RESOLUÇÃO Nº 005/2007-CEPE/UNICENTRO

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1 RESOLUÇÃO Nº 005/2007-CEPE/UNICENTRO Aprova o Regulamento do Arquivo Geral da UNICENTRO. O REITOR DA UNIVERSIDADE ESTADUAL DO CENTRO-OESTE, UNICENTRO: Faço saber que o Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão, CEPE, aprovou, pelo Parecer n 611 CEPE, de 22 de setembro de 2006, contido no Protocolo nº 5.968, de 16 de agosto de 2005, e eu sanciono, nos termos do art. 14, inciso XI, do Regimento da UNICENTRO, a seguinte Resolução: Art.1º Fica aprovado o Regulamento do Arquivo Geral da UNICENTRO, conforme o anexo desta Resolução. Art. 2º Art. 3º Revogam-se as disposições em contrário. Esta Resolução entra em vigor na presente data. Gabinete do Reitor da Universidade Estadual do Centro Oeste, UNICENTRO, em 7 de fevereiro de Prof. Vitor Hugo Zanete, Reitor. 1

2 REGULAMENTO DO ARQUIVO GERAL DA UNIVERSIDADE ESTADUAL DO CENTRO-OESTE, UNICENTRO 2007

3 SÚMULA TÍTULO ÚNICO DO ARQUIVO GERAL DA UNICENTRO... 1 CAPÍTULO I DA CARACTERIZAÇÃO E DA CONSTITUIÇÃO... 1 CAPÍTULO II DA ORGANIZAÇÃO E DOS PROCEDIMENTOS... 1 CAPÍTULO III DA COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS... 3 CAPÍTULO IV DAS DISPOSIÇÕES GERAIS... 5

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5 ANEXO À RESOLUÇÃO Nº 005/2007 CEPE/UNICENTRO REGULAMENTO DO ARQUIVO GERAL DA UNIVERSIDADE ESTADUAL DO CENTRO-OESTE, UNICENTRO TÍTULO ÚNICO DO ARQUIVO GERAL DA UNICENTRO CAPÍTULO I DA CARACTERIZAÇÃO E DA CONSTITUIÇÃO Art. 1 O Arquivo Geral da Universidade Estadual do Centro Oeste, UNICENTRO, é um órgão complementar, subordinado diretamente à Secretaria Geral da Reitoria, SEGRE, encarregado da gestão documental arquivística da UNICENTRO. Art. 2º O Arquivo Geral da UNICENTRO, previsto neste Regulamento, constituise de uma Unidade Central no Campus Universitário de Guarapuava e uma Unidade Central no Campus Universitário de Irati. 1º A Unidade Central de Guarapuava abrange os órgãos internos e externos: I - da Reitoria; II - o Campus Universitário de Guarapuava; III - do Campus CEDETEG; e IV - dos Campi Avançados da UNICENTRO, vinculados ao Campus Guarapuava; 2º A Unidade Central de Irati abrange os órgãos internos e externos: I - do Campus Universitário de Irati; e II - dos Campi Avançados da UNICENTRO, vinculados ao Campus de Irati. CAPÍTULO II DA ORGANIZAÇÃO E DOS PROCEDIMENTOS Art. 3º O Arquivo Geral e suas Unidades dividem-se em ciclo vital de arquivamento, que compreende: I fase intermediária; II fase permanente; Art. 4 Os documentos da fase intermediária ficam sob custódia do Arquivo Geral de cada Unidade, para cumprimento das tabelas oficiais de temporalidade e dos planos de destinação de documentos de arquivo, continuando como prerrogativa dos órgãos de origem o direito de disciplinar o acesso a eles. Art. 5º Centrais, implicando: Os documentos de valor permanente ficam sob custódia das Unidades I guarda e conservação permanente de documentos que, por seu valor legal, 1

6 probatório ou histórico, deve ser perpetuado, vedada sua destruição parcial ou total; II direito de disciplinar o acesso aos documentos, carimbar, rubricar e numerar todas as folhas do processo, na parte superior direita; Art. 6º Os materiais enviados para os acervos arquivísticos das Unidades Centrais dos Campi de Guarapuava e de Irati devem ser relacionados, ordenados e armazenados de maneira adequada. Art. 7º As atividades das Unidades do Arquivo Geral, nos Campi de Guarapuava e Irati, previstas no art. 2º, deste Regulamento, são exercidas por funcionários da Instituição, sob a coordenação da SEGRE. Art. 8º Somente os funcionários vinculados à SEGRE são responsáveis pela manutenção e pelo funcionamento do Arquivo Geral. Art. 9º Os empréstimos de processos têm o prazo máximo de uma semana, para permanecer no órgão solicitante, que fica responsável pelo documento, durante o período do empréstimo, e pela devolução do processo na data prevista. Parágrafo único. Após o prazo constante no caput deste artigo, o órgão solicitante somente permanece com o processo mediante tramitação. Art. 10. Compete ao Arquivo Geral: I cumprir e fazer cumprir as decisões da Secretaria Geral da Reitoria e da Comissão de Avaliação de Documentos Arquivísticos; II promover o aperfeiçoamento do pessoal ligado ao arquivamento de documentos; III organizar e manter o registro geral de entrada dos documentos dos órgãos, de origem interna da Instituição; IV executar a classificação, descrição e indexação de documentos e todas as demais tarefas inerentes à técnica de arquivos, indispensáveis ao arranjo, à transferência, guarda, conservação ou reprodução dos mesmos, bem como à mais rápida recuperação das informações relativas à documentação arquivada ou simplesmente depositada no arquivo; V informatizar e manter o material atualizado, para o processamento técnico dos documentos que aguardam destinação final; VI preparar a documentação para a reprodução, opinando sobre o processo a ser aplicado, bem como promover todas as medidas indispensáveis ao registro, à guarda, à conservação e à utilização das reproduções; VII preparar documentos de arquivo, para processamento eletrônico de dados, separando-os, segundo as especificações técnicas; VIII executar os serviços de revisão permanente dos documentos arquivados e de seus respectivos registros, mantendo-os, rigorosamente, atualizados; IX prestar informações e atender às consultas de acervo permanente, bem como orientar e auxiliar o usuário quando da utilização desse acervo; X zelar pela segurança, pelo controle e pela conservação dos documentos, durante as consultas, bem como atender às solicitações, quanto a sua localização, reprodução e autenticação de cópias fornecidas; hierárquico. XI conservar os documentos, por meio de procedimentos adequados; XII executar outras atribuições correlatas a sua função ou delegadas pelo superior 2

