Programa de Fortalecimento das Cadeias e Arranjos Produtivos Locais - APLs

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1 Programa de Fortalecimento das Cadeias e Arranjos Produtivos Locais - APLs

2 Realização de Convênios Convênios São acordos firmados por entidades públicas, ou entre estas e organizações particulares para a realização de objetivos de interesse comum dos partícipes. Fases na realização de Convênios Base Legal: IN CAGE 01/2006 Habilitação A entidade pública ou privada interessada em realizar parceria com o Estado deve apresentar os documentos necessários a sua habilitação ( 1º, Art. 5º) Celebração A Proponente deve apresentar Plano de Trabalho, contendo a descrição completa do objeto a ser executado e a indicação de interesses comuns e coincidentes, os quais devem atender a uma finalidade pública. Modelo - Anexo Único da IN (Arts. 6º a 8º) Formalização Atendidas as exigências necessárias à Celebração e aprovada a realização do convênio será firmada a parceria através de Termo de Convênio. A formalização do convênio deverá observar as vedações constantes nos incisos I a V do 2º, Art. 9º da IN.

3 Realização de Convênios Fases na realização de Convênios Base Legal: IN CAGE 01/2006 Execução Os partícipes devem observar as responsabilidades constantes nas cláusulas do instrumento firmado para realização do objeto. Prestação de Contas Refere-se à documentação apresentada pela entidade convenente, e visa a comprovar a execução e o recebimento dos recursos para realização do objeto do convênio, na forma pactuada. (Arts. 11 ao 13) Término ou extinção O convênio encerra-se quando ocorre a realização integral do objeto pactuado, com a posterior aprovação da prestação de contas pelo órgão ou entidade da Administração Pública. Na extinção ocorre a devolução dos recursos recebidos, atualizados monetariamente,conforme previsto no instrumento, ou na forma da legislação vigente.

4 Obrigatoriedade da Prestação de Contas A Prestação de Contas da aplicação dos recursos recebidos mediante convênio é obrigatória, conforme determina o parágrafo único do Art. 70 da Constituição Estadual, ao dispor que Prestará contas qualquer pessoa física, jurídica ou entidade que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos pelos quais o Estado responda, ou que, em nome deste, assuma obrigações de natureza pecuniária. A Instrução Normativa CAGE nº 01/2006, no caput do seu art. 11 dispõe sobre a obrigatoriedade da prestação de contas de valores recebidos de órgão ou entidade da Administração Pública Estadual. No seu capítulo VI, arts. 11 a 13, a IN disciplina os procedimentos necessários e as normas exigíveis para a prestação de contas de convênios.

5 Prestação de Contas Parcial A Prestação de Contas Parcial visa a comprovar a execução de etapas do objeto e do recebimento de parcelas. No caso de convênios plurianuais visa a comprovar a execução de recursos recebidos ao longo do ano. Na liberação dos recursos de forma parcelada, a prestação de contas da parcela recebida é condição para liberação da seguinte (incisos I e IV do art. 11 da IN CAGE nº 01/06).

6 Prestação de Contas Final A Prestação de Contas Final ocorre no momento em que a documentação comprobatória das despesas realizadas é apresentada ao final da execução do objeto do convênio, no prazo de até 60 dias após o término da vigência do Termo de Convênio (art. 11 da IN CAGE nº 01/06). Caso a convenente não apresente a Prestação de Contas Final no prazo exigido pela Norma, fica sujeita ao previsto no 4º, art. 11 da Instrução Normativa CAGE nº 01/06. O dirigente do órgão ou entidade da Administração Pública Estadual exigirá, sob pena de responsabilidade solidária, a imediata apresentação dos documentos comprobatórios ou a devolução dos valores transferidos, atualizados.

