Processo. Controle de Documentos e Registros

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1 Dono do processo Samara Bastos Portela Substituto: Kelly Vitoriny A.C. M. G. da Silva Aprovado por Analisado criticamente por Marilusa Lara L Bittencourt 1. Propósito Descrever a forma como é efetuado o controle de ativos de documentos na organização. Estes ativos são todos os processos, instruções de trabalho, registros e formulários que contêm algum nível de conhecimento da organização. O controle sobre os ativos consiste em: Padronizar a formatação definindo critérios para sua aprovação ou reprovação Revisar toda nova documentação de acordo com esses critérios Publicar e distribuir novas versões Garantir acesso apenas a documentos atualizados 2. Área de aplicação Este processo se aplica às áreas da Superintendência de Informática definidas no Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ-SINFO). 3. Política Os documentos do SGQ-SInfo devem ser revisados e alterados sempre que necessário, observando-se, para tanto, as orientações contidas neste Processo de Controle de Documentos e Registros. 4. Diretrizes A organização mantém sua documentação baseada em três níveis de hierarquia que são formatados como se segue: 4.1. Nível Estratégico Manual da Qualidade A Organização mantém um Manual da Qualidade que contém: Escopo do Sistema de Gestão da Qualidade Referência aos Processos Descrição da interação dos processos do Sistema de Gestão da Qualidade. * Quando impressa e ou salva no computador Folha 1 / 7

2 4.2. Nível Tático Processos da Qualidade Os Processos da Qualidade da Organização inter-relacionam os processos e as atividades necessárias para implementar o SGQ; registram as atividades no nível tático e seguem a estrutura estabelecida no documento Template Processos cujo modelo encontra-se na página da SInfo (Portal do MP-GO > Superintendências > Informática > Qualidade ISO9001 > Documentação do SGQ-SInfo) Nível Operacional Instrução de trabalho A instrução de trabalho é utilizada para detalhar as atividades no nível operacional ou de execução que requerem orientação para a correta realização da tarefa. A estrutura das instruções de trabalho deve seguir o modelo Template de Instrução de Trabalho encontrado na página da SInfo (Portal do MP-GO > Superintendências > Informática > Qualidade ISO9001 > Documentação do SGQ-SInfo) Registros da qualidade Os registros da qualidade da SInfo retratam a evidência de uma atividade, ação ou prática qualquer contendo informações úteis para análise de uma determinada realidade. São apresentados sob forma física ou em meios eletrônicos conforme as necessidades operacionais. Os registros eletrônicos são protegidos por meio da realização de backup, controle de acesso e antivírus, conforme boas práticas adotadas pelos setores competentes da SInfo. Já os registros físicos são armazenados em pasta própria devidamente identificada e arquivada no armário de documentos do SGQ. Os registros devem se identificáveis e recuperáveis, além de legíveis e sem rasura sob o risco de serem, neste último caso, considerados inválidos devendo outro registro ser criado. O acesso aos registros da qualidade é livre (modo: visualização) a todos da equipe do SGQ cujo acesso se dá pelo repositório SVN localizado no disco D: de cada colaborador. Nos documentos que descrevem os processos deste SGQ ou nas instruções de trabalho, quando aplicável, devem ser definidos os critérios para controle dos registros, conforme o estabelecido na tabela abaixo: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção* Disposição Código do documento Local de armazenamento Tipo de proteção Forma de recuperação Tempo de armazenamento Maneira de se dispor os registros quando terminado seu prazo de retenção *Os prazos de retenção dos registros são definidos conforme as necessidades de cada processo, cuja disposição deve ser aplicada respeitando-se este prazo. * Quando impressa e ou salva no computador Folha 2 / 7

