GESTÃO DA QUALIDADE COORDENAÇÃO DA QUALIDADE

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1 1/12 CONTROLE DE APROVAÇÃO ELABORADO REVISADO POR APROVADO Marcelo de Sousa Monteiro Wilma Marques de Oliveira Silvia Helena Correia Vidal Denise Andrade Araújo Wilma Marques de Oliveira HISTÓRICO DE MODIFICAÇÕES EDIÇÃO DATA ALTERAÇÕES EM RELAÇÃO À REVISÃO ANTERIOR 01 01/09/2010 Edição inicial 02 13/06/2011 2ª Edição 03 Edição 1

2 2/12 ÍNDICE 1. OBJETIVO COMPETÊNCIAS PROCEDIMENTO DEFINIR O TIPO DE INSTRUMENTO NORMATIVO A SER ELABORADO NORMA PROCEDIMENTO FORMULÁRIOS DOCUMENTOS INTERNOS DOCUMENTOS EXTERNOS DOCUMENTOS OBSOLETOS CODIFICAR O INSTRUMENTO NORMATIVO FORMATAR O INSTRUMENTO NORMATIVO ITENIZAR O INSTRUMENTO NORMATIVO CONTROLAR OS DA QUALIDADE REVISAR O INSTRUMENTO NORMATIVO APROVAR O INSTRUMENTO NORMATIVO CONTROLAR O INSTRUMENTO NORMATIVO DISPONIBILIZAR O INSTRUMENTO NORMATIVO REVISÃO APROVAÇÃO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CONTROLE DE REGISTRO DA QUALIDADE ANEXOS

3 3/12 1. OBJETIVO Estabelecer critérios e responsabilidades para elaboração, revisão, aprovação, distribuição, implantação, controle e acompanhamento dos instrumentos normativos da Controladoria e Ouvidoria Geral do Estado do Ceará - CGE/CE. 2. COMPETÊNCIAS Compete ao Coordenador da Assessoria de Desenvolvimento Institucional da CGE, atuando na função de Coordenador da Qualidade, aprovar (quanto a sua adequação antes da sua emissão) toda documentação do Sistema de Gestão da Qualidade; Compete aos coordenadores e assessores responsáveis pelos processos da CGE elaborar os instrumentos normativos de seus respectivos processos; Compete à Gestão da Qualidade analisar criticamente e atualizar os instrumentos normativos, quando necessários; Compete à Gestão da Qualidade revisar, controlar e divulgar, com o suporte da Tecnologia de Informação TI, os instrumentos normativos; Compete à Gestão da Qualidade arquivar os instrumentos normativos; Compete a todos os servidores e colaboradores da CGE cumprir e fazer cumprir os procedimentos, no âmbito do Sistema de Gestão da Qualidade, bem como descartar a edição anterior à nova revisão realizada. 3. PROCEDIMENTO 3.1 DEFINIR O TIPO DE INSTRUMENTO NORMATIVO A SER ELABORADO A Gestão da Qualidade, junto com os responsáveis pelos processos, deve definir o tipo de instrumento normativo a ser elaborado, de acordo com a necessidade e relação abaixo. Norma - Documento que estabelece princípios, critérios e padrões de comportamento, atitudes e procedimentos a serem seguidos no desenvolvimento de processos. Procedimento - Documento que define a sequência de passos a serem executados para o cumprimento de uma atividade no desenvolvimento dos processos. Formato PDF (Portable Document Format) Formato digital padrão que capta e mantém com fidelidade a aparência do documento original de forma completa, com fontes, imagens e formatação. Formulário - Estrutura com campos pré-impressos onde são preenchidos os dados e as informações, permitindo a formalização do fluxo das comunicações nas organizações. Documento - Conjunto de informações que evidenciam os aspectos administrativos e 3

4 4/12 organizacionais no âmbito da empresa, dispostos de maneira que se possa utilizar para consulta, estudo, aplicação e tomada de decisão. Os instrumentos normativos emitidos fazem parte do Sistema Normativo cuja composição é feita por processos e tem como referência o Plano da Qualidade dos Processos (F.GQ.01). Os procedimentos e normas devem, obrigatoriamente, estar vinculados ao respectivo processo e não existir contradições entre os mesmos. Sempre que houver alteração dos processos deve ser realizada atualização deste instrumento normativo. 3.2 NORMA Tornar obrigatório o cumprimento de padrões de comportamento, atitudes e processos de ordem geral na organização e estabelecer princípios orientadores da execução das funções e atividades dos órgãos. Deve conter a seguinte estrutura mínima: Índice Relaciona os títulos, subtítulos e anexos na ordem em que aparecem no documento, incluindo o número da página em que se encontram. Objetivo Especifica a finalidade para a qual a norma foi criada. Abrangência Indica a abrangência de aplicação da norma. Competência Indica as áreas envolvidas, responsáveis e suas competências com o cumprimento do processo. Conceituação Define, quando necessário, termos e expressões utilizadas no conteúdo da norma. Diretrizes Gerais Compõem-se das informações e critérios de caráter geral ou específico da norma. Processo Descreve os componentes organizacionais lógicos relativos a qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente específico. Registro da Qualidade Registros que devem ser estabelecidos e mantidos para prover evidências da aplicação da norma. Revisão Especifica o período em que o normativo deve ser revisado pelo órgão de sua responsabilidade. Aprovação Indica os nomes e as assinaturas dos responsáveis pela aprovação da norma. 4

