???? AUDITORIA OPERACIONAL. Aula 5 Auditoria Operacional: aspectos práticos OBJETIVOS DESTA AULA RELEMBRANDO... AUDITORIA OPERACIONAL?

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1 Aula 5 Auditoria Operacional: aspectos práticos OBJETIVOS DESTA AULA Conhecer os aspectos práticos da auditoria operacional Entender as etapas da auditoria operacional Compreender o funcionamento do planejamento de auditoria Experimentar os procedimentos de auditoria Identificar as principais características do programa de auditoria Conhecer os papéis de trabalho RELEMBRANDO...?????? 1

2 Conjunto de procedimentos aplicados, com base em normas profissionais, sobre qualquer processo administrativo Tem como principal objetivo formular, recomendar e fazer comentários para a contribuição e melhoria dos aspectos de economicidade, efetividade, eficiência e eficácia. A auditoria operacional é composta por uma série de procedimentos que servirão para avaliar os aspectos operacionais, ou seja, dos princípios de administração pública, visando verificar se esta está gerando aumento de receitas e diminuição de custos, trabalhando com a redução de práticas ineficientes e desperdícios e ainda apresenta formas de melhoria e desempenho. (ARAÚJO, 2008) ESTÁGIOS DA PLANEJAMENTO EXECUÇÃO RELATÓRIO ACOMPANHAMENTO 2

3 PLANEJAMENTO DA O planejamento da auditoria operacional apresenta procedimentos que muito se assemelham aos utilizados na auditoria tradicional, ENTRETANTO, existem algumas diferenças que devem ser observadas para o bom desempenho da auditoria operacional A auditoria operacional exige um planejamento rigoroso, pois quanto melhor planejada melhores serão os resultados obtidos, isto é, haverá êxito ou não na auditoria realizada. DETALHES NO PLANEJAMENTO DA Conhecer os processos operacionais usados dentro da entidade Conhecer os controles internos e o seu grau de confiabilidade Perceber os riscos de auditoria e identificar áreas importantes Estabelecer a natureza, oportunidade e extensão dos procedimentos Analisar a economia dos recursos e aumento da eficiência Verificar o cumprimento de metas e objetivos Atender os trabalhos nos prazos devidos DIFERENÇAS NO PLANEJAMENTO DA Enquanto na auditoria contábil, o auditor escolhe as áreas que serão auditadas, sem ouvir a opinião da gerência, na auditoria operacional, na fase do planejamento, o auditor, sempre que possível, junto com a gerência, irá definir quais áreas serão submetidas à auditoria. (ARAÚJO, 2008) Segundo ARAÚJO, em média, 40% do tempo despendido em uma auditoria operacional divide-se em dois estágios: análise geral e específica. 3

4 ESTÁGIOS DO PLANEJAMENTO DA AUDITORIA ANÁLISE GERAL ESPECÍFICA ANÁLISE GERAL O auditor deve conhecer e compreender o auditado, bem como buscar subsídios à elaboração do plano de auditoria, mediante a coleta de informações sobre um programa, projeto ou ente examinado. O auditor deve identificar os pontos relevantes a serem abordados na avaliação, enfatizando a elaboração da metodologia de trabalho e os instrumentos adequados para a obtenção de dados e informações necessários para cada quesito investigado. REGISTROS DA ANÁLISE GERAL Legislação aplicável ao ente auditado Informações sobre a organização Segundo Araújo (2008) Informações financeiras Manual de rotinas e procedimentos Relatórios gerenciais Informações obtidas por outros auditores Relatórios sobre áreas problemáticas Situações mercadológicas/ conjunturais 4

5 ANÁLISE ESPECÍFICA Fase que representa o elo fundamental de ligação entre a fase de planejamento e execução. Nesta parte do exame será feita a análise dos sistemas de controle interno, dos registros e dos documentos, bem como inspeções, acompanhamento de transações e entrevistas com os funcionários chave do ente auditado. (ARAÚJO, 2008) Os auditores deverão apresentar um documento demonstrando os resultados obtidos, concluindo se existe a necessidade de se fazer um exame mais detalhado e profundo, pois será necessário criar um plano de auditoria, que se for aprovado dará origem à elaboração dos programas de auditoria específicos. GRUPOS DA AUDITORIA ESPECÍFICA A auditoria específica dividese em dois grupos: REVISÃO E AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS O objetivo é determinar se existem os controles e se eles estão funcionando de maneira prevista pela administração ELABORAÇÃO DO PLANO DE AUDITORIA O objetivo é determinar o planejamento das etapas que serão executadas para determinar o alcance ou escopo dos trabalhos CONTEÚDO DO PLANO DE AUDITORIA ESPECÍFICA Dados do Auditado Detalhamento da auditoria O plano deve conter: Definição dos procedimentos Pessoal técnico envolvido Concurso de especialistas * Estimativa de horas de trabalho Material necessário e estimativa de custos Revisão e aprovação 5