3 4.3.3 Formulários em branco Os formulários em branco constituem um tipo de documento que, ao serem preenchidos, conforme os critérios estabelecidos, e, devidamente assinados por pessoal competente, tornamse registros. Há formulários que se destinam ao uso dos colaboradores da SInfo em geral, meio por onde podem, por exemplo, sugerir a inclusão ou alteração de algum documento e/ou apontar uma oportunidade de melhoria e há formulários de uso exclusivo dos colaboradores com atribuições específicas (normalmente donos de processos), como por exemplo os relatórios e atas de análise crítica, sendo vedado o recebimento de formulários preenchidos por pessoas alheias ao âmbito do SGQ. A publicidade destes documentos visa promover o compartilhamento de conhecimentos com os demais órgãos do MP-GO e o público em geral podendo ser acessados em: Portal do MP-GO > Superintendências > Informática > Qualidade ISO9001 > Documentação do SGQ-SInfo Alterações em documentos Quando necessário alterar ou sugerir a criação de algum documento, o proponente deve preencher o formulário FRM01-02-Solicitação de Inclusão e Mudança de Documentos (disponível em: Portal do MP-GO > Superintendências > Informática > Qualidade ISO9001 > Documentação do SGQ-SInfo, coletar assinatura de um dos integrantes do Comitê da Qualidade e posteriormente entregá-lo ao Representante da Direção para que seja analisado. Os documentos são elaborados pelos colaboradores responsáveis pelos processos devendo salválos na Pasta Etapa 01 Aprovar contida no repositório: SVN/ISO9001 sendo o Representante da Direção informado, via , da presença do documento na referida pasta. As alterações ocorridas entre uma versão e outra dos registros e documentos podem ser verificadas no FRM01-03 Histórico de Revisões, encontrado impresso no armário do SGQ, conforme lista mestra Regras para versionamento Documentos novos: Todo novo documento que compõe o SGQ deve ser versionado inicialmente com o número 0.1 (zero ponto um). Quando aprovado evolui para versão 1.0 (um ponto zero). Documentos já aprovados receberão o incremento de 0.1 (um décimo) a cada revisão que ocorrer para tratar de questões afetas à: Língua portuguesa Esclarecer ou melhorar o entendimento do texto Formatação, estilo e estética do texto Atualizar figuras e tabelas Atualizar informações e referências de menor impacto Outras consideradas menos significativas Receberão o incremento de 1 (um inteiro) a cada revisão em que forem promovidas mudanças mais significativas, como a mudança total do layout, por exemplo Controle de Documentos O dono do Processo de tem como atribuição manter disponíveis nos locais pertinentes apenas versões atualizadas dos documentos, independentemente do seu local de acesso. Os documentos obsoletos disponíveis em meio eletrônico serão substituídos pelas novas versões e as cópias impressas serão eliminadas por fragmentação e substituídas por cópias das versões atuais. * Quando impressa e ou salva no computador Folha 3 / 7

4 4.3.5 Lista mestra O Representante da Direção mantém uma lista mestra eletrônica como forma de controlar a revisão dos documentos e contém o código, título, versão, data de aprovação, local onde está disponível para acesso (armazenamento) e informação sobre a existência de cópias distribuídas. Este controle se aplica a todos os processos, instruções de trabalho, formulários, templates, relatórios e planos de ações do SGQ Base de Conhecimento A SInfo mantém uma base de conhecimento a fim de auxiliar os colaboradores durante os atendimentos realizados. A inclusão e exclusão de arquivos na Base de Conhecimento são de responsabilidade do dono do Processo PRC01. Os documentos podem ser encontrados no repositório Controle de documentos externos Documentos externos são os utilizados pelo sistema de gestão da qualidade, mas não emitidos por ele. São classificados em documentos normativos que consistem em normas e manuais, e documentos legislativos englobando leis, decretos e portarias. Podem ser consultados em: Portal do MP-GO > Superintendências > Informática > Qualidade ISO9001 > Documentação do SGQ-SInfo. 4 Macrofluxo 5 Responsabilidade e autoridade Atividade Autoridade Responsabilidade 6.1-Receber e analisar a solicitação 6.2-Publicar e Distribuir documentos Samara Bastos Portela 6.3-Atualizar Lista Mestra e Samara Bastos Portela * Quando impressa e ou salva no computador Folha 4 / 7