7 Orientações quanto à Prestação de Contas O Manual de Prestação de Contas tem a finalidade auxiliar a entidade convenente nos procedimentos a serem seguidos na comprovação da correta aplicação dos recursos transferidos pela Agência Gaúcha de Desenvolvimento e Promoção do Investimento AGDI. Importante destacar a necessidade de o convenente atentar para a execução do objeto, nos termos previstos no instrumento de Convênio firmado para a correta e regular aplicação dos recursos recebidos e no Plano de Trabalho, que é parte integrante do Convênio.

8 Erros e dúvidas recorrentes nas Prestações de Contas Despesas efetuadas em desacordo com o Plano de aplicação As justificativas não eliminam a necessidade de o convenente solicitar ao Estado a alteração e aprovação do Plano de Trabalho, mediante Termo Aditivo, devendo contudo, observar a vedação para alteração do objeto do convênio. IN CAGE, Art. 9º, 2º, inciso I. Notas irregulares Os documentos comprobatórios das despesas realizadas serão emitidos em nome da entidade partícipe, com a identificação do número e nome do convênio, e serão mantidos em arquivo próprio à disposição dos órgãos de controle interno e externo do Estado, pelo período de cinco anos. IN CAGE 01/06, art. 12º, 3º.

9 Erros e dúvidas recorrentes nas Prestações de Contas Relatório de objetivos e metas avençadas sem os elementos comprobatórios No encerramento do convênio, o convenente deverá apresentar Relatório da realização de objetivos e metas avençadas, acompanhado dos elementos necessários à comprovação, conforme dispõe a IN CAGE 01/06, art. 12º, inciso XII. (ex. fotos, lista de presença, certificados de cursos realizados, dentre outros).

10 Erros e dúvidas recorrentes nas Prestações de Contas Saldos do convênio não aplicados A Lei Federal 8.666/93, Art. 116, 4º e IN CAGE, Art. 10, inciso II, letra c, dispõe sobre a obrigação da convenente aplicar os saldos do convênio, enquanto não utilizados, em poupança ou modalidade de aplicação financeira lastreada em títulos da dívida pública. Despesas executadas fora do prazo de vigência do convênio A IN CAGE nº 01/06, art. 9º, 2º, inciso IV, determina que é vedada a realização de despesas em data anterior ou posterior a vigência do convênio. Levantamentos de orçamentos, para compras ou serviços necessários à execução do convênio - A IN CAGE nº 01/06, art. 10, inciso II, letra f, dispõe da necessidade de realizar pesquisa de preços no mercado, com no mínimo 3 orçamentos de fornecedores do mesmo ramo de atividade.

11 Erros e dúvidas recorrentes nas Prestações de Contas Demonstrativo da execução da receita e da despesa sem assinatura do Contador ou Técnico em Contabilidade devidamente habilitado, conforme dispõe a IN CAGE 01/06, art. 12, inciso V. Demonstração da Contrapartida demonstrar a realização da contrapartida, conforme dispõe a IN CAGE 01/06, art. 8º, 4 e nos termos previstos no instrumento de convênio.

12 Questões sobre Prestação de Contas 1) Quanto à aquisição de equipamentos para apoio à infraestrutura da governança, podem os mesmos serem adquiridos via internet (sites de compra)? Se sim, como ficam as cotações de preços (3 orçamentos)? Como se documenta e se registra cotações de preços de sites da internet? Sim, é possível. Os 3 orçamentos podem ser levantados e impressos em cada site consultado, para um mesmo produto, de mesma especificação, onde constem data da consulta, dados da empresa ofertante, especificações detalhadas do produto, disponibilidade, valores, condições de pagamento, prazos e forma de entrega, outras informações necessárias.

