Gestão de Projetos. 5ª Câmara de Coordenação e Revisão - Combate à Corrupção Manual de Normas e Procedimentos - MNP 05

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1 Gestão de Projetos 5ª Câmara de Coordenação e Revisão - Combate à Corrupção Manual de Normas e Procedimentos - MNP 05

2 Sumário GESTÃO DE PROJETOS... 5 GESTÃO DE PROJETOS... 5 GESTÃO DE PROJETOS... 5 Elementos do processo... 6 Evento de início Avalia a ideia de autuação por Projeto Elabora EAP do Projeto Elabora Proposta de Projeto Analisa Proposta de Projeto Realiza ajustes Avalia adequação da proposta Assina proposta Analisa Projeto Analisa Projeto Emite parecer técnico Emite parecer jurídico Assina Portaria Evento de início Elabora Plano de Projeto Inclui Projeto no Sistema Elabora Parecer Homologa Plano de Projeto Providencia pagamento de gratificação... 10

3 19.Gerencia o Projeto Solicitação de mudança Aprecia finalização do Projeto Elabora Termo de Encerramento Analisa Termo de encerramento Assina Termo de Encerramento Homologa encerramento Arquivamento... 1 ALTERAÇÃO.13

4 Apresentação Este Manual de Normas e Procedimentos tem por objetivo ser um guia para os servidores que atuam no processo de trabalho Gestão de Projetos no âmbito da 5ª Câmara de Coordenação e Revisão do Ministério Público Federal (5ª CCR/MPF). Tem por propósito racionalizar e padronizar, formalmente, os procedimentos adotados pela 5ª CCR/MPF, objetivando uma atuação mais eficaz. O processo de trabalho de Gestão de Projetos está sob a gestão da Assessoria de Coordenação da 5ª CCR/MPF. O processo em questão envolve a avaliação das propostas de projetos, sua aprovação, elaboração do plano de projeto, acompanhamento e gerenciamento da execução, suporte necessário para a realização das atividades e acompanhamento do seu encerramento. Este Manual de Normas e Procedimentos é o resultado do trabalho em conjunto da 5ª CCR/MPF com a Assessoria de Modernização e Gestão Estratégica do MPF (AMGE/MPF) com orientação do Escritório de Processos do MPF. Alterações e sugestões de melhorias devem ser encaminhadas ao Escritório de Processos do MPF.

5 G E S TÃ O D E P R O J E TO S Fonte: Escritório de Processos do MPF-EPO/MPF. Fluxo do processo de trabalho Gestão de Projetos da 5ª Câmara de Coordenação e Revisão. Novembro/015. 5

6 G E S T Ã O D E P R O J E T O S ELEMENTOS DO PROCESSO Evento de início 1. Avalia a ideia de autuação por Projeto Analisa se a proposta está de acordo com a temática de atuação da Câmara e encontra respaldo no planejamento estratégico.. Elabora EAP do Projeto A Estrutura Analítica do Projeto - EAP é um processo de subdivisão das entregas e do trabalho do Projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. É elaborada em reunião entre a Assessoria de Coordenação da 5ª CCR, o Escritório de Projetos e o Gerente do Projeto. Ainda nesta etapa, há definição das Unidades que irão participar do desenvolvimento dos trabalhos. 3. Elabora Proposta de Projeto A partir da EAP, a Assessoria de Coordenação e o gerente do Projeto preenchem o formulário de proposta com as seguintes informações: 1. Título do Projeto.. Classificação do Projeto. 3. Dados do Projeto. 4. Alinhamento Estratégico. 6

7 5. Descrição do Projeto (justificativa, finalidade, escopo, não escopo, premissas, restrições, público-alvo). 6. Prazos do Projeto. 7. Responsabilidades da Equipe. 8. Estimativa de Recursos Necessários (além das despesas com diárias, passagens e gratificação de projeto, eventualmente serão avaliadas outras despesas, tais como aquisição de materiais, contratação de consultoria, e serviços de comunicação e pesquisa e capacitação de membros e servidores). 9. Disponibilidade Orçamentária. 4. Analisa Proposta de Projeto A proposta do Projeto é incluída em pauta de sessão de coordenação para análise e deliberação do colegiado. Se aprovado, segue para o item 5. Se não aprovado, segue encaminhamento conforme deliberação do colegiado. 5. Realiza ajustes A Assessoria de Coordenação verifica a necessidade de ajustes e consulta o Escritório de Projetos quanto à adequação da proposta. Após a assinatura do Coordenador, a proposta é encaminhada para autuação em procedimento de acompanhamento. 6. Avalia adequação da proposta Verificar a conformidade com a metodologia de gerenciamento de projetos do MPF. Avaliar a correta utilização dos formulários modelos. 7

