GESTÃO DA QUALIDADE COORDENAÇÃO DA QUALIDADE

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1 GESTÃO DA COORDENAÇÃO DA Primeira 1/12 CONTROLE DE APROVAÇÃO ELABORADO REVISADO POR APROVADO Marcelo de Sousa Marcelo de Sousa Marcelo de Sousa Silvia Helena Correia Vidal Aloísio Barbosa de Carvalho Neto HISTÓRICO DE MODIFICAÇÕES EDIÇÃO DATA ALTERAÇÕES EM RELAÇÃO À REVISÃO ANTERIOR 01 01/09/2010 Edição inicial 1

2 GESTÃO DA COORDENAÇÃO DA Primeira 2/12 ÍNDICE 1. OBJETIVO COMPETÊNCIA PROCEDIMENTO GERENCIAMENTO DO PLANO DE AUDITORIA ABRANGÊNCIA PREPARANDO A AUDITORIA REUNIÃO INICIAL EXECUÇÃO DA AUDITORIA PREPARANDO O RELATÓRIO DE AUDITORIA RECOMENDAÇÃO PARA A PRÓXIMA AUDITORIA REUNIÃO FINAL ACOMPANHAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES COMPETÊNCIA E AVALIAÇÃO DE AUDITORES REVISÃO APROVAÇÃO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CONTROLE DE REGISTRO DA ANEXOS

3 GESTÃO DA COORDENAÇÃO DA Primeira 3/12 1. OBJETIVO Estabelecer procedimentos que possibilitem ao usuário efetuar o planejamento, a implementação e a avaliação das auditorias internas. 2. COMPETÊNCIA Compete ao Coordenador da Qualidade indicar o Auditor Líder e designar os Auditores Internos integrantes da equipe de auditoria; Compete ao Coordenador da Qualidade a programação e coordenação das atividades de Auditorias Internas, assim como a elaboração, atualização, aprovação, controle de alterações, implantação, registro de implementação e eficácia das atividades de auditoria; Compete ao Auditor Líder coordenar e orientar a equipe de auditores internos da qualidade quanto às atividades; Compete aos auditados prover informações necessárias para a realização da auditoria e tomar as ações corretivas necessárias em caso de não-conformidades detectadas. 3. PROCEDIMENTO 3.1 GERENCIAMENTO DO PLANO DE AUDITORIA Anualmente, o Coordenador da Qualidade elabora um plano de auditoria interna (ANEXO I), sendo que todos os processos e requisitos devem ser auditados pelo menos uma vez ao ano. O plano inicial poderá ser modificado a critério do coordenador, analisando-se as necessidades surgidas. O Coordenador da Qualidade estabelece os seguintes objetivos para um plano de auditoria, de modo a direcionar o seu planejamento e realização: Satisfazer requisitos para certificação pela ABNT NBR ISO 9001:2008; Contribuir para a melhoria do Sistema de Gestão da Qualidade; Verificar o atendimento a requisitos normativos, estatutários e contratuais. O Coordenador do Sistema de Gestão estabelece o programa das auditorias, informando as áreas que serão auditadas e sua respectiva equipe auditora. As equipes de auditoria são compostas em função da complexidade e abrangência da auditoria, com auditores sem envolvimento direto sobre o trabalho auditado. Os componentes das equipes de auditoria serão convocados conforme a disponibilidade no período de realização da auditoria. 3

4 GESTÃO DA COORDENAÇÃO DA Primeira 4/ ABRANGÊNCIA O Coordenador da Qualidade estabelece a abrangência de um plano de auditoria considerando os seguintes critérios: Escopo, objetivo e duração da auditoria a ser realizada; Frequência das auditorias a serem realizadas; Número, importância, complexidade, semelhança e localizações das atividades a serem auditadas; Requisitos normativos, estatutários e regulamentares; Conclusões de auditorias anteriores ou resultados de Análise Crítica de um Plano de Auditoria anterior; Mudanças significativas para a organização ou suas operações. 3.3 PREPARANDO A AUDITORIA O Coordenador da Qualidade deve apresentar e disponibilizar para a equipe auditora o Manual do Sistema de Gestão da Qualidade, os últimos Relatórios de Auditorias, os Relatórios de Não-Conformidades e outros dados de entrada para elaboração da Agenda da Auditoria (ANEXO II). Antes do início das atividades de auditoria no local, a equipe de auditoria deve analisar criticamente a documentação pertinente, para determinar a conformidade do sistema. Se a documentação for considerada inadequada, o Auditor Líder informa ao Coordenador do Sistema de Gestão e decide se convém que a auditoria seja suspensa até que as considerações sobre a documentação estejam resolvidas. A equipe de auditoria deverá elaborar uma Agenda da Auditoria (ANEXO II) considerando os seguintes tópicos obrigatoriamente: Os objetivos da auditoria; O escopo da auditoria, inclusive os processos a serem auditados; As datas e lugares onde as atividades de auditoria serão realizadas; O tempo esperado e duração das atividades de auditoria no local, inclusive reuniões com a área auditada e reuniões da equipe auditora; As funções dos membros da equipe auditora; A alocação de recursos apropriados para áreas críticas da auditoria. Uma cópia da Agenda da Auditoria (ANEXO) será anexada ao Relatório de Auditoria do Sistema de Gestão da Qualidade. O Check List de Auditoria Interna da Qualidade (ANEXO III) é opcional, podendo ou não ser incluído na documentação. 4

