Controle de Documentos da Qualidade. Descrição 0 15/07/ Emissão inicial

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1 Pág.: 1/19 Controle de alterações Revisão Data Local da Revisão Descrição 0 15/07/ Emissão inicial Item 5.5 Unificação dos itens e 5.5.4, em função da exclusão da lista de Distribuição de documentos internos, por essa lista já existir na folha de rosto de cada documento. Nota 3: alteração da numeração do anexo Controle de Distribuição da Política da de 5 para 4. Alteração da numeração do anexo Carta de Item Distribuição de Documentos Internos da de 4 para 3. Item Alteração da numeração do anexo Lista Mestra de Documentos Externos de 6 para 5. Alteração do nome do anexo 6 de Lista mestra Item de documentos externos para Lista Mestra da 1 18/10/2010 Legislação Aplicável. Exclusão do registro Lista de Distribuição de Item 6 - Registros Documentos Internos da (LDDI); e Inclusão do registro Lista Mestra da Legislação Aplicável Exclusão do anexo 3 (Lista de Distribuição de Documentos Internos da ); Alteração do anexo 4 para anexo 3 (Carta de Distribuição de Documentos Internos da ); Item 7 Anexos Alteração do anexo 5 para anexo 4 (Controle de Distribuição da Política da ); Alteração do anexo 6 para anexo 5 (Lista Mestra de Documentos Externos); e Inclusão de novo anexo 6: Lista Mestra da Legislação Aplicável 2 05/07/2011 Item Alteração do responsável pela aprovação dos Tabela 1 documentos da qualidade. Lista de Revisão para adequação à nova estrutura da 3 01/03/ /04/ /10/2013 Distribuição Ítem 4 Definições e Siglas Item 3 Referências Item 3 Referências Subsecretária de Finanças. Revisão para adequação à nova estrutura da Subsecretária de Finanças. Inclusão na legislação: Decreto nº , de 02 de abril de Inclusão na legislação do Decreto nº de 11 de Outubro de 2013.

2 Pág.: 2/ /02/2015 Lista de Distribuição Item 3 - Referência Revisão para adequação à nova estrutura da Subsecretária de Finanças. Inclusão na legislação: Decreto nº , de 26 de novembro de Lista de Distribuição Função Subsecretário de Finanças - SUBFIN Representante da Direção - RD Superintendente da Superintendência de Controle e Acompanhamento da Movimentação Financeira - SUCOMF Superintendente da Superintendência de Controle e Acompanhamento da Dívida Pública Estadual SUCADP Superintendente da Superintendência de Captação de Recursos - SUCAR Superintendente da Superintendência de Finanças - SUFIN Superintendente da Superintendência do Tesouro Estadual - SUTES Coordenador da Coordenação de Acompanhamento e Controle dos Pagamentos de Concessionárias de Serviços Públicos CACPC Coordenador da Coordenação de Análise de Investimentos e Gastos COAIG Coordenador da Coordenação de Assessoramento Técnico Jurídico - COAJUR Coordenador da Coordenação de Convênios COCON Coordenador da Coordenação de Encargos Gerais do Estado e Operações Especiais CEGOE Coordenador da Coordenação de Gestão da Dívida COGED Coordenador da Coordenação de Gestão de Obrigações CGO Coordenador da Coordenação de Operações de Crédito COPEC Coordenador da Coordenação de Planejamento Financeiro COPLAF Coordenador da Coordenação de Precatórios COPRE Coordenador da Coordenação de Análise de Parcerias Públicas Privadas COAP Coordenador da Coordenação de Captação de Recursos COCAR Coordenador da Coordenação de Conciliação de Receita - CCR Coordenador da Coordenação de Controle de Pagamentos CCP Coordenador da Coordenação de Controle e Conciliação Bancária COCCB Coordenador da Coordenação de Controle e Execução do Pagamento da Dívida Pública da Administração Direta CEPAD Coordenador da Coordenação de Execução Financeira CEFIN Coordenador da Coordenação de Controle e Análise das Receitas Estaduais Diretamente Arrecadas - CONARD

3 Pág.: 3/19 Elaborado/Revisado por: Giovana dos Santos Itaborai, em 10/02/2015 Roberto Gomides de Barros Filho, em 10/02/2015 Aprovado por: Leandro das Neves Corrêa, em 10/02/2015

