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1 Impressão em série de cartas de formulário e mailings em grande número Intercalação de correio Base de Dados em Excel Comece por planear o aspecto da sua página final - é uma carta, uma página de etiquetas ou um convite para uma festa? Terá que definir quais são os campos que pretende preencher com múltiplos dados. Poderá fazer a intercalação a partir de outro documento do Word, do livro de endereços do Outlook e do Windows, do Access ou do Excel ou até de ficheiros formatados. 1 - Comece com um documento em branco onde poderá estruturar a carta-tipo que pretende enviar e escolha Ferramentas/Tools, Intercalar correio /Letters and Mailings Mail Merge A opção Show Mail Merge Toolbar deverá estar seleccionada na opção Tools / Letteres and Mailings para que o Word disponibilize a barra de ferramentas com os icons que terá que utilizar para inserir campos e efectuar a junção da informação (os registos contidos no ficheiro de dados e os campos disponíveis no documento base. 3 - Em seguida, escolha a origem dos dados ou seja, o ficheiro com os detalhes que pretende deixar nos intervalos do documento utilizando a ajuda do Mail Merge - seleccionando Obter dados/use an existing list - Browse. Terá que indicar qual o directório do ficheiro com os dados, respectivo nome e sheet. Ou, Clicando no 2º botão da barra Open Data Source proceda à localização do ficheiro e indique qual o ficheiro que contém os dados e respectiva sheet. Se utilizou a ajuda do Mail Merge poderá seleccionar todos os registos ou indicar apenas os que irão receber a correspondência que pretende enviar. 4 - No documento principal ou base, deverá indicar a localização e a designação dos campos que deseja criar e que terão de ser os campos constantes no ficheiro utilizado como base de dados e anteriormente indicado. Depois de colocar o cursor na localização do 1º campo que deseja inserir no documento principal (base) terá que clicar no 6º botão da barra de ferramentas Show Mail Merge Toolbar icon designado por Insert Merge Fields Na janela Insert Merge Field que o Word abre deverá verificar se a opção Database Fields está seleccionada e indicar posteriormente o nome do campo que pretende inserir nesse local do documento. Deverá posteriormente posicionar o cursor onde pretende o campo seguinte e voltar a clicar no botão Insert Merge Fields e repetir o clico quantas vezes forem necessárias até inserir o último campo que pretende no documento principal (base).

2 5 - Se o documento estiver completo, com os campos totalmente inseridos e com o aspecto que pretende, poderá guardá-lo. 6 - Para proceder à junção dos dados constantes nos registos do ficheiro que serve de Base de Dados com o documento principal base, deverá, com este último aberto, clicar no botão View Merged Data (botão imediatamente a seguir ao Insert Word Field. Obterá um documento totalmente novo com as suas etiquetas ou cartas, que é precisamente aquele que pretende imprimir. Clicando nos botões referentes à numeração dos registos (seguinte, anterior, 1º e último), poderá visualizar a informação constante em cada umas das cartas que será emitida Pode guardar o ficheiro de intercalação no caso de precisar dele mais tarde, mas não é necessário, se aquilo que realmente pretende são as cartas ou etiquetas impressas, pois poderá em qualquer momento obter um documento idêntico ao que acabou de obter. Em qualquer momento poderá abrir o documento principal (base) e confirmar a abertura do ficheiro de base de dados depois de verificar se se trata da base de dados correcta. Finalizará a operação clicando em Yes. Através do 3º botão Mail Merge Recipients poderá seleccionar os registos que pretende E para obter um novo ficheiro de intercalação bastará clicar no botão View Merged Data

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4 ======== Acerca de impressão em série para cartas de formulário e mailings em grande número Aplica-se a: Outlook, Word Ajuda Ocultar tudo Utilize o painel de tarefas Impressão em série para criar cartas de formulário, etiquetas de endereço, envelopes, directórios e distribuições de correio electrónico e de faxes em grande número. Para completar o processo básico, deve: Abrir ou criar um documento principal (documento principal: numa operação de impressão em série do Word, é o documento que contém o texto e os gráficos que se repetem em cada versão do documento intercalado como, por exemplo, o endereço do remetente ou a saudação de uma carta de formulário.). Abrir ou criar uma origem de dados (origem de dados: ficheiro que contém informações a serem intercaladas num documento. Por exemplo, a lista de nomes e endereços que o utilizador pretende utilizar numa impressão em série. É necessário estabelecer ligação com a origem de dados antes de ser possível utilizar as informações da mesma.) com informações individuais dos destinatários. Adicionar ou personalizar os campos de intercalação (campo de intercalação: marcador de posição inserido no documento principal. Por exemplo, insira o campo de intercalação "Localidade" para que o Word insira o nome de uma localidade (por exemplo, "Paris") armazenado no campo de dados Localidade.) no documento principal. Intercalar dados a partir de uma origem de dados num documento principal para criar um novo documento intercalado. Origem de dados com informações dos destinatários como, por exemplo, nomes e endereços Documento principal com campos de intercalação que actuam como marcadores de

