ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

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1 SUMÁRIO 1. Objetivo Abrangência Documentos Complementares Definições/Siglas Descrição dos Procedimentos Identificação da Necessidade Estrutura da Documentação e Tipos de Documentos Conteúdos dos Documentos Codificação de Documentos Elaboração Coleta de Informações Elaboração de Minuta Edição e Redação Final Sumário Estrutura dos Textos Figuras e Tabelas Anexos Histórico de Revisões Análise Crítica, Aprovação e Reaprovação Emissão e Distribuição de Cópias Registros Histórico de Revisões Fluxograma Anexos Página 1 de 11

2 1. Objetivo Este documento descreve o processo adotado pela SOGIPA para a elaboração e controle dos documentos e registros do seu Sistema de Gestão (SG), desde a identificação da necessidade de padronização até a emissão e distribuição de cópias aos usuários. 2. Abrangência Este documento é aplicável a todos os processos e áreas/setores da SOGIPA. 3. Documentos Complementares FO001 - Lista Mestra 4. Definições/Siglas Autor: líder ou responsável pela criação ou revisão do documento; Colaborador: participante direto, consultor técnico/operacional ou apoiador da criação ou revisão do documento; Aprovador: figura gestora da área, produto ou macroprocesso sendo representada geralmente por gerências ou supervisores; SG: Sistema de Gestão; Documento: informação e o meio no qual está contida. O meio pode ser papel, magnético, disco de leitura ótica ou eletrônica, fotografia, etc. Exemplos: procedimentos, instruções de trabalho, manuais, normas, desenhos, relatórios, registros, etc. Registro: documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidências de atividades realizadas. Exemplos: relatório de auditoria, lista de presença de treinamento, etc. Lista Mestra: arquivo em meio eletrônico que contém a listagem de todos os documentos integrantes do SG. Esta listagem informa o tipo de documento, seu título, código (seu houver), a data da primeira versão, a data da revisão atual, setores e/ou funções que devem receber cópias físicas dos mesmos, etc. Backup: cópia de segurança de arquivos em meio eletrônico. Versão: é uma melhoria do documento anterior, sendo que o original é o menos evoluído. Quando um documento é criado seu número de versão será 00. Página 2 de 11

3 Descrição: Registro sucinto na versão do documento dos itens alterados/atualizados. Na criação do documento a descrição será sua criação. 5. Descrição dos Procedimentos O procedimento adotado para a elaboração de documentos internos na SOGIPA é detalhado no fluxograma ao final deste documento. 5.1 Identificação da Necessidade Necessidades de elaboração ou revisão de documentos podem ser assinaladas por qualquer colaborador da SOGIPA. Os motivos para elaboração ou revisão podem ser diversos. De um modo geral, estão relacionados com a necessidade de orientações para facilitar e/ou padronizar a execução de um processo/subprocesso da organização para garantir a repetibilidade e o controle do mesmo Estrutura da Documentação e Tipos de Documentos A figura a seguir ilustra os níveis planejados para os documentos do sistema de gestão da SOGIPA: Manual de Gestão (MG): documento estratégico de 1º nível, que estabelece políticas, diretrizes e objetivos para o sistema de gestão, definindo responsabilidades, estrutura organizacional e processos que compõem o SG. Página 3 de 11

4 Procedimentos de processos (PPs): são documentos de 2º nível que descrevem como os processos /subprocessos são realizados na SOGIPA. Documentos de terceiro nível: são documentos que detalham partes dos procedimentos de processos, ou seja, subprocessos ou rotinas específicas (exemplos: instruções de trabalho, especificações, manuais, normas, desenhos, etc.). Em geral, constituem documentos operacionais com orientações precisas sobre atividades específicas de um processo. Registros: documentos de comprovação que apresentam resultados obtidos ou fornecem evidências de atividades realizadas Conteúdos dos Documentos A seguir são apresentados os principais conteúdos dos documentos que compõem o SG da SOGIPA, para os quais foram desenvolvidos alguns modelos (templates) disponíveis na rede corporativa Manual de Gestão (MG) 1. Sumário: lista de tópicos contidos no manual. 2. Introdução: descreve a finalidade do documento. 3. A Organização: apresenta a origem e a situação atual da organização; breve histórico; produtos e serviços; localização e instalações; negócio, missão, visão, credos e valores e a estrutura organizacional. 4. Sistema de Gestão: define o escopo, políticas, objetivos estratégicos e operacionais, mapa de macroprocessos, documentação, responsabilidades e autoridades e detalhamento dos macroprocessos do Sistema de Gestão. 5. Registros: apresenta a lista de registros relacionados com o documento. 6. Histórico de revisões: descreve as alterações efetuadas a cada revisão. 7. Glossário: tópico que define termos técnicos e siglas utilizadas ao longo do manual. 8. Anexos: adendos ao manual Procedimento de Processo (PP) ou Instrução de Trabalho (IT) 1. Objetivo: descreve a finalidade do documento. Página 4 de 11

