O setor comercial emite um comunicado de adesão de um novo contrato GDO para o setor.

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1 1/6 1. OBJETIVO Além de tornar uma atividade comum a todos do setor, proporcionar a promoção da saúde ocupacional dos empregados, resguardar a empresa de riscos empresariais perante órgãos fiscalizadores, conforme as Normas Regulamentadoras nº 1 (item 1.7) e 7 (item 7.3) através da programação antecipada dos periódicos. 2. DEFINIÇÃO E CONCEITO QLP Quadro de Lotação de Pessoal; PCMSO Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional; NR Norma Regulamentadora; GDO Gestão de Documentos Ocupacionais. 3. RESPONSABILIDADES / AUTORIDADES Atividades Identificar a empresa para iniciar o processo de convocação Solicitar a empresa a planilha de colaboradores atualizada Informar via à empresa sobre o vencimento do PCMSO Gerar o relatório ASO Filtrar os dados e identificar os períodos a realizar Gerar e corrigir as convocações no sistema SMART Disponibilizar as convocações para os clientes Emitir as convocações em pdf e disponibilizar na web laudos Comunicar ao cliente via a disponibilidade das convocações no portal. Enviar o relatório % efetividade dos meses anteriores Preencher a planilha gerencial Responsabilidades/ Autoridades Execução Aux Assist. Administ. / Analista 4. DESCRIÇÃO DAS ETAPAS 4.1 COMUNICADO POR O setor comercial emite um comunicado de adesão de um novo contrato GDO para o setor.

2 2/6 Emitir para a empresa um comunicado de boas vindas via contendo as orientações*, juntamente com a planilha modelo Quadro de Lotação de Pessoal (QLP) que pode ser encontrado no seguinte endereço: <\\Srvfilegso\documentos\GDO\Meus documentos\formularios\convocação>. *Orientações: Sempre que necessário a empresa cliente deverá enviar a planilha de Quadro de Lotação de Pessoal (QLP) atualizada informando nomes de colaboradores ativos ou enviar atualizando os dados cadastrais (Clausula Primeira, Item D). Caso o cliente se recuse a preencher a Planilha de colaboradores a empresa deve enviar uma relação de colaboradores ativos por meio eletrônico que contenha as informações: Nome completo, função e Lotação (de acordo com a descrita no PCMSO), data de nascimento e/ou RG para descartar homônimos. O endereço eletrônico da empresa e telefones pode ser encontrado no informativo de contrato. Abra módulo de Medicina Ocupacional, o ícone encontra-se na área de trabalho, acessar a tela EMPRESAS visualizar o cadastro da empresa ou clicar em Arquivos e consultar o Informativo de contrato. Caso não tenha o endereço eletrônico, solicitar da empresa por telefone e encaminhar o . Ao receber o arquivo com a relação de colaboradores ativos salvar ou substituir pela anterior na pasta da empresa, contida no seguinte endereço:< \\Srvfilegso\Documentos\GDO\Meus documentos\empresas>. 4.2 ATUALIZAÇÃO CADASTRAL O cadastro dos colaboradores deve ser atualizado conforme as informações da planilha encaminhada pela empresa cliente. No Módulo Medicina Ocupacional na barra de ferramentas, clique em arquivo abrir colaboradores. Na tela seguinte busque o nome do colaborador, utilize as abas CONVOCAÇÕES, ASO e ATENDIMENTO, para identificar quando foi o último periódico realizado pelo colaborador. E com base nas informações encontradas, atualize o mês de periódico na QLP e na aba DADOS BÁSICOS. Nesta aba, deve ser verificado também se está correto a: função, lotação e grupo funcional. Em seguida salve as alterações realizadas. Observação: O mesmo procedimento é realizado para todos os colaboradores que constarem na planilha. Para empresas em que o colaborador acessa mais de uma área e com funções distintas, sinalizar estas áreas e funções na aba CONVOCAÇÕES ADICIONAIS. 4.3 EMISSÃO DAS CONVOCAÇÕES Para efetuar a emissão das cartas de convocações, no Módulo Medicina Ocupacional na barra de ferramentas, clique em arquivo abrir convocações, execute a busca e clique no mês de referência, pela qual deverá ser emitida as convocações. Caso não exista, adicione um novo registro clicando na barra de ferramentas em registro novo e preencha os campos: mês de referência, carta e observação. Em seguida salve as alterações.