5 posição para informações relativas ao destinatário Documento intercalado resultante O painel de tarefas guia-o através destes passos. Se preferir trabalhar fora do painel de tarefas, pode utilizar a barra de ferramentas (barra de ferramentas: barra com opções e botões utilizados para executar comandos. Para apresentar uma barra de ferramentas, prima ALT e, em seguida, SHIFT+F10.) Impressão em série. De qualquer forma, o resultado final é que cada linha (ou registo) da origem de dados cria uma carta de formulário, etiqueta de correio, envelope ou item de directório individual. Nota Pode utilizar a impressão em série para criar qualquer tipo de documento para mapear campos (campo: conjunto de códigos que dão instruções ao Microsoft Word para inserir automaticamente texto, gráficos, números de página e outro material num documento. Por exemplo, o campo DATE insere a data actual.) para dados e não apenas para mailings ou listas. Por exemplo, se a sua colecção de cassetes de vídeo está listada numa folha de cálculo, pode utilizar a opção Etiquetas para criar etiquetas para cassetes de vídeo. Informações sobre procedimentos Encontre hiperligações para obter mais informações sobre como utilizar a impressão em série em Consulte Também, visível quando está ligado à Internet. Inserir campos de intercalação Ajuda Assistência > Publisher 2003 > Impressão em série e intercalação de catálogo Ocultar tudo Pode inserir campos de intercalação (campo de intercalação: marcador de posição de texto ou imagens que pode ser inserido na publicação. As informações provenientes de uma origem de dados (por exemplo, um nome, endereço ou imagem) são inseridas em cada campo de intercalação. É possível formatar, copiar, mover ou eliminar um campo de intercalação.), também designados por campos de impressão em série, na publicação de impressão em série ou modelo de intercalação de catálogo durante o passo 3 do Assistente de impressão em série e intercalação de catálogo. A publicação de impressão em série ou modelo de intercalação de catálogo tem de estar ligada a uma origem de dados (origem de dados: ficheiro que contém informações que podem ser intercaladas numa publicação. Por exemplo, uma lista de nomes e endereços ou caminhos para imagens que o utilizador pretenda utilizar na impressão em série ou na intercalação de catálogo. É necessário estabelecer ligação com uma origem de dados para efectuar uma intercalação.) antes de poder inserir campos de intercalação. Inserir campos de impressão em série numa publicação de impressão em série 1. Se ainda não tiver sido aberta, abra a publicação de impressão em série. 2. No menu Ferramentas, aponte para Impressão em série e intercalação de catálogo e, em seguida, clique em Inserir campo. 3. Na publicação de impressão em série, clique onde pretende inserir o campo de impressão em série.

