Processo Controle de Documentos e Registros

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1 Dono do Processo Marilusa Lara Bernardes Bittencourt Aprovado por Comitê da Qualidade Analisado criticamente por Representante da Direção Substituto: Kelly Vitoriny 1. OBJETIVOS: Descrever a forma como é efetuado o controle de ativos de documentos e registros na SInfo em relação aos processos, instruções de trabalho e formulários. 2. ÁREA DE APLICAÇÃO Este processo se aplica às áreas da Superintendência de Informática definidas no Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ-SInfo) 3. ORIENTAÇÃO O controle sobre os ativos consiste em: Um Documento será considerado integrante do escopo do SGQ a partir da data da aprovação de sua criação publicada no histórico de revisões; Revisar e atualizar documentação quanto à padronização e formatação, aprovando-os ou não segundo critérios estabelecidos neste processo; Publicar e distribuir novas versões, conforme item 4 deste Processo; Garantir que documentos publicados estejam atualizados; Garantir que os registros físicos permanecem legíveis e prontamente identificáveis e recuperáveis. eletrônicos são de responsabilidade dos donos dos processos a eles relacionados, sob a supervisão do dono deste processo. Definições Documentos da qualidade são informações que descrevem o que fazer, como fazer, quando 1

2 fazer. São exemplos de documentos, os processos, as instruções de trabalho, manual da qualidade, política da qualidade e templates. são instâncias de alguns tipos de documentos como, formulários, relatórios, Atas etc, que apresentam resultados e evidências de atividades realizadas. Inclusão de documentos Para incluir um novo documento da qualidade que tenha template, o colaborador deve buscar o modelo editável no repositório SVN sob orientação do dono deste processo. Salvar e editar o documento sem preencher a versão e a data de aprovação. Após a edição do documento, o colaborador deve buscar no site da Sinfo o formulário FRM01-02 Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos, o qual deve ser preenchido e entregue ao dono deste processo. O novo documento deve ser salvo no repositório SVN na pasta Aprovar. Alteração de documentos Para alterar um documento da qualidade, o colaborador deve buscar o editável com a última versão do documento no repositório SVN na pasta PRC01-Controle de documentos>controle de documentos> escolher a pasta referente ao seu processo> clicar em editáveis e selecionar a última versão do documento. Salvar uma cópia do documento para edição. Não preencher os campos de versão e data de aprovação. Para modificações em documentos, como erro de português, faltando letras, fontes diferentes, dentre outros, que não alteram layouts e o significado do texto, se torna desnecessário o versionamento do documento, bastando para a tal a sua substituição. Após a edição do documento, o colaborador deve buscar no site da Sinfo o formulário FRM01-02 Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos, o qual deve ser preenchido e entregue ao dono deste processo. O novo documento deve ser salvo no 2

3 repositório SVN na pasta Aprovar. Exclusão de documentos Para a exclusão de um documento da qualidade o colaborador deve buscar no site da Sinfo o formulário FRM01-02 Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos, o qual deve ser preenchido e entregue ao dono deste processo para providenciar a exclusão. Regras para versionamento Documentos novos: Quando aprovado, o documento receberá a versão 1.0 (um ponto zero). Documentos já aprovados: Receberão o incremento de 0.1 (um décimo) a cada revisão que ocorrer. Quanto ao portfólio e a declaração da politica e objetivos da qualidade, estes receberão o incremento de 0.1 (um décimo) a cada nova inclusão ou exclusão de informação. Controle de Documentos O Dono do Processo de tem como atribuição manter disponíveis publicamente apenas versões atualizadas dos documentos, de acordo com lista mestra e o histórico de revisões. Os documentos obsoletos disponíveis em meio eletrônico serão substituídos pelas novas versões e as cópias impressas serão eliminadas por fragmentação e substituídas por cópias das versões atuais. A organização mantém sua documentação disponível na página da Superintendência de Informática, no site do MP-GO, compartilhando esses conhecimentos com todo o Órgão e o público em geral. A documentação da Organização é baseada em três níveis de hierarquia 3

