TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Segepres/ISC/Cedoc Serviço de Gestão Documental MANUAL DE TRATAMENTO DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS

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1 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Segepres/ISC/Cedoc Serviço de Gestão Documental MANUAL DE TRATAMENTO DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS Abril/2015

2 Sumário 1 APRESENTAÇÃO OBJETIVOS CONSIDERAÇÕES SOBRE O ARQUIVAMENTO TRATAMENTO DOS DOCUMENTOS AVULSOS VINCULADOS A PROCESSOS ELETRÔNICOS EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS DESCARTE DE DOCUMENTOS CONSIDERAÇÕES FINAIS ANEXOS... 8 REQUISIÇÃO DE DOCUMENTO... 9 ETIQUETA PARA CAIXA DE DOCUMENTOS RECEBIDOS EM CÓPIAS E VIAS ETIQUETA PARA CAIXA DE AVULSOS ORIGINAIS GUIA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DA GUIA DE TRANSFERÊNCIA

3 1 APRESENTAÇÃO Em 2010 entrou em funcionamento no Tribunal de Contas da União o sistema E-TCU que passou a gerenciar documentos e processos eletrônicos de Controle Externo. O Tribunal então passou a receber documentos originais em papel que eram digitalizados e incluídos no sistema. A partir da Instrução Normativa TCU nº 68/2011 e da Portaria nº 325/2011 ficou estabelecido que devemos receber somente cópias ou segundas vias de documentos para digitalização e inclusão no E-TCU (veja exceções no anexo I da Portaria nº 325/2011), devendo a Unidade informar ao interessado que haverá descarte após o prazo de retenção previsto no normativo interno e que compete a ele a guarda, pelo prazo legal pertinente, do documento original. Com esta prática, as unidades passaram a ter uma grande quantidade de documentos avulsos sob sua guarda. Esses documentos devem seguir o tratamento documental indicado nesse manual. Todos os documentos recebidos para inclusão no sistema de processo eletrônico quer sejam originais, cópias ou segundas vias, devem ser arquivados na unidade fazendo-se referência ao número do processo ou ao registro de entrada (RE) ao qual se vinculam possibilitando a ágil recuperação da informação. Os documentos originais, recebidos antes da IN acima mencionada ou por exceção normativa, que gerarem processos eletrônicos, devem ser transferidos ao Serviço de Gestão Documental Seged após 1 ano da data de encerramento do processo ao qual se vinculam. Aqueles originais recebidos e incluídos no E-TCU, mas que não façam parte de nenhum processo, devem ser transferidos ao Seged após 1 ano do arquivamento eletrônico. As cópias podem ser descartadas na própria unidade após 6 meses da sua digitalização. 3

4 Uma gestão de documentos eficiente garante o controle desses desde sua criação até à destinação final. Por isso, é de fundamental importância a padronização dos procedimentos adotados em todo o TCU no que diz respeito ao arquivamento. O estabelecimento de um padrão tem o objetivo de organizar e preservar os documentos produzidos e/ou recebidos pelas diversas áreas da Casa, visando atender as necessidades administrativas e exigências legais, bem como contribuir para a preservação da história da instituição. A racionalização dos procedimentos contribui para o aperfeiçoamento do Órgão, uma vez que torna possível a guarda apenas do que é efetivamente consultado ou tem valor permanente, facilitando o acesso tempestivo à informação. A gestão documental é dinâmica. Assim, este manual estará sempre em processo de aperfeiçoamento e, portanto, sujeito a alterações decorrentes da incorporação de novas normas ou da aplicação de outras rotinas. 4