3 3/6 Clicar na aba BUSCA, preencha os campos: empresa, lotação e caso seja necessário, selecione outras áreas no campo Incluir exames para a lotação desejada e execute a busca. O sistema disponibilizará uma lista de colaboradores. Selecionar somente os nomes dos colaboradores programados para aquele mês e salvar. Todos os colaboradores selecionados passarão automaticamente para a aba MEMBROS, utilize as teclas direcionais para mover-se entre os registros, a seta vermelha é o indicativo da seleção do registro. Para proceder com a correção da convocação, entre no registro e faça um comparativo entre a aba EXAMES e BATERIA. Faça as devidas correções caso seja necessário e avance para o próximo nome e repita a operação com os demais. Obs.1: O Sistema está parametrizado para buscar automaticamente os exames a vencer em até 3 meses à frente e liberar automaticamente os exames denominados alterados que estão no prazo da convocação. Obs.2: Após salvar os nomes convocados na aba MEMBROS, O Administrativo tem a opção de filtrar por registro, por empresa e por tipo de carta (1,2 ou 3), é só limpar a tela e selecionar o desejado. Na aba MEMBROS após as correções, selecionar os nomes desejados, imprimir em PDF e salve os arquivos na pasta da empresa, (\\Srvfilegso\documento\GDO\Meusdocumentos\EMPRESAS_Nome\CONVOCAÇÃO\ANO_corrente\MÊ S_corrente). Disponibilizar as cartas na WEB LAUDOS para a empresa, para isso na barra de ferramentas clique em arquivo abrir empresas. Na tela CADASTRO DE EMPRESAS, faça a busca e entre no cadastro da empresa pela qual está sendo emitido as convocações, clique no botão ARQUIVOS. Será aberto uma tela, clique no botão anexar ; aparecerá a janela Selecione o Arquivo, localize e escolha o arquivo desejado dentro de (\\Srvfilegso\documentos\GDO\Meusdocumentos\Empresas\*\CONVOCAÇÃO\ANO_corrente\MÊS_cor rente). Clique no BOTÃO abrir para que o mesmo seja anexado. Selecione o documento na lista de Arquivos, clique no botão DESTAQUE para disponibilizar no portal e por fim clicar em GRUPO, acionar o enter, selecionar o serviço e o ano para diferenciar o tipo de documento. Encaminhar para empresa um padrão, localizado na rede \\Srvfilegso\documentos\GDO \Meus documentos\formularios\convocação, informando que as CARTAS DE CONVOCAÇÃO já estão disponíveis para visualização e impressão no WEB LAUDOS. O é arquivado na pasta da empresa no Outlook ou Mozilla PERIÓDICOS AUDIOMETRIA CONTROLE (NR-7) Repetir a operação do item 4.2 e 4.3, com as seguintes ressalvas: A Audiometria de controle, conforme NR-7, deverá ser convocada 06 (seis) meses após o ADMISSIONAL e o texto em destaque deve ser transcrito na janela Dados Básicos, no campo Observação : Conforme NR-7,

4 4/6 item 3.4.1, portaria 3214, o exame Audiométrico deverá ser feito no 6º Mês após admissão, e, a partir daí, anual; Sinalizar o mês da admissão. Obs. 1.: Não existe 2ª e 3ª convocação para a Audiometria de controle; Obs. 2.: Não se convoca qualquer outro exame junto a audiometria de controle NR-7, exceto quando o periódico for semestral ou quando é uma solicitação da empresa cliente. Para estes casos, sinalizar o mês do último periódico. 4.4 EMISSÃO DE RELATÓRIOS RELATÓRIO PERCENTUAL DE EFETIVIDADE Emitir o Relatório Percentual de Efetividade referente o mês anterior e disponibilizar para a empresa no WEB LAUDOS através do Módulo de Medicina Ocupacional, na tela de cadastramento de empresas; Encaminhar para empresa um padrão, localizada na rede \\Srvfilegso\documentos\GDO \Meus documentos\formularios\convocação, informando que O PERCENTUAL DE EFETIVIDADE está disponível para impressão ou visualização no WEB LAUDOS da SH Brasil. O é arquivado na pasta da empresa no Outlook ou Mozilla. Preencher o Relatório Gerencial, aba CONVOCAÇÃO, localizada na rede:\\srvfilegso\documentos\gdo\meusdocumentos\relatórios GERENCIAIS\ANO\MÊS) RELATÓRIO MOTIVOS DE NÃO CUMPRIMENTO No Inicio do mês (até o dia 10) através do Relatório Motivos de Não cumprimento referente o Mês anterior emitir as 2ª e 3ª convocações e disponibilizar para a empresa no WEB LAUDOS e sinalizar por a empresa cliente. Preencher o Relatório Gerencial, referente o Mês da convocação, localizado na rede:\\srvfilegso\documentos\gdo\meusdocumentos\relatórios GERENCIAIS\ANO\MÊS). Obs. 1.: Todas as cartas de convocação informa a data de validade. Caso algum colaborador deixe de realizar o periódico, será enviado à empresa cliente, no mês seguinte, carta de segunda convocação; Obs. 2.: Se ainda assim, algum colaborador deixar de realizar o periódico, será enviado à empresa cliente, no terceiro mês, carta de terceira convocação Comunicado de Não Comparecimento. Obs. 3.: Caso o colaborador não compareça para a realização do periódico após a terceira chamada, só emitiremos nova carta de convocação no ano subseqüente.