6 EXECUÇÃO DA AUDITORIA Na fase de execução o auditor: Verifica os controles internos da entidade Identifica áreas que devem ser examinadas e questões que devem ser respondidas Define a extensão dos exames e os procedimentos de auditoria a serem empregados Elabora os programas específicos para a execução da auditoria. Nesta fase serão aplicados os procedimentos de auditoria, para obter provas ou evidências que constarão no relatório de auditoria. PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Um procedimento de auditoria é o meio utilizado pelo auditor para conseguir as evidências ou provas de auditoria necessárias para provar o objetivo da investigação. Os procedimentos de auditoria são flexíveis e podem variar de auditoria para auditoria. Por esta razão eles ajustam a cada situação de forma específica. PRINCIPAIS PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA PROCEDIMENTO CARACTERÍSTICA EXAME DOS Análise da adequação dos registros contábeis e REGISTROS auxiliares paralelos EXAME DOCUMENTAL CONFERÊNCIA CÁLCULO Fonte: Adaptado de Araújo (2008) É a análise da adequação dos documentos comprobatórios dos fatos auditados. Ao realizar o exame dos documentos originais, o auditor deve atentar para a autenticidade, normalidade, aprovação e registro. Revisão dos principais (relevantes) cálculos DE realizados pela entidade auditada, de modo a verificar a exatidão, entre as conferências de cálculos fundamentais está a conferência de soma. 6

7 PRINCIPAIS PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA PROCEDIMENTO CARACTERÍSTICA Questões dirigidas de forma técnica aos ENTREVISTAS auditados, objetivando detalhar e esclarecer procedimentos Exame de existência dos bens e títulos a receber, assim como dos documentos comprobatórios de INSPEÇÃO FÍSICA registros. Estes procedimentos deve ser aplicado de forma cuidadosa pelo auditor, que deve estar atendo aos detalhes É a confirmação de saldos e informações mantidos com terceiros. Solicitada pelo auditor, CIRCULARIZAÇÃO é elaborada pela entidade auditada. Todavia é o auditor que deverá receber diretamente as respostas. ENTREVISTAS É um método de pergunta-resposta utilizado na auditoria para recorrer a opiniões, fatos ou testemunhos sobre determinado assunto. A entrevista possibilita: Compreender melhor as perguntas Obter dados complementares Verificar, mediante a expressão corporal dos entrevistados a adequação às respostas dadas. Este método além de ser oneroso e demorado, não possibilitando uma grade amostra, pode provocar a inibição do entrevistado. PRINCIPAIS TIPOS DE ENTREVISTA TIPOS DE ENTREVISTA Entrevista informal Entrevista Focalizada Entrevista por pautas Entrevista estruturada CARACTERÍSTICAS Menos estruturada possível. Só não se confunde com uma simples conversa, por exigir do auditor uma grande habilidade. Permite liberdade ao auditado, mas o auditor procura focalizar o problema auditado. Exige muita técnica e experiência do auditor. O auditor conduz a entrevista com base em uma pauta que é explorada ao longo da auditoria. Há certa liberdade para o questionado, mas o auditor não o deixa se desviar da pauta. O auditor utiliza uma ordem fixa de perguntas, o que facilita a condução do processo auditorial. Fonte: Adaptado de Araújo (2008) 7