5 2 OBJETIVOS Definir método de arquivamento, nas unidades do Tribunal, de documentos recebidos em papel e incluídos no sistema E-TCU. Definir rotina de tratamento de documentos vinculados a processos em suporte de papel. Definir procedimento de descarte ou de transferência desses documentos ao Seged. Definir critérios de solicitação de consultas e de empréstimo desses documentos. 3 CONSIDERAÇÕES SOBRE O ARQUIVAMENTO Os documentos de arquivo do TCU devem ser classificados e arquivados de acordo com o Código de Classificação Arquivístico e Tabela de Temporalidade, conforme estabelece a Portaria- TCU nº 108/2005. No caso de documentos originais recebidos para inclusão no E-TCU, seja para composição de processo eletrônico ou não, ficou estabelecido um ciclo de vida abreviado e uma temporalidade diferenciada. Esses papéis ficarão armazenados na unidade técnica por 1 ano após o encerramento. Após esse prazo, serão transferidos ao Seged que os manterá sob sua guarda até que tenham seus prazos de guarda expirados. É importante considerar que, tendo em vista a grande quantidade de documentos a serem recebidos, não é possível ao Seged proceder à conferência da integridade e ordenação dos documentos contidos nas caixas arquivo. Dessa forma, é fundamental que as unidades tenham domínio do conteúdo das caixas. 5

6 4 TRATAMENTO DOS DOCUMENTOS AVULSOS VINCULADOS A PROCESSOS ELETRÔNICOS 4.1 Documentos físicos originais Documentos físicos originais recebidos pelo TCU, que foram digitalizados com a devida certificação digital e incluídos no E-TCU, deverão ficar arquivados na Unidade por 1 ano após a data de encerramento, seguindo a rotina descrita abaixo. Arquivar os documentos em ordem cronológica de recebimento e acondicioná-los em caixas-arquivo referentes ao ano corrente, identificadas com o modelo de espelho de caixa do Anexo II desse Manual. Vincular o documento ao respectivo processo eletrônico ou registro de entrada (RE) por meio da anotação manual do número do TC ou RE no canto superior direito de cada peça, caso já não haja alguma identificação. Atenção! Este procedimento garantirá futura recuperação do documento físico arquivado no Seged, em caso de solicitação de empréstimo. Separar em capas de processos ou em envelopes todos os documentos relacionados aos mesmos autos. É recomendável preencher o campo número de registro de entrada de documento - RE, no sistema e-tcu, a cada nova inserção de documento digitalizado em processo eletrônico. 6

7 As caixas devem ser ordenadas de acordo com o número e ano: Ex: caixa 1/2011, 2/2011 e assim sucessivamente. Para documentos que ocuparem mais de uma caixa, indicar sempre no campo número da caixa da etiqueta, o número total de caixas do conjunto documental. EX: 1 de 3, 2 de 3, 3 de 3. A cada novo ano reiniciar a numeração da caixa: EX: 1/2012, 2/2012. Identificar as caixas-arquivo com os espelhos em anexo neste manual, devidamente preenchidos. Após 1 ano de encerramento do processo eletrônico, encaminhar ao Seged os documentos originais vinculados ao processo que foi encerrado utilizando a Guia de Transferência (Anexo IV desse manual). 4.2 Cópias ou 2ª vias Arquivar da mesma forma que os originais. Após 6 meses da data de protocolo, descartar na própria Unidade. Recomenda-se a leitura do manual de Orientações sobre fragmentação de processos documentos em papel para saber como proceder. 5 EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS Para solicitar empréstimo de documentos arquivados no Seged, o usuário deve encaminhar à caixa institucional isc_seged@tcu.gov.br o Formulário de Requisição de Documentos (anexo I); Os empréstimos de documentos são franqueados aos usuários internos no TCU. Os usuários externos necessitam autorização da área responsável; A remessa e a devolução dos documentos emprestados serão realizadas via guia de remessa (MRDOC). 7

