Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Patrimônio Página 1
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1 Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Patrimônio Página 1
2 ELABORAÇÃO Gracília dos Santos Gonçalves FORMATAÇÃO Silvânia Oliveira Teixeira REVISÃO Cristina Isidio Rodrigues Aguiar Albuquerque DATA Estabelecido em 10/12/2013 Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Patrimônio Página 2
3 SUMÁRIO 1. Objetivos Específicos Orientações Gerais Organograma e Atribuições Organograma Atribuições Competências Controle Patrimonial Classificação de Bens Processos de Controle Patrimonial Entrada de bens Tombamento Movimentação Inventário Baixa Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Patrimônio Página 3
4 1 OBJETIVOS ESPECIFICOS Definir conceitos e competências, estabelecendo procedimentos para toda a movimentação física e contábil dos bens patrimoniais, próprios e de terceiros, sob a responsabilidade do ISGH; Minimizar riscos e aumentar a segurança do controle patrimonial; Promover a política de gestão patrimonial; 2 ORIENTAÇÕES GERAIS Nenhum equipamento ou bem poderá ser distribuído à unidade requisitante sem o devido tombamento e sem que tenha se efetivado o competente Termo de Responsabilidade assinado pelo consignatário. A baixa patrimonial, por ser processo de desincorporação, somente será realizada pelo Setor de Patrimônio do ISGH, após autorização da Diretoria Administrativa, diante de justificativa fundamentada de acordo com o tipo de baixa a ser realizada pelo setor ou área responsável. É responsabilidade das unidades zelar pelo bom uso do Patrimônio, observando o fim a que se destinam, a utilização, conservação e guarda dos bens. A transferência de bens entre as Unidades geridas pelo ISGH deverá ser autorizada pelos seus respectivos Diretores e informadas ao Núcleo Administrativo do ISGH por escrito com as devidas assinaturas. É vedada a transferência de bens entre as unidades geridas pelo ISGH por meios de contratos de gestão de entes públicos distintos. A aquisição das placas de tombamento de todas as unidades é de responsabilidade exclusiva do Núcleo Administrativo do ISGH. As unidades hospitalares geridas pelo ISGH deverão solicitá-las ao ISGH por escrito sempre que o estoque atingir a quantidade de Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Patrimônio Página 4
5 500 (quinhentas) unidades. As unidades geridas pelo ISGH deverão informar por escrito ao Núcleo Administrativo do ISGH os casos de perda, descolagem ou deterioração da plaqueta. 3 ORGANOGRAMA E ATRIBUIÇÕES 3.1 ORGANOGRAMA Gerente Assessor Tecnico ASS. ADM Aux. Adm. OBS 1. : Nas UPAS e UAPS o controle patrimonial será realizado integralmente pelo ISGH; OBS 2.: Este organograma deverá ser replicado nas unidades hospitalares, sendo que nestas não há a representatividade de um assessor técnico. Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Patrimônio Página 5
6 3.2 ATRIBUIÇÕES GERENTE DO NÚCLEO ADMINISTRATIVO ISGH Estabelecer as normas, diretrizes e procedimentos para o controle patrimonial de todas as unidades; Definir as ações prioritárias do setor; Estabelecer objetivos e metas do setor; Definir as informações relevantes a serem controladas pelo setor; Definir as atribuições dos colabores sob a sua responsabilidade; GERENTE DO NÚCLEO ADMINISTRATIVO FINANCEIRO UNIDADES HOSPITALARES Assegurar o fiel cumprimento das normas, diretrizes e procedimentos estabelecidos neste manual. Acompanhar a execução das atividades que estão sob a responsabilidade da equipe da unidade, para que sejam cumpridas dentro dos cronogramas estabelecidos. Publicizar as informações do inventário em âmbito interno. Acompanhar o desempenho da equipe da unidade. Identificar oportunidades de melhoria, propondo-as formalmente à Gerência Administrativa do ISGH. Acompanhar o estoque de placas de tombamento e solicitá-las ao ISGH por escrito sempre que o estoque atingir a quantidade de 500 (quinhentas) unidades ASSESSOR TÉCNICO DA HOTELARIA Assegurar o cumprimento das normas estabelecidas para o controle das atividades relativas ao patrimônio, informando à Gerência sempre que houver descumprimento Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Patrimônio Página 6
7 das mesmas; Promover a padronização dos materiais adquiridos; Solicitar os pedidos no sistema GERCOMP; Acompanhar as aquisições de bens junto ao Núcleo de Suprimento; Acompanhar a execução do inventário junto às equipes de patrimônio das unidades; Acompanhar a dispensação e descarte dos bens após autorização da Diretoria. Assegurar a entrega dos relatórios pertinentes à área dentro dos prazos estabelecidos; Identificar oportunidades de melhoria, proponda-as à Gerência; ASSISTENTE ADMINISTRATIVO Organizar e manter atualizado o cadastro dos bens patrimoniais; Reportar-se à assessoria técnica quanto às normas e procedimentos, visando a um melhor controle das atividades relativas ao patrimônio, com relação às transferências patrimoniais, tombamentos e inventários; Acompanhar e cobrar das unidades o fechamento do relatório anual do patrimônio; Emitir os relatórios pertinentes ao setor. Acompanhar e controlar a entrada de bens no acervo patrimonial. Identificar oportunidades de melhoria, proponda-as à Gerência; AUXILIAR ADMINISTRATIVO Recebimento e tombamento dos Bens. Transferência de bens. Inventários. Arquivo de documentos. Identificar oportunidades de melhoria, propondo-as à Gerência. Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Patrimônio Página 7
