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1 Proposto por: Divisão de Equipamento em Garantia (DIGAR) Analisado por: Departamento de Produção (DEPRO) Aprovado por: Diretor-Geral da Diretoria Geral de Tecnologia da Informação (DGTEC) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para controlar a execução dos serviços de distribuição de equipamentos de informática, em garantia, instalados em todas as unidades do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa RAD se aplica à Divisão de Equipamentos em Garantia, da Diretoria Geral de Tecnologia da Informação (DGTEC/DIGAR), passando a vigorar a partir de 20/03/ DEFINIÇÕES TERMO Sistema Integrado de Controle de Solicitações (SICS) Sistema de Controle de Equipamentos e Contratos (EQUIPAMENTOS) Solicitação de Serviço (SS) - SICS Ordem de Serviço (OS) - SICS Termo de Transferência OBJETO Sistema informatizado cuja finalidade é o registro de Solicitações de Serviços (SS) demandadas por usuários internos e externos do TJERJ, bem como encaminhamento dessas solicitações para os devidos órgãos solucionadores, distribuídos entre as diversas Diretorias Gerais do TJERJ, que mediante a abertura de uma Ordem de Serviço (OS) no sistema atenderão as mesmas. Sistema informatizado, usado pela DGTEC para o cadastramento individual dos recursos computacionais utilizados pelo PJERJ, permitindo classificá-los e acompanhar sua vida útil até a baixa definitiva, além de registrar movimentações físicas e os contratos de aquisição e manutenção a eles referentes. Documento criado no Sistema Integrado de Controle de Solicitações (SICS), numerado automaticamente, que pode ser impresso e que contém todas as informações para que se possa realizar o serviço. Documento gerado a partir de uma Solicitação de Serviço do Sistema Integrado de Controle de Solicitações (SICS) para a realização de serviço por um órgão solucionador. Documento emitido pelo Sistema de Controle de Equipamentos e Contratos (EQUIPAMENTOS) para registro da movimentação de equipamentos. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGTEC de 12

2 4 REFERÊNCIAS GERENCIAR DISTRIBUIÇÃO DE EQUIPAMENTOS DE INFORMÁTICA NBR ISO/IEC 17799; Ato Normativo TJ nº 03/2005 Normas para uso dos recursos computacionais no âmbito da rede corporativa do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro. 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Divisão de Equipamentos em Garantia, da Diretoria Geral de Tecnologia de Informação (DGTEC/DIGAR) Serviço de Distribuição de Equipamentos em Garantia, da Diretoria Geral de Tecnologia da Informação (DGTEC/ SEDEQ) RESPONSABILIDADE Controlar a movimentação de equipamentos em garantia; autorizar a transferência de equipamentos e componentes; controlar e guardar os equipamentos e manuais Técnicos em geral; autorizar troca de configuração de hardware dos equipamentos em garantia; atestar notas fiscais para pagamento de contratos e equipamentos sob sua responsabilidade; solicitar o cadastro do número de patrimônio dos equipamentos. Supervisionar a Distribuição de Equipamentos segundo logística da Direção; supervisionar os serviços de Entrega, Substituição, Instalação e Configuração de Equipamentos de Informática no ambiente de trabalho do usuário do PJERJ; supervisionar equipe de Técnicos responsável pela entrega, instalação e configuração de equipamentos no ambiente de trabalho do usuário do PJERJ; supervisionar equipe de Auxiliares (Carregadores) responsáveis pelo deslocamento dos equipamentos; verificar e aplicar correções de inventário; supervisionar a produção de clones de equipamentos (aplicação de Sistema em micros); dar primeiro atendimento para que se verifique a necessidade de se acionar o Serviço de Garantia (SEGEQ); aplicar atualização de componentes (hardware) de equipamentos; organizar logística de viagens de distribuição/inventário de Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGTEC de 12

3 FUNÇÃO GERENCIAR DISTRIBUIÇÃO DE EQUIPAMENTOS DE INFORMÁTICA equipamentos; RESPONSABILIDADE gerar padrão básico de configuração de software e sistema operacional de equipamentos; supervisionar compatibilidade de sistemas em novo hardware; aplicar licenças fornecidas de softwares e sistemas operacionais; criar e manter atualizado os sistemas gerados para diferentes hardwares e perfis de usuários; criar e manter atualizado Manuais de Procedimentos Técnicos de Instalação e Atendimento; criar Manuais de Configuração de Hardware de Novos Equipamentos como apoio aos Técnicos de instalação; criar e manter atualizado Manuais de Preparação de Imagens; dar suporte à produção de equipamentos clonados para distribuição; gerar padrão de nomenclatura de estações de trabalho, servidores de distribuição e impressoras de rede. 6 CONDIÇÕES GERAIS 6.1 A distribuição de equipamentos se inicia após a homologação do hardware de um equipamento novo. No caso de microcomputadores já homologados, procede-se a criação do padrão de Sistema Operacional, gerando-se uma imagem ou espelho que será clonado para os equipamentos a serem distribuídos. 6.2 A Divisão recebe as SS s de solicitação de equipamentos, analisa o inventário do setor requisitante, decide sobre a espécie de hardware adequado a entrega e consulta o Serviço de Estoque para que este verifique a disponibilidade do equipamento. Caso não haja disponibilidade em estoque, a SS permanece paralisada com o motivo de Aguardando Disponibilidade de Equipamentos. No caso de o equipamento estar disponível, a SS é encaminhada ao SEDEQ. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGTEC de 12