5 5/6 Obs. 4.: Caso não haja nenhum colaborador para ser convocado no mês, à empresa cliente será comunicada através de padrão, localizado \\Srvfilegso\documentos\GDO\Meus documentos\formularios\convocação. Obs. 5.: Serviço sem ônus para empresas clientes denominados estratégicas; Obs. 6.: Serviço sem obrigatoriedade para as empresas cujo informações são extraídas do sistema SMART, pois a finalidade do serviço para estas empresas é a fidelização de clientes. NOTA 1: A planilha de Quadro de Lotação de Pessoal (QLP), não pode ser modificada. Toda informação contida na planilha será de uso na convocação. NOTA 2: Mensalmente deve ser sinalizado a empresa cliente, sobre a importância do envio da QLP atualizada, caso não tenhamos retorno, utilizaremos a última enviada. NOTA 3: A convocação é emitida para a empresa cliente até o mês de vencimento do PCMSO. Caso não ocorra a renovação do PCMSO, sinalizar a empresa através do , o motivo das convocações não poderem ser emitidas. PERIODICOS SEMESTRAIS E ANUAIS SISTEMA SMART A partir de Janeiro 2014, as empresas do banco de dados SH entram no controle de convocação para periódicos, exceto as que sinalizam não querer receber mensalmente as cartas de convocação. Salientando que não há uma obrigatoriedade do setor em convocar estas empresas. Convocaremos na medida em que haja disponibilidade de pessoal. O processo de convocação para as empresas do banco de dados SH é o mesmo para as empresas GDO, com a ressalva de que os dados são extraídos mensalmente do Smart, através dos relatórios EPI ASO POR LOTAÇÃO, que deve ser gerado com dois períodos retroativos: de seis meses e outro relatório com período de um ano. Salvar ambos no formato Excel. Abrir o arquivo, tratar os dados de forma a identificar os ASOs á vencer. E proceder com a emissão de convocação. Obs.:Só é realizada a primeira convocação. O prosseguimento com a 2ª e/ou a 3ª se houver um feedback destas empresas quanto ao cumprimento das convocações. 5. REGISTROS Identificação Armazenamento/ Recuperação Proteção Tipo Tempo de Retenção Descarte Relatório Gerencial Rede/mensal Acesso Restrito Eletrônico Indeterminado Indeterminado Rede/por empresa Acesso Restrito Eletrônico 01 ano + ano em curso Lixo comum

6 6/6 PCMSO Rede/por empresa Acesso Restrito Eletrônico 20 anos Lixo comum Carta de convocação Rede/por empresa Acesso Restrito Eletrônico Eterno Indeterminado QLP Rede/por empresa Acesso Restrito Eletrônico Até a substituição Lixo comum Percentual de Efetividade Rede/por empresa Acesso Restrito Eletrônico Indeterminado Indeterminado Motivos de Não Cumprimento Rede/por empresa Acesso Restrito Eletrônico Anual Lixo comum 6. DOCUMENTOS EXTERNOS NR-7 Norma regulamentadora; QLP - Quadro de Lotação de Pessoal; PCMSO Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional. 7. ANEXOS FL-SO-OP-003 CONVOCAÇÃO DE PERIÓDICOS. 9. HISTÓRICO DE REVISÕES Pg. Natureza da Revisão Data da Revisão Versão Responsáveis REVISÃO 23/07/ Revisão do Procedimento 23/12/ Revisão geral 20/03/ Revisão geral

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