ALINHAMENTO ESTRATÉGICO

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1 PROCESSO: Elaboração e controle de documentos e registros PROCEDIMENTO: Elaboração e controle de documentos e registros ALINHAMENTO ESTRATÉGICO Objetivo estratégico: 9 Excelência na Gestão Institucional Estratégia: 9.3 Certificar o sistema de gestão institucional Iniciativa estratégica: Implantar e implementar medidas a fim de garantir a certificação e manutenção do sistema de gestão do MP na ISO 9001:2000 Órgão/ Unidade Superintendência de Planejamento e Gestão 1. OBJETIVO Departamento/ Divisão/Seção Divisão de Gestão da Qualidade Data da revisão Versão do procedimento - 01 Elaborado por: Renata Vieira Evangelista Data de elaboração: 10/08/2009 Definir critérios para a elaboração, aprovação, distribuição, revisão e controle dos documentos resultantes do trabalho de melhoria de processos, bem como o controle de seus registros. 2. REFERÊNCIAS Norma ISO 9001:2008 Norma ISO 9000:2005 Norma ISO 9004:2000 Norma ISO/TR 10013:2002 Ato PGJ nº 06 de 25 de fevereiro de APLICAÇÃO A todas as unidades administrativas/órgãos de execução que necessitarem elaborar documentos e registros decorrentes do trabalho de melhoria de processos proposto pelo Escritório de Processos Organizacionais (EPO). 4. RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE ATIVIDADE AUTORIDADE RESPONSABILIDADE Data da última revisão: - Pág. 1 de 11

2 Identificar necessidade de elaboração de documento Designar responsável para a elaboração do documento Elaborar documento V00 de acordo com a norma padrão Apresentar documento versão 00/versão vigente ao chefe imediato e ao responsável pela unidade administrativa / órgão de execução Converter documento versão Superintendências: Chefe do Superintendências: Chefe do Superintendências: Chefe do Superintendências: Chefe do Superintendências: Chefe do Servidor/membro dos órgãos Chefe imediato do servidor/ membro Elaborador do documento Elaborador do documento Elaborador do documento Data da última revisão: - Pág. 2 de 11

3 vigente em nova versão Aprovar documento nova versão Aprovar documento nova versão Aprovar documento, caso seja documento corporativo Encaminhar ao EPO para conferência Responsável pela unidade administrativa / órgão de execução Responsável pela unidade administrativa / órgão de execução Diretor-Geral Responsável pela unidade administrativa / órgão de execução / Diretoria-Geral (no caso de documento corporativo) Superintendências: Chefe do departamento (se houver) ou CAOS: Coordenador do CAO Diretoria-Geral: Diretor- Geral Responsável pela unidade administrativa / órgão de execução Diretor-Geral Responsável pela unidade administrativa / órgão de execução / Diretor-Geral (no caso de documento corporativo) Conferir adequação do documento nova versão ao padrão da Chefe do Departamento de Gestão da Informação Equipe da Divisão de Gestão da Qualidade Data da última revisão: - Pág. 3 de 11

4 Instrução de Trabalho para Elaboração de Documentos Devolver o Chefe do Departamento de Equipe da Divisão de documento nova Gestão da Informação Gestão da Qualidade versão ao elaborador Homologar o Subprocurador-Geral para Subprocurador-Geral para processo Assuntos Administrativos Assuntos Administrativos organizacional e suas versões Disponibilizar Chefe do Departamento de Equipe da Divisão de documento nova Gestão da Informação Gestão da Qualidade versão Adequar o Superintendências: Chefe do Elaborador do documento documento nova versão aos padrões estabelecidos pelo EPO Retirar documento Chefe do Departamento de Equipe da Divisão de versão vigente do Gestão da Informação Gestão da Qualidade WikiMP e salvar na pasta da Suplan Disponibilizar Chefe do Departamento de Equipe da Divisão de documento nova Gestão da Informação Gestão da Qualidade versão Aguardar período de Superintendências: Chefe do Elaborador do documento Data da última revisão: - Pág. 4 de 11

