PROC. 03 CONTROLE DE REGISTROS

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1 1 de 6 CONTROLE DE REGISTROS MACROPROCESSO GESTÃO DE PROCESSOS PROCESSO CONTROLE DE REGISTROS CONTROLE DE REGISTROS 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA DOCUMENTOS RELACIONADOS PROCEDIMENTOS ORGANIZAÇÃO DE REGISTROS CÓPIAS DE SEGURANÇA REGISTROS HISTÓRICO DO DOCUMENTO ANEXOS TABELA DE REGISTROS... 5 Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição PAULA MOURA ASSESSORIA DE PROCESSOS ANTONIO CARLOS BORGES DIRETORIA EXECUTIVA BIBLIOTECA LINK E INTRANET 1

2 2 de 6 1. OBJETIVO Definir a sistemática para controle de registros do Sistema de Gestão da Qualidade SGQ, de modo a assegurar informações legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis. 2. ABRANGÊNCIA Toda a estrutura da FecomercioSP. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS Não aplicável. 4. PROCEDIMENTOS 4.1 ORGANIZAÇÃO DE REGISTROS Registro é um tipo especial de documento que constitui evidência para demonstrar a realização ou implementação de procedimentos, instruções de trabalho e outros documentos do SGQ. Uma vez gerado, não recebe alteração. Por s ua vez, um procedimento operacional, por exemplo, pode ser atualizado periodicamente em função de ajustes nos processos ou atividades correlatas (vide PROC Controle de Documentos ). 2

3 3 de 6 Os registros podem ser gerados e mantidos em meio físico (formulári os preenchidos, relatórios e atas de reunião impressos, por exemplo) ou em meio eletrônico (arquivos mantidos em computador como e -mails, planilhas de dados, desenhos e especificações). O gestor do processo que integra o SGQ, ou outra função por ele designado, deve definir os meios e mecanismos necessários para organização dos registros gerados, sendo que cada um deles, ou mesmo uma família de registros de um processo, deve possuir uma linha preenchida na Tabela de Registros (anexo 7.1), observando as definições a seguir: - Identificação: Nome e código ou outra denominação do registro, de modo a caracterizá-lo como único (por exemplo: ficha de inventário ou lista de presença, dentre outros); - Armazenamento: Forma simples (por exemplo, pasta A -Z) ou detalhada (exemplos: prateleira nº 03 do armário nº 01 ou diretório c: \arquivos\...) de acondicionar o registro. Esta forma pode ser simples ou detalhada, mas observando sempre a medida quantidade de informações necessária para preservá-lo e organizá-lo. Por exemplo, pasta A-Z, prateleira nº 03 do armário nº 01 ou diretório c: \arquivos\...; - Proteção: Restrição de acesso ao registro. Caso apenas algumas áreas possuam acesso ao registro, este campo deve especificar tal restrição, através da informação acesso restrito. A identificação da área com acesso restrito é feita através da própria descrição do procedimento operacional. Se o registro não possuir nenhuma restrição de acesso, neste campo deve constar a informação "sem restrição". Proteções padronizadas pa ra registros em meio físico ou eletrônico, como armazenamento com abrigo de luz, poeira, umidade, radiação eletromagnética e/ou outr as intempéries, devem ser observadas, mas não precisam ser inseridas neste formulário ; - Recuperação: Forma de indexar o regis tro ao realizar seu armazenamento, facilitando sua localização e recuperação (por exemplo : ordem crescente de datas, ordem alfabética por cliente, segmento de mercado, dentre outros); 3

4 4 de 6 - Tempo de Retenção: Período, sempre mínimo, que o registro fica à disposi ção em arquivo ativo (por exemplo: 5 anos, 1 dia, 3 meses ou até a próxima calibração ); - Cópia de Segurança: Cópia de dados de um dispositivo de armazenamento para outro, a fim de que possam ser restaurados em caso da perda dos originais. Este campo deve ser preenchido com Sim para que seja feita cópias de segurança, conforme procedimento TI. 01 Backup ; - Descarte: Disposição ou destino conferido ao registro ao vencer seu prazo de retenção. Pode ser, por exemplo, destruição, reciclagem, descarte, fragmentação, apagamento, realização de cópia de segurança ou envio para arquivo inativo. No caso de descarte do registro, este será definido como "arquivo morto e todas as informações referentes à identificação, armazenamento e recuperação permanecerão inalteradas. O tempo de permanência no arquivo morto está condicionado à possibilidade de manutenção do registro no local, tendo em vista o espaço disponível. Caso não haja condições de acondicioná-lo, ele será definitivamente descartado. Estes parâmetros de controle de registros devem estar descritos ao final de cada procedimento operacional, no item 5 de cada documento, por meio de tabela específica (vide anexo 7.1). 4.2 CÓPIAS DE SEGURANÇA As orientações para a realização de backup podem ser visualizadas no procedimento operacional TI. 01 Backup. 5. REGISTROS Não aplicável. 4

5 5 de 6 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO Versão Data Comentários /09/2013 Edição Inicial /11/ /11/ Exclusão de frase que exigia a identificação obrigatória das funções que podem acessar um determinado registro. 2. Inclusão da informação de que o acesso é restrito às áreas específicas e não a colaboradores. 3. Sem alterações. Revisão realizada em função da validade do documento. 5

6 6 de 6 7. ANEXOS 7.1 TABELA DE REGISTROS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Cópia de Segurança Descarte 6

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