Nº Versão/Data: Validade: /10/2014 OUTUBRO/2015 FIN BORDERÔS MACROPROCESSO FINANCEIRO PROCESSO CONTAS A PAGAR
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- Henrique Dreer Damásio
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1 1 de 7 msgq - BORDERÔS MACROPROCESSO FINANCEIRO PROCESSO CONTAS A PAGAR BORDERÔS 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA DOCUMENTOS RELACIONADOS PROCEDIMENTOS DEFINIÇÃO DO SERVIÇO E SUA ABRANGÊNCIA ESTRUTURA COLETA DE ASSINATURAS FORMAS DE PAGAMENTO BANCO DO BRASIL CAIXA ECONÔMICA FEDERAL REGISTROS HISTÓRICO DO DOCUMENTO ANEXOS FLUXOGRAMA DO PROCESSO... 7 Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição DÉBORA LIMA FINANCEIRO ANTONIO CARLOS BORGES DIRETORIA EXECUTIVA BIBLIOTECA LINK E INTRANET 1
2 2 de 7 1. OBJETIVO Estabelecer os procedimentos para fechamento dos borderôs, demonstrando como o mesmo é estruturado, levado para aprovação e encaminhado ao banco para efetivação dos pagamentos programados. 2. ABRANGÊNCIA Toda a estrutura da FecomercioSP 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS FIN. 04 Solicitação de Pagamento SUP Aquisição SA. 04 Motoboy 4. PROCEDIMENTOS 4.1 Definição do Serviço e sua Abrangência O Borderô refere-se à junção de todas as Notas Fiscais, Recibos e Pagamentos que devem ser pagos semanalmente pela FecomercioSP. 2
3 3 de 7 Estas notas, recibos e pagamentos são autorizados e consolidados pelo Financeiro através do procedimento operacional FIN Solicitação de Pagamento. Após os documentos serem lançados no sistema Star Soft é, então, realizado o fechamento do Borderô. 4.2 Estrutura O Financeiro efetua apenas os pagamentos que foram aprovados pelas interfaces de cada área através do FIN. 04 Solicitação de Pagamento, que vieram através da área de Suprimentos ou que correspondem a pagamentos mensais vinculados a algum contrato firmado com a FecomercioSP. Desta forma, assim que um documento a ser pago é lançado em sistema, cabe ao Financeiro provisionar o seu pagamento. Sendo assim, quando o arquivo físico é entregue ao Financeiro, o mesmo é organizado em uma pasta de acordo com a sua data de pagamento. Caso ocorra algum problema com o pagamento, e o mesmo necessite de uma prorrogação de data, o Financeiro é responsável por entrar em contato com o fornecedor em questão, via ou telefone, e negociar outra data para o pagamento. Quando o contato for telefônico, se faz necessário que o fornecedor encaminhe uma autorização via , onde constem as informações negociadas. 4.3 Coleta de Assinaturas De maneira geral, os Borderôs são elaborados semanalmente e enviado junto com a Disponibilidade Bancária para a coleta de assinaturas do responsável pelo Financeiro, do 1º Tesoureiro, do Diretor Executivo e do Presidente ou Vice-Presidente da FecomercioSP. Para os casos em que os Borderôs não forem elaborados semanalmente, por qualquer motivo, os pagamentos previstos devem ser antecipados ou prorrogados. 3
4 4 de Formas de Pagamento Feito isso, o Financeiro deve separar a documentação de acordo com o banco pelo qual serão efetivados os pagamentos: Banco do Brasil Cabe ao Financeiro acrescentar ao Borderô o arquivo eletrônico gerado pelo sistema Star Soft contendo o valor dos pagamentos, quantidade e a data efetiva da quitação dos mesmos e encaminha-los ao banco via gerenciador financeiro do próprio site da instituição. Juntamente com os arquivos eletrônicos, mas via motoboy (ver procedimento operacional SA. 04 Motoboy), é encaminhado um formulário elaborado pelo próprio banco, o qual o Financeiro deve preencher considerando os valores e a quantidade de lançamentos contidos em cada um dos borderôs. No caso do arquivo eletrônico enviado via gerenciador financeiro o próprio site retorna uma mensagem de erro caso o arquivo esteja incorreto. Os erros que normalmente ocorrem são: insuficiência de informações bancárias, CPF/CNPJ, código de barras ou data de vencimento. Assim que notificado o erro, o Financeiro deve acessar o arquivo eletrônico e alterar a informação rejeitada pelo banco. Feito isso, um novo arquivo é gerado e remetido ao banco novamente via gerenciador financeiro. Porém, os pagamentos somente são liberados quando os arquivos originais assinados pelos responsáveis da FecomercioSP, conforme item 4.2.1, são recebidos pela agência bancária. Desta forma, o Financeiro deve acompanhar pelo próprio site do banco a liberação desses arquivos para não haver transtornos e/ou falta de pagamento. Após o pagamento de todos os títulos, o Financeiro emite os comprovantes de todas as quitações por meio dos programas disponibilizados pelo Banco do Brasil e que estão instalados nas máquinas da área. Com as impressões dos arquivos, o Financeiro anexa o restante da documentação física. 4