5 5/12 Referências Bibliográficas Indicam os documentos cujo conhecimento faz-se necessário para melhor compreensão da norma e para esclarecimentos de pontos omissos ou de difícil compreensão. Anexos Indica desenhos, ilustrações, tabelas e informações necessárias ao entendimento da norma. Nota1. A depender da natureza da norma, outros itens poderão compor a sua estrutura. 3.3 PROCEDIMENTO Torna obrigatório o cumprimento de padrões de comportamento, atitudes e procedimentos de ordem geral no órgão, estabelecendo princípios orientadores da execução das funções e atividades. Deve conter a seguinte estrutura mínima: Índice Relaciona os títulos, subtítulos e anexos na ordem em que aparecem no documento, incluindo o número da página em que se encontram. Objetivo Especifica a finalidade para a qual a norma foi criada. Competência Indica as áreas envolvidas e suas competências com o cumprimento do procedimento. Procedimento (Disposições Gerais - Desenvolvimento do Assunto) Compõem-se das informações e critérios de caráter geral ou específico do instrumento. Revisão Especifica a necessidade de análise, em período apropriado, para efeito de revisão/atualização, se necessária, pelo setor de sua responsabilidade. Aprovação Indica os nomes e as assinaturas dos responsáveis pela aprovação. Referências Bibliográficas Indicam os documentos, as legislações e as normas cujo conhecimento seja necessário para melhor compreensão do procedimento e para esclarecimentos de pontos omissos ou de difícil compreensão. Registro da Qualidade Registros que devem ser estabelecidos e mantidos para prover evidências da aplicação do procedimento Anexos Indica desenhos, ilustrações, tabelas e informações necessárias ao entendimento do procedimento, assim como os modelos de formulários a serem utilizados. Nota2. A depender da natureza do procedimento, outros itens poderão compor a sua estrutura. Havendo necessidade de criar um fluxograma no procedimento, o mesmo deve apresentar o desenvolvimento das atividades em forma de desenho esquemático, podendo ser utilizado junto à descrição, utilizando-se como sugestão a simbologia do ANEXO I. 5

6 6/ FORMULÁRIOS Os formulários devem ser elaborados quando exigidos pelos instrumentos normativos, devendo ficar em anexo ao procedimento. 3.5 DOCUMENTOS INTERNOS Os documentos internos relacionados aos instrumentos normativos devem ser, quando necessários, incluídos como anexos aos procedimentos e/ou normas. 3.6 DOCUMENTOS EXTERNOS Os documentos externos de natureza regulamentadora são identificados e consultados no site dos seus respectivos órgãos. Os documentos em meio físico são identificados e controlados pelos órgãos internos responsáveis, que devem garantir a atualização. 3.7 DOCUMENTOS OBSOLETOS Havendo a necessidade de manter um documento obsoleto, por qualquer propósito, o mesmo deve ser identificado e arquivado em local apropriado, evitando seu uso não intencional. 3.8 CODIFICAR O INSTRUMENTO NORMATIVO A codificação do Instrumento Normativo é formada por uma letra, informando o tipo de Instrumento Normativo, seguida de sigla que identifica o processo e o número sequencial de três dígitos, conforme abaixo. A primeira letra será P (para Procedimentos) ou N (para Normas). Letras identificadoras do tipo de Instrumento Normativo Sigla que identifica o processo Sequencial numérico 3.9 FORMATAR O INSTRUMENTO NORMATIVO Os instrumentos normativos serão divulgados em meio eletrônico, na Intranet da CGE, utilizandose o formato PDF, permitindo aos usuários sua leitura e impressão através do software Acrobat Reader ou equivalente. O acesso da documentação atualizada será através do computador. Os instrumentos normativos devem ser digitados usando-se a fonte padrão Arial. 6

7 7/12 A formatação dos instrumentos normativos deve seguir o padrão de composição de documentos literários utilizado pelo programa computacional WORD da Microsoft ou equivalente, obedecendo aos seguintes critérios: a) Destacar os elementos dos textos em itens, subitens e complementos ilustrativos; b) Os itens e subitens são adotados com numeração progressiva; c) Os anexos que apresentam desenhos podem ser elaborados em qualquer software, desde que seja compatível com o WORD ou equivalente. Deve-se utilizar o padrão abaixo para confecção de procedimentos ou normas. Modelo das Demais Folhas do Procedimento Modelo de Folha de Rosto O papel deve ser no formato A4 (210mm x 297mm). O cabeçalho do instrumento normativo deve ser colocado na parte superior de todas as folhas conforme o modelo: Para procedimentos ou normas: No campo da titulação do instrumento normativo, deve ser especificada, na margem superior esquerda, a indicação Procedimento: ou Norma:, conforme o caso. 7

