PO.03 Emissão de documentos académicos

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1 1. Objetivo INSTITUTO POLITÉCNICO DE SANTARÉM Emitir, no tempo e segundo modelos e formas estabelecidas, certidões, certificados, diplomas e outros documentos similares que atestem e garantam a veracidade de informação respeitante ao percurso académico dos estudantes da Escola Superior de Saúde de Santarém. Este Procedimento Operativo remete diretamente para o quadro definido pela tabela de emolumentos do IPS, em vigor. 2. Definições e abreviaturas Por economia de termos, designa-se, neste documento, qualquer um dos documentos a emitir por certidão, aplicando-se as regras, procedimentos, modelos aqui definidos à generalidade de documentos emitidos pela Escola referentes ao percurso académico dos estudantes, como por exemplo, certidões, certificados, declarações, diplomas ou cartas de curso. 3. Sequência de Atividades ATIVIDADE DOCUMENTOS RESPONSÁVEIS Receção do requerimento e identificação de tipo de certidão Cálculo do emolumento Cobrança do emolumento e confirmação de pagamento de propinas Emissão da certidão Validação do processo Registo de requerimentos Tabela de emolumentos Lista de Isenções e Reduções Tesouraria Cópia de Recibo de pagamento Modelo de certidão Lista de certidões emitidas Lista de certidões emitidas Certidão Secretário Diretor Tabela de competências para validação e Assinatura da certidão Tabela de competências para Secretário validação e Diretor Aposição de Selo Branco Coordenadora do Serviço Académico Entrega da certidão Certidão Recibo de entrega Versão de 5

2 3.1. Receção do requerimento, identificação da certidão e cálculo de emolumento As necessidades dos clientes expressam-se através do preenchimento, em suporte papel ou online, de modelo de requerimento adequado, uma para cada certidão a emitir. A identificação da certidão a emitir assenta assim na seguinte tabela de correspondência entre o modelo de requerimento, os modelos de certidão e sua classificação na tabela de emolumentos: REQUERIMENTO CERTIDÃO EMOLUMENTO Requerimento de Certidão de matrícula e inscrição Requerimento de Certidão de frequência ou exame Requerimento de Certidão de cargas horárias e conteúdos programáticos e/ou currículo escolar Requerimento de Certidão de unidades curriculares com discriminação das classificações obtidas Requerimento de Diplomas, Cartas de Curso e certificados Requerimento de certidão não prédeterminada Certidão de matrícula e inscrição 1.1 e 1.2 Certidão de frequência ou exame 1.2 Certidão de cargas horárias e conteúdos 1.3, 15.1 e 15.2 programáticos Currículo escolar Certidão de unidades curriculares com 1.8 discriminaçãodas classificações obtidas Diploma conferente de grau 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, Diploma de Pós -graduação não conferente 2.5, 3.1 e 3.2 de grau Diploma de Estudos superiores especializados Diploma de especialização tecnológica ou outros cursos similares Certificados de cursos breves Carta de Curso Certidão narrativa ou de teor 1.4, 1.5 e 1.6 Certidão por cópia Certidão não especificada O cálculo do emolumento deve atender à tabela de correspondência acima, à tabela de emolumentos em vigor e à lista de isenções e reduções. Estas fases do procedimento implicam o seu registo diário em suporte adequado que permita a sua numeração, data de entrada, identificação do requisitante, do tipo de requerimento e do tipo de certidão, datas de emissão e de entrega. Versão de 5

3 3.2. Cobrança do emolumento e confirmação de pagamento de propinas Com base na tabela de emolumentos em vigor, a emissão de certidões dá lugar à cobrança de taxa emolumentar, condição necessária para a emissão da certidão. Em paralelo, é confirmada a situação de conta corrente do estudante no que respeita ao pagamento de propinas, sendo que a existência de valores em atraso é impeditiva da emissão da certidão. A Tesouraria confirma o pagamento da taxa emolumentar e da situação do pagamento de propinas no requerimento. Mesmo os casos de isenção de pagamento de emolumentos exigem a intervenção da Tesouraria para confirmação da conta corrente do estudante. A não confirmação de uma destas condições impede a continuidade do procedimento, exigindo-se a sua regularização para a emissão da certidão pretendida Emissão da certidão As certidões são emitidas segundo os modelos estabelecidos.as fontes da informação nelas contidas são os registos administrativos constantes do, arquivados em lugar apropriado, devidamente indexado, esteja em suporte papel ou base de dados informática. Deve ser aposta a data de emissão no registo referido no ponto 4. Esta base de dados deve permitir a emissão de lista diária de certidões emitidas, que estrutura o processo a sujeitar a validação e assinatura Validação e assinatura da certidão Por validação entende-se o processo de verificação formal das certidões sujeitas a assinatura. Havendo dúvidas quanto à adequação do teor das certidões, devem ser solicitados todos os elementos relevantes para a sua comprovação. Nos casos em que seja necessário recorrer a arquivo em papel como fonte de informação deve esta ser anexada ao processo. Os casos de não validação devem ser registados na lista de certidões emitidas, assim a respetiva justificação. Versão de 5

4 As certidões validadas serão assinadas pela entidade competente. As competências para validação e assinatura constam de Tabela de competências para validação e Selo Branco Está vedado o Selo Branco da Escola nas certidões não validadas ou não assinadas Entrega da certidão A certidão é entregue, regra geral, em mão ao estudante que a requereu. É possível o seu envio por correio, registado, mediante solicitação expressa do requerente no momento da entrega do requerimento, correndo por sua conta as respetivas despesas e responsabilidade por extravio ou atraso postal. Só é possível a entrega da certidão a outra pessoa que não o estudante mediante sua indicação no momento do requerimento.a entrega da certidão é comprovada por recibo preenchido pelo requerente ou seu representante ou por registo postal. 4. Responsabilidades COORDENADOR AÇÃO DIRETOR SECRETÁRIO A DO SERVIÇO COLABORADOR Elaborar e alterar os Modelos de certidão e de requerimentos Aprovar os Modelos de certidão e de requerimentos ou suas alterações Elaborar lista de isenções e reduções de emolumentos Aprovar lista de isenções e reduções de emolumentos Elaborar Tabela de competências para validação e Aprovar Tabela de competências para validação e ACADÉMICO Responsável Colabora Versão de 5

5 5. Registos NOME INDEXAÇÃO RESPONSÁVEL TEMPO DE ARQUIVO Requerimentos de Processos individual do certidões aluno Registo de requerimentos Registo de requisições entradas e certidões emitidas Lista diária de certidões emitidas Lista de Isenções e Pasta de emissão de documentos Conforme regulamento arquivístico Reduções de emolumentos Tabela de competências para validação e 6. Alterações VERSÃO DATA ALTERAÇÕES Versão inicial Adaptação a novos estatutos Alteração de logótipo Adequação ao novo acordo ortográfico ELABORADO EQUIPA DA QUALIDADE APROVADO EQUIPA DA QUALIDADE Versão de 5

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