Estabelecer critérios e procedimentos relativos às atividades de análise das informações estatísticas provenientes dos Serviços Extrajudiciais.

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1 Proposto por: Equipe do Serviço de Análise de Dados Extrajudiciais (SEAEX) ANALISAR INFORMAÇÕES ESTATÍSTICAS Analisado por: Diretor da Divisão de Monitoramento Extrajudicial (DIMEX) Aprovado por: Diretor-Geral da Diretoria de Fiscalização e Apoio às Serventias Extrajudiciais (DGFEX) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos relativos às atividades de análise das informações estatísticas provenientes dos Serviços Extrajudiciais. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) prescreve requisitos para a análise das informações estatísticas extrajudiciais, por parte do Serviço de Análise de Dados Extrajudiciais, da Diretoria Geral de Fiscalização e Apoio às Serventias Extrajudiciais (DGFEX/SEAEX), bem como provê orientações às demais unidades organizacionais (UO) e aos Serviços Extrajudiciais que têm interfaces com esse processo de trabalho, passando a vigorar a partir de 04/11/ REFERÊNCIAS Consolidação Normativa da Corregedoria Geral da Justiça Capítulo referente às atribuições da DIMEX, sobretudo com relação ao Livro Adicional físico e Livro Adicional Eletrônico; Aviso CGJ nº 12/2006, que estabelece novo layout para o Livro Adicional físico, dentre outras providências; Aviso CGJ n 505/2006, que altera o layout citado, determinando a inserção da coluna do Fundo Especial da Defensoria do Estado do Rio de Janeiro (FUNDPERJ) no Livro Adicional físico, dentre outras providências, a partir de julho de 2006; Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ n 09/2006, que, den tre outras providências, altera o referido layout, determinando a inserção da coluna do Fundo Especial da Procuradoria Geral do Estado do Rio de Janeiro (FUNPERJ) no Livro Adicional físico, a partir de janeiro de 2007; Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFEX de 12

2 Resolução CGJ nº 01/2007, que institui o Livro Adicional Eletrônico; Aviso CGJ nº 78/2007, que estabelece novo layout, para o Livro Adicional físico e para o Livro Adicional Eletrônico, dentre outras providências, com vigência a partir de fevereiro de 2007; Art. 958 do Provimento 12/2009 (Consolidação Normativa Extrajudicial), que dispõe sobre a comunicação eletrônica mensal, a realizada pelo IRTDPJ-RJ, contendo dados sobre os arquivos transmitidos pelos Serviços de Registro de Títulos e Documentos, a pedido dos interessados, bem como os valores dos emolumentos que foram pagos por tais operações; Provimento 26/2011, que disciplina a questão relativa à remessa pelo Instituto dos Registradores de Títulos e Documentos e Civil de Pessoas Naturais do Estado do Rio de Janeiro - IRTDPJ/RJ da relação de arquivos referentes às remessas certificadas de arquivos eletrônicos efetuadas pelos Serviços com atribuição de Registro de Títulos e Documentos, bem como os valores dos emolumentos que foram pagos por tais operações, consoante o disposto no artigo 958 da Consolidação Normativa Extrajudicial (Prov. 12/2009). Art. 245, 3 do Provimento 12/2009 (Consolidação Normativa Extrajudicial), que dispõe sobre a obrigatoriedade dos Serviços Extrajudiciais Oficializados de encaminharem a Corregedoria Geral da Justiça no primeiro dia útil do mês subseqüente, a quantidade de consultas às informações das escrituras lavradas na forma da Lei Federal /2007 e de indisponibilidade de bens realizadas, discriminando o número de consultas gratuitas e o número de consultas pagas, fazendo menção aos números das GRERJ s utilizadas nos recolhimentos. Aviso CGJ nº 367/2013, que estabelece novo layout, para o Livro Adicional físico e para o Livro Adicional Eletrônico, com vigência a partir de março de 2013; 4 RESPONSABILIDADES GERAIS Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFEX de 12

