PROCEDIMENTO SISTÊMICO DA QUALIDADE

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1 1. OBJETIVO Estabelecer, documentar, implementar, aprimorar e manter um, que assegure a conformidade com os requisitos da norma de referência. 2. CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTRO 2. CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS ISO/9001 Início Identificar a necessidade de documento Criar? Alterar? Excluir? Desenvolver documento de acordo com norma Adaptar documento a norma vigente Submeter documento a validação Documento valido? Determinar o uso do padrão Arquivar documento em diretório exclusivo Qualquer servidor pode identificar a necessidade de gerar, alterar e/ou excluir documentos ou registros, desde que autorizado pelo representante da direção - RD. A - Controle de Documento: Os documentos do Sistema de Gestão deverão possuir número de versão e data para garantir sua identificação. No final de cada documento deverá constar a descrição da última versão efetuada. As últimas alterações efetuadas serão identificadas em negrito no próprio texto. A análise crítica dos documentos ocorrerá posteriormente às auditorias internas e serão revisadas quando necessário. Os documentos de origem externa, serão encontrados nos diretórios eletrônicos da organização e com proteção contra cópias ou alterações, realizada pela Secretaria de Tecnologia da Informação (STI). Quanto as normas técnicas (requisitos legais e regulamentares) poderão ser encontradas na rede, sendo responsabilidade do setor o seu arquivamento, controle e atualizações. Quando obsoleto os documentos serão retirados da rede (sistema eletrônico) e arquivados na pasta Obsoleto em meio eletrônico, a qual será acessada apenas pelo Gabinete da Presidência (Representante da Direção RD). Após impresso o documento deixa de ser controlado pelo Sistema de Gestão da Qualidade. B - Controle de Registro: Quando necessário o controle dos registros poderá ser realizado ao final de cada procedimento especifico, atendendo os requisitos da norma de referência. O controle dos registros será realizado pela planilha de controle de registro. Fase 1/6

2 C Padrões de Cabeçalho Documentos/Registros Cabeçalho 1: Manual da Qualidade Procedimento Sistêmico da Qualidade; Programa Anual de Auditorias (interna e externa) e Análise Crítica SISTEMA DE GESTÃO SGQ-TCE Cabeçalho 2: Planilha de Documentos; Planilha de Registro; Programa Anual de Auditorias; Plano de Auditoria; Relatório de Auditoria Interna; Registro de Ação Corretiva; Registro de Ação Preventiva SISTEMA DE GESTÃO SGQ-TCE /6

3 3. AUDITORIA INTERNA 3. AUDITORIA INTERNA ISO/9001 Início Elaborar plano anual de auditoria Realizar auditoria A As auditorias internas deverão ocorrer semestralmente antes da realização da auditoria externa e da reunião de análise crítica da alta direção, ou extraordinariamente quando ocorrerem mudanças significativas no Sistema de Gestão. A programação e planejamento das auditorias internas serão realizadas de forma a assegurar que todos os requisitos e processos sejam auditados. B Os planos de auditorias devem atender aos seguintes critérios: normas de referência, escopo, auditores designados (os quais devem ser independentes do processo a ser auditado). Há conformidade? Requer parecer? Solicitar parecer da área técnica É ação preventiva? É ação corretiva? Sugerir ações Elaborar relatório e parecer Submeter à análise crítica do relatório Executar ações aprovadas Arquivar relatório em diretório exclusivo Fase 3/6

4 4. AÇÃO CORRETIVA, AÇÃO PREVENTIVA E CONTROLE DE PRODUTOS NÃO CONFORMES 4. AÇÃO CORRETIVA, AÇÃO PREVENTIVA E CONTROLE DE PRODUTOS NÃO CONFORMES ISO/9001 Início Constatar necessidade de intervenção Analisar a ocorrência Ação corretiva? Ação preventiva? Definir a causa principal A Todos servidores podem identificar uma situação não conforme. A identificação de situação não conforme pode também ter origem nas constatações de auditorias internas e externas, reclamação de cliente, análise critica e análise de dados do Sistema de Gestão da Qualidade. Para produto não conforme fica definido que a avaliação será realizada pelo RD do sistema, sendo que o mesmo tem a responsabilidade e autoridade para adoção das medidas corretivas. As áreas envolvidas na organização devem realizar análise das constatações por meio do registro de ação corretiva ou preventiva. B A análise da eficácia e ponderação estatística é realizada pelo RD do sistema, onde é verificada a recorrência de ações corretivas e preventivas no SGQ. Estabelecer ação Implantar ação Ação eficaz? Houve recorrência? Arquivar relatório em diretório exclusivo Fase 4/6

