PROCESSO AUDITORIA INTERNA

Transcrição

1 Dono do Processo Marilusa L B Bittencourt Aprovado por Comitê da Qualidade Analisado criticamente por Representante da Direção Substituto: Lucila Borges de Sant'Anna 1 OBJETIVOS Avaliar periodicamente, de forma imparcial e objetiva, a eficiência e a eficácia dos processos do Sistema de Gestão da Qualidade, assessorando a Alta Direção. 2 ÁREA DE APLICAÇÃO Este processo se aplica às áreas definidas no Sistema de Gestão da Qualidade. 3 ORIENTAÇÃO Planejar, executar e controlar auditoria interna no SGQ; O SGQ deve ser verificado, pelo menos, duas vezes por ano; A lista de auditores internos e auditores líderes para compor a equipe auditora será controlada pelo PRC02 Recursos Humanos ficando este responsável por identificar a comprovação da capacitação e a disponibilização dos mesmos para a realização das auditorias sempre que necessário. O PRC05 Auditoria Interna fica responsável por fazer a seleção dos auditores líderes. Em caso de participação de colaboradores, auditores internos, de outras organizações, fica na responsabilidade do dono do PRC05 providenciar o convite e encaminhar a documentação necessária ao PRC02 Recursos Humanos. 4 DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES 1

2 4.1 Elaborar Programa Anual de Auditoria Interna: Autoridade: Representante da Direção ; Responsabilidade: Dono deste Processo; Objetivos: Elaborar o programa anual das auditorias internas dentro do escopo do Sistema de Gestão da Qualidade; Critérios de entrada: N/A Produto de entrada: N/A Tarefas : 2

3 1- Definir as datas em que serão realizadas as auditorias; Feriados, recessos, diferentes horários de expediente e outras atividades da organização devem se considerados. 2- Definir o(s) auditor(es) líder(es) para as auditorias; 3- Preencher o formulário FRM05-01 Programa Anual de Auditoria Interna; 4- Obter aprovação da Alta Direção ou do seu representante para o programa anual de auditoria interna; Critérios de saída : N/A Produto de saída: FRM05-01 Programa Anual de Auditoria Interna preenchido e aprovado; 4.2 Planejar Auditoria Interna: Autoridade: Representante da Direção; Responsabilidade: Dono deste processo; Objetivos: Planejar a auditoria interna específica a ser realizada; Critérios de entrada: Auditor Líder definido Produto de entrada: FRM05-01 Programa Anual de Auditoria Interna; Tarefas : 3

4 1. Alocar os recursos para a auditoria: 1.1. Financeiros se necessário; Caso seja necessário comprar algum material ou contratar algum tipo de serviço, isto será feito conforme os trâmites de praxe no MP-GO; 1.2. Materiais: O local onde serão desenvolvidas as atividades de apoio à auditoria e seus insumos básicos devem ser considerados recursos materiais; 1.3. Humanos - Auditor(es) que realizará(ão) este trabalho; O PRC05 Auditoria Interna deverá buscar no PRC02 Recursos Humanos, a lista de auditores internos disponíveis e encaminhar ao Auditor Líder responsável para que o mesmo selecione a equipe auditora; 2. É responsabilidade do Auditor Líder a elaboração do Plano de auditoria, definindo o escopo, o horário das atividades da auditoria interna, as áreas e itens normativos a serem verificados. Essas informações devem ser registradas no FRM05-02 Plano de Auditoria Interna; 2.1. Na elaboração do Plano de Auditoria Interna considerar: Criticidade dos processos; Quantidade de não conformidades registradas para cada processo ou áreas auditadas nas duas últimas auditorias internas e/ou na última auditoria externa; Revisões recentes dos processos e de seus documentos; Data da última auditoria Confirmar nas áreas a serem auditadas, os seus representantes e a disponibilidade nos horários escolhidos; 3. O Auditor Líder responsável poderá disponibilizar à equipe auditora um 4