5 5 de Caixa Econômica Federal No borderô que terá o seu pagamento efetuado pela Caixa Econômica Federal não é necessário gerar o arquivo eletrônico citado anteriormente. Neste caso, o Financeiro deve tirar uma cópia dos boletos a serem pagos e juntamente com os documentos assinados pelos responsáveis pela liberação do pagamento, conforme descrito no item 4.2.1, encaminha-los fisicamente à Caixa Econômica Federal, via motoboy (ver procedimento operacional SA. 04 Motoboy). Os documentos originais permanecem na FecomercioSP. Feito isso, esses boletos são encaminhados junto com os documentos que contém as assinaturas dos responsáveis pela liberação (item 4.2.1). No dia seguinte ao envio da documentação, a Caixa Econômica encaminha fisicamente todos os comprovantes referentes aos pagamentos. Ao perceber a falta de algum, o Financeiro deve entrar em contato com o responsável pela conta na agência e solicitar o envio da 2ª via do comprovante em questão. O contato do Financeiro também deve ser estabelecido caso seja identificado pagamento em duplicidade de algum pagamento. Caso o problema seja por algum erro em que o estorno possa ser realizado, o próprio banco consegue soluciona-lo, caso contrário, o Financeiro efetua o contato direto com o fornecedor e negocia a melhor forma de efetuar a regularização dessa pendência. Exceção Existem alguns pagamentos que não possuem a necessidade de serem inclusos no Borderô. Enquadram-se nesse caso as quitações de Impostos (DARF e GPS) que já são previamente autorizados. Esses impostos são recebidos pelo próprio financeiro. O pagamento dos mesmos é efetuado em um sistema disponibilizado pelo próprio Banco do Brasil (BB DARF/BB GPS), onde, são lançadas as informações relacionadas ao imposto devido, tais como, valores, data de vencimento e período de apuração. Assim que a remessa é salva gera-se um código específico para a mesma. O arquivo é, então, enviado ao banco via gerenciador financeiro, e o débito é efetuado na conta de acordo com a data agendada pelo Financeiro. 5
6 6 de 7 5. REGISTROS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Borderôs de Pagamentos Código de remessa para pagamentos de impostos (DARF e GPS) Arquivo Físico Star Soft Z:\RH\BancoBrasil\ dados\pag\remessa Acesso através de chave com os integrantes da área Acesso restrito através de permissão de acesso ao sistema Acesso restrito Nome do documento, mês e ano. Nome do documento, mês e ano. Por código Tempo de Retenção Cópia de Segurança Descarte 2 anos Sim Arquivo Morto Permanente Sim Não aplicável Até o momento da remessa ao banco Sim Não aplicável 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO Versão Data Comentários /10/2014 Edição Inicial 7. ANEXOS 6
7 FINANCEIRO Gestor: 7 de Fluxograma do Processo P1 Borderô de Pagamentos FECOMERCIO SP SP1 Borderô de Pagamentos Início P1 T1 Autorizar e consolidar pagamentos mensais vinculados a contratos T2 Autorizar e consolidar pagamentos via FIN Solicitação de Pagamento T5 Organizar em pasta de acordo com a data de pagamento T3 Autorizar e consolidar pagamentos via SUP Aquisição T4 Lançar pagamentos no sistema Star Soft Provisionar o pagamento T6 Separar documentação de acordo com o banco T7 Elaborar borderô Coletar Assinaturas (1º Tesoureiro, Diretor Executivo e Presidente) Semanalmente T10 Encaminhar formulário preenchido do banco via SA Motoboy T9 Encaminhar pagamentos ao banco via gerenciador financeiro T8 Gerar arquivo eletrônico pelo sistema Star Soft S Banco do Brasil? N T16 Tirar cópia dos boletos a serem pagos e arquivar documentos originais N Falta comprovante ou há erro no pagamento? S T19 Contatar o banco para solucionar o problema T20 Arquivar documentação Erro no pagamento? S T11 Receber notificação do T13 T17 T12 Encaminhar boletos banco Gerar e remeter novo Acompanhar pelo site com o restante da Acessar arquivo arquivo eletrônico via do banco a liberação documentação eletrônico gerenciador financeiro do pagamento assinada, via SA Alterar informações Motoboy necessárias T18 Conferir comprovantes de pagamentos recebidos pela Caixa Econõmica Federal, N T14 Emitir comprovantes de todas as quitações via programa do Banco do Brasil T15 Arquivar documentação No dia seguinte FIM 7
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