4 Pág.: 4/19 1. Objetivo Este procedimento tem a finalidade de determinar parâmetros para emissão, aprovação, alteração e controle de documentos da qualidade visando assegurar que as versões pertinentes estejam disponíveis nos locais de uso. 2. Escopo Este procedimento é aplicável ao Manual do Sistema de Gestão da (MQ-SGQ), aos procedimentos escritos (PR) e instruções de trabalho (IT) do SGQ da SUBFIN definidos na Lista Mestra de Documentos do SGQ. 3. Referências NBR ISO 9000:2005 Sistemas de gestão da qualidade Fundamentos e vocabulário NBR ISO 9001:2008 Sistemas de gestão da qualidade Requisitos MQ-SGQ-SUBFIN Manual do Sistema de Gestão da da SUBFIN Legislação: Decreto Estadual Decreto nº , de 02 de abril de Decreto nº de 11 de Outubro de Decreto nº , de 26 de novembro de Definições e Siglas AD Alta Direção: Pessoa ou grupo de pessoas que dirige e controla uma organização, no mais alto nível Cópias controladas são as cópias de documentos do sistema de gestão da qualidade que têm sua distribuição controlada Documento Informação e o meio em que ela está contida Documentos da Documentos relativos ao Sistema de Gestão da do escopo da SUBFIN, como Política da, Manual do Sistema de Gestão da, Procedimentos do Sistema de Gestão da, Procedimentos e Instruções de trabalho dos macroprocessos, formulários e registros Documento externo Documento que não é controlado pelo Sistema de Gestão da, mas que pode ser referenciado GQ Gestor da : Pessoa responsável por operacionalizar o sistema de gestão da qualidade IT Instrução de Trabalho LM Lista Mestra LMDE Lista Mestra de Documentos Externos

5 Pág.: 5/19 MQ Manual do Sistema de Gestão da : Documento básico do SGQ que descreve de forma genérica como se dá o cumprimento aos requisitos da norma NBR ISO 9001, remetendo a outros documentos específicos do SGQ PR Procedimento Documento que regula as atividades de caráter geral da gestão da qualidade, respondendo diretamente a um requisito da norma. RD Representante da Direção: Pessoa designada pela alta direção que tem as seguintes atribuições: Assegurar o andamento do Projeto SGQ Conduzir reuniões do Comitê da Coordenar ações dos membros do Comitê da e multiplicadores Conduzir ações de endomarketing e comunicação interna Resolver problemas e questões com interfaces organizacionais Providenciar recursos físicos, humanos e materiais Relatar andamento do Projeto SGQ à Alta Direção Participar do planejamento do SGQ Estabelecer metas de desempenho dos processos Priorizar oportunidades de melhoria junto à Alta Direção Controlar tratamento de não conformidades Assegurar o controle do desempenho dos processos Coordenar programa de auditorias internas da qualidade Dar suporte à Alta Direção nas análises críticas pela direção Controlar Ações Corretivas e Ações Preventivas Registro Documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidência de atividades realizadas SGQ Sistema de Gestão da : Sistema de gestão para dirigir e controlar uma organização, no que diz respeito à qualidade SUBFIN Subsecretaria de Finanças 5. Procedimento 5.1 Aplicabilidade dos documentos da qualidade Os controles definidos neste procedimento são aplicáveis às cópias controladas em meio físico dos documentos da qualidade, bem como às cópias digitais disponibilizadas na Pasta Pública da SUBFIN Poderão existir cópias não controladas, sobre as quais a SUBFIN não se compromete a aplicá-los; por exemplo, quando solicitados, documentos da qualidade enviados para pessoas não envolvidas no escopo do sistema. 5.2 Elaboração, Revisão e Aprovação Os documentos da qualidade deverão ser aprovados antes da sua emissão original ou de qualquer distribuição de revisão As responsabilidades pela elaboração/revisão e aprovação dos documentos da qualidade estão definidas conforme a Tabela

