Recursos Humanos. Revisão Data Descrição 0 31/10/ Emissão inicial Lista de Revisão para adequação à nova estrutura da

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1 Procedimento: PR-SGQ-SUBFIN-06 Pág.: 1/12 Controle de alterações Revisão Data Descrição 0 31/10/ Emissão inicial Lista de Revisão para adequação à nova estrutura da Distribuição Subsecretária de Finanças. 1 01/03/ /04/ /10/ /02/2015 Lista de Distribuição Item 4 Definições e Siglas Item 3 - Referências Item 3 - Referências Item 6- Registros Lista de Distribuição Item 3 - Referência Revisão para adequação à nova estrutura da Subsecretária de Finanças. Inclusão do Decreto nº de 02 de abril de Inclusão do Decreto nº de 11 de Outubro de Alteração da indexação do registro Planilha de Avaliação de Eficácia de Treinamento, que passa a ser por Superintendência/Coordenação/Servidor. Alteração do responsável, retenção e da disposição para: RD/Gestor; Mínimo a última revisão; e, Descartar, respectivamente, para os registros Lista de treinamento dos servidores no(s) procedimento(s) operacional (ais) e Lista de treinamento dos servidores nos procedimentos do SGQ Revisão para adequação à nova estrutura da Subsecretária de Finanças. Inclusão na legislação: Decreto nº , de 26 de novembro de Função Representante da Direção - RD Superintendente da Superintendência de Controle e Acompanhamento da Movimentação Financeira - SUCOMF Superintendente da Superintendência de Controle e Acompanhamento da Dívida Pública Estadual SUCADP Superintendente da Superintendência de Captação de Recursos - SUCAR Superintendente da Superintendência Finanças - SUFIN Superintendente da Superintendência do Tesouro Estadual - SUTES Coordenador da Coordenação de Acompanhamento e Controle dos Pagamentos de Concessionárias de Serviços Públicos CACPC Coordenador da Coordenação de Análise de Investimentos e Gastos COAIG Coordenador da Coordenação de Assessoramento Técnico Jurídico - COAJUR Coordenador da Coordenação de Convênios COCON Coordenador da Coordenação de Encargos Gerais do Estado e Operações Especiais CEGOE Coordenador da Coordenação de Gestão da Dívida COGED Coordenador da Coordenação de Gestão de Obrigações CGO Coordenador da Coordenação de Operações de Crédito COPEC

2 Procedimento: PR-SGQ-SUBFIN-06 Pág.: 2/12 Coordenador da Coordenação de Planejamento Financeiro COPLAF Coordenador da Coordenação de Precatórios COPRE Coordenador da Coordenação de Análise de Parcerias Públicas Privadas COAP Coordenador da Coordenação de Captação de Recursos COCAR Coordenador da Coordenação de Conciliação de Receita - CCR Coordenador da Coordenação de Controle de Pagamentos CCP Coordenador da Coordenação de Controle e Conciliação Bancária COCCB Coordenador da Coordenação de Controle e Execução do Pagamento da Dívida Pública da Administração Direta CEPAD Coordenador da Coordenação de Execução Financeira CEFIN Coordenador da Coordenação de Controle e Análise das Receitas Estaduais Diretamente Arrecadas - CONARD Elaborado/Revisado por: Giovana dos Santos Itaborai, em 10/02/2015 Roberto Gomides de Barros Filho, em 10/02/2015 Aprovado por: Leandro das Neves Corrêa, em 10/02/2015