6 4. Insira qualquer das seguintes opções: Bloco de endereços com nome, endereço e outras informações 1. No painel de tarefas Impressão em série e intercalação de catálogo (Passo 3: Criar a publicação), clique em Bloco de endereços. 2. Na caixa de diálogo Inserir bloco de endereços, clique nos elementos de endereço que pretende incluir e, em seguida, clique em OK. Nota Se os nomes dos campos de impressão em série (campo de dados: categoria de informações que corresponde a uma coluna de informações numa origem de dados. O nome de cada campo de dados é listado na primeira linha (linha de cabeçalho) da origem de dados. "Código postal" e "Apelido" são exemplos de nomes de campos de dados.) na origem de dados não corresponderem aos nomes dos campos que o Microsoft Publisher utiliza no bloco de endereços, poderá ter de clicar em Atribuir campos na caixa de diálogo Inserir bloco de endereços. Na caixa de diálogo Atribuir campos, utilize as listas pendentes para seleccionar os campos da origem de dados que correspondem aos campos do Publisher. Linha de saudações 3. No painel de tarefas Impressão em série e intercalação de catálogo (Passo 3: Criar a publicação), clique em Linha de saudações. 4. Na caixa de diálogo Linha de saudações, seleccione o formato da linha de saudações, que inclui a saudação, o nome e a pontuação que se lhe segue. 5. Seleccione o texto que pretende que apareça nos casos em que o Publisher não pode interpretar o nome do destinatário; por exemplo, quando a origem de dados não contém o nome ou apelido de um destinatário, mas apenas o nome da empresa. 6. Clique em OK. Nota Se os nomes dos campos de impressão em série (campo de dados: categoria de informações que corresponde a uma coluna de informações numa origem de dados. O nome de cada campo de dados é listado na primeira linha (linha de cabeçalho) da origem de dados. "Código postal" e "Apelido" são exemplos de nomes de campos de dados.) na origem de dados não corresponderem aos nomes dos campos que o Publisher utiliza na linha de saudações, poderá ter de clicar em Atribuir campos na caixa de diálogo Linha de saudações. Na caixa de diálogo Atribuir campos, utilize as listas pendentes para seleccionar os campos da origem de dados que correspondem aos campos do Publisher. Campos de endereço 7. No painel de tarefas Impressão em série e intercalação de catálogo (Passo 3: Criar a publicação), clique em Campos de endereço. 8. Na caixa de diálogo Inserir campo de endereço, clique nos elementos de endereço que pretende incluir e, em seguida, clique em OK. Nota Se os nomes dos campos de impressão em série (campo de dados: categoria de informações que corresponde a uma coluna de informações numa origem de dados. O nome de cada campo de dados é listado na primeira linha (linha de cabeçalho) da origem de dados. "Código postal" e "Apelido" são exemplos de nomes de campos de dados.) na origem de dados não corresponderem aos nomes dos campos que o Publisher utiliza nos campos de endereço, poderá ter de clicar em

7 Atribuir campos na caixa de diálogo Inserir campo de endereço. Na caixa de diálogo Atribuir campos, utilize as listas pendentes para seleccionar os campos da origem de dados que correspondem aos campos do Publisher. Outros campos de informações 9. No painel de tarefas Impressão em série e intercalação de catálogo (Passo 3: Criar a publicação), na caixa de listagem em Criar a publicação, aponte para o campo que pretende inserir, clique na seta à direita e, em seguida, clique em Inserir como texto ou Inserir como imagem. Se seleccionar Inserir como texto, o Publisher insere um campo de impressão em série na publicação de impressão em série no ponto de inserção seleccionado. Se seleccionar Inserir como imagem, o Publisher insere um campo de impressão em série numa moldura de imagem na publicação de impressão em série no ponto de inserção seleccionado. Inserir campos de intercalação num modelo de intercalação de catálogo 1. Se ainda não tiver sido activado, abra o modelo de intercalação de catálogo. 2. No menu Ferramentas, aponte para Impressão em série e intercalação de catálogo e, em seguida, clique em Inserir campo. 3. No painel de tarefas Impressão em série e intercalação de catálogo (Passo 3: Criar o modelo de intercalação de catálogo), aponte para o campo que pretende inserir, clique na seta da direita e, em seguida, clique em Inserir como texto ou Inserir como imagem. Se seleccionar Inserir como texto, o Publisher insere um campo de intercalação numa caixa de texto na Área de intercalação de catálogo. Se seleccionar Inserir como imagem, o Publisher insere um campo de intercalação numa moldura de imagem na Área de intercalação de catálogo. O Publisher insere cada campo de intercalação numa nova caixa de texto ou moldura de imagem, a menos que uma caixa de texto na área de intercalação de catálogo já esteja seleccionada. Se uma caixa de texto anteriormente inserida estiver

8 seleccionada quando inserir um novo campo de intercalação, o campo de intercalação será inserido nesta caixa de texto seleccionada. 4. Repita o passo 3 até ter inserido todos os campos que pretende a partir da origem de dados. 5. Disponha as caixas de texto ou molduras de imagem contendo os campos de intercalação na Área de intercalação de catálogo. Como? Efectue um dos seguintes procedimentos: Mover uma caixa de texto ou moldura de imagem 1. Clique na caixa de texto ou moldura de imagem que pretende mover para a seleccionar. 2. Coloque o ponteiro do rato sobre a caixa de texto ou moldura de imagem até o ponteiro mudar para o ponteiro de movimentação. 3. Arraste a caixa de texto ou moldura de imagem para uma nova posição. Redimensionar uma caixa de texto ou moldura de imagem 4. Clique na caixa de texto ou moldura de imagem que pretende redimensionar para a seleccionar. 5. Coloque o ponteiro do rato sobre uma das alças (alça: uma de várias pequenas formas apresentadas à volta de um objecto quando este é seleccionado. É possível mover ou alterar a forma de um objecto clicando numa alça e arrastando-a.) na caixa de texto ou moldura de imagem até o ponteiro mudar para o ponteiro de redimensionamento. 6. Arraste o rato até que a caixa de texto ou moldura de imagem tenha o tamanho que pretende. Criar uma lista de endereços para a impressão em série Ajuda Assistência > Publisher 2003 > Impressão em série e intercalação de catálogo > Origens de dados Ocultar tudo 1. No menu Ferramentas aponte para Impressão em série e intercalação de catálogo e, em seguida, clique em Criar lista de endereços. 2. Se pretender, antes de começar a escrever as informações na lista, adicione campos à lista que aparece na caixa de diálogo Nova lista de endereços. Como?