6 Pág.: 6/19 DOCUMENTO ELABORA / REVISA APROVA Política da Subsecretário de Finanças Secretário de Estado de Fazenda e/ou Subsecretário de Finanças Objetivos da Subsecretário de Finanças Secretário de Estado de Fazenda e/ou Subsecretário de Finanças Manual da Gestor da Secretário de Estado de Fazenda e/ou Subsecretário de Finanças Representante da Direção Documentos da Gestor da Secretário de Estado de Fazenda e/ou Subsecretário de Finanças Representante da Direção Responsável pelo Pessoa designada, ou Gestor respectivo PR (Procedimentos)* da, ou macroprocesso e/ou Responsável pelo Representante da macroprocesso Direção e/ou Superintendente IT (Instruções de trabalho)* Pessoa designada, ou Gestor da, ou Responsável pelo macroprocesso Responsável pelo respectivo macroprocesso e/ou Representante da Direção e/ou Superintendente Tabela 1 Elaboração, aprovação e revisão X Responsáveis Na ausência do responsável pelo macroprocesso, a responsabilidade por aprovar o documento da qualidade será do superior imediato de quem elaborou o documento ou do Subsecretário de Finanças As instruções para elaboração e formatação de procedimentos e instruções de trabalho estão referenciadas no Anexo 1 - Formatação de Documentos da Procedimentos e Instruções de Trabalho. 5.3 Análise crítica, atualização e re-aprovação

7 Pág.: 7/ Quando algum documento da qualidade for revisado, as pessoas responsáveis pela elaboração, análise crítica e re-aprovação do documento deverão atender à Tabela 1 deste documento e ter acesso a informações suficientes para estas ações. 5.4 Identificação da alteração e situação atual dos documentos Será mantido o documento denominado Lista Mestra de Documentos Internos da (Anexo 2) contendo a relação de todos os documentos da qualidade existentes no Sistema de Gestão da e sua versão atual Os documentos da qualidade terão uma folha de rosto onde será indicada a sua situação quanto ao número da revisão, data da revisão, local da revisão e motivo das alterações da revisão atual Quando for identificada a necessidade de alguma alteração em algum procedimento, deverá ser feita uma solicitação ao Gestor da, que providenciará análise e alterações nos procedimentos. 5.5 Versões pertinentes disponíveis nos locais de uso Os documentos da qualidade terão uma via (original) de cópia controlada arquivada no escritório da qualidade. Esta via estará assinada fisicamente pelo Elaborador do procedimento e pelo Aprovador, conforme a tabela 1. Todos os documentos da qualidade também estarão disponíveis para consulta na Pasta Pública. As demais cópias não serão válidas em meio impresso Constará na folha de rosto do Manual da, de cada procedimento e de cada instrução de trabalho a tabela Lista de distribuição com as funções de quem receberá estes documentos. Essa lista orienta a ação de divulgação dos documentos da qualidade emitidos/revisados, bem como a retirada dos documentos da qualidade obsoletos dos locais físicos de guarda e da Pasta Pública Quando algum documento da qualidade for emitido ou revisado, cabe ao Gestor da distribuir a informação sobre a emissão ou revisão do documento e seu respectivo local de armazenamento por meio de Carta de Distribuição de Documentos Internos da (Anexo 3). Nota 1: As pessoas relacionadas na lista de distribuição e matriz de treinamento deverão ser treinadas sempre que houver revisão de um documento MQ, PR ou IT. Nos casos de revisão não estrutural no documento, de pequeno porte, o treinamento poderá ser feito na forma de auto-treinamento e evidenciado pelo registro de auto-treinamento. Nota 2: Quando for emitida uma nova versão de qualquer documento interno da qualidade, a Carta de Distribuição de Documentos Internos da da versão obsoleta não necessariamente deve continuar arquivada. Nota 3: Para a Política da da SUBFIN é mantido o Controle de Distribuição da Política da (Anexo 4). 5.6 Documentos da qualidade permanecem legíveis e prontamente identificáveis