5 2. Abrangência: define os limites do processo/rotina descrito, envolvendo áreas, unidades e onde começa e termina o processo/rotina. 3. Documentos Complementares: lista os documentos que complementam o procedimento ou instrução como exemplo Manuais (MN), Instruções de Trabalho (IT s), PP s que envolvam outras áreas, etc. 4. Definições/Siglas: descreve termos, definições ou siglas para melhor compreensão do texto. 5. Descrição dos Procedimentos: descreve as atividades do processo/rotina em questão com base no 5W1H (o que, quem, quando, onde, por que e como). 6. Registros: lista os registros relacionados com o processo/rotina. 7. Histórico de Revisões: descreve as alterações efetuadas a cada revisão. 8. Fluxograma: apresenta, quando aplicável, o fluxograma do processo/rotina. 9. Anexos: adendos ao procedimento Manuais e Normativas Os manuais ou normativas podem ser utilizados para descrever e regulamentos itens específicos de trabalhos, procedimientos ou outros assuntos complementares aos PPs/ITs, podendo ter formato livre para os conteúdos abordados, exceto para os seguintes itens: 1. Objetivo: descreve a finalidade do documento. 2. Documentos Complementares: lista os documentos que complementam ou auxiliam a execução do manual 3. Definições/Siglas: descreve termos, definições ou siglas para melhor compreensão do texto sendo parte do documento. 4. Registros: lista os registros relacionados com o manual com exemplo relatórios de sistemas formulários 5. Histórico de Revisões: descreve as alterações efetuadas a cada revisão. 6. Anexos: adendos ao manual Codificação de Documentos Os documentos emitidos são identificados por códigos alfa numéricos, no formato XXYYY/ZZ, onde: Página 5 de 11

6 XX identifica o tipo de documento, sempre pela letra inicial do título, conforme tabela a seguir; XX Tipo de Documento MG Manual de Gestão PP Procedimento de Processo IT Instrução de Trabalho MN Manual NM Normativa FO Formulário YYY número sequencial de emissão por tipo de documento, selecionado a partir da Lista Mestra; /ZZ número da versão referente a revisão e edição do documento (00=criação, 01=1 a. revisão, 02=2 a. revisão, etc.); Por exemplo, um documento codificado como PP010/02, identifica um procedimento de processo (PP), sendo o décimo procedimento elaborado na SOGIPA (010), estando na sua segunda versão (/02). 5.2 Elaboração A elaboração de documentos pode ser feita por qualquer colaborador capacitado para tal Coleta de Informações O elaborador reúne as informações documentadas existentes (tabelas, rascunhos e outros documentos não padronizados) e demais informações transmitidas informalmente, consideradas relevantes para o desempenho da atividade. As informações são obtidas diretamente com o pessoal que realiza e/ou está envolvido com as atividades relacionadas ao documento a ser estabelecido Elaboração de Minuta Com base nas informações coletadas, o elaborador cria uma minuta respeitando os tópicos definidos para cada tipo de documento. Página 6 de 11

7 A redação dos textos é realizada levando-se em consideração as seguintes regras, quando aplicável: Redigir de forma clara, concisa, uniforme e compreensível para os usuários; Construir frases curtas e em ordem direta: sujeito-verbo-complementos; Empregar o verbo ao longo do texto no presente do indicativo, salvo quando a situação exigir o uso de outros tempos e modos; Empregar o verbo no infinitivo sempre que houver uma enumeração de etapas sucessivas de um procedimento; Empregar somente palavras de uso corrente e sentido preciso, utilizando termos técnicos conhecidos. Quando isto não ocorrer, estes termos devem ser definidos; Redigir as frases de forma impessoal, as responsabilidades devem ser identificadas através das funções envolvidas; Evitar lacunas e descontinuidade no texto do documento; Tornar claro para o usuário do documento como se inicia, executa e finaliza as diversas atividades descritas; Verificar se todo o necessário foi coberto quanto ao material, método, máquinas, mãode-obra, medições, meio ambiente e registros; Incluir informações detalhadas de forma compatível com o grau de instrução, experiência e treinamento requerido para a função dos usuários do documento Edição e Redação Final O elaborador consolida a minuta e discute com os envolvidos/colaboradores, antes da edição final. A edição final é realizada conforme a estrutura dos documentos definida anteriormente e respeitando-se os modelos disponíveis na rede da SOGIPA. Para formulários recomenda-se a inclusão de cabeçalho contendo a identificação da SOGIPA (nome ou logotipo), título e código (quando apropriado) Sumário Todo documento deve conter um sumário, exceto formulários, conforme modelo na rede. Página 7 de 11