13 Questões sobre Prestação de Contas 2) Uma vez que o desembolso do valor ocorre no início do convênio, presume-se que após a prestação de contas dos valores gastos (final do convênio), haja o aceite da AGDI ou a glosa do valor, havendo um prazo para a devolução do recurso ou sua justificativa. Caso haja esta glosa, as entidades terão tempo hábil para fazer os ajustes necessários para adequar a prestação de contas e evitar a devolução do recurso gasto? Neste caso, qual prazo será concedido? Caso ocorram valores glosados, cuja justificativa ou complementação de informações não seja aceita por não estar prevista no Plano de Trabalho ou não atender aos objetivos do convênio, haverá fixação de prazo não superior a 15 dias para o atendimento da diligência, conforme definido pela AGDI. (Art. 13, $ 6º)

14 Realização de Convênios Questões sobre Prestação de Contas 3) No caso de deslocamentos de táxi, pode ser utilizado o convênio já existente entre empresa de táxi e a entidade (através de voucher)? Se sim, como pode ser efetuada a prestação de contas? O deslocamento pode feito com a utilização de voucher, porem para a comprovação de contas solicitar ao taxista um recibo em nome da entidade convenente, contendo nº placa e prefixo do veículo, trajeto, motivo, valor, data e assinatura, sem rasuras. 4) No plano de trabalho está estipulado um número de horas referentes a horas técnicas. Como se dará a comprovação das horas técnicas de pessoal próprio da entidade, além do executivo, assessor, auxiliar, etc. Neste caso, há o formulário de horas técnicas a ser preenchido para a prestação de contas em que são relacionados os técnicos, assessores, etc., disponibilizados pela entidade ao convênio, anexando o documento comprobatório do recebimento dos valores referentes às horas técnicas.

15 Questões sobre Prestação de Contas 5) Quais ações serão aceitas e como se dará a prestação de contas para a rubrica de Divulgação e Comunicação, estabelecida no plano de trabalho? É vedada a realização de despesas com publicidade (mídia em TV, rádio, jornais), bem como é vedado constar nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridade pública ou servidores públicos e também pessoal do conveniado, conforme Cláusula das Vedações, constantes no termo de convênio. Poderão ser realizadas despesas conforme o previsto em plano de trabalho, a exemplo de folders de eventos, divulgação para as empresas envolvidas no APL, desde que observadas as vedações. Observar, ainda as despesas em ano eleitoral. 6) Salas próprias (ou cedidas) podem ser apresentadas como contrapartida para a rubrica de Eventos de Promoção? Se sim, como se dá o cálculo do valor, para apresentação na prestação de contas? Sim, as despesas com a realização de eventos podem constar em contrapartida. Apresentar orçamento com o valor de mercado para a locação do espaço referido.

16 Questões sobre Prestação de Contas 7) Despesas como hospedagem e refeições podem ser apresentadas como contrapartida? Da mesma forma, de acordo com o previsto no Plano de Trabalho. Caso não conste essa previsão e a entidade queira substituir itens da contrapartida, basta solicitar à área técnica que avaliará. O acréscimo pode ser aceito sem qualquer problema. 8) Como deverá ser informado/justificado despesas de deslocamento com veículo próprio (km rodado)? Através do Relatório de Km rodado, constante no Manual de Prestações de Contas para Convênios. Caso no Plano de trabalho não estejam contempladas despesas através de km rodado e haja necessidade a entidade convenente deve solicitar à área técnica a autorização para essa forma de deslocamento.

17 Questões sobre Prestação de Contas 9) Como podem ser apresentados e declarados os comprovantes de pedágio, onde são fornecidos apenas tickets, ao invés de nota fiscal? Apresentar o próprio ticket do pedágio. Nele consta a placa do veículo, data, valor. 10) Todas as notas fiscais apresentadas referentes ao convênio devem sair em nome da entidade conveniada? Caso alguma nota fiscal seja emitida (equivocadamente), em nome do executivo a serviço da entidade, qual o procedimento a ser adotado? Não poderá ser aceita a nota fiscal emitida em nome diverso da entidade convenente, de acordo com o Art. 12, Inciso XVIII, 3º, da IN CAGE 01/2006. Para erros que não sejam da essência do documento fiscal, deverá ser solicitada a Carta de Correção à empresa/fornecedor.

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