Envio de Caixas-Box ao Arquivo Geral (Relativos às peças digitalizadas para descarte)

Transcrição

1 PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO AMAZONAS DIVISÃO DE GESTÃO DA QUALIDADE Sistema de Gestão da Qualidade PROCEDIMENTO PTJAM 61 Envio de Caixas-Box ao Arquivo Geral (Relativos às peças digitalizadas para descarte) Elaborado por: Manoel Pedro de Souza Neto Setor de Arquivo Geral do TJ Aprovado por: Desd. Maria das Graças Pessoa Figueiredo Presidente do Tribunal de Justiça

2 Página: 2 de 10 ÍNDICE 1. OBJETIVO CAMPO DE APLICAÇÃO DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA DEFINIÇÕES RESPONSABILIDADES / AUTORIDADE PROCEDIMENTO/PROCESSOS ANEXOS... 9

3 Página: 3 de OBJETIVO 1.1 Padronizar os procedimentos relacionados ao envio de caixas-box ao Arquivo Geral relativas às peças digitalizadas para posterior descarte oriundos das Unidades Organizacionais (UO s) do Tribunal de Justiça do Estado do Amazonas TJ/AM. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO 2.1 Este procedimento aplica-se a todas as Unidades Organizacionais do TJ/AM. 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 3.1 Na aplicação deste procedimento pode ser necessário consultar os seguintes documentos: Constituição Federal de 1988, art, cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitar ; Lei Federal nº 8.159/91 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências; Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ); Consultar a página Resolução nº15/2009-dvexped/tj-am - Aprova a Norma de Organização do Arquivo Geral do Tribunal de Justiça do Amazonas e os procedimentos de gestão de documentos e dá outras providências - (Consultar o Diário de Justiça Eletrônico (DJE) do dia 20/01/2010 Caderno 1 Administrativo Resoluções). Sistema de Automação do Judiciário (SAJ). 4. DEFINIÇÕES 4.1 Arquivar: Operação que consiste na guarda de documentos e/ou processos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido.

4 Página: 4 de Arquivo Corrente: Conjunto dos documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objetos de consultas frequentes e ainda estão localizados nas respectivas UO s. 4.3 Arquivo Intermediário: Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final, eliminação ou guarda permanente. 4.4 Arquivo Permanente: Conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo, que devem ser definitivamente preservados. É também chamado de arquivo histórico. 4.5 Caixa-arquivo: Caixa padronizada destinada à acomodação e à proteção de documentos, visando o arquivamento. 4.6 Código de Classificação de Documentos do TJAM: Instrumento técnico utilizado nos arquivos correntes e intermediários para consolidar condição hierárquica de assuntos de documentos, visando, principalmente, ao respectivo agrupamento lógico e físico. 4.7 Desarquivar: Operação que consiste na retirada de documentos e/ou processos transferidos para o Arquivo, mediante formalização do pedido via Sistema de Desarquivamento Desarq ou outro meio legal, para fins de reanálise, pesquisa ou tramitação. 4.8 Documentos de Guarda Permanente: Conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. 4.9 Etiqueta de Identificação: Etiqueta adesiva colada nas caixas-arquivo, contendo informações básicas como origem, ano, número da caixa necessários para identificação dos documentos Lista de Transferências: Operação pela qual a custódia de um conjunto de documentos passa das UO s, arquivo corrente, para Arquivo Geral Procedimento Operacional Padrão (POP): Visa descrever a forma de desenvolver um processo de trabalho utilizando as ferramentas necessárias disponíveis pela organização com o objetivo de disseminar a atividade e desenvolvê-la de maneira, eficiente, eficaz e efetiva Reconhecimento: Passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