5 GESTÃO DA COORDENAÇÃO DA Primeira 5/ REUNIÃO INICIAL Uma reunião de abertura é realizada com o responsável pela área auditada. O propósito de uma reunião de abertura é: Confirmar a Agenda da Auditoria; Apresentar os membros da equipe auditora; Fornecer um pequeno resumo de como as atividades da auditoria serão conduzidas; Fornecer oportunidade para o auditado fazer perguntas; Relatar objetivos, escopo e critérios da auditoria; Estabelecer a metodologia de trabalho; Informar itens dos documentos de referência que serão abordados; Informar o tempo estimado para a auditoria; Definir data, hora e local da Reunião Final; Definir os guias que acompanharão a Auditoria. 3.5 EXECUÇÃO DA AUDITORIA As auditorias internas buscam: Verificar o cumprimento das diretrizes estabelecidas e a efetiva aplicação das normas e procedimentos; Identificar oportunidades de melhorias nas áreas e documentos auditados; Avaliar alterações significativas ocorridas no Sistema de Gestão da Qualidade e/ou nos processos; Comprovar a adequação do Sistema de Gestão da Qualidade em relação à norma de referência e documentos aplicáveis. Ao final da auditoria, os auditores se reúnem para elaboração do Relatório de Auditoria (ANEXO IV), no qual deverá constar um sumário das conformidades verificadas e das recomendações da equipe auditora. 3.6 PREPARANDO O RELATÓRIO DE AUDITORIA O Relatório de Auditoria (ANEXO IV) do Sistema de Gestão da Qualidade deve incluir: Os objetivos da auditoria; O escopo da auditoria, particularmente a identificação das unidades organizacionais e funcionais ou os processos auditados; Identificação do Líder da equipe auditora e seus membros; As datas e lugares onde as atividades da auditoria foram realizadas; As constatações da auditoria; Um resumo do processo de auditoria incluindo obstáculos e/ou incertezas encontradas que poderiam diminuir a confiabilidade das conclusões da auditoria; A confirmação de que os objetivos da auditoria foram atendidos dentro do escopo da auditoria e em conformidade com o plano de auditoria; Quaisquer opiniões divergentes e não resolvidas entre a equipe da auditoria e o auditado. 5

6 GESTÃO DA COORDENAÇÃO DA Primeira 6/ RECOMENDAÇÃO PARA A PRÓXIMA AUDITORIA Caso haja alguma recomendação, a equipe auditora deverá acrescentá-la no relatório de auditoria, para verificação na próxima auditoria: Requisitos não avaliados na amostragem; Requisitos que devem ser melhor avaliados; Requisitos que devem ser investigados conjuntamente com outras áreas do Sistema de Gestão da Qualidade; Observações que a equipe auditora julgue relevante. Um formulário de ação corretiva poderá ser aberto, visando eliminar as causas de problemas potenciais e evitar a ocorrência de uma não-conformidade, de acordo com o procedimento P.QUALI REUNIÃO FINAL Na Reunião Final, o Auditor-líder deve reunir-se com os responsáveis pelas funções envolvidas, apresentando o relatório final de auditoria constando as observações e evidências verificadas de acordo com os critérios estabelecidos. As constatações da auditoria podem indicar conformidade, não-conformidade e oportunidades para melhoria. 3.9 ACOMPANHAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES O Coordenador da Qualidade deverá acompanhar as recomendações propostas no relatório final, verificando se as ações foram implementadas e a eficácia obtida. Se o resultado das ações implementadas não for satisfatório, o(s) plano(s) de ação deverá(ão) ser revisto(s). O Coordenador deve registrar no formulário de ação corretiva, detalhadamente, as evidências que comprovem ou não a eficácia da ação tomada. Na segunda verificação, se as ações tomadas não bloquearam a não-conformidade, o formulário de ação corretiva será apresentado e discutido na reunião de Análise Crítica pela Alta Direção para determinar ações visando à conclusão do processo e/ou definir novos prazos COMPETÊNCIA E AVALIAÇÃO DE AUDITORES Educação e Habilidades Os candidatos a auditores internos deverão ter, no mínimo, o ensino superior completo. Também devem comprovar sua capacidade de expressar ideias e conceitos, de forma clara e fluente, tanto oralmente como por escrito. A avaliação deste requisito será feita durante o curso de formação de auditores. 6

