HISTÓRICO DAS REVISÕES N.ºREVISÃO DATA IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO 00 16/04/2007 Emissão inicial

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1 HISTÓRICO DAS REVISÕES N.ºREVISÃO DATA IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO 00 16/04/2007 Emissão inicial Elaborado: 16/04/2007 Superintendente e ou Gerente da unidade Análise Crítica e aprovação : 16/04/2007 Representante de direção Revisado: 16/04/2007 Gerente da Qualidade Página 1 de 7

2 1. OBJETIVO Padronizar a formatação de do Sistema de Gestão da Qualidade, bem como definir critérios para aprovação, re-aprovação e ou reprovação, distribuição, revisão da documentação e dos dados da qualidade. 2. REFERÊNCIA NBR ISO 9001: ÁREA DE APLICAÇÃO Superintendência Executiva - Gerência da Qualidade 4. AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE ATIVIDADE AUTORIDADE RESPONSABILIDADE Elaborar R.D. Unidade básica Aprovar R.D. R.D. Distribuição de R.D. R.D. 5. DETALHAMENTO A SECTEC mantém quatro níveis de documentação que são formatados como se segue: 5.1. Manual da Qualidade A SECTEC mantém um Manual da Qualidade que contém: Escopo do Sistema de Gestão da Qualidade; Referência aos procedimentos; Descrição da interação dos processos do Sistema de Gestão da Qualidade Procedimentos da Qualidade Os procedimentos da Qualidade da SECTEC são organizados da seguinte forma: 1. Objetivo descreve o objetivo do documento; 2. Referência descreve normas, leis, pareceres, portarias relacionados ao procedimento; Página 2 de 7

3 3. Área de Aplicação - identifica-se a unidade a que o documento se aplica; 4. Autoridade e responsabilidade no campo autoridade, identifica-se a pessoa que tem competência para aprovar a atividade e no campo responsabilidade, identifica-se aquela que executa a atividade; 5. Detalhamento - descreve o procedimento e sua interface possibilitando um claro entendimento das atividades que o permeiam; 6. Registro da qualidade registro de atividades que impactam no processo e que necessitam de resgate de informação e são documentados por meio de registros físicos e eletrônicos descritos neste campo; 7. Anexos toda e qualquer informação importante que venha contribuir para o entendimento ou execução do procedimento Instrução de Trabalho A formatação das Instruções de Trabalho deve seguir o modelo anexo. A Instrução de Trabalho é utilizada para detalhar as atividades no nível de execução, que requeiram orientação para melhor realização da tarefa Registros da Qualidade Os Registros da Qualidade da SECTEC retratam a evidência de uma atividade, ação ou prática qualquer contendo informações úteis para análise de uma determinada realidade. São apresentados sob forma física ou em meios eletrônicos conforme as necessidades operacionais, no caso dos registros eletrônicos sua proteção fica assegurada por meio da realização de backup e controle de antivírus, conforme Instrução de Trabalho para Backup e Antivírus. Todos os registros são destruídos depois de expirado o prazo de retenção. O acesso a todos os registros da qualidade é livre ao pessoal da equipe que desempenha funções relativas a esses registros. Os Registros devem ser mantidos legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis. Página 3 de 7

4 Ao final de cada procedimento ou Instrução de Trabalho, quando aplicável, ficam definidos os critérios para controle dos registros, são eles: Identificação do Registro Nome do registro Local de recuperação do registro É definido o local onde os registros são arquivados (qual o setor ou armário) Armazenamento É definido o meio pelo qual se dá a armazenagem do registro, se em meio físico ou eletrônico Período de retenção É indicado o tempo de retenção no arquivo ativo e passivo. 5.5 Formulários em branco Os formulários em branco (sem preencher) dos registros da qualidade se encontram disponíveis na rede. Sempre que houver necessidade de alterar os formulários de registros, deve-se preencher o formulário Alteração de, registros e dados entregar a gerência da qualidade, para que a mesma aprove,altere e solicite a substituição na rede Elaboração, aprovação, emissão, distribuição e alteração de Elaboração de. Os são elaborados pelos colaboradores responsáveis pelo processo. Sua formatação é feita pela equipe da Gerência da Qualidade. Página 4 de 7

