de Saúde. Esse será o início de nosso caminho de localização de arquivo. Selecione Caminho de saída padrão. Selecione a barra invertida. Clique na parte inferior da barra de rolagem para ir para o final da lista. Para criar uma pasta para o nome do empregador, selecione o índice de documento Nome do empregador. Clique na parte superior da barra de rolagem para ir para o início da lista. Selecione a barra invertida. Clique na parte inferior da barra de rolagem para ir para o final da lista. Para criar uma pasta para o nome do paciente, selecione o índice de documento Nome do paciente. Clique na parte superior da barra de rolagem para ir para o início da lista. Selecione a barra invertida. Especificamos o local do nosso arquivo. Agora, precisamos especificar o nome do arquivo. Selecione a guia Nome do arquivo. 5

6 Clique em Excluir fórmula. Vá para o final da lista. Selecione DOC_IDX: Data de recebimento. Vá para o início da lista. Selecione a extensão-padrão do arquivo. Selecione Adicionar um número seqüencial ao nome. Desmarque Índice: XML. 5. Digitalizar o documento Clique em Novo lote. Clique no menu suspenso Nome do trabalho. Selecione o trabalho Solicitações de serviços de saúde com códigos de correção. Selecione uma configuração de página. Clique em Configuração da página. Clique em Salvar como. Digite um novo nome de configuração de página. Clique em Salvar. Vamos criar uma nova fórmula para gerar um nome de arquivo. O nome do arquivo será composto pela data de recebimento seguida da extensão-padrão de arquivo. Clique em Excluir fórmula. Clique na parte inferior da barra de rolagem para ir para o final da lista. Selecione o índice de documento Data de recebimento. Clique na parte superior da barra de rolagem para ir para o início da lista. Selecione a extensão-padrão do arquivo. Isso anexará automaticamente a extensão correta do formato de arquivo que escolhemos. O que acontecerá se mais de um formulário de solicitação for recebido na mesma data? Ou seja, o que acontecerá se houver um nome de arquivo duplicado para um paciente? Podemos escolher qual quisermos nesse caso. Selecione Adicionar um número seqüencial ao nome. Isso adicionará um sublinhado e um número seqüencial ao nome de arquivo. Estas são as fórmulas de local e nome de arquivo que acabamos de criar. Como estamos nomeando pastas e arquivos com os dados de índice, não precisamos de um arquivo de Desmarque a caixa de seleção Índice XML. Terminamos de configurar o trabalho. Agora que o trabalho já está configurado, é hora de digitalizar o documento. Clique no botão Novo lote na barra de ferramentas. Clique no menu suspenso Nome do trabalho. Selecione Solicitações de serviços de saúde com códigos de correção. Agora, vamos selecionar uma configuração de página. Chegando neste ponto, temos uma opção. O OCR em formulários é mais preciso com a eliminação eletrônica de cores; ou seja, quando removemos o formulário colorido e fazemos OCR apenas nos dados. Se o scanner oferecer suporte à eliminação eletrônica de cores, você o configurará para fazer isso neste momento. Clique em Configuração da página. Clique em Salvar como. Digite um novo nome de configuração de página; neste caso, Solicitação de serviços de saúde Eliminação vermelha. Clique em Salvar. 6

7 Clique em Configurações para iniciar a caixa de diálogo de configurações de scanner e defina a eliminação eletrônica de cores para o lado do formulário como OCR. Clique em Iniciar. 6. Verificar a separação de documentos Clique em todos os documentos para verificar o código de correção. 7. Verificar os dados do índice Selecione Índice. Selecione Editar campos de Exiba os dados do Clique em Zona de zoom. Selecione o próximo campo de Selecione o próximo campo de Clique em Documento anterior. Clique em Configurações para iniciar a caixa de diálogo de configurações de scanner e defina a eliminação eletrônica de cores para o lado do formulário como OCR. Consulte o Guia do usuário do scanner para obter detalhes. Clique no botão Iniciar para digitalizar. Como você pode ver, digitalizamos três documentos, cada um começando com um código de correção. Três documentos são exibidos no explorador de lotes. Se clicarmos em cada documento, perceberemos que a primeira página contém o código de correção. Nossa separação de documentos foi feita corretamente. Verificaremos nossos dados de índice para ter a certeza de que configuramos o trabalho corretamente. Neste exemplo, entraremos no modo de indexação para exibir esses dados. Selecione Índice. Selecione Editar campos de Os dados de índice deste documento são exibidos. Podemos aplicar mais zoom à imagem para comparar visualmente os dados de índice com os dados da zona de OCR na imagem. Configuraremos a exibição para que possamos ver os dados com facilidade. Primeiro, vamos ampliar a janela de índice para ver todos os dados. Como todos os dados de índice estão na frente do formulário, vamos alterar a exibição para 1 imagem por vez. Podemos definir uma zona de zoom para cada campo de Clique no botão Zonas de zoom. Clique em uma região e arraste-a em torno dos dados do campo de Verifique se os dados correspondem ao campo de Selecione o próximo campo de Desenharemos uma zona de zoom para este campo de Verifique se os dados correspondem ao campo de Selecione o próximo campo de Desenharemos uma zona de zoom para este campo de Verifique se os dados correspondem ao campo de Essas zonas de zoom se aplicarão a todos os documentos deste trabalho. Clique em Documento anterior. 7

8 Selecione o próximo campo de Clique em Salvar a indexação e sair. 7. Saída de documentos Clique em Saída. Verifique a digitalização. Como você pode perceber, os dados de índice fazem a correspondência entre a imagem e o campo de Selecione o próximo campo de Os dados de índice fazem a correspondência entre a imagem e o campo de Você poderá verificar isso para todos os documentos se desejar. Parece que nossa indexação deu certo. Agora queremos sair do modo de indexação e gerar nosso lote. Clique em Salvar a indexação e sair. Agora, gere a saída do lote. Clique no botão Saída. A saída está concluída. Para verificar os arquivos, localize a pasta Solicitação de Serviços de Saúde que criamos para este exemplo. Assim que concluirmos a configuração, teremos uma pasta para cada empregador. Dentro de cada pasta de empregador, haverá uma outra pasta nomeada com o nome do funcionário. Dentro da pasta de cada empregador, há um arquivo PDF com a data de recebimento. Você pode abrir o arquivo PDF para verificar o conteúdo do documento e a digitalização. Este fluxo de trabalho termina aqui. 8

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