ORIENTAÇÃO TÉCNICA AGE Nº 01/2015 NORMAS GERAIS DE PROCEDIMENTOS DAS CCIs

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1 Orienta as Coordenações de Controle Interno (CCIs) dos órgãos e entidades da Administração Pública Direta do Poder Executivo Estadual e demais estruturas de controle existentes nos órgãos e entidades da Administração Pública indireta, estabelecendo normas gerais de procedimentos aplicáveis no desenvolvimento de suas atividades. Sumário: 1. Considerações gerais 2. Perfil dos servidores das CCIs 3. Competências das CCIs 4. Planejamento e execução das atividades de controle interno 5. Relatório das atividades desenvolvidas 6. Glossário Anexo I Modelo de Plano de Ação Anexo II - Modelo de Relatório de Inspeção Anexo III Modelo de Relatório Semestral de Atividades. 1. Considerações gerais As normas gerais de procedimentos destinam-se aos servidores das Coordenações de Controle Interno dos órgãos da Administração Pública Estadual, instituídas pela Lei nº , de 13 de dezembro de 2014, quando no exercício de suas atribuições, assim como aos servidores das demais estruturas de controle existentes nos órgãos e entidades da Administração Pública indireta vinculadas ao Poder Executivo Estadual. As Coordenações de Controle Interno tem por finalidade desempenhar as funções de acompanhamento, controle e fiscalização da execução orçamentária, financeira e patrimonial, buscando assegurar a conformidade dos atos e fatos administrativos quanto à legalidade, legitimidade e economicidade da gestão em relação a padrões normativos e operacionais. As atividades das CCIs devem ser desempenhadas em consonância com as orientações técnicas da Auditoria Geral do Estado - AGE, respeitada a subordinação administrativa e hierárquica ao titular do órgão a que esteja vinculada. Esta Orientação Técnica - OT objetiva: a) orientar os servidores das CCIs no desempenho de suas atribuições e assunção de suas responsabilidades; b) padronizar os termos técnicos empregados pelos órgãos em suas atividades; c) padronizar procedimentos e práticas a serem adotadas na realização dos procedimentos de controle interno; d) promover o aprimoramento profissional dos servidores; e) contribuir para a realização de um trabalho de qualidade e credibilidade. 1

2 2. Perfil dos servidores das CCIs Para que os servidores das CCIs desempenhem seu trabalho com independência, objetividade, competência e responsabilidade devem: a) proceder de acordo com as regras contidas neste documento, sem prejuízo da obediência às demais legislações específicas que estabelecem normas de conduta para os servidores públicos estaduais, de modo a justificar a confiança individual e institucional que lhes é depositada; b) comportar-se de maneira respeitosa e urbana no trato, verbal e escrito, com todos aqueles com os quais se relacionem; c) ter a capacitação profissional necessária ao desempenho adequado de suas atribuições. São requisitos desejáveis para os servidores que atuam nas CCIs: a) formação de nível superior; b) experiência para lidar efetivamente com a matéria específica submetida ao controle; c) conhecimento dos conceitos, métodos e técnicas aplicáveis aos procedimentos de controle e a habilidade para aplicá-los; d) conhecimento de normas e princípios gerais da Administração Pública; e) reputação ilibada; sem histórico de punições ou processos disciplinares; f) capacidade de comunicação oral e escrita; g) bom relacionamento interpessoal; h) postura independente e consciência do papel do controle interno; i) conhecimento dos principais processos de trabalho relacionados com o órgão de atuação; e j) conhecimento geral do ambiente governamental. A partir da observação da necessidade de aperfeiçoamento técnico em alguma área de conhecimento, deve ser solicitado ao órgão ao qual estejam vinculados que seja disponibilizado treinamento específico no respectivo tema. É fundamental a participação dos servidores das CCIs nos cursos e eventos relacionados as suas áreas de interesse oferecidos pelos órgãos competentes. No desempenho de suas atividades os servidores das CCIs devem: a) apoiar-se em documentos e evidências relevantes que permitam a comprovação do fato examinado; b) executar os procedimentos de controle interno com zelo, consciência e rigor, de acordo com os critérios profissionais e as normas estabelecidas pela AGE; c) empregar um julgamento idôneo e bem fundamentado em todas as etapas do trabalho; d) seguir as normas estabelecidas para a sua atividade, não podendo valer-se da função, nem utilizar-se de informações privilegiadas obtidas no âmbito de seu serviço, em benefício próprio ou de terceiros; e) guardar o sigilo das informações obtidas em função do trabalho de inspeção, não as revelando, sem autorização específica, salvo em caso de obrigação legal. 2