3 FUNÇÃO Diretor da Divisão de Monitoramento Extrajudicial (DIMEX) RESPONSABILIDADE Analisar e emitir pareceres em processos administrativos, no seu nível de competência; supervisionar a realização dos processos de trabalho desta RAD. Chefe do Serviço de Análise de Dados Extrajudiciais (SEAEX) Processante Distribuir tarefas aos processantes, determinando a elaboração de informações e pareceres; analisar e emitir pareceres em processos administrativos, no seu nível de competência; supervisionar a realização dos processos de trabalho desta RAD. Executar os processos de trabalho para os quais tenha sido designado; realizar as atividades em consonância com os requisitos legais aplicáveis e no prazo para isso definido; elaborar informações e pareceres em processos administrativos, no seu nível de competência. 5 ANALISAR CONSULTAS E ELABORAR PARECERES, REFERENTES AO MODELO PADRONIZADO DO LIVRO ADICIONAL FÍSICO OU DO LIVRO ADICIONAL ELETRÔNICO 5.1 O Chefe do SEAEX recebe o processo administrativo, para análise de consultas e elaboração de pareceres, referentes ao modelo padronizado do Livro Adicional físico ou do Livro Adicional Eletrônico, objetivando a prestação de informações a unidades administrativas do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ) e Serviços Extrajudiciais. 5.2 O processante recebe do Chefe do SEAEX o processo administrativo, analisa a consulta e elabora parecer, referente ao modelo padronizado do Livro Adicional físico ou do Livro Adicional Eletrônico Caso haja necessidade de esclarecimentos acerca da consulta apresentada, o processante solicita ao Serviço Extrajudicial as informações cabíveis ou sugere ao Chefe do SEAEX que a referida solicitação seja efetuada via ofício. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFEX de 12

4 5.3 Instruído o processo administrativo e, tendo sido elaborado o parecer, o Chefe do SEAEX analisa o mesmo e remete o feito ao Diretor da DIMEX, para as providências cabíveis. 5.4 No caso de solicitações oriundas de Serviços Extrajudiciais, o processante elabora e submete o parecer ao Chefe do SEAEX, que o analisa e encaminha o processo administrativo ao Diretor da DIMEX, para providências cabíveis. 6 ANALISAR DIVERGÊNCIAS OU QUESTÕES NÃO-NORMATIZADAS, RELATIVAS AO MODELO PADRONIZADO DO LIVRO ADICIONAL FÍSICO OU DO LIVRO ADICIONAL ELETRÔNICO 6.1 O Chefe do SEAEX recebe processo administrativo, para análise de divergências ou questões não-normatizadas, relativas ao modelo padronizado do Livro Adicional físico ou do Livro Adicional Eletrônico Na hipótese de divergências com relação ao modelo padronizado do Livro Adicional físico ou do Livro Adicional Eletrônico, o Chefe do SEAEX solicita ao processante a análise do processo administrativo. 6.2 O processante recebe o processo administrativo e analisa as divergências existentes Caso haja necessidade de esclarecimentos acerca das divergências encontradas, o processante solicita ao Serviço Extrajudicial as informações cabíveis ou a sua regularização, ou sugere ao Chefe do SEAEX que a solicitação seja efetuada via ofício. 6.3 Instruído o processo administrativo e, tendo sido sanadas as divergências, o processante elabora parecer e o submete ao Chefe do SEAEX, que analisa o mesmo e remete o feito ao Diretor da DIMEX, para as providências cabíveis Caso as divergências não tenham sido sanadas em razão de não-atendimento à solicitação formulada, ou em razão de discordância, em ambas as hipóteses por parte do Serviço Extrajudicial, o Chefe do SEAEX remete o processo administrativo ao Diretor da DIMEX, para as providências cabíveis. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFEX de 12

5 6.3.2 Na hipótese de questões não-normatizadas, relativas ao modelo padronizado do Livro Adicional físico ou do Livro Adicional Eletrônico, o Chefe do SEAEX analisa, elabora parecer e o submete à consideração do Diretor da DIMEX, para as providências cabíveis. 7 RECEBER COMUNICAÇÃO ELETRÔNICA MENSAL DO IRTDPJ-RJ E PROCEDER LANÇAMENTO EM PLANILHA DE CONTROLE NO SISTEMA DE GERENCIAMENTO DA DGFEX 7.1 O Chefe do SEAEX, ou Servidor por ele designado, verifica no endereço eletrônico o recebimento de , assinado digitalmente pelo IRTDPJ-RJ, com arquivo contendo dados sobre os arquivos transmitidos pelos Serviços de Registro de Títulos e Documentos, pedido dos interessados, bem como os valores dos emolumentos que foram pagos por tais operações. 7.2 Recebido o é verificado se o arquivo em anexo encontra-se dentro do padrão estabelecido pela Corregedoria. 7.3 Na hipótese do arquivo estar dentro do padrão estabelecido, o Chefe de Serviço ou Servidor por ele designado, encaminharão resposta ao IRTDPJ-RJ, acusando o recebimento do arquivo fazendo referência ao mês e ano a que o mesmo se refere Na hipótese do arquivo não estar dentro do padrão, o Chefe de Serviço encaminhará resposta ao IRTDPJ-RJ, acusando o recebimento do e alertando que o arquivo recebido não está em conformidade com o padrão estabelecido pela Corregedoria, solicitando correção; Na hipótese do IRTDPJ-RJ, não retificar o arquivo encaminhando-o novamente fora do padrão ou não responder ao , o Chefe de serviço prestará informação por escrito ao Diretor da Divisão, anexando cópia dos s recebidos e da planilha encaminhada. 7.4 Os dados constantes da planilha encaminhada pelo IRTDPJ-RJ, serão lançados pelo Chefe de Serviço ou Servidor por ele designado, em planilha disponibilizada no Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFEX de 12