4 conforme descrição abaixo: 3.1 Nível Estratégico Manual da Qualidade A Organização mantém um Manual da Qualidade que contém: Escopo do Sistema de Gestão da Qualidade Referência aos Processos Descrição da interação dos processos do Sistema de Gestão da Qualidade Declaração de Portfólio Declaração de Portfólio consiste em uma relação de produtos e serviços oferecidos pela Sinfo que é atualizado pelo dono deste processo, após a homologação dos mesmos pelo Superintendente de Informática. Na falta do superintendente a Alta direção faz a homologação Declaração da Política e Objetivos A Declaração da Política da Qualidade e seus Objetivos determinam os resultados desejados e auxiliam a organização na aplicação de seus recursos para alcançar esses resultados. É atualizada pelo RD, após a homologação pela Alta Direção Documentos externos Documentos externos são os utilizados pelo sistema de gestão da qualidade, mas não emitidos por ele. São classificados em documentos normativos que consistem em normas e manuais, e documentos legislativos englobando leis, decretos e portarias. 3.2 Nível Tático Processos da Qualidade Os Processos do SGQ registram as atividades e seguem a estrutura estabelecida no Template de Processos. 4

5 Lista Mestra O Dono deste Processo mantém uma lista mestra eletrônica como forma de controlar os documentos, citando seu código, título, local onde está disponível para acesso (armazenamento) e informação sobre a existência de cópias distribuídas. Este controle se aplica a todos os documentos do SGQ Histórico de Revisões O Dono deste Processo mantém um Histórico de Revisões de documentos de forma eletrônica para controlar as revisões de toda documentação do SGQ. 3.3 Nível Operacional Instrução de trabalho A Instrução de trabalho é utilizada para detalhar as atividades no nível operacional ou de execução que requerem orientação para a correta realização da tarefa. A estrutura das instruções de trabalho deve seguir o Template Instrução de Trabalho da qualidade Os registros da qualidade do SGQ retratam a evidência de uma atividade, ação ou prática qualquer contendo informações úteis para análise de uma determinada realidade, devendo ser identificáveis e recuperáveis. São apresentados sob forma física ou em meios eletrônicos conforme as necessidades de cada processo. Os registros eletrônicos são protegidos por meio da realização de backup, controle de acesso e antivírus, conforme boas práticas adotadas pelos setores competentes da Superintendência de Informática. Já os registros físicos são armazenados em pastas próprias devidamente identificadas e arquivadas no armário (trancado) de documentos do SGQ. Nos documentos que descrevem os processos deste SGQ devem ser definidos os critérios para controle dos registros, conforme o estabelecido na tabela abaixo: 5

6 Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção** Disposição Código do documento Local de Armazenamento Tipo de Proteção Forma de Recuperação Tempo de Armazenamento Maneira de se dispor os registros quando terminado seu prazo de retenção ** Os prazos de retenção dos registros são definidos conforme as necessidades de cada processo, cuja disposição deve ser aplicada respeitando-se este prazo Templates Os templates são modelos de processo e instrução de trabalho que padronizam a documentação do SGQ. Estão disponíveis no repositório SVN Formulários e Relatórios Os formulários e os relatórios constituem um tipo de documento que, ao serem preenchidos, conforme os critérios estabelecidos, tornam-se registros. São de uso exclusivo dos colaboradores com atribuições específicas (normalmente donos de processos e substitutos), sendo vedado o recebimento de formulários preenchidos por pessoas alheias ao âmbito do SGQ Apresentação dos Indicadores dos Processos Os indicadores dos processos quando divulgados devem conter pelo menos as informações descritas abaixo: Modelo do gráfico: é livre o modelo adotado; O nome do indicador; Período da medição; Legenda; Valores de referências (metas); 6