3 Procedimento: PR-SGQ-SUBFIN-06 Pág.: 3/12 1. Objetivo Este procedimento tem a finalidade de fixar parâmetros para realização das atividades pertinentes ao controle de (item 6.2 da NBR ISO 9001:2008) estabelecidos pelo SGQ da SUBFIN. 2. Escopo Este procedimento abrange as atividades envolvidas para o controle dos requisitos de exigidos pelo item 6.2 da NBR ISO 9001:2008 e pelo Sistema de Gestão da da SUBFIN. 3. Referências NBR ISO 9000:2005 Sistemas de Gestão da Fundamentos e vocabulário NBR ISO 9001:2008 Sistemas de Gestão da Requisitos MQ-SGQ-SUBFIN Manual do Sistema de Gestão da da SUBFIN Decreto nº 2.479, de 08 de março de 1979 Legislação: Decreto Estadual Decreto nº , de 02 de abril de 2013 Decreto nº de 11 de Outubro de 2013 Decreto nº , de 26 de novembro de Definições e Siglas ACAD Análise Crítica pela Alta Direção RD Representante da Direção SUBFIN Subsecretaria de Finanças SUCOMF - Superintendência de Controle e Acompanhamento da Movimentação Financeira SUCADP Superintendência de Controle e Acompanhamento da Dívida Pública Estadual SUCAR Superintendência de Captação de Recursos SUFIN Superintendência de Finanças SUTES - Superintendência do Tesouro Estadual CACPC - Coordenação de Acompanhamento e Controle dos Pagamentos de Concessionárias de Serviços Públicos COAIG - Coordenação de Análise de Investimentos e Gastos COAJUR - Coordenação de Assessoramento Técnico Jurídico COCON - Coordenação de Convênios CEGOE Coordenação de Encargos Gerais do Estado e Operações Especiais COGED Coordenação de Gestão da Dívida CGO Coordenação de Gestão de Obrigações COPEC Coordenação de Operações de Crédito COPLAF Coordenação de Planejamento Financeiro COPRE Coordenação de Precatórios COAP Coordenação de Análise de Parcerias Públicas Privadas COCAR Coordenação de Captação de Recursos CCR - Coordenação de Conciliação de Receita CCP Coordenação de Controle de Pagamentos COCCB Coordenação de Controle e Conciliação Bancária

4 Procedimento: PR-SGQ-SUBFIN-06 Pág.: 4/12 CEPAD - Coordenação de Controle e Execução do Pagamento da Dívida Pública da Administração Direta CEFIN Coordenação de Execução Financeira 5. Procedimento Item Responsável Atividade Descrição 1 Gestores da Constituir e manter atualizada a pasta dos servidores Solicitar aos servidores toda documentação necessária para a comprovação das habilidades definidas na matriz de competência, de acordo com o cargo ocupado. Manter atualizada a pasta dos servidores. NOTA 1: Os seguintes documentos deverão constar na pasta de todos os servidores: Documento de identificação; Comprovante de Cadastro de Pessoa Física; e Comprovante de escolaridade e os necessários para comprovação das habilidades exigidas para o cargo. Obs.: O documento emitido por organização nacional da categoria profissional será aceito como comprovante de conclusão de terceiro grau. Obs2: A SUBFIN tem o prazo de até 01 ano para oferecer os cursos estabelecidos na Matriz de Competência Funcional para os servidores. Registro: Pasta do Servidor 2 Responsável pelo macroprocesso e/ou Superintendente da área em que o servidor foi alocado Agendar o treinamento dos novos servidores nos procedimentos operacionais necessários Providenciar o treinamento dos novos servidores nos procedimentos operacionais pertinentes às atividades que serão executadas, no prazo máximo de 30 (trinta) dias. Registro: Lista de treinamento dos servidores no(s) procedimento(s) operacional(ais).

5 Procedimento: PR-SGQ-SUBFIN-06 Pág.: 5/12 3 Gestores da 4 Gestores da 5 Gestores da 6 Gestores da 7 Subsecretário e/ou Superintendente 8 Gestoras da Agendar o treinamento dos novos servidores nos procedimentos obrigatórios do SGQ Atualizar a matriz de treinamento de procedimento Conferir as pastas dos servidores Atualização da matriz de capacitação Elaborar declaração esclarecendo falta do servidor ao curso Inserir o novo servidor na planilha de lotação dos servidores Providenciar o treinamento dos novos servidores nos procedimentos obrigatórios do SGQ, no prazo máximo de 60 (sessenta) dias. Registro: Lista de treinamento dos servidores nos procedimentos do SGQ. Após os treinamentos de novos servidores e/ou de revisões de procedimentos, atualizar a matriz de treinamento de procedimento. Registro: Matriz de treinamento atualizada. Conferir as pastas dos servidores, bimestralmente, inserindo cópia(s) do(s) certificado(s) de curso(s) realizado(s). Após a conferência da pasta dos servidores, a matriz de capacitação deve ser atualizada, de modo que a pasta do servidor e a matriz de capacitação estejam de acordo, ou seja, a cópia do certificado e a inclusão do curso na matriz. Registro: Matriz de capacitação atualizada. No caso do servidor que realizou curso mas que não recebeu o certificado, solicitar declaração de comparecimento que deverá ser anexada à declaração, esclarecendo o motivo da falta do servidor. Registro: Declaração de justificativa da ausência de certificado. Incluir o novo servidor na planilha de lotação dos servidores, na sua respectiva superintendência e coordenação. Registro: Planilha de lotação dos servidores.

