Workshop de Refrescamento sobre Criação de Sistemas de Monitoria e Avaliação de Projectos. Benguela, 09 de Abril de 2014

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1 Workshop de Refrescamento sobre Criação de Sistemas de Monitoria e Avaliação de Projectos Benguela, 09 de Abril de 2014

2 SUMÁRIO 1 - FUNDAMENTOS DA MONITORIA E AVALIAÇÃO 1.1. Conceito 1.2. Diferenças entre M&A 1.3. Complementaridade entre M&A 2 CRIAÇÃO DE SISTEMAS DE MONITORIA E AVALIAÇÃO 2.1. Etapas 2.2. Ferramentas 2.3. Exercício Objectivo: conhecer as etapas para a criação de um sistema de M&A e; exercitar a construção do sistema de M&A, com foco para o Plano, formulário de colecta e sistema de gestão de dados (Data Base) Estratégia: introdução teórica, demonstração e exercício.

3 1.1. Conceito e Função Um processo sistemático de colecta e análise de um conjunto de informações relativas ao progresso/andamento de um projecto. Verifica se os indicadores de processo e os recursos são implementados conforme planificado. A monitoria ajuda a manter o trabalho em sua linha geral e possibilita gerir o andamento de qualquer processo de intervenção; Permite analisar se os recursos estão sendo bem utilizados e se serão suficientes para o que se está fazendo e se o projecto está a realizar aquilo que se planificou. A AVALIAÇÃO é um processo conduzido antes, durante ou depois da implementação do projecto, com intuito de fazer juízo sobre o seu valor ou mérito. Tem por finalidade (a) verificar a eficiência da metodologia e da estratégia; (b) determinar a eficiência económica do projecto; (c) determinar os impactos; (d) identificar as lições aprendidas e; (e) propor recomendações.

4 1.2. Diferenças entre M&A ITEN MONITORIA AVALIAÇÃO Frequência Regular Ocasional Acção Principal Acompanhamento Julgamento Propósito Velar pela eficiência do plano operacional do projecto. Velar pela eficácia, efetividade e impacto do projecto. Foco Actividades, indicadores de processo e orçamento. Objectivos, resultados esperados e indicadores de resultados. Fontes de Informação Ferramentas de recolha e tratamento sistemático de dados, observação e relatórios de progresso. As mesmas, mais estudos e pesquisas específicas. Realizador Gestor do projecto e beneficiários. As mesmas, mais gestor da organização implementadora e financiadores. Informa a Equipa do projecto, gestor da Os mesmos, mais decisores políticos, organização implementadora, parceiros do projecto e comunidade beneficiários e financiadores. em geral.

5 Avaliação de Impacto Avaliação de Resultados Monitoria 1.3. Complementaridade entre M&A DOMÍNIOS DO PROJECTO TIPO DE INDICADOR TIPO DE ANÁLISE PREDOMINANTE Actividades Indicadores de Processo Eficiência: Diz respeito à boa utilização dos recursos (financeiros, materiais e humanos) em relação ao cumprimento do POR. Resultados Esperados Indicadores de Resultados Eficácia: Observa se as actividades permitirão alcançar os resultados, ex. as palestras aumentaram conhecimentos em higiene. Objectivo Específico Indicadores de Resultado Efectividade: Examina se os resultados estão incorporados na população atingida. ex. o % de casos de diarreia mantem-se baixos. Objectivo Geral Indicadores de Impacto Impacto: Verifica mudanças em áreas não trabalhadas pelo projecto, ex. o projecto gerou reivindicação sobre saneamento.

6 2.1. Criação de Sistemas de M&A Por sistema de M&A entende-se o conjunto de métodos e ferramentas que actuam de modo sinérgico para assegurar o fluxo de informações necessárias à tomada de decisão ou para a formulação de juízos sobre o mérito do projecto. São etapas da criação de sistemas de M&A 1ª Alinhar a lógica de intervenção; 2ª Verificar a consistência dos indicadores; 3ª Descrever os indicadores; 4ª Estipular o alcance dos indicadores (linha de base e meta); 5ª Identificar as fontes e métodos de colecta dados; 6ª Estabelecer prazos e responsabilidades; 7ª Elaborar formulários de colecta de dados; 8ª Etapa, criar uma base de dados; 9ª Estabelecer uma ordem de prioridade de consumidores da informação; 10ª Criar um sistema de arquivo.

