PROCEDIMENTO ELABORAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE
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- Neuza Ventura Campelo
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1 Página: 1 de 5 1. OBJETIVO Descrever como os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade são elaborados, gerenciados e utilizados, de modo a assegurar que as informações pertinentes estejam adequadas e disponíveis nos locais de uso. 2. APLICAÇÃO Aplica-se a todos que participam do Sistema de Gestão da Qualidade quando da elaboração e controle de documentos. 3. DEFINIÇÕES COCON Conselho Consultivo da Qualidade. GEGER Gerência Geral / Representante da Direção. GEREX Gerente Executivo GEROP Gerente Operacional GELOG Gerente Logístico Gestor da área Responsável pela área 4. DESCRIÇÃO DAS ETAPAS 4.1 Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade TIPO ELABORAÇÃO ANÁLISE CRÍTICA E APROVAÇÃO DISPONIBILIZAÇÃO ACESSO Manual da Qualidade GEGER COCON Eletrônico \SISQUAL Livre Procedimentos Gestor de área COCON ou GEGER Eletrônico \SISQUAL Livre Instruções Gestor de área GEGER Eletrônico \SISQUAL Livre Política da Qualidade GEGER COCON Eletrônico \SISQUAL Livre Objetivos da Qualidade GEGER COCON Eletrônico \SISQUAL Livre Formulários Gestor de área GEGER Eletrônico: \SISQUAL ou \ESTAL ou papel Livre 4.2 Elaboração (criação) de documentos Os documentos do Sistema de Gestão de Qualidade poderão ser elaborados de acordo com o descrito na tabela do item 4.1, devendo, para entrarem em vigor, ser submetidos à análise crítica do Sistema de Gestão de Qualidade. 4.3 Revisão Quando necessária revisão de documentos do Sistema de Gestão da Qualidade, a análise crítica e aprovação são executadas pelos mesmos ocupantes das funções que executaram essas atividades nos documentos originais. O elaborador do documento realiza a revisão e encaminha o documento para a área responsável por efetuar a análise crítica e por sua aprovação. A identificação das alterações efetuadas é evidenciada por uma barra vertical no lado direito do documento no parágrafo alterado. A situação da revisão atual dos documentos é identificada no cabeçalho do documento e controlada por meio de Lista Mestra de Documentos Internos e Externos (F-GEGER-01). Depois de aprovado, o documento é inserido na rede pelo INFO, que é responsável pelo gerenciamento da rede interna da Práticos de Santos. Elaborado Aprovado Área GEGER Nome GERALDES Rubrica Área COCON Nome PAULO Rubrica
2 Página: 2 de Aprovação Após a elaboração ou revisão do documento, este é analisado criticamente pelo gestor do processo a que o documento pertence, quanto a sua adequação e pertinência, e aprovado para sua publicação, por meio de assinatura do gestor no rodapé do documento original Disponibilização de documentos aprovados Todos os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade aprovados e válidos são disponibilizados na rede, no endereço \SISQUAL, pelo INFO, após arquivamento do documento original em papel na Pasta Mestra, sob responsabilidade do RD, devidamente assinado pelos elaboradores e aprovadores. Todos os documentos são de livre consulta pelos usuários, somente para leitura, não sendo permitidas alterações. Os documentos considerados válidos para o Sistema de Gestão da Qualidade são aqueles disponibilizados na rede e os documentos originais. Eventuais cópias não serão consideradas válidas. No caso de formulários, a análise crítica e aprovação são evidenciadas através de carimbo no verso do formulário original em papel. 4.6 Documentos Obsoletos Documentos obsoletos são removidos da rede e substituídos pelos válidos. Quando for necessário manter o documento obsoleto por algum tempo, esse deverá ser disponibilizado em cópia papel para o usuário e com a identificação de OBSOLETO por meio de carimbo. 4.7 Cancelamento de documentos Quando for necessário o cancelamento de documentos do Sistema de Gestão da Qualidade, a análise crítica e aprovação do cancelamento são executadas pela GEGER, mediante solicitação e justificativa do cancelamento pelo elaborador do documento. Quando for necessário manter o documento cancelado por algum tempo, esse deverá ser disponibilizado em cópia papel para o usuário e com a identificação de CANCELADO por meio de carimbo. Depois de aprovado o cancelamento, a GEGER solicita ao INFO a exclusão do documento na rede. 4.8 Reaprovação Por ocasião das Reuniões de Análise Crítica será efetuada a avaliação dos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade para os quais tenham decorrido 2 (dois) anos sem revisão. Concluída a desnecessidade de modificação do documento, deverá ser mantido o número da revisão e a data será atualizada para a da Reunião. Essa ratificação será registrada na Ata de Reunião de Análise Crítica. 4.9 Execução de backups A manutenção dos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade disponibilizados na rede é assegurada por meio da realização de backups, conforme previsto no P-INFO-03.