7 GESTÃO DA COORDENAÇÃO DA Primeira 7/ Atributos Pessoais São considerados os seguintes atributos pessoais na seleção de candidatos nos cursos de Formação de Auditor Interno: Liderança; Facilidade de comunicação; Percepção; Comportamento ético. Não é necessária a evidência desta análise Treinamento Antes de ser designado como auditor interno da qualidade, o servidor deve participar do Curso de Formação de Auditor Interno da Qualidade, ministrado por Instrutores qualificados. O treinamento é composto de aulas práticas e teóricas, sendo considerados os seguintes pontos: Conhecimento e compreensão da ABNT NBR ISO 9001;2008; Técnicas de avaliação nas auditorias, elaboração de check list e de relatórios; Simulação de auditorias. O Coordenador da Qualidade acompanha o desenvolvimento dos auditores, prevê cursos complementares de especialização, reciclagens, quando necessárias, a fim de aperfeiçoar suas habilidades/conhecimentos Auditor Líder Para a escolha do Auditor Líder da equipe, deve levar em consideração as características de liderança e conhecimento dos critérios da auditoria. É desejável que o Auditor Líder tenha experiência em pelo menos duas auditorias Equipe de Auditoria Os auditores são selecionados pelo Coordenador da Qualidade para compor a equipe de auditoria, sendo considerados os seguintes aspectos: Não possuir envolvimento direto sobre o trabalho auditado; Não possuir antecedentes relatados de incompatibilidades pessoais; Habilidades para interagir adequadamente com a área a ser auditada e trabalhar em equipe. 4. REVISÃO Este procedimento será analisado, no mínimo, 01 (uma) vez ao ano e revisado quando necessário. 7

8 GESTÃO DA COORDENAÇÃO DA Primeira 8/12 5. APROVAÇÃO Marcelo de Sousa Monteiro Silvia Helena Correia Vidal NOME FUNÇÃO ASSINATURA Aloísio Barbosa de Carvalho Neto 6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS Coordenador da Gestão da Qualidade Comitê da Qualidade Controlador e Ouvidor Geral NBR ISO 9001 Sistema de Gestão da Qualidade; NBR ISO Diretrizes para Auditorias. 7. CONTROLE DE REGISTRO DA Identificação Armazenamento Proteção Indexação Recuperação Acesso Retenção Disposição Plano de Auditoria Interna CAEST Pasta Cronológico Irrestrito 2 anos Reciclar Agenda de Auditoria Interna CAEST Pasta Cronológico Irrestrito 2 anos Reciclar Check list de Auditoria Interna CAEST Pasta Cronológico Irrestrito 2 anos Reciclar Relatório de Auditoria Interna CAEST Pasta Cronológico Irrestrito 2 anos Reciclar Registros de Qualificação dos auditores (certificados e outros) CAEST Pasta Cronológico Irrestrito 2 anos Reciclar 8

9 GESTÃO DA COORDENAÇÃO DA Primeira 9/12 8. ANEXOS ANEXO I PLANO DE AUDITORIA INTERNA Ano: ÁREAS / PROCESSOS JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ Aprovação: ANEXO I 9

10 GESTÃO DA COORDENAÇÃO DA Primeira 10/12 ANEXO II AGENDA DE AUDITORIA INTERNA Áreas Data Escopo da Auditoria Tipo de Auditoria Equipe Auditora Auditor Líder Co - Auditor Documentos de Referência Norma(s) Documentos Representante da Direção Coordenador da Qualidade Todas as informações obtidas durante a auditoria permanecem em sigilo. Esta auditoria se dará por amostragem, podendo existir alguma não-conformidade não identificada pela equipe auditora. Planejamento Horário Auditor(es) Área Responsável Requisito da Norma :00 Reunião Final ANEXO II 10

11 GESTÃO DA COORDENAÇÃO DA Primeira 11/12 Áreas Auditadas / ANEXO III CHECK LIST DE AUDITORIA INTERNA Equipe Auditora: Assinatura: Preencher com os requisitos a serem abordados na auditoria REQUISITOS EVIDÊNCIAS OK NC ANEXO III 11

12 GESTÃO DA COORDENAÇÃO DA Primeira 12/12 ANEXO IV RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA Empresa Data Objetivo da Auditoria Escopo da Auditoria Equipe Auditora Auditor Líder Co-Auditor1 Co-Auditor2 Documentos de Referência / Critérios Norma(s) Documentos Outros Data / Horário Área Auditada Processos Auditados Funcionários Auditados Requisitos da Norma verificados Constatações / Conclusões a) Conformidade do sistema à norma de referência: ( ) Aderente, ( ) Não aderente, ( ) Parcialmente aderente b) Categoria das não conformidades encontradas (se houver): Não-Conformidades maiores:, Não-Conformidades menores: c) Recomendação da Equipe Auditora: d) Apresentar plano de ação corretiva até: / / Resumo de não conformidades e oportunidades de melhoria: Item da Norma Descrição NC OM Auditor Líder Coordenador da Qualidade ANEXO IV 12