3 É vedado aos servidores das CCIs: a) utilizar senha própria ou de terceiros para acesso a sistema eletrônico com o intuito de lograr proveito para si ou para outrem, ou ceder a terceiro senha própria para acesso a sistema eletrônico; b) retirar, sem prévia anuência da autoridade competente, qualquer documento ou objeto do órgão ou entidade onde atuam. A qualquer tempo, quando tomarem conhecimento de irregularidades ou ilegalidades, os servidores das Coordenações de Controle Interno deverão reportá-las aos seus superiores e, simultaneamente, à AGE, a fim de que sejam adotadas as providências cabíveis. 3. Competências das CCIs Compete às CCIs: a) planejar, executar, coordenar, controlar e avaliar as atividades de controle interno, no âmbito do órgão ou entidade; b) adequar o planejamento e a execução de suas atividades às orientações técnicas que forem emanadas da Auditoria Geral do Estado - AGE; c) encaminhar à AGE relatórios das atividades de controle interno realizadas no respectivo órgão ou entidade; d) propor à AGE medidas que visem à definição, padronização, sistematização e normatização dos procedimentos operacionais atinentes ao controle interno, com vistas à prevenção de erros e à racionalização na utilização de recursos públicos; e) cooperar com a AGE nas auditorias que forem desenvolvidas nas unidades do respectivo órgão ou entidade; f) acompanhar e controlar a implementação de providências recomendadas pela AGE, pelo Tribunal de Contas do Estado e demais órgãos de fiscalização e controle; g) orientar o gestor do órgão ou entidade em assuntos de competência de controle interno; h) orientar os demais gestores de bens e recursos públicos, bem como os responsáveis por contratos e convênios, nos assuntos pertinentes à área de competência do controle interno, inclusive sobre o acompanhamento e a forma de prestação de contas; i) dar ciência imediata ao dirigente máximo do órgão ou entidade da ocorrência de irregularidades que impliquem lesão ou risco de lesão ao patrimônio público, com vistas à adoção das medidas pertinentes, inclusive a apuração da responsabilidade dos envolvidos; j) auxiliar o órgão ou entidade na elaboração da prestação de contas a ser apresentada anualmente ao Tribunal de Contas do Estado; k) desenvolver outras atividades correlatas. 3

4 4. Planejamento das atividades de controle interno Os trabalhos a serem realizados pelas CCIs, anualmente, devem ser tempestiva e adequadamente planejados. A partir das competências a serem cumpridas, de uma compreensão integrada do órgão ou entidade de atuação, e considerando-se os graus de relevância, risco, impacto e oportunidade: a) identifica-se as questões e as áreas que merecem exames detalhados; b) define-se o escopo do trabalho; e c) determina-se os critérios legais relacionados às áreas que compõem o escopo e a metodologia a ser utilizada. O planejamento deve ser documentado e envolver, no mínimo, os seguintes aspectos: a) fontes de critério que serão necessárias para avaliar os objetos do trabalho; b) achados, recomendações ou pontos de fragilidade detectados em auditorias anteriores dos órgãos de controle (TCE/AGE); c) informações sobre irregularidades denunciadas ou divulgadas pela mídia; d) dados constantes de Relatórios de Atividades e/ou de Prestação de Contas de períodos anteriores; e e) a produção de um Plano de Ação, anual, validado pelo dirigente superior do órgão, conforme modelo Anexo I. Para determinar a natureza, oportunidade e extensão da aplicação dos procedimentos de controle, deve-se conhecer e avaliar os mecanismos de controle das áreas objeto dos trabalhos. É importante verificar, durante o processo de planejamento, se existe a necessidade de utilização de conhecimentos técnicos ou especializados não disponíveis na equipe, pois, com a identificação antecipada da limitação, pode-se solucionar a questão, providenciando técnico habilitado ou redefinindo os trabalhos. A fim de reduzir o tempo do planejamento, as informações devem ser obtidas, preferencialmente, com a utilização das bases de dados dos sistemas informatizados disponíveis. O Plano de Ação deve apresentar o detalhamento dos trabalhos a serem desenvolvidos, indicando as áreas a serem examinadas, o cronograma para a execução dos trabalhos, bem como recomendações de objeto ou área que necessite avaliação posterior. O Plano de Ação deve ser aprovado pelo Dirigente máximo do órgão ou entidade e encaminhado para conhecimento e acompanhamento pela AGE. A execução das atividades de controle deve ser feita em observância à legislação e normativos existentes, assim como às orientações técnicas da AGE. 4