8 Pág.: 8/ Se alguma via de algum documento da qualidade que estiver arquivado sob a responsabilidade do Gestor da for encontrada ilegível ou com sua identificação prejudicada, esta deverá ser substituída por uma via em boas condições e a via danificada deverá ser recolhida e destruída. 5.7 Identificar e controlar a distribuição de documentos da qualidade de origem externa Os requisitos deste controle de documentos também são aplicáveis aos documentos de origem externa, controlados através da Lista Mestra de Documentos Externos (Anexo 5) A atualização dessa lista está sob responsabilidade do Gestor da O Responsável pelo macroprocesso ou uma pessoa designada usuária do documento externo tem a responsabilidade de comunicar ao Gestor da, para fins de atualização da Lista Mestra de Documentos Externos, quando da ocorrência de alterações nestes documentos, conforme estabelecido na própria Lista Mestra de Documentos Externos Os requisitos legais (legislação) serão relacionados e mantidos atualizados através da Lista Mestra da Legislação aplicável (Anexo 6) Os documentos de origem externa que não têm controle de alteração, tais como ofícios, despachos, cartas e CIs, são recebidos e armazenados em pastas específicas na Assessoria, nas Superintendências e nas Coordenações. 5.8 Evitar uso não-intencional de documentos da qualidade obsoletos e identificá-los Para documentos da qualidade distribuídos fisicamente e/ou disponibilizados na Pasta Pública, as vias originais da versão anterior são destruídas e/ou deletadas, mas quando mantidas para fins de registro, deverão ser identificadas com um carimbo (físico) ou uma tarja (digital) com o dizer OBSOLETO em todas as páginas e os mesmos serão arquivados em um único local sob responsabilidade do Gestor da. Não são válidas cópias impressas dos documentos disponibilizados na Pasta Pública.

9 Pág.: 9/19 6. Registros Este procedimento é suportado por registros que atendem aos requisitos da Tabela 2 abaixo: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tipo Nome / Código (quando aplicável) Responsável Local Digital Físico Acesso Cuidado Indexação Retenção Disposição Lista Mestra de Documentos Internos da / LMDI Gestor da Digital: * Armário da X X Digital: Restrito aos Servidores com acesso à pasta SGQ Restrito ao Gestor da Normal Por data Mínimo até sua revisão Digital: Deletar da Pasta Pública Descartar Carta de Distribuição de Documentos Internos da / CDDI Lista Mestra de Documentos Externos / LMDE Gestor da Gestor da Armário da Digital: * Armário da X Restrito ao Gestor da X X Digital: Restrito aos Servidores com acesso à pasta SGQ Restrito ao Gestor da Normal Normal Por documento Por data Mínino até a revisão do documento distribuído Mínimo até sua revisão Descartar Digital: Deletar da Pasta Pública Descartar

10 Pág.: 10/19 Controle de Distribuição da Política da Gestor da Digital: * Armário da X X Digital: Restrito aos Servidores com acesso à pasta SGQ Restrito ao Gestor da Normal Por data Mínimo até sua revisão Digital: Deletar da Pasta Pública Descartar Lista Mestra da Legislação Aplicável Gestor da Digital: * X Restrito aos Servidores com acesso à pasta SGQ Normal Por data Mínimo até sua revisão Deletar da Pasta Pública Tabela 2 Controle de registros * F:\00 SUBFIN\Sistema de Gestão da (SGQ)\Monitoramento do SGQ\Registros\Registros do PR SGQ SUBFIN 01 - Obs.: Todos os registros da qualidade devem ser: - Manuseados com cuidado para evitar danos, deterioração ou perda - Arquivados e mantidos de forma adequada a fim de garantir a integridade de suas informações

11 Pág.: 11/19 7. Anexos Anexo 1: Formatação de Documentos da Procedimentos e Instruções de Trabalho Anexo 2: Lista Mestra de Documentos Internos da Anexo 3: Carta de Distribuição de Documentos Internos da Anexo 4: Controle de Distribuição da Política da Anexo 5: Lista Mestra de Documentos Externos Anexo 6: Lista Mestra da Legislação Aplicável

12 Pág.: 12/19 Anexo 1: Formatação de Documentos da Procedimentos e Instruções de Trabalho *Identificação: PR-SGQ-SUBFIN-xx: documentos (obrigatórios) do Sistema de Gestão da. PR-SUBFIN-xx: Procedimentos dos macroprocessos do Sistema de Gestão da. IT-SUBFIN-xx.yyy: Instruções de Trabalho dos macroprocessos do Sistema de Gestão da, onde xx é referência ao macroprocesso de origem da IT e yyy refere-se a sequência das ITs do macroprocesso. (Nota: se a IT não estiver subordinada a um PR, utilizar a identificação IT-SUBFIN-yyy) Cabeçalho Nome do Procedimento (ou Instrução de Trabalho) PR-SUBFIN-01 IT-SUBFIN Pág.: x/y Rev. 0 Data: dd/mês/aaaa Rodapé Identificação de revisões: antes da emissão inicial do documento as revisões são identificadas por letras (Rev. A, Rev. B, Rev. C,...). A emissão inicial será sempre na revisão zero (Rev. 0). A partir daí, as revisões terão indicação numérica (Rev.1, Rev.2, Rev 3,...) Quando houver revisão em qualquer folha, esta será identificada em todo procedimento, que deverá ser re-aprovado. O local e motivo da revisão deverão constar da folha de rosto. Folha de rosto Contém o controle das revisões, lista de distribuição e o Nome de quem elabora/revisa com data de elaboração/revisão e assinatura do mesmo e ainda o(s) Nome(s) do(s) aprovadores com a data de aprovação e assinatura do(s) mesmo(s), conforme exemplo abaixo: Elaborado/Revisado por: Nome, em / / Aprovado por: Nome, em / /