5 revisão Revisar documento Superintendências: Chefe do Elaborador do documento que está disponibilizado 5. DETALHAMENTO 1. Identificar necessidade de elaboração de documento - A necessidade de elaboração de um documento pode ser identificada por membro ou servidor, através da análise crítica dos processos de suas respectivas áreas, sugestões de melhoria de clientes internos e externos, solicitações da Diretoria- Geral e/ou outros meios que gerem ações corretivas ou preventivas. - Só serão documentados os processos organizacionais que já foram mapeados e melhorados de acordo com a metodologia proposta pelo EPO (Escritório de Processos Organizacionais/) descrita neste procedimento. Caso o processo referente ao documento não tenha sido mapeado e melhorado, a unidade administrativa ou órgão de execução deverá, primeiramente, realizar o trabalho, através do Processo de Melhoria de Processos. 2. Designar responsável para a elaboração do documento - A partir da necessidade identificada, o chefe imediato (chefe de seção, divisão, departamento ou Coordenador do CAO, Diretor-Geral, Diretor da ESMP) designa o elaborador do documento em questão. Data da última revisão: - Pág. 5 de 11

6 3. Elaborar documento versão 00 de acordo com a norma padrão definida pelo Escritório de Processos Organizacionais - Ao elaborar o documento, o elaborador deverá seguir as orientações da Instrução de Trabalho para Elaboração de Documentos, anexa deste procedimento. - No caso de elaboração de procedimentos, deverá ser preenchido o Formulário para Elaboração de Procedimentos, anexo deste procedimento, seguindo a mesma Instrução supracitada. 4. Apresentar o documento versão 00/versão vigente ao chefe imediato e ao responsável pela unidade administrativa/órgão de execução - A partir desta atividade, deve-se considerar tanto a elaboração de um documento novo (versão 00) quanto a alteração de documento já existente (versão vigente). - A versão 00/versão vigente do documento será apresentada ao chefe imediato (chefe de seção, divisão, departamento ou Coordenador do CAO, Diretor-Geral, Diretor da ESMP) e ao responsável pela unidade administrativa/órgão de execução (superintendente, assessor, Coordenador do CAO, Diretor-Geral, Diretor da ESMP) para análise e eventuais modificações. - O prazo para a entrega do documento versão 00/versão vigente ao chefe imediato será de comum acordo entre os envolvidos. 5. Converter documento versão 00/versão vigente em nova versão - O documento versão 00/versão vigente será convertido em nova versão após análise do chefe imediato (chefe de seção, divisão, departamento ou Coordenador do CAO, Diretor-Geral, Diretor da ESMP) e do responsável pela unidade administrativa/órgão de execução (superintendente, assessor, Coordenador do CAO, Diretor-Geral, Diretor da ESMP). No caso de procedimento o elaborador deverá: incrementar o número da versão estabelecido no campo de identificação do documento; registrar no campo 8 do próprio procedimento o número da atividade que Data da última revisão: - Pág. 6 de 11

7 sofreu alteração e sublinhar, no texto da referida atividade, a nova redação. Tal registro não é necessário quando da elaboração da versão 00. No caso de outros documentos, o elaborador deverá incrementar o número da versão estabelecido no cabeçalho. 6. Aprovar documento nova versão - Chefe do Departamento aprova documento nova versão e encaminha, por E- MAIL, ao responsável pela unidade administrativa/órgão de execução. - Caso não haja Chefe de Departamento, essa etapa não deve ser considerada. 7. Aprovar documento nova versão - Responsável pela unidade administrativa/órgão de execução aprova documento nova versão e o submete à validação do Escritório de Processos Organizacionais. O envio do documento será feito por (epo@mp.go.gov.br), sendo o responsável pela unidade administrativa/órgão de execução (, Assessor, Coordenador do CAO, Diretor-Geral, Diretor da ESMP) o único habilitado para tal tarefa. 8. Aprovar documento nova versão - Quando for procedimento corporativo (procedimento que permeia várias áreas), o responsável pela unidade administrativa/órgão de execução deverá, primeiramente, submetê-lo à aprovação do Diretor-Geral. - O Diretor-Geral aprovará todas as alterações referentes ao procedimento corporativo. - O envio do procedimento corporativo ao Diretor-Geral será feito por (diretoria@mp.go.gov.br), sendo o responsável pela unidade administrativa/órgão de execução (, Assessor, Coordenador do CAO, Diretor-Geral, Diretor da ESMP) o único habilitado para tal tarefa. - Após aprovação do procedimento, o Diretor-Geral deverá encaminhá-lo ao EPO, por (epo@mp.go.gov.br). Data da última revisão: - Pág. 7 de 11