5 5. Relatórios das atividades desenvolvidas 5.1. Relatórios de inspeção Os servidores das CCIs devem preparar e manter o registro do trabalho realizado, documentando apropriadamente as informações comprobatórias, que devem: a) abranger a fundamentação e o alcance do planejamento, da execução do trabalho e dos achados; b) conter informações suficientes para permitir a identificação, através desses documentos, das evidências que corroborem as conclusões e as apreciações apresentadas; c) possibilitar a revisão e a avaliação dos trabalhos realizados; d) servir de fonte de informação para trabalhos posteriores; e e) respaldar os achados, conclusões e recomendações constantes nos documentos de inspeção e no relatório semestral de atividades. Os relatórios de inspeção devem conter, no mínimo, os seguintes elementos: a) a área abrangida pelos exames exemplos: contratos de locação de mão-de-obra, pessoal, obras de engenharia; b) o período coberto intervalo de tempo coberto pelos exames; c) metodologia aplicada os critérios de seleção da amostra, os procedimentos de inspeção e os critérios legais empregados; d) a amostra selecionada - parte representativa do universo total escolhido para ser analisado; e) limitações de exame quaisquer ocorrências que dificultaram ou impossibilitaram a realização dos trabalhos conforme o seu planejamento; f) achados inconsistências encontradas durante os exames que devem ser apontadas (quando possível quantificadas) e descritas com objetividade, evitandose a influência de qualquer juízo de valor; g) recomendações - sugestões de medidas a serem implementadas, no intuito de aperfeiçoar os mecanismos de controle da atividade inspecionada. São obrigatórios também os seguintes registros nos relatórios de inspeção: a) que na realização dos trabalhos foram atendidas as normas de procedimentos editadas pela AGE. Caso alguma norma não tenha sido atendida, deve-se apresentar justificativas e informar o impacto causado nos trabalhos pela sua inobservância; b) de eventuais limitações ao trabalho, ou seja, fatores que determinaram restrições aos procedimentos e/ou aos exames pretendidos ou que interferiram em suas conclusões. Os relatórios de inspeção de áreas devem ser enviados ao gestor da área/processo inspecionado e ao dirigente do órgão. Os servidores das CCIs, no exercício de suas atribuições de controle interno, necessitam ter livre acesso à organização onde atuam, assim como a todo material considerado indispensável à execução de suas atribuições, não lhes podendo ser negada, sem 5

6 justificativa legal, nenhuma informação. Qualquer obstáculo deverá ser informado ao dirigente superior. Os exames realizados possibilitam a detecção de situações impróprias e irregulares ocorridas nos objetos e períodos examinados. Entretanto, em razão da natureza amostral da análise e desde que tenham sido observados os normativos e orientações técnicas pertinentes, a identificação posterior de outras situações impróprias e irregulares não compromete a qualidade desses exames Relatório semestral de atividades O relatório semestral de atividades deve apresentar, adequadamente, os seguintes tópicos, referentes aos trabalhos realizados no respectivo período: a) as áreas abrangidas pelos exames, a exemplo de contratos de locação de mão-deobra, pessoal, obras de engenharia etc.; b) o período de tempo coberto pelos exames; c) os achados dos trabalhos com as recomendações pertinentes; d) qualquer limitação significativa que tenha afetado os exames; e e) se o objetivo pretendido, exposto no Plano de Ação, foi alcançado. O relatório semestral deve ser encaminhado ao Dirigente máximo do órgão e, em meio eletrônico, à AGE. 6