8 6 DESCARTE DE DOCUMENTOS 6.1 Documentos originais recebidos para digitalização (Antes da IN Nº 68/2011) O descarte se dará no Seged depois de cumprido seu prazo de guarda conforme a Portaria-TCU nº 108/ Cópias ou segundas vias de documentos recebidos para autuação de processo (Depois da IN Nº 68/2011) O descarte se dará na Unidade 6 meses após a data de protocolo.. 7 CONSIDERAÇÕES FINAIS Um resultado adequado do trabalho e o estabelecimento de boas práticas dependem necessariamente da parceria entre as unidades e o Seged uma vez que a responsabilidade pela informação institucional envolve todo o ciclo de existência dos documentos, desde sua produção até sua eliminação ou recolhimento para o arquivo permanente. Por isso, esperamos que este manual seja um incentivo ao exercício diário da utilização de procedimentos normalizadores da informação, objetivando a elevação do nível de excelência da gestão documental no Tribunal. 8 ANEXOS I Formulário de requisição de documentos; II Etiqueta (espelho) de caixa-arquivo para documentos recebidos em forma de cópia e segunda via; III Etiqueta (espelho) de caixa-arquivo para documentos originais recebidos; IV Guia de Transferência de Documentos Avulsos digitalizados. 8

9 Anexo I TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Serviço de Gestão Documental - SEGED REQUISIÇÃO DE DOCUMENTO Empréstimo/Desarquivamento/Digitalização INFORMAÇÕES DO REQUISITANTE NOME COMPLETO DO REQUISITANTE AUTORIZADO MATRÍCULA TCU UNIDADE TÉCNICA SOLICITANTE FINALIDADE (1) ( ) Empréstimo ( ) Desarquivamento por tempo indeterminado ( ) Cópia Digitalizada OBSERVAÇÕES: INFORMAÇÕES DO DOCUMENTO Nº DO TC OU RE AO QUAL O DOCUMENTO SE REFERE (2) NÚMERO DA CAIXA (3) INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO (1) Marcar apenas uma das opções (2) Informar exclusivamente o número do processo ou do RE referente à peça documental solicitada. Dado indispensável para localização do documento no SEGED. (3) Informar o(s) número(s) da(s) caixa(s) onde o documento foi acondicionado. USO EXCLUSIVO DO SEGED Data de envio: Data de devolução: Servidor: Matrícula: Observações: Assinatura Servidor: Matrícula: Assinatura 9

10 Anexo II Etiqueta para caixa de documentos recebidos em cópias e vias TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO [Nome da Secretaria / Subordinação] [Nome da unidade] Conteúdo: Copias e vias referentes aos processos: Nº do Processo ou RE: Data de protocolo: Datas-limite: Protocolo mais antigo: Protocolo mais recente: [mm/aaaa] [mm/aaaa] Número da caixa: [número / ano] [Caixa N de X] Prazo de guarda na unidade: 6 meses após a data de protocolo mais recente. 10

11 Instruções de preenchimento da etiqueta TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO SEGEPRES/ISC/CEDOC Serviço de Gestão Documental Conteúdo: Cópias e vias referentes aos processos: Nº do processo ou RE: / / Data de Protocolo: 28/05/ /12/ /03/2010 Etiqueta para caixa Cabeçalho e nome da Secretaria/ Unidade Preencher com os dados da unidade; Conteúdo Indicar o número dos processos eletrônicos vinculados aos documentos ou RE que estão arquivados na caixa e a data de protocolo. Datas-limite: Encerramento mais antigo: indicar a data de protocolo mais antiga entre todos os processos eletrônicos da caixa Encerramento mais recente: indicar a data de protocolo mais recente Número da Caixa - Inserir o número da caixa seguido do ano de sua criação Datas-limite: Protocolo mais antigo: Protocolo mais recente: 28/05/ /12/2010 Número da caixa: 01/2010 Caixa 1 de 1 Prazo de guarda na unidade: 6 meses após a data de protocolo mais recente. Caixa N de X Serve para indicar que um documento ocupa mais de uma caixa. Exemplo: um documento que ocupe 3 caixas. Caixa 1 de 3 para a primeira caixa e na sequência, 2 de 3 para a segunda e, 3 de 3 para a última caixa. Para documentos que ocupem apenas uma caixa preencher Caixa 1 de 1. 11