8 9. Conferir adequação do documento nova versão aos padrões de formatação da - O EPO fará a conferência dos documentos seguindo o Check-list Controle de Elaboração de Documentos, anexo deste procedimento. - O documento nova versão que não estiver conforme ao estabelecido na Instrução de Trabalho para Elaboração de Documentos será devolvido ao elaborador para que sejam feitas as correções. - Estando prontas as devidas correções, o elaborador encaminha o documento nova versão ao Chefe do Departamento que encaminhará ao responsável pela unidade administrativa/órgão de execução (, Assessor, Coordenador do CAO, Diretor-Geral, Diretor da ESMP), para que possa validá-lo. - O envio do documento ao EPO será feito por (epo@mp.go.gov.br), sendo o responsável pela unidade administrativa/órgão de execução (, Assessor, Coordenador do CAO, Diretor-Geral, Diretor da ESMP) o único habilitado para tal tarefa. 10. Homologar o processo organizacional e suas versões - O EPO imprimirá o fluxo, os procedimentos e os anexos dos processos e encaminhará ao Subprocurador-Geral para Assuntos Administrativos para a homologação, que ocorrerá por meio de um Termo de Homologação. - Todos os processos, sem exceção, serão homologados pelo Subprocurador-Geral para Assuntos Administrativos tanto no momento de sua criação () quanto na atualização de suas versões. 11. Disponibilizar documento nova versão no WikiMP da Instituição - O EPO disponibilizará o documento nova versão no WikiMP (diretório ROTINAS DO MP). - Antes de disponibilizar o documento nova versão, o EPO deverá retirar o documento versão vigente do WikiMP e salvá-lo em uma pasta na rede interna da, seguindo o caminho: Suplan/Divisão Data da última revisão: - Pág. 8 de 11

9 da Gestão da Qualidade/Documentos controlados/documentos de melhoria de processos alterados. - Serão armazenadas, na pasta Documentos de melhoria de processos alterados, as últimas 5 (cinco) versões de cada documento alterado. 12. Revisar, quando necessário e em datas pré-definidas, documento que está disponibilizado - O elaborador deverá revisar anualmente o documento versão vigente, alterando, assim, a data de revisão. - A data de referência para esse período de um ano será a de elaboração do documento. - Todo documento revisado deverá seguir o fluxo a partir da atividade 4 (Apresentar documento versão 00/versão vigente ao chefe imediato e ao responsável pela unidade administrativa / órgão de execução). Observação: - O controle dos registros do processo é de responsabilidade de cada área, os quais deverão ser prontamente localizados, seja do tipo físico ou eletrônico. - Os registros do processo serão especificados no item 6 do Formulário para Elaboração de Procedimento, anexo deste procedimento. 6. REGISTROS NOME DO REGISTRO Lista mestra QUEM PREENCHE Integrante da equipe QUEM ARQUIVA Integrant e da equipe ONDE ARQUIVA Pasta virtual: Suplan/Divis ão de Gestão da Qualidade/D ocumentos TIPO DE ARQUIVO FÍSICO ELETRÔNI CO CONDICIONANTE PARA ARMAZENAMENTO ATIVO INATIVO X 5 anos 2 anos Data da última revisão: - Pág. 9 de 11

10 controlados/ Registros/Re visão Anual Registro Integrante Integrant Pasta virtual: X de da equipe e da Suplan/Divis 5 anos 2 anos permanê equipe ão de ncia no Gestão da EPO Qualidade/D antes da ocumentos disponibil controlados/ ização do Registros/Re documen gistro de to permanência Apreciaç Integrante Integrant Pasta virtual: X Durant 2 anos ão do da equipe e da Suplan/Divis e a processo equipe ão de vigênci pelo EPO Gestão da a da Qualidade/D versão ocumentos controlados/ Registros/Ap reciação dos processos Termo de Subprocur Integrant Pasta física: X Durant 2 anos Homolog ador-geral e da Pasta AZ, e a ação para equipe Arquivada no vigênci Assuntos armário da a da Administr SUPLAN versão Data da última revisão: - Pág. 10 de 11

11 ativos Processos homologado s, por ordem cronológica de homologaçã o 7. INDICADORES 1. Percentual de documentos adequados ao estabelecido na Instrução de Trabalho para Elaboração de Documentos. 2. Tempo médio de conferência do documento aos padrões estabelecidos na Instrução de Trabalho para Elaboração de Documentos. 8. ALTERAÇÕES DA ÚLTIMA VERSÃO - 9. ANEXOS 1. Fluxo de elaboração e controle de documentos e registros 2. Formulário para elaboração de procedimentos 3. Instrução de Trabalho para Elaboração de Documentos 4. Check-list Controle de Elaboração de Documentos Data da última revisão: - Pág. 11 de 11