7 2.2. Ferramentas do Sistema de M&A # FERRAMENTA INFORMÇÃO FUNÇÃO 1 Marco Lógico de Análise Hierarquia lógica de hipóteses (actividades, resultados, objectivos específicos e geral) e indicadores. Dá sentido e justifica todo o empreendimento a ser realizado. Revela a cadeia de acontecimentos necessários para que a situação negativa na base do projecto seja revertida. 2 Plano Orientado por Resultado Cronograma das actividades, bem como os indicadores e responsáveis pela sua execução. Especifica os prazos e os indicadores para medir o nível de execução das actividades. Também permite clarificar as tarefas entre os integrantes da equipa. 3 Plano de M&A 4 Orçamento Hierarquia lógica de hipóteses e indicadores; descrição dos indicadores; linha de base, metas, fontes e métodos de colecta de dados; prazos e responsabilidades. Listagem dos recursos humanos, materiais, equipamentos, serviços e actividades, bem como as respectivas quantidades e custos. É o guia da gestão operacional do projecto, tal como o GPS para um navegador ou a bíblia para um pastor. Fornece informação precisa sobre o tipo de despesas a serem realizadas em cada período do projecto.

8 2.2. Ferramentas do Sistema de M&A # FERRAMENTA INFORMÇÃO FUNÇÃO Detalhes sobre os indicadores e suas Fornece a informação necessária para 5 Formulários de Colecta de Dados respectivas características, bem como os alimentar a base de dados. critérios de validação em forma de campos a serem preenchidos. 6 Base de Dados Campos de inserção de dados com base nos formulários de colecta; tabelas; quadros e gráficos síntese da informação colectada no curso do projecto. Fornece informação para relatórios e momentos de decisão sobre a manutenção ou ajuste de estratégias. 7 Mapeamento de Actividades e Indicadores Linha de base, meta e performance das actividades, dos indicadores de processo e de resultado. Medir a performance da implementação das actividades, dos indicadores de processo e dos indicadores de resultado. 8 Relatórios Periódicos Tabelas, quadros e gráficos síntese; descrição e análise comparativa entre as metas reais e programadas; reflexão sobre os sucessos e fracassos, recomendações. Informa sobre o estado actual do projecto e as estratégias para manter o melhor performances.

9 FERRAMENTAS A DESTACAR, NO ÂMBITO DA GESTÃO E ACOMPANHAMENTO DE PROJECTOS

10 Resultado 1 Objectivo Específico Exemplo de MAIP Mapeamento das Actividades e Indicadores de Processo # ACTIVIDADES E INDICADORES META REALIZADO % EM FALTA 1.1 Exemplo de MIR Mapeamento dos Indicadores de Resultados INDICADORES DE RESULTADO LINHA DE BASE META REALIZADO %

11 Plano de M&A O plano de M&A é um esquema de previsão e controlo de todos os procedimentos de M&A. Um Plano de M&A deverá agregar 5 itens indispensáveis, nomeadamente: PRINCIPAIS ELEMENTOS DESCRIÇÃO DO INDICADOR LINHA DE BASE E META FONTE E MÉTODO DE COLECTA FREQUÊNCIA E RESPONSÁVEIS Refere-se a relação de causa e efeito representada pela relação sinérgica entre objectivos, resultados e actividades. Apresenta os indicadores de cada um dos elementos da coluna anterior, descrevendo-o em termos de utilidade, critério de desagregação e unidade de medida. A linha de base (situação antes do projecto) e a meta (evolução previstas) são expressas em números ou percentagens e permitem medir mudanças nos indicadores. Especifica a proveniência dos dados referentes aos indicadores, bem como o modo para colecta-los. Especifica os períodos e os funcionários do projecto responsáveis pela colecta, tratamento e reportagem dos indicadores.

12 EXERCÍCIO Desenho de um plano de M&A Passos a Cumprir: 1. Identificar uma acção concreta 2. Desenhatr um plano de Monitoria da actividade 3. Elaborar um formulário para colecta da informação 4. Criar um sistema de entrada e saída de dados (Data Base)

13 Prepara e Adaptado por: Roque Umbar Perito Nacional em M&A do PAANE II Conteúdo extraído essencialmente de ferramentas preparadas pelo Programa de Reforço das ONGs em Angola, implementado pelo World Learning