7 Art. 11. A estrutura do Arquivo Geral da UNICENTRO pode contar com serviços auxiliares, sempre que houver necessidade para: I elaborar medidas de reprodução de documentos, para fins de preservação, segurança e disseminação; II manter as condições e os métodos de conservação, ambientação e higienização do acervo arquivístico da UNICENTRO; III zelar pelas condições de conservação e segurança das instalações do Arquivo. CAPÍTULO III DA COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS Art. 12. seguintes membros: A Comissão de Avaliação de Documentos Arquivísticos é integrada pelos I representante do Gabinete do Reitor; II representante da Secretaria Geral da Reitoria; III representante do Arquivo Geral; IV representante da unidade central de arquivo do respectivo Campus; V representante do Arquivo Histórico do respectivo Campus ; Parágrafo único. documentos do Arquivo. A Comissão tem o objetivo de analisar e dar destino aos Art. 13. A Comissão deve consubstanciar os resultados de seus trabalhos na elaboração de planos de destinação de documentos e de tabelas de temporalidade do Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná. 1º As tabelas de temporalidade, baseadas no Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná, são enviadas aos órgãos administrativos e acadêmicos envolvidos, que têm trinta dias para manifestação. 2º Após o prazo previsto no parágrafo anterior, as tabelas de temporalidade devem ser submetidas ao Arquivo do Estado para apreciação. Art. 14. As tabelas são divulgadas pelo Diário Oficial do Estado e consideradas aprovadas após trinta dias, a contar da data de publicação. Parágrafo único. Os interessados em algum documento constante na relação dos documentos elimináveis a curto prazo têm trinta dias para manifestar seu interesse, a contar da data de publicação da tabela de temporalidade. Art. 15. Compete à Comissão de Avaliação de Documentos Arquivísticos toda a organização baseada na legislação vigente de tabelas de temporalidades, cumpridos os procedimentos estabelecidos neste Regulamento, para eliminação de documentos dos órgãos internos e externos da Instituição. 1º O registro dos documentos a serem eliminados deve ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e de Termo de Eliminação de Documentos. 2º A Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados. 3

8 eliminação; 3º Essa listagem deve constituir-se, basicamente, dos seguintes itens: I cabeçalho contendo: a) a identificação do órgão ou entidade e da unidade/órgão responsável pela b) o título e o número da listagem; e c) o número da folha; II quadro contendo os seguintes campos: a) código do assunto ou, caso não tenha essa informação, o número de ordem dos itens documentais listados; b) assunto/série correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados; c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alínea anterior; d) quantidade e especificação das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental; e) observações complementares úteis aos esclarecimentos das informações contidas nos demais campos, ou justificativa, quando se tratar dos órgãos e entidades. III rodapé contendo: a) local; b) data; c) nome, cargo e assinatura do titular da unidade/órgão responsável pela seleção; d) nome, cargo e assinatura do Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos Arquivísticos; e e) nome, cargo e assinatura da autoridade a quem compete organizar a eliminação no âmbito do órgão ou entidade. 4º O objetivo do Termo de Eliminação de Documentos é registrar as informações relativas ao ato de eliminação. 5º Esse Termo deve conter, essencialmente: I data de eliminação; II indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação, bem como a informação relativa à publicação desses atos em período oficial; III nome do órgão ou entidade produtor acumulador dos documentos eliminados; IV nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação; V referência aos conjuntos documentais eliminados, especificados na Listagem de Eliminação de Documentos, anexo ao Termo; VI datas-limite dos documentos eliminados; VII quantificação/mensuração dos documentos eliminados; VIII nome da unidade orgânica responsável pela eliminação; e IX nome e assinatura do titular da unidade orgânica responsável pela eliminação. 4

9 CAPÍTULO IV DAS DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 16. Fica proibida a eliminação de documentos sem a prévia autorização da Comissão de Avaliação de Documentos Arquivísticos. Art. 17. Art. 18. Os casos omissos neste Regulamento são resolvidos pela SEGRE. Este Regulamento entra em vigor nesta data Gabinete do Reitor da Universidade Estadual do Centro-Oeste, UNICENTRO, em 7 de fevereiro de Prof. Vitor Hugo Zanette, Reitor. 5

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