Tarefa Orientada 17 Listas de dados

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1 Tarefa Orientada 17 Listas de dados Estudo prático da folha de cálculo Excel - Gestão de listas como base de dados. Conceitos teóricos Lista Série de linhas da folha de cálculo que contém dados relacionados, como por exemplo, uma base de dados (BD). O Excel permite a criação de pequenas bases de dados que consistem essencialmente numa zona de trabalho (lista de dados) com o seguinte formato: Colunas ou campos células que contêm sempre o mesmo tipo de dados Linhas ou registos uma ocorrência de todos os campos. Código Designação Preço P1 papel 100 P2 caneta 50 P3 lápis 30 As operações sobre uma BD em Excel são as seguintes: Inserção de registos; Alteração de registos; Eliminação de registos; Consulta/pesquisa (rudimentar) de dados Filtragem com, ou sem, critérios de pesquisa; Análises estatísticas. Para a criação de uma BD em Excel é preciso ter em atenção o seguinte: Inserir o nome dos campos na 1ª linha e os registos nas restantes; Deixar pelo menos uma linha e uma coluna em branco entre a lista que constituirá a base de dados e outra qualquer informação; A lista é seleccionada automaticamente, desde que o cursor esteja posicionado em qualquer célula da BD. Microsoft Excel 1

2 1. Criação/Edição de uma lista Para gerir um stock de produtos utiliza-se uma folha de cálculo, denominada Stock, com a seguinte informação: Código Designação Preço Armazém Existências Q_alerta P1 Arame 100 A P2 Rede 150 A P3 Alicate 130 A P4 Canivete 200 A P5 Parafuso 140 A A Existências indica a quantidade em stock e o Q_alerta indica as quantidades mínimas que devem existir para não haver rotura de stock. a) Introduza os dados da tabela começando na célula A1 (ou utilize o ficheiro fornecido). b) Seleccione uma célula que contenha dados e no menu Dados escolha a opção Formulário. Aparece a seguinte janela de formulário: c) Navegue nos registos e altere o preço do produto P2 para 300. d) Introduza os dois novos registos apresentados na tabela seguinte: P6 Prego 170 A P7 Argola 110 A e) Digite o texto Fim de base de dados na célula A10. f) Utilizando novamente o formulário proporcionado pelo Excel tente introduzir 2 novos registos. Analise o sucedido e feche o formulário. g) Utilize novamente o formulário para introduzir um novo registo e analise o sucedido. h) Elimine todos os registos posteriores a P7. Microsoft Excel 2

3 2. Consulta/Pesquisa de dados numa lista Formulário de dados a) Abra novamente o formulário de dados e carregue no botão Critérios. b) Escreva a na Designação e carregue no botão Localizar seguinte. Navegue no formulário. Quais os produtos que consegue observar? No fim da análise limpe o critério (procedimento igual para as restantes alíneas). c) Visualize apenas os produtos que comecem pela letra a e tenham stock no armazém A1. d) Pode utilizar os operadores < e > para procurar por letras ou números que sejam menores ou maiores que o especificado. Por exemplo, com <c na Designação e >1500 nas Existências o que visualiza? e) Pode ainda utilizar os caracteres especiais? (para designar um qualquer carácter) e * (para designar uma série de quaisquer caracteres). Por exemplo,?r na Designação para encontrar produtos cuja segunda letra seja r e a*go para encontrar produtos que comecem por a e contenha go em qualquer lugar da designação. NOTA: Os critérios que podem utilizar-se no formulário são muito limitados. Por exemplo, não permitem visualizar os produtos que pertencem aos armazéns 1 ou 2. Microsoft Excel 3

4 3. Consulta/Pesquisa de dados numa lista Filtro Automático a) No menu Dados escolha a opção Filtro e seleccione Filtro Automático. Pode-se aceder às opções de filtragem através dos botões de filtragem que forma colocados junto aos nomes dos campos: b) Clique no botão de filtragem do Armazém e seleccione A1. O Excel não apagou os outros registos, apenas os escondeu. Para voltar a ver todos os registo escolha a opção (Tudo) do botão de filtragem. c) Seleccione A1 no Armazém e depois 1500 no Q_alerta, o que visualiza? Agora escolha (Tudo) no Armazém, são mostrados todos os registos? O que conclui? Retire todos os filtros. d) Consegue visualizar apenas os produtos dos armazéns 1 ou 2? Não? Escolha a opção (Personalizar ) e preencha com os valores da figura seguinte: e) Sem retirar o filtro anterior, visualize apenas os produtos cujo preço é diferente de 100. Observe o resultado e retire todos os filtros. f) Aplique os filtros necessários para visualizar apenas: Os produtos cujo stock existe no armazém A2 ou A3 e com preço maior do que 190; Os produtos com preço pertencente ao intervalo [ ]; Os produtos com preço pertencente ao intervalo ] ]. NOTA: Os filtros automáticos são poderosos mas ainda não respondem a todo o tipo de filtragem. Por exemplo, não permitem visualizar os produtos cujo stock existe no armazém A2 ou A3 ou com preço maior do que 190. Microsoft Excel 4

