PROCEDIMENTO OPERACIONAL AQUISIÇÃO / QUALIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES

Transcrição

1 Histórico de Revisões Rev. Modificações 01 30/04/2007 Primeira Emissão 02 15/06/2009 Alteração de numeração de PO 7.1 para. Alteração do título do documento de: Aquisição para: Aquisição / Qualificação e Avaliação de Fornecedores. Alteração do item 2 Documentos de Referência: de PO 3.1 e 3.2 para PO 06 e 09. Alteração do item De: Para pertencer ao cadastro de fornecedores da empresa, o fornecedor deve passar pelo processo de qualificação, cujos critérios estabelecidos no Formulário de Qualificação de Fornecedores FORM 7.1/1 permitem a seleção do fornecedor. Os fornecedores anteriores à implantação deste procedimento serão relacionados em uma listagem e considerados qualificados. Para: O fornecedor para ser qualificado deve realizar três entregas onde as mesmas são avaliadas pelo formulário Protocolo de Notas Fiscais e Relatório de Avaliação de Fornecedores. Após tais entregas, desde que atendendo aos requisitos da empresa e às especificações do material, este fornecedor é considerado qualificado. Retiradas as palavras conforme modelo do item Escolhido o fornecedor (que deve ser qualificado pela empresa), o Administrativo elabora o Instrumento Particular de Contrato de Prestação de Serviços conforme modelo. Retirado do campo 5 Registros e Dados da Qualidade: Lista de Fornecedores Qualificados até 30/04/07, FORM. 7.1/1 Qualificação de Fornecedores e Modelo de Instrumento Particular de Contrato de Prestação de Serviços. Inclusão do registro: Lista de fornecedores qualificados. Alteração do item de: Para o fornecedor, o pedido é enviado via fax para: Para o fornecedor, o pedido é enviado quando solicitado. Alteração do item de: Responsável pela Obra para Diretor Técnico e inclusão da frase: Quando Consultoria for de outra área, a qualificação deve ser feita pelo departamento contratante ou Direção. Exclusão da frase: Ao excluir o fornecedor do cadastro, o Comprador resgata a respectiva Qualificação de Fornecedores, registra de forma destacada sua desclassificação (pode ser com caneta vermelha) e transfere o registro para uma pasta identificada como Fornecedores Desclassificados do item e inclusão da frase: o Comprador retira o nome deste do cadastro de fornecedores no mesmo item. Alteração do Item de: pela empresa para: conforme o procedimento de Qualificação de fornecedores /09/2009 Alteração de todo o procedimento para a inclusão da nova sistemática de aquisição de materiais e serviços e qualificação de fornecedores. Inclusão do Item 6. Anexos /10/2010 Alteração no ítem excluindo a palavra "assinado" e incluindo "através do Sistema Strato"; alteração no item incluindo "exceto nas compras com o valor inferior a R$ 500,00 (quinhentos reais)" /01/2013 Alteração dos itens incluindo, memorial descritivos, projetos e orçamentos; item valor inferior a R$ 2.000,00 (dois mil reais); e nas compras acima R$ ,00 (trinta mil reais) o depto de Su primentos envia a cotação para um diretor aprovar, nas compras abaixo de R$ ,00 (trinta mil reais), assinam o comprador e o encarregado de suprimentos; uma cópia; preenchendo todos os campos do carimbo, inclusive o número do pedido, anexando a 1ª via da NF, e os envia ao depto Suprimentos; após receber o protocolo de NFs e as NFs, o suprimento faz avaliação de fornecedores, enviando ao depto de custos; acima de R$ 5.000,00 (cinco mil reais). Elaboração / Revisão Gestor Aprovação Emitente Gestor Representante da Direção Versão 04 Pág. 1 / 5