5 Aprovação e emissão de Documentos e Dados. Os e dados que dizem respeito ao Sistema de Gestão da Qualidade, são analisados criticamente pelo Representante da Direção antes de sua emissão. A evidência da aprovação do documento é a assinatura do Representante da Direção na primeira página do documento no campo Aprovado. Quando houver revisão no documento o Representante da Direção assina no campo Revisado em / e Aprovado Controle de distribuição Os são disponibilizados via internet de acordo com o acesso à página: hiperlink QUALIDADE ISO A Gerência da Qualidade mantém uma Lista Mestra eletrônica como forma de controlar a revisão e distribuição dos em meio físico. Esta Lista Mestra contém a data de sua emissão/aprovação, a identificação do documento, a data de elaboração e/ou revisão do documento, quais as unidades administrativas que receberam o documento e seu status de revisão. Os Procedimentos e Instruções de trabalho do Sistema de Gestão da Qualidade impressos via rede, são considerados cópias não-controladas, podendo ser utilizados para fins de treinamento e outros Controle de obsoletos A Gerência da Qualidade mantém os arquivos dos obsoletos devidamente identificados no computador e em pasta específica. A última versão é mantida em cópia física e eletrônica. Onde há distribuição de em meio físico, as versões não válidas ou obsoletas são recolhidas, identificadas como obsoletas e substituídas pela nova versão dos. Página 5 de 7

6 Alterações em e dados Sugestões de alterações em e dados que dizem respeito ao Sistema de Gestão da Qualidade podem partir de qualquer colaborador por meio do preenchimento do formulário Alteração de, registros e dados. As alterações propostas são analisadas criticamente pelo Representante da Direção/Gerente da Qualidade. A aprovação das revisões segue o previsto nos itens acima que tratam da elaboração, aprovação, emissão, distribuição e alteração de deste procedimento Controle e identificação das revisões As últimas revisões são destacadas no texto do documento com letra sublinhada, como forma de identificação dos itens revisados. São sublinhados os itens alterados na última revisão. É também identificado no cabeçalho do documento e indicado o número da revisão atual Controle de Dados Dados são todas as formas de ou registros que contenham e forneçam informações complementares aos procedimentos e/ou instrução de trabalho tais como: Planejamento Estratégico; Anexos; Planos; Relatórios. Estes são controlados, quando possível através de assinatura do responsável e data em que foi gerado. Página 6 de 7

7 5.6.8 Re-aprovação dos Semestralmente os do Sistema de Gestão da Qualidade são analisados pelo Representante da Direção e/ou pelos responsáveis das respectivas unidades administrativas com o objetivo de avaliar se estes ainda estão adequados ao Sistema de Gestão da Qualidade. Os serão revisados e reaprovados de acordo com a necessidade. Quando houver necessidade de revisão, devem ser seguidos os passos previstos no item que trata das Alterações em e dados. A reaprovação é identificada através de data na folha de rosto dos. Identificação Nome do Registro Instrução de trabalho 6.REGISTROS DA QUALIDADE Procedimento documentado Manuais Lista Mestra Formulário de alteração de registro e dados Quem preenche Superintendência Superintendência Gerência da Qualidade Gerência da qualidade Unidades Básicas Recuperação (Local de Arquivo) interna/superintendências interna/superintendências interna/superintendências Interna e Gerencia da qualidade Armazenamento Tempo de Retenção (meio de Arquivo) Físic o Eletrônico Ativo Passivo x x Enquanto 1 ano vigorar a (histórico) revisão dos última revisão x x Enquanto vigorar a revisão dos x x Enquanto vigorar a revisão dos x x Enquanto vigorar a revisão dos 1 ano (histórico) última revisão 1 ano (histórico) última revisão Não existe x x 1 ano 2 anos 7.ANEXOS ANEXO 1 - ANEXO 2 - ANEXO 3 - ANEXO 4 - MODELO DE INSTRUÇÃO DE TRABALHO MODELO DE CABEÇALHOS E RODAPÉS DOS DOCUMENTOS DA QUALIDADE FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO DE DOCUMENTOS REGISTRO E DADOS FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO PARA CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS Página 7 de 7