Processo Controle de Documentos e Registros

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1 Dono do Processo Kelly Vitoriny Aprovado por Comitê da Qualidade Analisado criticamente por Representante da Direção Substituto: Wilker Bueno 1. OBJETIVOS: Descrever a forma como é efetuado o controle de ativos de documentos e registros na SInfo em relação aos processos, instruções de trabalho e formulários. 2. ÁREA DE APLICAÇÃO Este processo se aplica às áreas da Superintendência de Informática definidas no Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ-SInfo) 3. ORIENTAÇÃO O controle sobre os ativos consiste em: Revisar e atualizar documentação quanto à padronização e formatação, aprovando-os ou não segundo critérios estabelecidos neste processo; Publicar e distribuir novas versões, conforme ítem 4 deste Processo; Garantir acesso apenas a documentos atualizados; Garantir que os registros permanecem legíveis e prontamente identificáveis e recuperáveis. Alterações e/ou inclusão de documentos Quando necessário atualizar template ou incluir novo documento, o colaborador deve buscar o Template editável do documento (PRC ou ITR), no repositório SVN > Sistema de Gestão da Qualidade > PRC01- > Controle de Documentos > Documentação Mestra. O formulário FRM01-02-Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos (disponível em: Portal do MP-GO > Superintendências > Informática > Qualidade ISO9001 > Documentação do SGQ-Sinfo) deverá ser preenchido e submetido à análise e aceitação do RD (o formulário de solicitação para os processos 1

2 finalísticos deverá conter o parecer do Chefe de Departamento). Após a aceitação da solicitação de inclusão ou exclusão ou mudança pelo RD, o documento deve ser submetido ao Comitê para aprovação. Após aprovação, o RD deve dispor o documento na pasta Versionar e encaminhar ao dono deste processo informando a disponibilidade do documento para que o mesmo possa ser versionado e publicado. As alterações ocorridas entre uma versão e outra dos documentos podem ser verificadas no FRM01-03 Histórico de Revisões, encontrado repositório SVN > Documentação Mestra Regras para versionamento Documentos novos: Quando aprovado o documento receberá a versão 1.0 (um ponto zero). Documentos já aprovados: Receberão o incremento de 0.1 (um décimo) a cada revisão que ocorrer para tratar de questões afetas à: Língua portuguesa; Esclarecer ou melhorar o entendimento do texto; Formatação, estilo e estética do texto; Atualizar figuras e tabelas; Atualizar informações e referências de menor impacto; Outras consideradas menos significativas. Receberão o incremento de 1 (um inteiro) a cada revisão em que forem promovidas mudanças mais significativas, como: layout, fluxo do processo, nome do processo e conceitos que afetem o processo como um todo. Exclusões de Documentos Quando necessário excluir documento, o colaborador deverá preencher o formulário FRM01-02-Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos (disponível em: Portal do MP-GO > Superintendências > Informática > Qualidade ISO9001 > Documentação 2

3 do SGQ-Sinfo) submeter à análise e aceitação do RD (o formulário de solicitação para os processos finalísticos deverá conter o parecer do Chefe de Departamento). Após a aceitação da solicitação de inclusão ou exclusão ou mudança pelo RD, o documento deve ser submetido a aprovação da Alta Direção ou em seu impedimento do RD. Após aprovação, o RD deve encaminhar ao dono deste processo informando a necessidade da exclusão do documento para que o mesmo possa ser retirado de onde estiver publicado ou em circulação. Controle de Documentos O Dono do Processo de tem como atribuição manter disponíveis nos locais pertinentes apenas versões atualizadas dos documentos, de acordo com lista mestra. Os documentos obsoletos disponíveis em meio eletrônico serão substituídos pelas novas versões e as cópias impressas serão eliminadas por fragmentação e substituídas por cópias das versões atuais. A organização mantém sua documentação baseada em três níveis de hierarquia disponíveis em Portal do MP-GO > Superintendência > Informática > Qualidade ISO9001 > Documentação do SGQ-SInfo, compartilhando esses conhecimentos com todo o Órgão e o público em geral. A documentação da Organização é a seguinte: 3.1 Nível Estratégico Manual da Qualidade A Organização mantém um Manual da Qualidade que contém: Escopo do Sistema de Gestão da Qualidade Referência aos Processos Descrição da interação dos processos do Sistema de Gestão da Qualidade Declaração de Portfólio Declaração de Portfólio consiste em uma relação de produtos e serviços oferecidos pela Sinfo que é atualizado pelo dono deste processo, após a homologação dos 3