7 Observações / Comentários exemplo: descrever comparações de valores; Fonte da informação: de onde foram tirados os dados Base de Conhecimento A Superintendência de Informática mantém uma base de conhecimento a fim de auxiliar os colaboradores durante os atendimentos realizados. A manutenção da Base de Conhecimento é de responsabilidade dos gerentes dos departamentos conforme instrução de trabalho ITR01-01 Base de Conhecimento disponível na página da Superintendência, no site do MP-GO. A manutenção da base poderá ocorrer de forma reativa ou pró-ativa, visto que as informações podem chegar de forma antecipada quando se conhece o incidente/problema/manual, ou posterior a algum estudo, quando não é possível a identificação do caso antes que ele aconteça. O dono deste processo tem a responsabilidade de manter a instrução de trabalho. 4. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES: Autoridade: Receber e Analisar a Solicitação 7

8 Representante da Direção Responsabilidade: Dono deste processo Representante da Direção Objetivos: Receber o FRM01-02 Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos. Critérios de entrada: Necessidade de mudança ou inclusão ou exclusão de documento no SGQ. Produto de entrada: FRM01-02 Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos devidamente preenchido. Documento eletrônico com as modificações propostas, disponibilizado na pasta Aprovar do repositório SVN. Tarefas : 1) O dono deste processo recebe a solicitação e verifica se o documento arquivo eletrônico - está dentro dos padrões do template e encaminha a solicitação ao RD para aprovação. a) Caso o documento/ arquivo eletrônico não esteja dentro dos padrões do template o solicitante deve ser informado para as devidas correções. 2) O RD analisa o FRM01-02 Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos e encaminha ao dono deste processo para providências. a) Se aprovada, a solicitação é assinada pelo RD, é numerada pelo dono deste processo, senão, a solicitação é devolvida ao solicitante e explicado como proceder. Critérios de Saída: Aprovação ou não da Solicitação. 8

9 Produtos de saída : FRM01-02 Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos assinado ou não. 4.2 Versionar Documentos Autoridade: Representante da Direção Responsabilidade: Dono do Processo Objetivos: Versionar documentos e manter Lista Mestra e Histórico de Revisões atualizados. Critérios de entrada: Documentos novos ou atualizados aprovados; Produto de entrada: FRM01-02 Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos; Documento eletrônico de acordo com o template disponível na pasta aprovar para versionar. Tarefas : Versionar documento de acordo com o histórico de revisões e salvar em pasta própria no repositório SVN; Atualizar Histórico de Revisões; Atualizar Lista Mestra, se necessário; Arquivar o FRM01-02-Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos devidamente encerrado em pasta própria. Critério de saída: Atualização da Lista Mestra e Histórico de Revisões; Produtos de saída : 9

10 FRM01-01-Lista Mestra Atualizada; FRM01-03-Histórico de Revisões Atualizado; FRM01-02-Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos arquivado. Documento versionado. 4.3 Disponibilizar Documentos Autoridade: Representante da Direção Responsabilidade: Dono deste Processo Objetivo: Disponibilizar documentos versionados Critérios de entrada: Histórico de revisões atualizado; Produto de entrada: Documento eletrônico versionado a ser publicado. Tarefas : 1) Publicar o documento no site do MP-GO, na página da Superintendência de Informática, excluindo a versão antiga se houver, incluindo novo documento. Os documentos físicos terão suas cópias impressas e disponibilizadas em local próprio, eliminando se for o caso, por fragmentação, as versões antigas. Critérios de Saída: Publicação de documento com versão atualizada; Produtos de saída : Disponibilizadas versões atualizadas de documentos. 10

11 5. CONTROLE DE REGISTROS: IDENTIFICAÇÃO ARMAZENAMENTO* PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO RETENÇÃO DISPOSIÇÃO FRM Lista Mestra FRM01-02 Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos FRM01-03 Histórico de Revisões Repositório SVN Backup, controle de acesso e antivírus Conforme opções do navegador de arquivos Até nova atualização Armário do SGQ-SInfo Chave Nº de Registro 1 ano Fragmentação Repositório SVN Backup, controle de acesso e antivírus Conforme opções do navegador de arquivos Até nova atualização N/A N/A 6. INDICADORES N/A 7. ANEXOS: FRM Lista Mestra FRM Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos FRM Histórico de Revisões ITR Base de Conhecimento TPLT-PRC - Template de Processo TPLT-ITR - Template de Instrução de Trabalho 11

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