8 QUESTIONÁRIO: O próprio informante irá preencher com as respostas pedidas FORMULAÇÃO DE QUESTÕES FORMULÁRIO: Coleção de questões que são formuladas e anotadas por um entrevistador face a face com outra pessoa; ROTEIRO DE ENTREVISTA: Lista de pontos ou tópicos que um entrevistador deve seguir durante a entrevista. QUESTIONÁRIO DE AUDITORIA Segundo Araújo (2008), o questionário pode ser chamado de roteiro, formulário, teste, enquete e escala. Este método conforme afirma o autor é impessoal e indireto, sendo a sua principal característica o registro das informações pelo auditado. Em sua elaboração deve-se evitar perguntas: ambíguas, capciosas, duplas, com jargões ou emocionais. EVIDÊNCIAS DE AUDITORIA São provas obtidas pelo auditor, elencadas de acordo com as seguintes características: EVIDÊNCIAS FÍSICAS Obtidas por meio de inspeção física ou direta. EX.: No Caixa, é o próprio dinheiro EVIDÊNCIA DOCUMENTAL Representada por documentos oficiais. Ex.: NF, Contratos, Relatórios, etc. EVIDÊNCIA TESTEMUNHAL Fruto de entrevista ou questionários EVIDÊNCIA ANALÍTICA Obtida pela conferência de cálculos e análises feitas pelo auditor. 8

9 PROGRAMAS DE AUDITORIA É mais abrangente do que o plano de auditoria No programa o responsável pelo trabalho conhecerá os passo a serem seguidos de acordo com o plano de auditoria. É elaborado por área a ser examinada Os programas objetivam evidenciar os requisitos planejados, estabelecer a extensão e datas dos procedimentos, estimativa de horas dos procedimentos, controle dos passos do programa que já foram cumpridos e que estão a cumprir, evidenciar que cumpriu os passos e quem os revisou. PROGRAMAS DE AUDITORIA NOME DA ORGANIZAÇÃO ÍNDICE AUDITADA IDENTIFICAÇÃO DO PROGRAMA DE AUDITOR AUDITORIA Área Tipo da Data da Auditoria Auditoria TEMPO PASSO DO PROGRAMA DATA ÍNDICE PREV. REAL. I Objetivo II Escopo II Procedimento Feito por: Revisado por: Fonte: Adaptado de Araújo (2008) PAPÉIS DE TRABALHO Um papel de trabalho representa a documentação das evidências que respaldam as conclusões e opiniões significativas dos auditores, constituindo-se como principal subsidio do relatório. Eles servem para registrar todas as descobertas feias pelo auditor e podem comprovar o trabalho executado pelo profissional. (ARAÚJO, 2008). Os papéis de trabalho surgem de documentos da entidade, mas são de propriedade exclusiva do auditor que uma vez que é nele que se encontram seus fundamentos e comentários. Os papéis de trabalho, por conterem informações referentes à entidade auditada são confidenciais. 9

10 MODELO DE PAPÉIS DE TRABALHO Identificação auditor Nome da organização Índice do auditada Área Tipo de exame Data da Auditoria Feito por: Revisado por: Fonte: Adaptado de Araújo (2008) RELATÓRIO DE AUDITORIA Na parte final da auditoria será apresentado o relatório de auditoria, este consiste em uma descrição ordenada e minuciosa dos fatos constatados com base em evidências concretas, apresentado no final da auditoria. Segundo Araújo (2008, p.117) é a fase mais significativa do trabalho e se constitui no seu produto final. REQUISITOS DO RELATÓRIO DE AUDITORIA De forma resumida o relatório de auditoria deve conter: 1) ÍNDICE: facilitando a identificação dos pontos abordados 2) SUMÁRIO EXECUTIVO: breve descrição dos principais pontos abordados 3) INFORMAÇÕES: nome da entidade, vinculação da entidade, exercício ou período auditado, número do processo sob exame, nome e endereço do gestor, objetivo da entidade, outros dados que o auditor julgue necessários. Deve apresentar linguagem culta, correta, direta e coloquial, utilizar frases curtas, respeitando a padronização de letras maiúsculas e minúsculas e apresentar todos os detalhes da forma mais concisa possível. 10

11 NESTA AULA VOCÊ : Conheceu os aspectos práticos da auditoria operacional Entendeu as etapas da auditoria operacional Compreendeu o funcionamento do planejamento de auditoria Conhecer os procedimentos de auditoria Identificou as principais características do programa de auditoria Conheceu sobre papéis de trabalho NA PRÓXIMA AULA VOCÊ ESTUDARÁ SOBRE: CONTEXTUALIZAÇÃO DO CONTROLE 11