4 mesmos pelo Superintendente de Informática Declaração da Política e Objetivos A Declaração da Política da Qualidade e seus Objetivos determinam os resultados desejados e auxiliam a organização na aplicação de seus recursos para alcançar esses resultados. É atualizada pelo dono deste processo, após a homologação pela alta direção Documentos externos Documentos externos são os utilizados pelo sistema de gestão da qualidade, mas não emitidos por ele. São classificados em documentos normativos que consistem em normas e manuais, e documentos legislativos englobando leis, decretos e portarias. 3.2 Nível Tático Processos da Qualidade Os Processos do SGQ registram as atividades e seguem a estrutura estabelecida no Template Processos Lista Mestra O Dono deste Processo mantém uma lista mestra eletrônica como forma de controlar e dispor das versões dos documentos e código, título, versão, data de aprovação, local onde está disponível para acesso (armazenamento) e informação sobre a existência de cópias distribuídas. Este controle se aplica a todos os processos, instruções de trabalho, formulários, templates, relatórios e planos de ações do SGQ Histórico de Revisões O Dono deste Processo mantém um Histórico de Revisões de documentos de forma eletrônica como forma de controlar as revisões de toda documentação do SGQ. 3.3 Nível Operacional 4

5 Instrução de trabalho A Instrução de trabalho é utilizada para detalhar as atividades no nível operacional ou de execução que requerem orientação para a correta realização da tarefa. A estrutura das instruções de trabalho deve seguir o modelo Template Instrução de Trabalho encontrado na página da Sinfo: Portal do MP-GO > Superintendência > Informática > Qualidade ISO9001 > Documentação do SGQ-SInfo da qualidade Os registros da qualidade da Sinfo retratam a evidência de uma atividade, ação ou prática qualquer contendo informações úteis para análise de uma determinada realidade, devendo ser identificáveis e recuperáveis. São apresentados sob forma física ou em meios eletrônicos conforme as necessidades de cada processo. Os registros eletrônicos são protegidos por meio da realização de backup, controle de acesso e antivírus, conforme boas práticas adotadas pelos setores competentes da Sinfo. Já os registros físicos são armazenados em pastas próprias devidamente identificadas e arquivadas no armário (trancado) de documentos do SGQ. Nos documentos que descrevem os processos deste SGQ ou nas instruções de trabalho, quando aplicável, devem ser definidos os critérios para controle dos registros, conforme o estabelecido na tabela abaixo: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção** Disposição Código do documento Local de Armazenamento Tipo de Proteção Forma de Recuperação Tempo de Armazenamento Maneira de se dispor os registros quando terminado seu prazo de retenção ** Os prazos de retenção dos registros são definidos conforme as necessidades de cada processo, cuja disposição deve ser aplicada respeitando-se este prazo Templates 5

6 Os templates são modelos de processo e instrução de trabalho que padronizam a documentação do SGQ. Disponíveis no repositório SVN > Sistema de Gestao da Qualidade > PRC01 > Controle de Documentos > Templates Formulários e Relatórios Os formulários e os relatórios constituem um tipo de documento que, ao serem preenchidos, conforme os critérios estabelecidos, e devidamente assinados por pessoal competente, tornam-se registros. São de uso exclusivo dos colaboradores com atribuições específicas (normalmente donos de processos e substitutos), sendo vedado o recebimento de formulários preenchidos por pessoas alheias ao âmbito do SGQ Base de Conhecimento A Sinfo mantém uma base de conhecimento a fim de auxiliar os colaboradores durante os atendimentos realizados. A inclusão e exclusão de arquivos na Base de Conhecimento é realizada através de solicitação e encaminhamento do arquivo por ao dono deste processo. Os documentos podem ser encontrados no repositório SVN >BaseDeConhecimento. 4. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES: 6