8 4 COMPETÊNCIAS Gerenciar o controle dos bens. Realizar treinamento sobre controle dos bens nas unidades. Orientar o controle de bens móveis pertencentes ao patrimônio do ISGH, definindo as responsabilidades dos que atuam no Sistema de Gestão de Patrimônio, no que diz respeito ao registro, controle, guarda, conservação, movimentação, baixa e inventário do patrimônio da instituição. 5 CONTROLE PATRIMONIAL Controle patrimonial é o gerenciamento de todos os bens destinados ao ativo permanente, adquiridos pelo ISGH ou recebidos por este através de doação ou por intermédio de termo de cessão. Este controle é feito também do ponto de vista legal, devido as diversas responsabilidades e normas existentes, compreendendo as atividades de tombamento, registro, movimentação, preservação, baixa e inventário. 6 CLASSIFICAÇÃO DE BENS Os bens patrimoniais podem ser classificados de acordo com a natureza e estado físico do bem. Para efeitos do disposto neste manual, adotaremos a seguinte classificação: Bens Móveis: São bens permanentes e de consumo. Bens Permanentes: Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Patrimônio Página 8
9 São aqueles que, em razão de seu uso corrente, têm durabilidade e utilização superior a dois anos. Bens de Consumo: São aqueles que, em razão de seu uso corrente, perdem sua identidade física em dois anos e/ou têm sua utilização limitada a esse período. Bens Servíveis: São bens móveis ou imóveis que integram o acervo patrimonial do ISGH. São contemplados no inventário e ainda devem ser classificados como novo, bom ou ótimo, a depender do estado de conservação dos mesmos. Bens Inservíveis: São bens que perderam a sua utilização para a unidade por diversos motivos: quebra sem conserto, dano físico, depreciação ou aqueles cujo conserto não compensa monetariamente. Estes bens, ao se enquadrarem nesta classificação ou status, estão aptos a serem recolhidos à área patrimonial, onde passarão pela alienação. Eles podem ainda ser alienados através de venda ou doação, sendo que a venda somente poderá ocorrer por leilão, por intermédio da SESA, o qual é realizado em média duas vezes ao ano. Bens Obsoletos: São aqueles tidos como arcaicos, levando-se em consideração os avanços tecnológicos, razão pela qual caíram em desuso. Bens Ociosos: São aqueles que se encontram em perfeitas condições de uso, mas não estão sendo utilizados. Bens Irrecuperáveis: São aqueles que não podem mais ser utilizados para o fim a que se destinavam devido à perda de suas características. Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Patrimônio Página 9
10 7 PROCESSOS DE CONTROLE PATRIMONIAL 7.1 ENTRADA DE BENS Definição: É o registro de bens no acervo patrimonial através do cadastro destes na planilha patrimonial ou nem sistema específico, cuja origem deve ser comprovada por meio de documentos como nota fiscal, nota de empenho, termo de doação ou de cessão. ETAPAS DO PROCESSO: Recebiment o da nota fiscal Conferencia da nota com o bem Liberação do bem para tombamento Entrega da nota para o almoxarifado para registro da entrada do bem no Sistema Almox. Bens de Terceiro Cessão de Uso DEFINIÇÃO: É a transferência gratuita da posse de um bem público de uma entidade ou órgão para outro, a fim de que o cessionário o utilize nas condições estabelecidas no respectivo Termo, por certo ou indeterminado. Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Patrimônio Página 10
11 7.2 TOMBAMENTO DEFINIÇÃO: É o processo de inclusão (entrada) de um bem permanente no sistema de controle patrimonial da unidade. OBS: O tombamento deve ser realizado sempre no momento em que o bem entra fisicamente na instituição e envolve desde o seu lançamento no Sistema Patrimonial até a assinatura e arquivamento dos Termos de Responsabilidade. ETAPAS DO PROCESSO: Recebiment o do bem Fixação da plaqueta de tombamento (plaquetagem) Inclusão do tombamento do bem na planilha Entrega ao setor responsável Na plaquetagem deverão ser observados os seguintes aspectos: Fácil visualização; Evitar áreas que possam curvar ou dobrar a plaqueta; Evitar fixar a plaqueta em partes que não ofereçam boa aderência; Evitar áreas que possam acarretar a deterioração da plaqueta; Não fixar a plaqueta apenas por uma das extremidades; Observar se a plaqueta não está sendo fixada sobre alguma indicação importante do bem. Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Patrimônio Página 11