8 5.2.5 Estrutura dos Textos Corpo do documento apresentado conforme a seguir: Textos, preferencialmente, em letras tipo Arial, tamanho 12; títulos com iniciais maiúsculas e em negrito (conforme padrão deste documento) Figuras e Tabelas As ilustrações, figuras e tabelas são representadas, preferencialmente, imediatamente após o item que os menciona ou devidamente numeradas, conforme apropriado Anexos Anexos mencionados em um documento são numerados e colocados ao final deste e não precisam ser contados na paginação. Os anexos são disponibilizados na Intranet junto ao documento aprovado para visualização e upload através de um link com o nome do respectivo anexo Histórico de Revisões Descreve as alterações efetuadas nas revisões dos documentos. O preenchimento do Histórico de Revisões segue o modelo apresentado neste documento. 5.3 Análise Crítica, Aprovação e Reaprovação Devidamente editados, os documentos em elaboração do sistema de gestão são enviados via para serem analisados criticamente e aprovados por pessoal autorizado (aprovador), antes do treinamento e emissão. Recomenda-se que o contenha o código e o nome do documento no campo assunto. A responsabilidade pela análise crítica e aprovação da emissão ou da alteração (revisão) dos documentos é definida a seguir. Documento Manual de Gestão Documentos de segundo e terceiro níveis (PPs, ITs, MNs, NMs etc.) Aprovador Presidência Gerências ou Supervisores Página 8 de 11

9 A evidência de aprovação é o arquivo digital ( ) contendo a aprovação dos responsáveis. Após a aprovação, o coordenador do SG deve atualizar a Lista-Mestra. Os responsáveis pela elaboração avaliam a necessidade e providenciam o treinamento a todos os envolvidos no conteúdo do documento. Quando for constatado que um documento não é mais válido ou que necessita de mudanças, o mesmo deve ser revisado como apropriado para assegurar a sua pertinência e adequação, sendo que isto pode ser feito por qualquer colaborador capacitado. Os documentos revisados devem ser analisados criticamente e reaprovados quanto a sua pertinência e adequação pelas mesmas funções, conforme descrito no item acima. 5.4 Emissão e Distribuição de Cópias A emissão e distribuição de cópias dos documentos do SG são de responsabilidade do coordenador do SG. Os documentos são distribuídos a todas as funções ou setores que deles necessitam. A emissão e a distribuição dos documentos em meio físico são controladas através da Lista- Mestra, que evidencia a situação da revisão atual de todos os tipos de documentos, bem como os setores e/ou funções que recebem cópias dos mesmos. Quando há dúvidas por parte dos usuários, em relação à situação da revisão atual do documento, estes entram em contato com o coordenador do SG, que consulta a Lista-Mestra e informa ao usuário. A distribuição dos documentos em formato eletrônico também é responsabilidade do coordenador do SG e ocorre por meio da Intranet onde são disponibilizados para força de trabalho. Os documentos são classificados em Aprovação e Aprovados e abaixo por área gerencial responsável. Os anexos estão abaixo dos documentos aprovados compartilhados através de um link para visualização e upload dos usuários. Os documentos em aprovação compreendem todos os documentos aprovados que estão sendo revisados ou documentos novos em fase de criação. A inutilização das cópias obsoletas é de responsabilidade do coordenador do SG, que também é responsável pela manutenção de todos os documentos originais e da Lista- Mestra. O documento obsoleto é todo o documento que não é mais utilizado no SG da SOGIPA, seja por desativação ou por necessidade de substituição/revisão. Cabe ao coordenador do SG resgatar as cópias distribuídas dos documentos obsoletos e descartá-las, juntamente com os originais e, quando apropriado, substituí-las por cópias atualizadas. Página 9 de 11

10 6. Registros Lista-Mestra s de aprovação do documento 7. Histórico de Revisões Versão Data Autoria Colaboração Aprovador(es) Descrição Distribuição 00 10/05/2013 Pâmela Cardoso João Bauer Criação Eletrônico e cópia física (Projetos & Desenvolvimento) 01 04/11/2013 Alexandre Daré João Bauer Atualização do Histórico de Revisões; Atualização das Definições/Siglas Eletrônico 02 28/04/2015 Alexandre Daré João Bauer Inclusão de Normativas (NM) e a coluna Distribuição das versões Eletrônico e físico (Projetos & Desenvolvimento) Página 10 de 11

11 8. Fluxograma 9. Anexos Não há anexos para este documento. Página 11 de 11