8 7. Assina proposta A proposta de projeto é assinada pelo Coordenador da Câmara após revisão dos dados. 8. Analisa Projeto Analisar a finalidade do Projeto e o seu alinhamento com os objetivos estratégicos do MPF. 9. Analisa Projeto Analisar o escopo, custos, cronograma; Atestar a disponibilidade de recursos humanos, materiais e financeiros para execução do Projeto. 10. Emite parecer técnico Analisar o processo e avaliar a sua adequação à metodologia de gerenciamento de projetos do MPF: 1. Verificar o cumprimento do fluxo de aprovações pelos SCP e SPF.. Verificar a disponibilidade de recursos para pagamento de gratificação de projeto. 3. Verificar o ateste, pela unidade gestora, da disponibilidade de recursos para diárias e passagens. 4. Emitir parecer. 8

9 11. Emite parecer jurídico Após a publicação da portaria, começa a contar o prazo de 30 dias para elaboração do Plano do Projeto. 1. Assina portaria A portaria que formaliza o projeto é assinada pelo Procurador-Geral da República. 13. Prazo de 30 dias Prazo assinalado da publicação da portaria para elaboração do plano do projeto. 14. Elabora Plano de Projeto Nesta etapa, são reafirmados os dados iniciais da proposta e definidos os caminhos mais eficazes para atingir a finalidade do Projeto, além de delinear o plano de comunicação. Nesta etapa, é elaborado o cronograma do Projeto, feito a partir do detalhamento dos dados da EAP, com estimativas reais de prazos e metas. Há ainda o planejamento dos riscos, condições incertas que, caso ocorram, provocarão efeitos negativos, e dos indicadores de resultado, que estabelecem as metas, os prazos e as medições. 15. Inclui Projeto no Sistema As informações do Projeto são incluídas no Sistema para controle de prazos e custos, bem como para acesso da Administração. 9

10 16. Elabora parecer Analisar o processo e avaliar a sua adequação à metodologia de gerenciamento de projetos do MPF: 1. Verificar a disponibilidade de recursos para pagamento de gratificação de projeto.. Verificar o ateste, pela unidade gestora, da disponibilidade de recursos para diárias e passagens. 3. Analisar o cronograma do Projeto e sua compatibilidade com as entregas planejadas. 4. Analisar o alinhamento do Projeto com os objetivos estratégicos institucionais. 5. Analisar matriz de responsabilidade. 6. Analisar riscos do Projeto. 7. Analisar plano de comunicação do Projeto. 8. Analisar o plano de qualidade do Projeto. Emitir parecer. 17. Homologa Plano de Projeto Assinar despacho acolhendo manifestação do parecer emitido pelo Escritório de Projetos. 18. Providencia pagamento de gratificação Emitir despacho para Subsecretaria de Legislação de Pessoal - SUBLEGIS com instruções sobre o período de pagamento de gratificação de projeto. 10

11 19. Gerencia o Projeto São realizados o acompanhamento das atividades desenvolvidas, das reuniões, dos materiais produzidos e a divulgação dos roteiros de atuação, bem como das ações coordenadas a serem replicadas pelo país. Nesta fase também há monitoramento e controle dos prazos e do orçamento, para a correta implementação das metas definidas e, ainda, para correção de desvios ocorridos durante a execução do Projeto. Periodicamente, é avaliado o cumprimento das metas para possíveis ajustes ou mudanças essenciais, visando assegurar que o Projeto cumpra com os requisitos estabelecidos no plano. O gerenciamento do Projeto inclui a organização e o acompanhamento de reuniões ou eventos e o atendimento das demandas solicitadas pelo gerente do Projeto, a elaboração de relatórios de acompanhamento e medições do progresso das atividades. Solicitação de mudança 0. Aprecia finalização do Projeto Atendida a finalidade do Projeto, o gerente deverá elaborar um relatório detalhado com todas as atividades desenvolvidas e com as informações sobre os resultados alcançados para apreciação do colegiado da 5ª CCR. 1. Elabora Termo de Encerramento Preencher formulário disponível no diretório e anexa, juntamente com o relatório final, ao procedimento de acompanhamento do Projeto. 11

12 . Analisa Termo de encerramento Analisar se as entregas do Projeto foram realizadas e formalmente aceitas pelo Coordenador da respectiva CCR. Analisar se o Projeto foi concluído dentro do cronograma, escopo e orçamento planejado. Emitir parecer. 3. Assina Termo de Encerramento Após elaboração do termo de encerramento pela Assessoria de Coordenação e análise do Escritório de Projetos, o coordenador da Câmara assina o termo de encerramento. 4. Homologa encerramento Assinar despacho acolhendo manifestação do parecer emitido pelo Escritório de Projetos. 5. Arquivamento O procedimento de acompanhamento do projeto encerrado permanece arquivado na Câmara para consulta por três anos. Após esse prazo os autos são encaminhados ao arquivo corrente do Ministério Público Federal. 1

13 ALTERAÇÕES Tabela 1 Alterações no Documento Data Versão Descrição Página 1 Fonte: Elaboração pelo Comitê da Qualidade do MPF Inclusão de descrição na atividade 7 Assina proposta. Inclusão de descrição na atividade 1 Assina portaria. Inclusão de descrição no timer Prazo de 30 dias. Inclusão de descrição na atividade 3 Assina Termo de Encerramento. Alteração da descrição na atividade 5 Arquivamento

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