5 Histórico de Revisões 6 Descrição das atividades 6.1 Receber e analisar a solicitação Objetivo Analisar a solicitação de inclusão e/ou mudança de documento Critérios e produtos de entrada Necessidade de mudança e/ou inclusão de documento identificado pelo colaborador FRM01-02-Solicitação de Inclusão e Mudança de Documentos devidamente preenchido e assinado pelo proponente e por um integrante do Comitê da Qualidade. Documento a ser analisado disponível na Pasta Etapa 01, conforme item Tarefas 1) Analisar solicitação de inclusão e/ou mudança e verificar se é compatível com o novo documento. a) Se a solicitação for aceita, o documento será salvo na pasta Etapa 02- Versionar disponível em: SVN/ISO9001 > Edição e Versionamento. b) Caso não seja aceita, encerra-se a solicitação, sendo o colaborador informado via . Critérios e produtos de saída Formulário de solicitação de mudança/inclusão Aprovado ou Reprovado. Documento aprovado salvo na pasta Etapa 02 Versionar. Computador padrão do MP-GO; Editor de texto; 6.2 Publicar e Distribuir documentos Disponibilizar as versões novas dos documentos Recursos Objetivo Critérios e produtos de entrada Produto(s); Documento aprovado e salvo na pasta Etapa 02 pelo Representante da Direção. Tarefas * Quando impressa e ou salva no computador Folha 5 / 7

6 1) Analisar documento (alterações e layout) 2) Gerar nova versão conforme item ) Distribuir documentos, conforme lista mestra Publicar no site Portal do MP-GO > Superintendências > Informática > Qualidade ISO9001 > Documentação do SGQ-SInfo a nova versão substituindo a versão antiga Os documentos físicos terão suas cópias impressas e disponibilizadas, e as versões antigas serão eliminadas por fragmentação 4) Encaminhar ao Comitê da Qualidade informando sobre as mudanças ocorridas Critérios e produtos de saída Produto(s); Novas versões disponíveis conforme lista mestra Computador padrão do MP-GO; Editor de texto; Recursos 6.3 Atualizar Lista Mestra e Histórico de Revisões Objetivo Manter lista mestra e histórico de revisões atualizados, conforme item 4.3. Documentos já publicados e distribuídos a) Atualizar Lista Mestra b) Atualizar Histórico de Revisões Critérios e produtos de entrada Tarefas Critérios e produtos de saída Documento aprovado, distribuído e publicado. Lista Mestra e Histórico de Revisões atualizados encaminhado ao Comitê da Qualidade Computador padrão do MP-GO; Editor de texto, Recursos * Quando impressa e ou salva no computador Folha 6 / 7

7 7 Indicadores Não se Aplica 8 Controle de Registros Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição FRM pgo/svn/iso9001/02- SistemaDeGestaoDaQ ualidade/prc01- Controle%20de%20Do cumentos%20e%20re gistros/controle_r EGISTROS/PRC01- Controle%20de%20Do cumentos%20e%20re gistros/frm Lista%20Mestra-V1-2.docx Backup, controle de acesso e antivírus Conforme opções do navegador de arquivos Permanente FRM01-02 Armário do SGQ-SInfo Chave Nº de Registro 1 ano Fragmentação FRM01-03 Armário do SGQ-SInfo Chave Nº de Registro 1 ano Fragmentação N/A 9 Referências NBR ISO 9000:2005 NBR ISO 9001:2008 NBR ISO 9004:2000 MQA01 Manual da Qualidade 10 Anexos FRM01-01-Lista Mestre FRM01-02-Solicitação de Inclusão e Mudança de Documentos FRM01-03 Histórico de Revisões Template para Processo Template para Instrução de Trabalho * Quando impressa e ou salva no computador Folha 7 / 7