5 5. SATISFAÇÃO DO CLIENTE A Para o sistema Geo-Obras, a metodologia utilizada para a medição da satisfação dos clientes é o levantamento e análise das informações contidas no Fórum, ferramenta disponível no Portal do TCE, onde toda e qualquer sugestão, reclamação ou elogio dos clientes são coletadas e analisadas. Utiliza-se ainda pesquisa de satisfação do cliente realizada anualmente pelo TCE. O uso das informações objetiva a melhoria dos produtos. B Para o sistema SGP a metodologia utilizada é a pesquisa anual de satisfação do cliente realizada pelo TCE. C Para os sistemas Diário Oficial de Contas, Plenário Virtual e Gerenciamento do Planejamento Estratégico (GPE) a metodologia utilizada para a medição da satisfação, reclamação ou elogio dos clientes é o levantamento e análise das informações contidas no Fórum, ferramenta disponível no Portal do TCE, onde toda e qualquer crítica e sugestão dos clientes são coletadas e analisadas. 6. MONITORAMENTO E MEDIÇÃO DOS PROCESSOS Os processos referentes aos produtos certificados são acompanhados, utilizando-se como ferramenta o Sistema de Gerenciamento do Planejamento Estratégico, composto pelos objetivos estratégicos, iniciativas, principais ações e metas do Plano Estratégico Gestão OBJETIVOS ESTRATÉGICOS E O INTERRELACIONAMENTO COM OS PROCESSOS CERTIFICADOS PROCESSOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Sistema de Gerenciamento de Prazos OBJ. 1 - Contribuir para a efetividade das políticas públicas. OBJ. 2 - Fortalecer a credibilidade do TCE-MT como guardião da gestão dos recursos públicos. OBJ.3 - Assegurar efetividade às iniciativas do controle social relacionadas ao controle externo. OBJ.4 - Assegurar a qualidade e a celeridade dos serviços prestados aos fiscalizados. OBJ.5 - Contribuir par a melhoria do desempenho da administração pública. OBJ. 6 - Garantir qualidade e celeridade ao controle externo. OBJ.7 -Coibir erros, fraudes e desvios na administração pública. OBJ.8 - Assegurar o fortalecimento do Ministério Público de Contas como órgão essencial ao controle externo. OBJ.9 - Aprimorar a gestão do TCE-MT visando à excelência. OBJ.10 - Fortalecer a gestão da informação e do conhecimento. OBJ.11 - Aprimorar o desempenho profissional e gerencial. OBJ.12 - Promover a valorização e o reconhecimento dos servidores. OBJ.13 - Elevar a capacidade de planejamento e de execução do orçamento do TCE-MT. Sistema GEO- OBRAS Gerenciamento do Planejamento Estratégico Plenário Virtual Diário Oficial de Contas Auditoria Informatizada de Contas Anuais de Governo Fonte: Livro de Plano Estratégico Gestão TCE-MT 5/6

6 7. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA ABNT NBR ISO Diretrizes para auditorias de e / ou Ambiental; ABNT NBR ISO 9001 Requisitos; ABNT NBR ISO 9000 Normas e Vocabulários 8. HISTÓRICO DA REVISÃO DATA VERSÃO TÓPICO/TÍTULO 22/05/ Geral 26/07/ Exclusão tópicos Satisfação do Cliente e Capacitação e alteração do responsável pela elaboração. 18/10/ Exclusão dos termos itálico e sublinhado e inclusão de advertência referente ao controle de documentos e registros. 30/01/ Inclusão do modelo de cabeçalho, alteração de nomenclatura no fluxograma. 26/03/ Inclusão do tópico Satisfação do Cliente. 19// Alterado o período da auditoria interna; nomenclatura do Diário Oficial de Contas e inserção da reclamação ou elogio no tópico de avaliação de satisfação do cliente. Atualização do tópico Padrão dos Cabeçalhos e inserção do tópico Monitoramento e Medição dos Processos. Elaboração Marco Aurélio Queiroz de Souza Aprovação Cons. José Carlos Novelli Copia Controlada 6/6

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