5 questionário e/ou check-list de modelo; 4. O Auditor Líder deverá enviar antecipadamente, o Plano de Auditoria Interna para a equipe auditora selecionada para conhecimento e confirmação dos dados Caso haja algum problema de horário e data, o Auditor Líder deverá adequar o plano com antecedência. No dia da auditoria, se for necessário alguma alteração, que conste no FRM05-03 Ata de abertura de Auditoria Interna, tais modificações. 5. O Auditor Líder deverá agendar uma ou mais reuniões, antes da auditoria, com os auditores internos para discutir detalhes ou dúvidas sobre a auditoria. Critérios de saída : Equipe auditora definida; O Plano da Auditoria Interna comunicado à equipe auditora; Produto de saída: FRM05-02 Plano de Auditoria Interna aprovado pelo Representante da Direção e Auditor Líder. 4.3 Executar Auditoria Interna Autoridade: Auditor Líder Responsabilidade: Auditor Líder e Equipe Auditora Objetivos: Executar as atividades da auditoria previamente planejadas. Critérios de entrada: Na reunião de abertura devem estar presentes: 5

6 Alta Direção e/ou o seu representante; A equipe auditora, exceto algum caso de impedimento, sendo o mesmo referenciado no FRM Ata de Abertura de Auditoria Interna; Os responsáveis pelas áreas auditadas e/ou donos de processo, se for o caso. Produto de entrada: FRM05-02 Plano de Auditoria Interna; Tarefas : 1 Realizar a abertura da auditoria e preencher o FRM05-03 Ata de Abertura de Auditoria Interna; 1.1 Caso ocorra algum imprevisto no dia da Auditoria em relação ao que foi determinado no Programa, descrever a(s) situação(ões) no FRM05-03 Ata de abertura de Auditoria Interna; 2 Efetuar a auditoria conforme o FRM05-02-Plano de Auditoria Interna e ou/ mudanças apontadas no FRM05-03 Ata de Abertura de Auditoria Interna. A auditoria poderá ocorrer por amostragem utilizando mecanismos como: 2.1 Entrevistas; 2.2 Análise de dados, processos e outras informações pertinentes; 2.3 Acompanhamento das atividades auditadas; 3 Coletar evidências; 3.1 Toda não conformidade identificada deve ser analisada com o RD, ou com pessoa autorizada, em conjunto com a área auditada no momento da sua identificação; 3.2 Para a identificação de uma Não Conformidade é necessário ter as seguintes informações: O não atendimento a um requisito ( e ISO ); 6

7 Um requisito poderá ser referente à norma NBR ISO9001:2008, à algum requisito de processo, de produto ou do cliente; A evidência do não atendimento; A descrição do fato. 3.3 As não conformidades apontadas deverão ser encaminhadas para registro e tratamento conforme PRC04 Não Conformidade, Produto Não Conforme e Melhoria; 3.4 A equipe auditora deve disponibilizar as informações coletadas durante a auditoria para o Auditor Líder responsável; 4 Ao término da auditoria o Auditor Líder deve elaborar e disponibilizar o REL Relatório de Auditoria para o RD; 4.1 O relatório poderá ser entregue ou não para o RD na reunião de encerramento, acordando se for o caso, o dia da entrega. As oportunidades de melhoria e sugestões apontadas na auditoria e informadas no relatório, serão encaminhadas para tratamento conforme o PRC04 Produto Não Conforme, Não Conformidade e Melhoria após analisadas criticamente pela Alta Direção e obtendo como resultado a necessidade de tratamento. 5 Realizar o encerramento da auditoria na presença da Alta Direção ou do seu representante, e na presença da equipe auditora, exceto algum caso comprovado no relatório que não permita a presença; 6 Arquivar os documentos da auditoria; Critérios de saída : Conclusão da auditoria; Produto de saída: 7

8 REL05-01 Relatório de Auditoria preenchido 5 CONTROLE DE REGISTROS: IDENTIFICAÇÃO ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO RETENÇÃO DISPOSIÇÃO REL05-01 Relatório de Auditoria Armário do SGQ- SINFO Chave Ordem cronológica Permanente N/A FRM05-01 Programa Anual de Auditoria Interna Armário do SGQ- SINFO Chave Ordem cronológica 18 meses Fragmentação FRM05-02 Plano de Auditoria Interna Armário do SGQ- SINFO Chave Ordem cronológica 18 meses Fragmentação FRM05-03 Ata de Abertura de Auditoria Interna Armário do SGQ- SINFO Chave Ordem cronológica 18 meses Fragmentação 6 INDICADORES Não se aplica 7 ANEXOS FRM05-01 Programa Anual de Auditoria Interna; FRM05-02 Plano de Auditoria Interna; FRM05-03 Ata de abertura de Auditoria Interna; REL05-01 Relatório de Auditoria. 8