7 4.1 Receber e Analisar a Solicitação Autoridade: Representante da Direção Responsabilidade: Representante da Direção Objetivos: Receber e Analisar a solicitação de inclusão ou exclusão ou mudança de documentos. Critérios de entrada: Necessidade de mudança e/ou inclusão de documento identificado pelo colaborador; Produto de entrada: FRM01-02 Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos devidamente preenchido. * Tratando-se de Processo Finalístico e/ou Instrução de Trabalho de Processo Finalístico, deverá conter parecer técnico do Chefe do Departamento; Documento eletrônico com as modificações propostas. Tarefas : 1) Analisar se o preenchimento da solicitação de inclusão ou exclusão ou mudança, está de acordo com a proposta do novo documento: a) Se aceita a solicitação ou inclusão de documento, o documento será numerado e encaminhado ao Comitê para aprovação; b) Caso não seja aceito, o documento será reprovado e encaminhado ao solicitante. Critérios de Saída: Aceitação ou Reprovação da Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança do Documento pelo Comitê. Produtos de saída : Formulário de solicitação de mudança ou de Inclusão de documento, analisado pelo 7

8 RD e aprovado pelo Comitê da Qualidade ou se reprovado preenchido para devolução ao solicitante. Autoridade: 4.2 Disponibilizar Documentos Representante da Direção Responsabilidade: Dono do Processo Objetivo: Disponibilizar versões aprovadas de documentos; Critérios de entrada: Aprovação pelo Comitê da Qualidade da Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documento(s); Comunicação da disponibilidade do documento a ser versionado via . Produto de entrada: FRM01-02 Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos devidamente preenchido e aprovado; Arquivo eletrônico do documento aprovado disponibilizado na pasta Versionar do repositório SVN Tarefas : 1) Analisar se as alterações do documento estão pertinentes ao estabelecido no template; 2) Versionar o documento conforme critérios deste Processo e publicá-los no site Portal do MP-GO > Superintendência > Informática > Qualidade ISO(001 > Documentação do SGQ-SInfo, substituindo a versão antiga ou incluindo novo documento. Os documentos físicos terão suas cópias impressas e disponibilizadas, eliminando se for o caso, por fragmentação as versões antigas. 8

9 3) Encaminhar ao Comitê da Qualidade informando da disponibilização de nova versão ou inclusão de documento; 4) Arquivar o FRM01-02-Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos devidamente encerrado em pasta própria. Critérios de Saída: Inclusão ou novo versionamento de documento publicado; Produtos de saída : FRM01-02-Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos encerrado e arquivado; Versões atualizadas de documentos disponíveis. 4.3 Atualizar Lista Mestra e Histórico de Revisões Autoridade: Representante da Direção Responsabilidade: Dono do Processo Objetivos: Manter Lista Mestra e Histórico de Revisões atualizados Critérios de entrada: Versões atualizadas disponibilizadas de documentos; Produto de entrada: Documento novo a ser incluído ou documento existente atualizado. Tarefas : 1) Atualizar Lista Mestra; 2) Atualizar Histórico de Revisões; Critério de saída: 9

10 Atualização da Lista Mestra e Histórico de Revisões; Produtos de saída : FRM01-01-Lista Mestra Atualizada; FRM01-03-Histórico de Revisões Atualizado; 5. CONTROLE DE REGISTROS: IDENTIFICAÇÃO ARMAZENAMENTO* PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO RETENÇÃO DISPOSIÇÃO FRM Lista Mestra FRM01-02 Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos FRM01-03 Histórico de Revisões Repositório SVN > Documentacao Mestra Backup, controle de acesso e antivírus Conforme opções do navegador de arquivos Até nova atualização Armário do SGQ-SInfo Chave Nº de Registro 1 ano Fragmentação Repositório SVN > Documentacao Mestra Backup, controle de acesso e antivírus Conforme opções do navegador de arquivos Até nova atualização N/A N/A 6. INDICADORES N/A 7. ANEXOS: FRM Lista Mestra FRM Solicitação de Inclusão ou Exclusão ou Mudança de Documentos FRM Histórico de Revisões TPLT-PRC -Template de Processo TPLT-ITR - Template de Instrução de Trabalho 10