2 1.OBJETIVO Descrever as atividades de compra de materiais e contratação de serviços para as obras da empresa, bem como descrever a metodologia de seleção e avaliação de fornecedores, tanto de materiais como de serviços, consultorias, projetos, serviços especiais de engenharia, controle tecnológico e calibração. 2.DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Cronograma de execução da obra Memorial descritivo Especificações técnicas Projetos executivos Orçamento de custo PO 06 Controle da Qualidade dos Materiais. PO 09 Controle da Qualidade dos Serviços Tabela de Dados para Aquisição de Materiais Tabela de Dados para Contratação de Serviços Tabela de Prazos para Compras e Contratação Tabela de Grupos de Compras 3.RESPONSABILIDADES 3.1 Engenheiro da Obra Avaliar os fornecedores de materiais e serviços especiais de engenharia, projetos e consultorias técnicas. Preencher a solicitação de compras de acordo com as necessidades de aquisição e com o planejamento da obra. Fornecer dados de material ou serviço que deve ser adquirido ou contratado de acordo com a Tabela de Dados para Compra de Materiais e Tabela de Dados para Contratação de Serviços; 3.2 Administrativo Emitir e numerar os contrato de prestação de serviços; 3.3 Comprador Realizar a cotação de preços de materiais; Emitir o Pedido de Compra; Qualificar e aprovar o fornecedor de materiais, se necessário; Realizar a análise do fornecimento e tomar as providências necessárias 3.4 Diretor Técnico Qualificar e aprovar o fornecedor de serviços especiais de engenharia, projetos e consultorias técnicas. Aprovar a contratação de serviços; Aprovar a compra de materiais; 4.PROCEDIMENTOS 4.1. Compra de material O Engenheiro da Obra emite a Solicitação de Compras, com as especificações dos materiais, de acordo com a Tabela de Especificações de Materiais TEM, memorial descritivos, projetos e orçamentos e envia ao Diretor Técnico para aprovação; O Diretor Técnico analisa a solicitação de compras e aprova ou reprova o documento. Caso aprovado, envia a solicitação de compras através do Sistema Strato ao Departamento de Suprimentos; caso reprovado, devolve a solicitação de compras ao Engenheiro da Obra para a correção; O Comprador, ao receber as solicitações, deve preencher uma cotação dos materiais com no mínimo 3 fornecedores exceto nas compras com o valor inferior a R$ 2.000,00 (dois mil reais); Após a cotação e nas compras acima R$ ,00 (trinta mil reais) o depto de Suprimentos envia a cotação juntamente com o pedido para um diretor aprovar. Caso aprovado, envia as cotações juntamente com o pedido assinado ao Departamento de Suprimentos; caso reprovado, devolve as cotações e o pedido sem assinatura ao Departamento de Suprimentos para a correção. Nas compras abaixo de R$ ,00 (trinta mil reais), assinam o comprador e o encarregado de suprimento Versão 04 Pág. 2 / 5

3 Escolhido o fornecedor (que deve ser qualificado conforme o procedimento de qualificação de fornecedores), deve-se emitir o Pedido de Compras, sendo uma cópia para a obra, uma para o fornecedor e outra para o arquivo O Apontador/Almoxarife, com o pedido em mãos, recebe o produto e confere a NF com o pedido Se correto, carimba a nota, preenchendo todos os campos do carimbo, inclusive o número do pedido, e assinam o Mestre, o Engenheiro da Obra e o Apontador. No final da semana, deve-se preencher o FORM 05/3 Protocolo de Notas Fiscais, anexando a 1ª via da NF, e os envia ao depto de suprimentos. Se não, ver procedimento de recebimento de materiais Após receber o protocolo de NFs e as NFs, o suprimento faz avaliação de fornecedores, enviando ao depto de custos Quando o fornecedor de material fornecer também os serviços (por exemplo, vidro com colocação), o Pedido de Compra deverá conter os dados respectivos ao serviço controlado de acordo com a Tabela de Dados para Aquisição de Serviços - TES; 4.2. Contratação de serviços, projetistas e consultores: No caso de prestadores de serviços, o Engenheiro da Obra consulta o cadastro de fornecedores qualificados, e se o mesmo não pertencer ao cadastro, deverá ser qualificado conforme os critérios estabelecidos na Ficha de Qualificação de Fornecedor Para contratação de prestadores de serviços com fornecimento de materiais, o Comprador efetua uma cotação ou concorrência, para equalização dos valores O Engenheiro da Obra pode agendar reuniões com os fornecedores para esclarecer e especificar os trabalhos necessários. Deve, quando necessário, passar cópias de projetos, memoriais e croquis para detalhamento dos serviços e deve-se utilizar a Tabela de Dados para Contratação TES Escolhido o fornecedor (que deve ser qualificado pela empresa, conforme critério abaixo), o Departamento Administrativo elabora o Instrumento Particular de Contrato de Prestação de Serviços. Este é emitido em duas vias, submetido à aprovação comprovada por meio de assinatura, uma via deve ficar de posse da empresa e a outra encaminhada ao fornecedor Quando o prestador de serviços fornece os materiais (por exemplo: instalações com fornecimento dos materiais elétricos) e estes pertençam à Tabela de Materiais controlados, o respectivo contrato deve conter e obedecer às especificações dos materiais a serem fornecidos de acordo com a Tabela de Dados de Especificação de Materiais Antes da aprovação, o Engenheiro da Obra analisa as condições descritas neste contrato, sejam estas condições comerciais e/ou técnicas para o desenvolvimento dos trabalhos Qualificação de fornecedores A qualificação do fornecedor será somente para os produtos definidos na Tabela de Especificação de Materiais e quando as aquisições destes forem acima de R$ 5.000, O critério de qualificação consiste em: a) Se o fornecedor possui certificação QualiHab, ISO 9001, ISO 14001, PBQP-H, etc., considera-o qualificado, solicitando cópia do certificado; b) Se o fornecedor não possui certificação, solicita ao mesmo o preenchimento da ficha de qualificação de fornecedor, indicando 3 clientes, de preferência, certificados em QualiHab, ISO 9001 e/ou PBQP-H, para consulta; c) Se os clientes forem certificados, solicita somente o tipo de certificado e o número, sem necessidade de questionamento sobre o fornecedor. Se os clientes não forem certificados, faz-se uma entrevista por telefone sobre o fornecedor, conforme descrito na ficha de qualificação de fornecedor. Versão 04 Pág. 3 / 5