4 6.3 É de responsabilidade do SEDEQ a proposta de verificação e correção ativa de irregularidades no inventário dos setores do Tribunal, quanto aos equipamentos em garantia, o que inclui o padrão dos nomes dos equipamentos em rede. Após informado pelo SEDEQ, o Administrativo da Divisão faz as devidas atualizações necessárias no Sistema Equipamentos e produz os documentos. 6.4 Todas as movimentações de equipamentos de informática são realizadas através de Termo de Transferência de Responsabilidade, emitidos pelo estoque da Divisão ou Serviço de Fiscalização, previamente autorizadas pelo Chefe de Serviço do SEDEQ, ou pelo Diretor da Divisão. 6.5 As SS s de entrega ou substituição de equipamentos cujo destino é o próprio prédio do Fórum da Capital são atendidas imediatamente após preparação dos equipamentos e de acordo com a disponibilidade técnica e de transporte. Havendo disponibilidade, o Chefe de Serviço do SEDEQ faz uma checagem dos documentos e equipamentos envolvidos, verificando a exatidão destes elementos antes da saída para instalação, indica o Técnico responsável pelo atendimento e o auxiliar encarregado de levar os equipamentos até o local da instalação, e autoriza a saída do material junto ao Serviço de Estoque, rubricando e datando os Termos de Transferência de Responsabilidade. 6.6 As SS s de entrega ou substituição de equipamentos, cujo destino não seja o Fórum da capital, são passadas ao Serviço Administrativo para que esse, de posse de informações de quantidades de volumes de equipamentos e números de identificação dos Técnicos escalados para o atendimento, possa encaminhar uma solicitação de viagem ao setor responsável. 6.7 Os procedimentos de instalação de equipamentos no ambiente do usuário são verificados nos Manuais de Procedimentos de Atendimento. 6.8 O término do período de garantia de um equipamento determina sua transferência para outra Divisão da informática, responsável pelos equipamentos fora de garantia. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGTEC de 12

5 7 ENTREGAR EQUIPAMENTOS DE INFORMÁTICA 7.1 SEDEQ recebe a solicitação de serviço de distribuição de equipamentos previamente analisado e autorizado pelo Serviço Administrativo da Divisão. 7.2 Caso os equipamentos sejam microcomputadores, notebooks ou impressoras de rede (equipamentos de rede) encaminha a SS ao Setor de Apoio para que seja determinado um nome de rede. Em prosseguimento a SS é encaminhada ao Serviço de Estoque para que este providencie o(s) equipamento(s) e seu(s) documento(s) de transferência e etiqueta(s) de identificação. 7.3 No caso de microcomputador ou notebook, recebe do Serviço de Estoque os equipamentos devidamente identificados para preparação de imagem. 7.4 Prepara o equipamento para a distribuição. 7.5 Quando não há saída imediata, devolve ao estoque os equipamentos com imagem gerada e preparados para que sejam armazenados até data do envio para instalação. 7.6 Cria Ordem de Serviço (OS) e efetua registro do Técnico designado responsável pela instalação no sistema SICS. 7.7 O Técnico responsável pela instalação recebe o equipamento do estoque apõe a assinatura no Termo de Transferência de Reponsabilidade correspondente, atestando a retirada dos equipamentos junto ao Serviço de Estoque. 7.8 Envia Técnico ao local para instalação. 7.9 O Técnico efetua a instalação e configuração do equipamento de acordo com o ambiente e necessidade do usuário e realiza testes na presença do usuário para aprovação do serviço O Técnico preenche o documento de OS e colhe assinatura com número de matrícula do funcionário responsável pelo pedido. Nos Termos de Transferência de Responsabilidade colhe a assinatura do Agente Patrimonial responsável. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGTEC de 12