13 Pág.: 13/19 Importante: A fonte utilizada em todo o documento deverá ser do tipo Arial, tamanho 11. Itemização do Documento: 1. Objetivo Do documento. O objetivo deste procedimento ou instrução de trabalho é (VERBO) (OBJETO DIRETO) (CONDIÇÕES DE OPERAÇÃO) 2. Escopo Onde e em quais situações se aplica o documento. 3. Referências Outros documentos que têm relação direta com o assunto. 4. Definições e Siglas Descrever o significado das siglas e/ou conceituar termos ou expressões que sejam necessários para melhor entendimento deste documento. 5. Procedimento Passo a passo das ações necessárias a atingir o objetivo do procedimento ou instrução de trabalho (pode ser o passo a passo das caixas do fluxograma). 6. Registros Tabela com a descrição da identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e disposição de cada registro relativo ao documento. 7. Anexos (fluxograma, formulários e informações complementares) se existirem.

14 Pág.: 14/19 Anexo 2: Lista Mestra de Documentos Internos da LMDI Lista Mestra de Documentos Internos da (data) N. do Documento Título do Documento Revisão Data do Documento

15 Pág.: 15/19 Anexo 3: Carta de Distribuição de Documentos Internos da (para os casos de emissão inicial ou revisão de grande porte) CDDI Carta de Distribuição de Documentos Internos da (data) O Sistema de Gestão da da SUBFIN está disponibilizando na Pasta Pública o seguinte documento: Nº do Documento Título do Documento Data do Documento Revisão Este documento substitui a versão anterior (Obsoleta). O treinamento no referido documento será agendado pelo SGQ. Este documento está sendo entregue em via impressa e disponibilizado em via digital para as funções abaixo assinaladas, na revisão atual. Em caso de revisões da via impressa, esta via do documento revisado será entregue mediante o recolhimento do obsoleto. Função Nome Via impressa Via Digital Assinatura

16 Pág.: 16/19 Carta de Distribuição de Documentos Internos da (para os casos de pequenas revisões) CDDI Carta de Distribuição de Documentos Internos da (data) O Sistema de Gestão da da SUBFIN está disponibilizando na Pasta Pública o seguinte documento revisado: Nº do Documento Título do Documento Data do Documento Revisão Este documento substitui a versão anterior (Obsoleta). As pessoas que estiverem recebendo esta revisão têm o prazo de 5 dias corridos para treinar o pessoal envolvido. Em caso de dúvidas o SGQ deverá ser contatado. Caso o SGQ não seja contatado neste prazo, será considerado que todas as pessoas foram treinadas. Nota: Nestes casos será necessário que as pessoas assinem um registro de auto-treinamento. Este documento está sendo entregue em via impressa e disponibilizado em via digital para as funções abaixo assinaladas, na revisão atual. Em caso de revisões da via impressa, esta via do documento revisado será entregue mediante o recolhimento do obsoleto. Função Nome Via impressa Via Digital Assinatura

17 Pág.: 17/19 Anexo 4: Controle de Distribuição da Política da Controle de Distribuição da Política da (data) Data do Documento Política: Revisão: Local Forma de divulgação

18 Pág.: 18/19 Anexo 5: Lista Mestra de Documentos Externos LMDE Lista Mestra de Documentos Externos (data) Título do Documento Forma de Atualização Macroprocesso e/ou Pessoa Responsável pela atualização Periodicidade Distribuição para / Local de armazenamento Data do Documento

19 Pág.: 19/19 Anexo 6: Lista Mestra da Legislação Aplicável Lista Mestra da Legislação aplicável (data) Macroprocesso Categorização de Normas Título / Data Área ou pessoa responsável pela atualização Forma de Atualização