7 6. GLOSSÁRIO a. Achados - desconformidades decorrentes da comparação entre a situação encontrada e os critérios estabelecidos para a análise. Os achados devem ser fundamentados em evidências suficientes, competentes e relevantes. b. Amostra parte do universo selecionada para análise. c. Critério espécie de condição subjetiva que permite se fazer uma escolha; algo que sustenta um juízo de valor. d. Critério legal condição padrão estabelecida em norma que serve de base para um julgamento. e. Critérios de seleção de amostra - padrões utilizados para selecionar uma amostra de documentos a serem examinados, considerando a sua representatividade, relevância, risco e impacto dentro do universo em análise. f. Escopo - delimitação de atividades; descrição detalhada do que será/foi examinado; extensão da analise (períodos e profundidade da amostra). g. Evidências - informações coletadas e usadas como base factual no desenvolvimento das observações e conclusões relacionadas aos objetivos da análise. Exemplos: falta de documentação exigida para liquidação de despesa; documentos rasurados; fotos; medições. h. Impacto - efeito produzido por um fato ou ação. i. Impropriedade - falta de natureza formal que não acarrete dano, porém demonstre que não foram atendidos os princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. j. Irregularidade - o não cumprimento voluntário de qualquer requisito legal, como a constatação de desfalque, alcance, desvio de bens ou outra desconformidade que derive em prejuízo calculável. k. Limitações dificuldade ocorridas durante os exames impossibilitando a realização dos trabalhos o conforme o seu planejamento. l. Metodologia - reunião de métodos; processo organizado de pesquisa, de investigação; passo a passo seguido para a obtenção dos resultados. m. Oportunidade ocasião favorável; conjuntura e a conveniência temporal e espacial. n. Recomendações - sugestões de medidas a serem implementadas, no intuito de aperfeiçoar os mecanismos de controle da atividade inspecionada. o. Relevância importância, que tem ou merece destaque. p. Risco possibilidade, elevada ou reduzida, de ocorrência de danos. 7

8 ANEXO I MODELO DE PLANO DE AÇÃO PLANEJAMENTO DOS TRABALHOS DA COORDENAÇÃO DE CONTROLE INTERNO 2015 PLANO DE AÇÃO I. ESCOPO DE INSPEÇÕES ÁREAS - ALVO ULTIMA INSPEÇÃO CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DA AMOSTRA PROCEDIMENTOS DE INSPEÇÃO PERÍODO DE EXECUÇÃO 1. CONTRATOS n. DIÁRIAS II. OBSERVAÇÕES COORDENADOR - MATRICULA - ASSINATURA - DATA - APROVAÇÃO DO DIRIGENTE DO ÓRGÃO - DATA - 8

9 ANEXO II MODELO DE RELATÓRIO DE INSPEÇÃO RELATÓRIO DE INSPEÇÃO N O ÁREA/PROCESSO - DATA - CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DA AMOSTRA - AMOSTRA - PROCEDIMENTOS DE INSPEÇÃO - CRITÉRIOS LEGAIS E REFERÊNCIAS TÉCNICAS - ACHADOS RECOMENDAÇÕES EXECUTADO POR - MATRÍCULA - ASSINATURA - DATA - 9

10 ANEXO III - MODELO DE RELATÓRIO SEMESTRAL DE ATIVIDADES ÓRGÃO - GESTOR - RELATORIO SEMESTRAL DE ATIVIDADES PERÍODO - RESULTADO DOS EXAMES ÁREAS /PROCESSOS ACHADOS RECOMENDAÇÕES OBSERVAÇÕES CONTRATOS 1. nnnnnnn CONVÊNIOS 1. vvvvvvvvvvvvv JJJJJJJJJJJJ 1.hhhhhhhhh COORDENADOR MATRICULA - ASSINATURA - DATA - VISTO DO GESTOR - DATA - 10