6 Sistema de gerenciamento da DGFEX, para posterior consulta ou extração de relatório se necessário. 8 RECEBER COMUNICAÇÃO DOS SERVIÇOS EXTRAJUDICIAIS QUANTO A QUANTIDADE DE CONSULTAS REALIZADAS AO BANCO DE INFORMAÇÕES DE INDISPONIBILIDADE DE BENS E DE ESCRITURAS LAVRADAS NA FORMA DA LEI 11441/ O Chefe do SEAEX, ou Servidor por ele designado, recebe os expedientes encaminhados pelos Serviços Extrajudiciais Oficializados e distribui para os processantes. 8.2 O processante verifica o expediente quanto a sua conformidade: Na hipótese do expediente estar conforme sugere a anotação do número do processo em planilha de controle, fazendo referência ao mês a que o mesmo se refere, e sugere seu arquivamento Na hipótese de o expediente não estar conforme, o processante elabora informação apontando a divergência e submete a apreciação superior Na hipótese de o expediente estar conforme e instruído com via da GRERJ, o processante sugere a anotação do número do processo em planilha de controle, fazendo referência ao mês a que o mesmo se refere e sugere o encaminhamento dos autos ao DEGAR. 9 INDICADOR NOME FÓRMULA PERIODICIDADE Percentual de processos em andamento recebidos no mês corrente* [(Total de processos em andamento, extraído no dia 28 do mês) - (Somatório de processos em andamento recebidos em meses anteriores) / (Total de processos em andamento)] x 100 Mensal (*) Exceto os sobrestados por ordem dos Juízes Auxiliares ou do Corregedor e os que estiverem aguardando resposta de ofício. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFEX de 12

7 10 GESTÃO DE REGISTROS 10.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Cópia de Correspondência Expedida (ofícios) j DIMEX Pasta Data / Assunto Condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Planilha de Controle das Comunicações Eletrônicas IRTDPJ-R g DGFEX Sistema Data Condições apropriadas 10 anos Eliminação na UO Planilha de Controle das Comunicações de consultas ao BIB e as Escrituras da Lei 11441/2007 Serviços Extrajudiciais Oficializados g DGFEX Sistema Data Condições apropriadas 10 anos Eliminação na UO Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. ***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais Notas: a) Eliminação na UO - procedimentos - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais. b) DGCON/DEGEA procedimentos Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; - Avaliar, Selecionar e Eliminar Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 11 ANEXOS Anexo 1 Fluxograma do processo de trabalho Analisar Consultas e Elaborar Pareceres, Referentes ao Modelo Padronizado do Livro Adicional Físico ou do Livro Adicional Eletrônico; Anexo 2 Fluxograma do processo de trabalho Analisar Divergências ou Questões Não-Normatizadas, Relativas ao Modelo Padronizado do Livro Adicional Físico ou do Livro Adicional Eletrônico; Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFEX de 12

8 Anexo 3 Fluxograma do processo de trabalho Receber comunicação eletrônica mensal do IRTDPJ-RJ e proceder lançamento em planilha de controle no sistema de gerenciamento da DGFEX; Anexo 4 Fluxograma do processo de trabalho Receber comunicação dos serviços extrajudiciais quanto a quantidade de consultas realizadas ao Banco de Informações de Indisponibilidade de Bens e de Escrituras Lavradas na forma da Lei 11441/2007. ======== Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFEX de 12

9 ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO ANALISAR CONSULTAS E ELABORAR PARECERES, REFERENTES AO MODELO PADRONIZADO DO LIVRO ADICIONAL FÍSICO OU DO LIVRO ADICIONAL ELETRÔNICO Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFEX de 12

10 ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO ANALISAR DIVERGÊNCIAS OU QUESTÕES NÃO-NORMATIZADAS, RELATIVAS AO MODELO PADRONIZADO DO LIVRO ADICIONAL FÍSICO OU DO LIVRO ADICIONAL ELETRÔNICO ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO RECEBER COMUNICAÇÃO ELETRÔNICA MENSAL DO IRTDPJ-RJ E PROCEDER LANÇAMENTO EM PLANILHA DE CONTROLE NO SISTEMA DE GERENCIAMENTO DA DGFEX Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFEX de 12

11 ANEXO 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO RECEBER COMUNICAÇÃO DOS SERVIÇOS EXTRAJUDICIAIS QUANTO A QUANTIDADE DE CONSULTAS Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFEX de 12

12 REALIZADAS AO BANCO DE INFORMAÇÕES DE INDISPONIBILIDADE DE BENS E DE ESCRITURAS LAVRADAS NA FORMA DA LEI 11441/2007. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFEX de 12

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