3 Página: 3 de Formatação e Codificação dos Documentos Manual da Qualidade, Procedimentos e Instruções Cabeçalho Manual da Qualidade, Procedimentos e Instruções devem apresentar cabeçalho contendo: Tipo do documento identificar se o documento é o Manual, um Procedimento ou Instrução. Título identificar o assunto a que se refere o documento. Código X-XXXXX-XX onde: X = M (para Manual), P (para procedimento), I (para instrução). XXXXX = Sigla da área gestora do processo. XX = Número seqüencial. Revisão utilizar 02 dígitos para identificação do estado da revisão. Se for a emissão inicial, utilizar 00; a cada revisão, este número deve ser acrescido de 01. Data Colocar dia, mês e ano da data de elaboração ou da revisão/reaprovação do documento. Página Colocar o número da página atual e o total de páginas existentes no documento Corpo do documento Manual da Qualidade: Formatação livre. Procedimentos e Instruções: formatação conforme itemização abaixo. 1) Objetivo descrever o objeto do documento que está sendo elaborado. 2) Aplicação identificar as áreas afetadas pelo documento e pelo assunto. 3) Definição quando aplicável, definir termos não comuns mencionados no documento. 4) Descrição das etapas o que deve ser feito e de que forma, para atender o objetivo. 5) Responsabilidades definição das responsabilidades para realização das atividades descritas no item 5. 6) Registros quando aplicável, preencher a tabela Controle de Registros identificados como decorrentes do documento. Ver procedimento Controle de Registros. 7) Documentos de Referência quando aplicável, identificar os documentos internos e/ou externos referenciados ou complementares ao documento, incluindo aqueles classificados como Diversos. 8) Natureza da Alteração quando aplicável, descrever a razão pela qual o documento foi alterado. 9) Anexos quando aplicável.
4 Notas: Página: 4 de 5 Quando qualquer item do corpo do documento não for aplicável, escrever Não aplicável. Todas as revisões feitas em procedimentos, sejam inclusões, exclusões ou revisão de texto devem ser inseridas no campo Natureza das Alterações Rodapé Manual da Qualidade, Procedimentos e Instruções devem apresentar o rodapé da primeira página contendo: Elaborado por Sigla da área, nome e rubrica (somente no original em papel) de quem elaborou. Aprovado por Sigla da área, nome e rubrica (somente no original em papel) de quem analisou criticamente e aprovou o documento Documentos Diversos São de formatação livre, porém devem conter no mínimo a data de aprovação, nome e assinatura (somente no original em papel) do aprovador Formulários Elaboração Para elaboração de um novo formulário, o emissor deve solicitar código ao RD Todos os formulários do Sistema de Gestão da Qualidade devem conter: 1) Logotipo da Praticagem; 2) Título do formulário; 3) Código, versão e paginação no rodapé; 4) Campos para preenchimento da data e identificação do usuário Codificação A codificação do formulário apresenta a estrutura F-XXXX-XX Rev. XX onde: F = Formulário; XXXX = Sigla da área emitente do formulário; XX = Número seqüencial; Rev. XX = Revisão do formulário (número seqüencial, utilizar 00 quando da emissão inicial). Nota: Na codificação dos documentos e formulários do Sistema de Gestão da Qualidade, a sigla da área emitente poderá conter de dois a cinco caracteres.
5 Página: 5 de Controle de Documentos Externos Os responsáveis pelos documentos externos, referenciados no Sistema de Gestão da Qualidade, após o seu recebimento e análise, devem informar à GEGER sobre a sua existência, para que o mesmo seja incluído na Lista Mestra de Documentos Internos e Externos (F-GEGER-01), a fim de controlar sua emissão, revisão e forma de atualização. O responsável deve informar aos usuários do documento sobre sua atualização Controle da atualização de Documentos Externos O controle da atualização dos Documentos Externos será assegurado pelo cumprimento dos eventos assinalados na Agenda Permanente (F-GEGER-15). 5. RESPONSABILIDADES Competem aos responsáveis das áreas gestoras a elaboração dos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade. Compete ao COCON e GEGER (GEREX, GELOG e GEROP) a aprovação dos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade. Compete à Secretaria o controle da atualização dos Documentos Externos. 6. REGISTROS Identificação Armazenamento Recuperação Retenção Código Nome Local Forma Indexação Acesso Ativo Inativo Lista Mestra de Documentos Internos e Revisão N/A F-GEGER-01 GEGER \SISQUAL Externos vigente N/A Ata de reunião de Análise Crítica GEGER 2 anos Descarte OBS: - Data; -Livre; - Pasta A-Z; Meio Eletrônico; Armário; N/A Não se aplica. 7. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA P-GEGER-02 Controle de Registros; P-INFO-03 Manuseio, Armazenamento e Preservação de Backups. 8. NATUREZA DAS ALTERAÇÕES Item 4.1 Negrito Item 4.2 Inclusão Item 4.3 Renumeração Item 4.4 Inclusão Item 4.5 Renumeração Item 4.6 Renumeração Item 4.7 Renumeração Item 4.8 Renumeração Item 4.9 Renumeração Item 4.10 Renumeração Item Renumeração 9. ANEXOS F-GEGER-15 - Agenda Permanente. Item Renumeração e correção do item data Item Renumeração Item Renumeração Item Renumeração Item Renumeração Item Renumeração e correção RD Item Renumeração Item Renumeração Item 4.11 Renumeração Item 4.12 Renumeração Item 5 GEREX, GELOG e GEROP.
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