5 4. Consulta/Pesquisa de dados numa lista Filtro Avançado O Filtro Avançado permite a utilização de células normais da folha de cálculo para definir critérios de filtragem. Para uma melhor compreensão dos critérios, convém fazer uma tabela com o nome de todos os campos e com várias linhas para os critérios. a) Escreva a1 na célula D18 (critério). No menu Dados escolha a opção Filtro e seleccione Filtro Avançado. b) Coloque no intervalo de critérios D17:D18 e clique em Ok. Para retirar a filtragem, no menu Dados escolha a opção Filtro e seleccione Mostrar tudo. c) Escreva >=4000 na célula E18. Repita a filtragem com o intervalo D17:E18. Foi realizada uma conjunção ( E lógico) ou uma disjunção ( OU lógico)? d) Mova o conteúdo da célula E18 para E19 e repita a filtragem com o intervalo D17:E19. Foi realizada uma conjunção ( E lógico) ou uma disjunção ( OU lógico)? e) Escolha conjunção ou disjunção para os seguintes casos: Se os critérios estiverem na mesma linha ocorre uma Se os critérios estiverem em linhas diferentes ocorre uma f) Para visualizar os produtos cujo stock existe no armazém A1 ou A2 ou com as existências maior ou igual a 4000, escreva a2 em D20. Filtre com base no intervalo D17:E20. g) Pode também usar fórmulas para comparar valores entre campos. Por exemplo, para visualizar os produtos que necessitam de reabastecimento, escreva Reabastecer em G17 e a fórmula =Existências Q_alerta<0 Microsoft Excel 5

6 em G18. Apesar do Excel mostrar um erro ( #NOME? ), ignore e filtre com base no intervalo G17:G18. h) Pode ainda utilizar referências absolutas a células que contêm fórmulas. Por exemplo, para visualizar apenas os produtos cujo preço seja maior que a média, escreva a fórmula =MÉDIA(C2:C8) em A24, Preço>Média em H17 e a fórmula =Preço > $A$24 em H18. Filtre com base no intervalo H17:H18. i) Aplique os filtros necessários para visualizar apenas: Os produtos cujo stock existe no armazém A2 ou A3 ou com preço maior do que 190; Os produtos com preço pertencente ao intervalo [ ] ou igual a 200; os produtos cujo stock é mantido no armazém A1 ou A2 e com preço diferente de Consulta/Pesquisa de dados numa lista Filtro Avançado e Extracção a) Escreva a1 na célula D18. No menu Dados escolha a opção Filtro e seleccione Filtro Avançado. b) Preencha o intervalo de critérios, seleccione o botão Copiar para outro local e preencha a caixa Copiar para. Os registos que obedecem aos critérios são copiados para o novo local. c) Aplique os filtros necessários para extrair apenas: a informação disponível relativa aos produtos com preço pertencente ao intervalo [ ] ou igual a 200; a informação disponível dos produtos que necessitam de ser reabastecidos. Microsoft Excel 6

7 6. Consulta/Pesquisa de dados numa lista Ordenação a) Seleccione uma célula que contenha dados e no menu Dados escolha a opção Ordenar. Escolha ordenar por armazém tal como a figura: b) Ordene os registos da lista em função do armazém e do preço dos produtos, supondo que pretende colocar em destaque os produtos mais valiosos. 7. Análise estatísticas Sub Totais a) Certifique-se que a folha actual tem o nome Stock, adicione uma nova folha, de nome Vendas, com a seguinte informação de vendas: NºVenda Data Produto Quantidade Valor P P P P P P P P P2 150 b) Para obter o valor a pagar pelo primeiro item insira a fórmula =ÍNDICE(Stock!$A$2:$F$8; CORRESP(C2; Stock!$A$2:$A$8; 1); 3) * D2 na célula E2 (Preço x Quantidade). Copie para os restantes itens. c) Qual o valor a pagar por cada venda? O quadro mostra o valor a pagar por item, mas não mostra o total de cada venda. Solução: sub totais. d) No menu Dados escolha a opção Subtotais. Preencha os valores tal como na figura d). Microsoft Excel 7

8 d) e) e) Pode utilizar os botões / para esconder/expandir os pormenores. f) Remova os sub totais e ordene os valores por produto. Qual o resultado do sub total ilustrado na figure f)? f) g) g) Ordene os dados por data e analise o resultado do sub total g). h) Para criar o sub total das unidades vendidas por produto, mas somente para vendas de quantidade iguais ou superiores a 100 aplique o seguinte filtro automático e depois o sub total (ordenação prévia por?): Microsoft Excel 8