6 7.11 O Técnico atualiza a ordem de serviço no Sistema SICS Encaminha ao Administrativo os documentos referentes ao atendimento realizado para a conferência e finalização do atendimento no Sistema SIC e Sistema Equipamentos. 8 SUBSTITUIR EQUIPAMENTOS DE INFORMÁTICA 8.1 SEDEQ recebe a solicitação de serviço de distribuição de equipamentos previamente analisado e autorizado pelo Serviço Administrativo da Divisão. 8.2 Caso os equipamentos sejam microcomputadores, notebooks ou impressoras de rede (equipamentos de rede), encaminha a SS ao Setor de Apoio para que seja determinado um nome de rede. Em prosseguimento a SS é encaminhada ao Serviço de Estoque para que este providencie o(s) equipamento(s) e seu(s) documento(s) de transferência e etiqueta(s) de identificação. 8.3 No caso de microcomputador ou notebook, recebe do Serviço de Estoque os equipamentos devidamente identificados para preparação de imagem. 8.4 Prepara o equipamento para a distribuição. 8.5 Quando não há saída imediata, devolve ao estoque os equipamentos com imagem gerada e preparados para que sejam armazenados até data do envio para instalação. 8.6 Cria Ordem de Serviço (OS) e efetua registro do Técnico designado responsável pela instalação no sistema SICS. 8.7 O Técnico responsável pela instalação recebe o equipamento do estoque apõe a assinatura no Termo de Transferência de Reponsabilidade correspondente, atestando a retirada dos equipamentos junto ao Serviço de Estoque. 8.8 Envia Técnico ao local para instalação. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGTEC de 12

7 8.9 O Técnico efetua a instalação e configuração do equipamento de acordo com o ambiente e necessidade do usuário e realiza testes na presença do usuário para aprovação do serviço O Técnico verifica se o padrão de hardware do equipamento a ser substituído está de acordo com suas especificações declaradas em documentos de inventário, anotando qualquer divergência no Termo de Transferência de Responsabilidade (retirada) e na OS O Técnico preenche o documento de OS e colhe assinatura com número de matrícula do funcionário responsável pelo pedido. Nos Termos de Transferência de Responsabilidade colhe a assinatura do Agente Patrimonial responsável Caso o equipamento retirado esteja em garantia, ele é entregue ao Serviço de Estoque da DIGAR Caso o equipamento retirado não esteja em garantia, ele é entregue ao Serviço de Estoque da DIEST O Técnico atualiza a ordem de serviço no Sistema SICS Encaminha ao Administrativo os documentos referentes ao atendimento realizado para a conferência e finalização do atendimento no Sistema SIC e Sistema Equipamentos. 9 RECOLHER EQUIPAMENTOS DE INFORMÁTICA 9.1 SEDEQ recebe a solicitação de serviço de distribuição de equipamentos previamente analisado e autorizado pelo Serviço Administrativo da Divisão. 9.2 Cria Ordem de Serviço (OS) e efetua registro do Técnico designado responsável pela instalação no sistema SICS. 9.3 Envia Técnico ao local para retirada. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGTEC de 12

8 9.4 O Técnico verifica se o padrão de hardware do equipamento a ser substituído está de acordo com suas especificações declaradas em documentos de inventário, anotando qualquer divergência no Termo de Transferência de Responsabilidade (retirada) e na OS. 9.5 O Técnico preenche o documento de OS e colhe assinatura com número de matrícula do funcionário responsável pelo pedido. Nos Termos de Transferência de Responsabilidade colhe a assinatura do Agente Patrimonial responsável. 9.6 O Técnico recolhe o equipamento e entrega ao Serviço de Estoque da DIGAR. 9.7 O Técnico atualiza a ordem de serviço no Sistema SICS. 9.8 Encaminha ao Administrativo os documentos referentes ao atendimento realizado para a conferência e finalização do atendimento no Sistema SIC e Sistema Equipamentos. 10 GESTÃO DE REGISTROS 10.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela unidade organizacional e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPONSÁ- VEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Solicitação de serviços a DIGAR Pasta Número e data Condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Ordem de Serviço Legenda: Notas: a DIGAR Pasta Número *CCD = Código de classificação de documentos. **UO = Unidade Organizacional. Condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO a) Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGCON Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais. b) DGCON/DEGEA procedimentos da RAD-DGCON-002 Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da RAD- DGCON Avaliar, Selecionar e Eliminar Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGCON -021 Gerir Arquivo Permanente. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGTEC de 12

9 c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 11 ANEXOS Anexo 1 Fluxograma do Procedimento Entregar Equipamentos de Informática em Garantia; Anexo 2 Fluxograma do Procedimento Substituir Equipamentos de Informática em Garantia; Anexo 3 Fluxograma do Procedimento Recolher Equipamentos de Informática em Garantia. ========== Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGTEC de 12

10 ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ENTREGAR EQUIPAMENTOS DE INFORMÁTICA Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGTEC de 12

11 ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO SUBSTITUIR EQUIPAMENTOS DE INFORMÁTICA Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGTEC de 12

12 ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO RECOLHER EQUIPAMENTOS DE INFORMÁTICA Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGTEC de 12

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