9 1. Na caixa de diálogo Nova lista de endereços, clique em Personalizar. 2. Na caixa de diálogo Personalizar lista de endereços, clique em Adicionar. 3. Na caixa de diálogo Adicionar campo, escreva um nome para o novo campo e, em seguida clique em OK. 4. Repita os passos 2 e 3 até adicionar todos os campos que pretende e, em seguida, clique em OK. 3. Na caixa de diálogo Nova lista de endereços, em Introduzir informações de endereço, escreva a informação para a primeira entrada nos campos relevantes. 4. Quando acabar de introduzir as informações para a primeira entrada, clique em Nova entrada. 5. Repita os passos 3 e 4 até que tenha acabado de adicionar entradas. 6. Clique em Fechar. 7. Na caixa de diálogo Guardar lista de endereços, escreva um nome para a lista de endereços na caixa Nome do ficheiro. Por predefinição, a lista de endereços é guardada na pasta As minhas origens de dados. É aconselhável manter a lista de endereços aqui, uma vez que esta é a pasta predefinida na qual o Microsoft Publisher procura as origens de dados (origem de dados: ficheiro que contém informações que podem ser intercaladas numa publicação. Por exemplo, uma lista de nomes e endereços ou caminhos para imagens que o utilizador pretenda utilizar na impressão em série ou na intercalação de catálogo. É necessário estabelecer ligação com uma origem de dados para efectuar uma intercalação.). 8. Clique em Guardar. ==========00

10 Acerca da origem de dados para impressão em série > Envio de correio em massa > Impressão em série Uma origem de dados é um ficheiro - por exemplo, uma lista de contactos do Microsoft Outlook - que contém os dados que variam em cada cópia de um documento impresso em série. Como as origens de dados funcionam numa impressão em série Pode considerar uma origem de dados como uma tabela. Cada coluna na origem de dados corresponde a uma categoria de informações ou campo de dados -por exemplo, nome, apelido, endereço e código postal. O nome de cada campo de dados está listado na primeira linha de células, denominada registo de cabeçalhos. Cada linha subsequente contém um registo de dados, que é um conjunto completo de informações relacionadas - por exemplo, o nome e endereço de um destinatário. Quando conclui a impressão em série, as informações relativas aos destinatários são mapeadas aos campos que incluiu no documento principal (documento principal: numa operação de impressão em série do Word, é o documento que contém o texto e os gráficos que se repetem em cada versão do documento intercalado como, por exemplo, o endereço do remetente ou a saudação de uma carta de formulário.). Efectuar ligação a uma origem de dados Por predefinição, efectua ligação a origens de dados na caixa de diálogo Seleccionar origem de dados. Se tiver uma origem de dados (como, por exemplo, uma lista de contactos do Microsoft Outlook ou uma base de dados do Microsoft Access), pode ligar-se directamente a partir do painel de tarefas Impressão em série. Se não existir uma origem de dados, pode também criar uma directamente a partir do painel de tarefas. Se apenas desejar uma simples lista de endereços, o painel de tarefas Impressão em série orienta-o no processo de criação de uma lista de endereços do Microsoft Office. Ou pode criar uma lista mais complexa dentro da caixa de diálogo Seleccionar origem de dados Seleccionar destinatários específicos a partir da origem de dados Uma vez estabelecida a ligação à origem de dados, as informações dos destinatários aparecem na caixa de diálogo Destinatários de impressão em série, onde pode seleccionar exactamente quais os destinatários a incluir para a impressão em série. Por exemplo, se deseja procurar clientes em áreas de código postal específicas, pode seleccionar apenas esses clientes. Pode também utilizar a caixa para proceder a filtragens mais avançadas e operações de ordenação.

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