12 Anexo III Etiqueta para caixa de avulsos originais TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO [Nome da Secretaria / Subordinação] [Nome da unidade] Conteúdo: Originais referentes aos processos: Nº do Processo ou RE: Data de Encerramento: Datas-limite: Encerramento mais antigo: Encerramento mais recente: [mm/aaaa] [mm/aaaa] Número da caixa: [número / ano] [Caixa N de X] Prazo de guarda na unidade: 1 ano após a data de encerramento mais recente. 12

13 Instruções de preenchimento da etiqueta TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO SEGEPRES/ISC/CEDOC Serviço de Gestão Documental Conteúdo: Originais referentes a: Nº do processo ou RE: / / Data de Encerramento: 28/05/ /12/ /02/2010 Etiqueta para caixa Cabeçalho e nome da Secretaria/ Unidade Preencher com os dados da unidade; Conteúdo Indicar o número dos processos eletrônicos vinculados aos documentos que estão arquivados na caixa e a data de encerramento quando já existente. Datas-limite: Encerramento mais antigo: indicar a data de encerramento mais antiga entre todos os processos eletrônicos da caixa Encerramento mais recente: indicar a data de encerramento mais recente Número da Caixa - Inserir o número da caixa seguido do ano de sua criação Datas-limite: Encerramento mais antigo: Encerramento mais recente: 28/05/ /12/2010 Número da caixa: 01/2010 Caixa 1 de 2 Prazo de guarda na unidade: 1 ano após a data de encerramento mais recente Caixa N de X Serve para indicar que um documento ocupa mais de uma caixa. Exemplo: um documento que ocupe 3 caixas. Caixa 1 de 3 para a primeira caixa e na sequência, 2 de 3 para a segunda e, 3 de 3 para a última caixa. Para documentos que ocupem apenas uma caixa preencher Caixa 1 de 1. 13

14 Anexo IV TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO [Nome da Secretaria / Subordinação] [Nome da unidade] Guia de Transferência de Documentos Nº da caixa: <nº/ano> Total de caixas: X DOCUMENTOS DIGITALIZADOS INSERIDOS NO E-TCU Datas-limite: Limite corrente: Documento referente ao TC/RE Observações Data: Unidade Remetente Data: Serviço de Gestão Documental - SEGED Assinatura/carimbo Responsável pela remessa Assinatura/carimbo Responsável pela guarda 14

15 Instruções de preenchimento da Guia de Transferência CABEÇALHO Inserir no local indicado em vermelho o nome da unidade remetente e o número da caixa (formato nº/ano); DATAS-LIMITE Indicar o mês e o ano do prazo de guarda mais antigo e do prazo de guarda mais recente da caixa. O prazo de guarda é calculado após o encerramento do processo eletrônico ao qual o documento está vinculado, acrescido de 1 ano; LIMITE CORRENTE Inserir o mês e o ano do prazo de guarda mais recente dentre todos os documentos da caixa; DOCUMENTO REFERENTE AO TC/RE Informar o número do processo eletrônico ou registro de entrada a que se refere a peça documental. Esta informação é indispensável para localizar o documento visando atender solicitação futura de empréstimo ou cópia; OBSERVAÇÃO Este campo deve ser preenchido caso haja dados importantes sobre os documentos ou caixa; Exemplo de guia preenchida: TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO [Nome da Secretaria / Subordinação] [Nome da unidade] Guia de Transferência de Documentos Nº da caixa: 01/2010 Total de caixas: 2 DOCUMENTOS DIGITALIZADOS INSERIDOS NO E-TCU Datas-limite: 01/02/2010 a 12/12/2010 Limite corrente: 12/02/2011 Documento referente ao TC/RE Observações / / / Continua na caixa 2/ Data: Unidade Remetente Data: Serviço de Gestão Documental - SEGED Assinatura/carimbo Responsável pela remessa Assinatura/carimbo Responsável pela guarda 15