4 Essa qualificação é realizada e aprovada pelo Comprador para fornecedores de materiais e/ou laboratório; Para os fornecedores de serviços, projetistas ou consultorias (técnica) a qualificação deve ser feita e aprovada pelo Diretor Técnico. Quando Consultoria for de outra área, a qualificação deve ser feita pelo departamento contratante ou Direção Geral Avaliação dos fornecedores O Engenheiro da Obra deve acompanhar periodicamente os registros de inspeção de materiais e serviços da sua obra para verificar quaisquer ocorrências relativas à qualidade dos materiais e serviços prestados; Também deve analisar ocorrências relacionadas ao atendimento e cumprimento de prazos destes fornecedores; Os fornecedores devem ser avaliados tanto nas ocorrências negativas quanto nas positivas; Fornecedores de materiais. Todas as ocorrências relacionadas ao fornecimento de materiais devem ser relatadas no Protocolo de Notas Fiscais e Relatório de Avaliação de Fornecedores. Comprador analisa a frequência e a gravidade da ocorrência e toma as providências que julgar necessárias tais como: rescisão de contrato exclusão do cadastro de fornecedores selecionados, troca de fornecedor ou advertência por meio de correspondência Fornecedores de serviços, projetistas e consultores: As ocorrências relacionadas a serviços devem ser registradas pelo Engenheiro da Obra no Protocolo de Notas Fiscais e Relatório de Avaliação de Fornecedores que fica em poder de cada obra. Neste relatório também devem ser registradas as providências tomadas em relação ao fornecedor. O Engenheiro da Obra deve avaliar prazo, qualidade e atendimento ao final dos serviços prestados pelos projetistas e consultores com base nas ocorrências relacionadas a tais fornecedores durante a prestação dos serviços no Protocolo de Notas Fiscais e Relatório de Avaliação de Fornecedores que fica em seu poder. Nesse relatório também devem ser registradas as providências tomadas em relação ao fornecedor Caso haja necessidade de exclusão de algum fornecedor, deve-se solicitar ao Comprador que é o responsável pela manutenção do cadastro. Ao excluir o fornecedor do cadastro, o Comprador retira o nome deste do cadastro de fornecedores É permitida a manutenção do fornecedor no cadastro mesmo que ele apresente desempenho ruim, nos seguintes casos: Ser o único fornecedor disponível de um determinado produto ou serviço; Estar finalizando um serviço ou uma entrega programada, não compensando a alteração do fornecedor; Outros motivos julgados tecnicamente relevantes pelo Diretor da empresa Em qualquer um dos casos citados acima, a construtora deve manter os critérios de aceitação previstos nos procedimentos e tomar as ações corretivas e/ou preventivas necessárias para a melhoria do fornecedor no período que ele ainda estiver fornecendo Os fornecedores que eventualmente forem excluídos do cadastro de fornecedores aprovados poderão retomar a condição de aprovado mediante novo processo de qualificação, conforme o item anterior Verificação do Produto Adquirido Verificação pela empresa nas instalações do sub-contratado. Quando necessário, a critério da Diretoria, a empresa verifica o produto adquirido nas instalações do sub-contratado, informando-o das disposições de verificação de liberação do produto no pedido de compra ou contrato Verificação pelo cliente do produto do sub-contratado. Em caso de solicitação realizada pelo cliente para visitar as instalações dos fornecedores da empresa com o intuito de verificar conformidade do produto sub-contratado com os requisitos especificados, a empresa viabiliza a visita e provê todos os recursos necessários, obedecendo à data acordada com o Versão 04 Pág. 4 / 5

5 cliente e seu sub-contratado. A verificação pelo cliente não isenta a empresa de prover produtos aceitáveis, nem impede subseqüente rejeição. 5.REGISTROS E DADOS DA QUALIDADE Lista de Fornecedores Qualificados FORM 05/1 Solicitação de Compras e Contratação de Serviços FORM 05/2 Pedido de Compras FORM 05/3 Protocolo de Notas Fiscais e Relatório de Avaliação de Fornecedores FORM 05/4 Ficha de Qualificação de Fornecedor 6. ANEXOS: Tabela de Dados para Especificação de Materiais - TEM Tabela de Dados para Especificação de Serviços TES Tabela de Grupo de Materiais Tabela de Prazos para Solicitação de Compras e Contratação Versão 04 Pág. 5 / 5