8 8/12 Especificar procedimento ou norma, conforme o caso. Procedimento ou Norma: TÍTULO DO PROCEDIMENTO OU NORMA TÍTULO DO PROCESSO xx/xx/xxxx x/xx TÍTULO DA ÁREA xª xx/xx/xxxx A formatação dos rodapés dos procedimentos e normas será por meio de uma linha em toda margem do instrumento normativo. Na folha de rosto, devem conter os quadros de controle de aprovação e o histórico de modificações, para os respectivos registros dos nomes, datas e revisões. CONTROLE DE APROVAÇÃO ELABORADO REVISADO POR APROVADO HISTÓRICO DE MODIFICAÇÕES EDIÇÃO DATA ALTERAÇÕES EM RELAÇÃO À REVISÃO ANTERIOR 3.10 ITENIZAR O INSTRUMENTO NORMATIVO Os instrumentos normativos devem observar a itenização exemplificada: 7. TÍTULOS 7.1 ITENS Subitens As alíneas são as divisões dos subitens, expressas pelas letras minúsculas do alfabeto ou pelos marcadores disponibilizados no Word. Exemplo: Subitem a) alínea; b) alínea; c) alínea; 8

9 9/12 d) alínea Subitem alínea; alínea; alínea; alínea CONTROLAR OS DA QUALIDADE O controle do registro da qualidade será informado em cada instrumento normativo, devendo conter codificação (quando aplicável), identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e disposição, conforme modelo abaixo. IDENTIFICAÇÃO ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO INDEXAÇÃO ACESSO RETENÇÃO DISPOSIÇÃO 3.12 REVISAR O INSTRUMENTO NORMATIVO Os instrumentos normativos da CGE serão revisados pela Coordenação da Qualidade APROVAR O INSTRUMENTO NORMATIVO Os instrumentos normativos da CGE serão aprovados pelo Gestor da Área, pela Presidente, Coordenador e Secretária do Comitê da Qualidade CONTROLAR O INSTRUMENTO NORMATIVO Os instrumentos normativos da CGE serão controlados pela Coordenação da Qualidade e disponibilizados por meio do formato PDF. O controle dos instrumentos normativos dar-se-á por meio do documento Lista Mestra de Normas e Procedimentos (ANEXO II). A aprovação de criação ou alteração dos instrumentos normativos só será considerada válida após a devida substituição dos anteriores DISPONIBILIZAR O INSTRUMENTO NORMATIVO Os instrumentos normativos da CGE serão disponibilizados para consulta por meio do acesso à Intranet da CGE. 4. REVISÃO Este procedimento será analisado, no mínimo, 01 (uma) vez ao ano e revisado quando necessário. 9

10 10/12 5. APROVAÇÃO NOME FUNÇÃO ASSINATURA Silvia Helena Correia Vidal Presidente do Comitê da Qualidade Denise Andrade Araújo Coordenadora da Qualidade Wilma Marques de Oliveira Secretária do Comitê da Qualidade 6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ABNT NBR ISO 9001:2008 Sistemas de Gestão da Qualidade - Requisitos 7. CONTROLE DE REGISTRO DA QUALIDADE IDENTIFICAÇÃO ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO Lista Mestra de Normas e Procedimentos Arquivo digital: Diretório qualidade/ Procedimentos/Lista Mestra Pastas de Procedimentos, de normas e Procedimentos RECUPERAÇÃO INDEXAÇÃO ACESSO RETENÇÃO Backup Por edição QUALI Até atualização DISPOSIÇÃO Diretório qualidade/ Documentos Obsoletos 10

11 11/12 8. ANEXOS ANEXO I SUGESTÃO DE SIMBOLOGIA UTILIZADA NOS FLUXOGRAMAS Ponto de início e término do processo Início ou fim de um processo ou referência a outro processo - Processamento - Instruções que executam uma função do processo Atividade automática Documento 1 via Documento 2 vias - Operação on-line - Envio e recepção de dados e documentos via on-line - Conexão de Rotina - Entrada ou saída de uma para outra parte do processo - Ponto de medida de rendimento - Arquivo definitivo Documentos 3 vias Documentos mais de 3 vias - Decisão - Escolha de alternativa Sim / Não - Conexão de Página - Indicação de uma para outra página de continuação do fluxo. - Armazenamento físico - Arquivo temporário Armazenamento informatizado Indicação de relatório em forma de listagem Espera Ação informatizada Entrada de uma fonte externa Saída indica um resultado parcial Nota3. Pode-se utilizar estes ou outros símbolos, dependendo do tipo de fluxograma. 11 ANEXO I

12 12/12 ANEXO II LISTA MESTRA DE NORMAS E PROCEDIMENTOS Código Edição Título Localização 12 ANEXO II