6 Procedimento: PR-SGQ-SUBFIN-06 Pág.: 6/12 9 Superior Imediato do Servidor 10 Gestores da Preencher a avaliação acerca da eficácia do curso Definir programação dos cursos Preencher a planilha de avaliação de desempenho dos cursos realizados, após a sua conclusão e/ou após colocar em uso os conhecimentos adquiridos no curso. O prazo para preenchimento da avaliação de eficácia de treinamento será de 30 dias a contar da data da conclusão do curso ou a partir da data em que o servidor colocar em prática os conhecimentos adquiridos com o curso. O servidor é avaliado pelo seu superior imediato. Registro: Planilha de avaliação de eficácia de treinamento. Anualmente, elaborar planilha de cursos autorizados para o exercício. Registro: Planilha de Programações de Cursos e Treinamentos. Nota 1: A inobservância dos critérios aqui definidos poderá gerar o registro de não conformidade.

7 Procedimento: PR-SGQ-SUBFIN-05 Pág.: 7/12 6. Registros Este procedimento é suportado por registros que atendem aos requisitos da Tabela 2 abaixo: adequar ao procedimento Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tipo Nome / Código (quando aplicável) Responsável Local Digital Físico Acesso Cuidado Indexação Retenção Disposição Pasta do Servidor Gestor da Armário da Restrito ao Normal Por ordem alfabética Pelo período em que estiver lotado na SUBFIN Devolver ao servidor Lista de treinamento dos servidores no(s) procedimento(s) operacional (ais) Armário da Restrito ao Normal Por Procedimento Operacional No mínimo a última revisão Descartar Lista de treinamento dos servidores nos procedimentos do SGQ Armário da Restrito ao Normal Por procedimento do SGQ No mínimo a última revisão Descartar Matriz de treinamento atualizada Gestor da F:\00 SUBFIN\Si stema de Gestão da (SGQ)\Mon itoramento Restrito ao Normal Por data Permanente Não há

8 Procedimento: PR-SGQ-SUBFIN-05 Pág.: 8/12 do SGQ\Regis tros\registr os de Recursos Humanos Matriz de capacitação atualizada Gestor da F:\00 SUBFIN\Si stema de Gestão da (SGQ)\Mon itoramento do SGQ\Regis tros\registr os de Recursos Humanos Restrito ao Normal Por data Permanente Não há Declaração de justificativa da ausência de certificado Subsecretário e/ou Superintendent e Pasta do Servidor/ Armário da Restrito aos Servidores com acesso à pasta SGQ Normal Por ordem alfabética Pelo período em que estiver lotado na SUBFIN Devolver ao servidor Planilha de lotação dos servidores. Gestor da F:\00 SUBFIN\Si stema de Gestão da (SGQ)\Mon itoramento do Restrito ao Normal Por data Permanente Não há

9 Procedimento: PR-SGQ-SUBFIN-05 Pág.: 9/12 SGQ\Regis tros\registr os de Recursos Humanos Planilha de avaliação de eficácia de treinamento Superior Imediato do Servidor F:\00 SUBFIN\Si stema de Gestão da (SGQ)\Mon itoramento do SGQ\Regis tros\registr os de Recursos Humanos\ Avaliação Desempen ho Restrito aos Servidores com acesso à pasta SGQ Normal Por Superintende ncia/coorden ação/servidor Permanente Não há Planilha de Programação de Cursos e Treinamentos Gestores da F:\00 SUBFIN\Si stema de Gestão da (SGQ)\Mon itoramento do SGQ\Regis tros\registr os de Recursos Humanos\ Programaç Restrito aos Servidores com acesso à pasta SGQ Normal Por ano Permanente Não há

10 Procedimento: PR-SGQ-SUBFIN-05 Pág.: 10/12 ão de Cursos e Treinament os Obs.: Todos os registros da qualidade devem ser: - Manuseados com cuidado para evitar danos, deterioração ou perda - Arquivados e mantidos de forma adequada a fim de garantir a integridade de suas informações