12 7.3 MOVIMENTAÇÃO DEFINIÇÃO: É todo procedimento onde os bens patrimoniais incorporados no Sistema de Patrimônio são transferidos fisicamente, seja dentro da própria unidade gestora ou entre unidades do ISGH. Esta movimentação engloba todos os procedimentos de distribuição ou remanejamento, transferência permanente ou temporária, saída provisória, dentre outros, durante o período de vida útil do bem. Transferência Interna: É a transferência de patrimônio realizada entre setores pertencentes à Unidade que têm a responsabilidade sob o bem ou entre unidades distintas geridas pelo ISGH. Transferência Definitiva: O bem é transferido de uma unidade ou setor para a outra, em caráter definitivo. Transferência Provisória: O bem é transferido com prazo para retorno. Este tipo de transferência pode ser considerada como sinônimo de empréstimo. OBS 1: Os Termos de Transferência devem ser emitidos pelo Setor de Patrimônio, em duas vias, e assinados pelos responsáveis pela transferência, quem recebeu o bem e o funcionário do Setor de Patrimônio. Primeira via Unidade de Patrimônio Segunda via Unidade que está recebendo o bem. OBS 2: Os Termos de Transferência serão emitidos sempre que ocorrer: Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Patrimônio Página 12
13 Mudança de localização de bens; Inventário anual. Processo: Recebimento do Termo de Transferência Conferência se o bem está em bom estado de uso. Realização da transferencia 7.4 INVENTÁRIO DEFINIÇÃO: É o instrumento de controle que permite o ajuste dos dados escriturais com o saldo físico do acervo patrimonial em cada unidade gestora, o levantamento da situação dos bens em uso e a necessidade de manutenção ou reparos, a verificação da disponibilidade dos bens da unidade, bem como o saneamento do acervo. OBS: O inventário poderá ser realizado a qualquer tempo, a depender das necessidades de controle ou de atendimento de legalidade por parte da unidade patrimonial. Anual: Destinado a comprovar a quantidade dos bens patrimoniais de cada unidade gerida pelo ISGH, sendo este realizado e concluído do mês de dezembro, contemplando todas as variações patrimoniais ocorridas durante o exercício (tombamentos, baixas transferências). Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Patrimônio Página 13
14 PROCESSO: Identificação Física dos Bens. Identificar fisicamente todos os bens da unidade. Isso ocorre através de identificação com placas de patrimônio, que possuem código de barras, logotipo e nome da unidade. Os bens devem ser classificados de acordo com o centro de custo e localização física, como, por exemplo, sala de reunião da presidência Além disso, cada bem deve ser devidamente caracterizado, ou seja, todos os seus dados devem ser levantados com as seguintes informações: descrição (ex: Cadeira giratória em tecido azul com braços), marca, modelo, número de série, dimensão, ano de fabricação, capacidade e estado de conservação (ótimo, bom ou ruim). Repassar para o setor financeiro para a adequação do Arquivo Contábil. Os lançamentos devem demonstrar os bens de forma individualizada, com o seus valores de aquisição e com as informações básicas: número de nota fiscal, fornecedor, data de aquisição. Os saldos da base contábil devem estar de acordo com o balancete, caso haja quaisquer divergências, estas precisam ser devidamente ajustadas para que a base contábil represente o balanço patrimonial. 7.5 BAIXA DEFINIÇÃO: É a desincorporação ou retirada de um bem do acervo patrimonial. Com isto, o número de patrimônio do bem que recebeu baixa não poderá ser utilizado por outro bem. OBS: A baixa patrimonial, por ser processo de desincorporação, somente será realizada pelo patrimônio Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Patrimônio Página 14
15 do ISGH, após autorização da Diretoria Administrativa, diante de justificativa fundamentada de acordo com o tipo de baixa a ser realizada pelo setor ou área responsável. SITUAÇÕES DE BAIXA: Erros de tombamento; Doação; Por furto ou roubo; Por sinistro; Por avaria; Bens inservíveis. Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Patrimônio Página 15
16 PEDIDO DE BAIXA PATRIMONIAL Nº / SETOR: UNIDADE : Solicitamos a Baixa Patrimonial dos materiais abaixo discriminados: Nº PATRIM. QTDE. DESCRIÇÃO DO BEM ESTADO DE CONSERVAÇÃO* INFORMAÇÃO COMPLEMENTAR Estado de Conservação do Bem: ( 1 ) Bom ( 2 ) Recuperável ( 3 ) Irrecuperável MOTIVO DA BAIXA: DATA: / / DATA: / / DATA: / / Responsável do Bem Ass.Assessor do patrimônio Ass. Diretor da Unidade Assinatura e Carimbo Assinatura e Carimbo Assinatura e Carimbo Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Patrimônio Página 16
17 PROCESSO: O Setor responsável pelo bem preenche o formulário próprio para a baixa devidamente preenchido e entrega ao setor de patrimônio Os aux. administrativos ( patrimônio ) se dirigem a area patrimônial para idêntificar o bem com fotografia, para anexar ao relatório de baixa. O setor de patrimônio encaminha o relatório para a diretoria do ISGH para as devidas autorizações para a Baixa. Entra em contato com os orgãos contetentes para o envio dos bens. Manual de Procedimentos ISGH Gestão de Patrimônio Página 17
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