5 Página: 5 de Sistema de Automação do Judiciário (SAJ): Sistema informatizado que consiste na alimentação e acompanhamento das movimentações efetuadas pelas UO s quanto ao andamento dos autos processuais Tabela de Temporalidade do TJAM: É o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e destinação final de documentos e/ou processos Unidade Organizacional (UO): Setor constante do organograma da instituição, seja da atividade- fim ou meio. 5. RESPONSABILIDADES / AUTORIDADES 5.1 Gerente de Arquivo Geral: Coordenar o atendimento de pedidos de arquivamento e desarquivamento; Supervisionar a evolução dos trabalhos de arquivamento e desarquivamento; Coordenar a atualização das informações nos sistemas informatizados do setor; Coordenar e acompanhar a transferência dos arquivos das UO s de 1 instâncias; Coordenar as atividades inerentes ao setor. 5.2 Diretor(a), Secretário(a), Escrivão(ã), Coordenador(a) das UO s: Coordenar e supervisionar o trabalho de alimentação das movimentações no SAJ e do armazenamento dos autos nas caixas-arquivo até a transferência e recebimento pelo Arquivo Geral; Receber as solicitações, pelas partes, do pedido de desarquivamento e encaminhar solicitação, via Sistema de Desarquivamento Desar, ao Arquivo Geral. 5.3 Diretor(a) de Tecnologia da Informação (TI): Buscar a solução dos problemas do SAJ e dos demais sistemas. 6. PROCEDIMENTO/PROCESSOS 6.1 Considerações gerais A lei nº /2006 que dispõe sobre a informatização do processo Judicial e a resolução nº 15/2011-TJAM que autoriza a implantação do processo

6 Página: 6 de 10 eletrônico/virtual no Poder Judiciário do Amazonas e regulamenta o peticionamento eletrônico e o descarte de documentos; A necessidade de padronizar os procedimentos para a remessa ao Arquivo Geral das peças digitalizadas (novas petições iniciais, intermediárias e demais peças processuais) protocoladas em meio físico, conforme disposto no art. 2º e único da resolução nº 15/2011-TJAM, deverão ser encaminhadas ao Arquivo Geral para posterior descarte; O autos dos processos físicos em curso que foram digitalizados e convertidos em autos virtuais com a implantação do processo eletrônico não se enquadram no dispositivo legal supramencionado e sim, no 3º do art. 1º da Resolução 15/2011, o qual não prevê seu descarte, mas a guarda e responsabilidade do Arquivo Geral; 6.2 Procedimentos Acondicionar e publicar o Edital de Intimação no Diário da Justiça Eletrônico (DJE) para ciência das partes interessadas, conforme modelo anexo. (Obs.: na contagem dos prazos, devem ser observadas as datas de disponibilização e publicação do Edital, de acordo com a Resolução nº 38/2007 que dispõe sobre a instituição do DJE); Manter, pelo prazo de 30 (trinta) dias, a guarda das peças digitalizadas no setor de origem, à disposição dos interessados em obtenção de cópias; Identificar as caixas-box com fita adesiva apresentando as seguintes informações: Vara, Caixa: peças digitalizadas, data de publicação do Edital no DJE e data descarte das peças. Ver imagem anexo 01; Decorrido o prazo de 30 (trinta) dias, confeccionar o Termo de Remessa em 2 (duas) vias, conforme modelo (anexo-02) Anexar 1 (uma) cópia do Edital publicado no DJE, para posterior remessa das caixas-box ao Arquivo Geral; Encaminhar o quantitativo de caixas-box contendo as peças digitalizadas devidamente identificadas, com seus respectivos Termos de Remessa e cópia do Edital publicado no DJE, ao Arquivo Geral, para descarte;

7 Página: 7 de A remessa das peças digitalizadas ao Arquivo Geral poderá ocorrer a qualquer tempo, independentemente das datas e quantitativos de caixas previstas na Lista de Transferência; A entrega das caixas-box ao Arquivo Geral deverá ser realizada e acompanhada por servidor ou responsável da Vara de origem, conforme designação do Diretor da Vara; O endereço para visualização deste documento que trata acerca do procedimento para a remessa ao Arquivo Geral das peças digitalizadas a serem descartadas e os modelos de Edital de Intimação e Termo de Remessa, poderão ser consultados através da página do Tribunal no endereço menu-> Arquivo Judiciário menu Gestão->Submenu Proced. Peç. Digitaliz; Constatada, pelo Arquivo Geral, alguma inconsistência nas informações prestadas quando do recebimento físico das caixas-box e do Termo de Remessa, a Unidade Organizacional será orientada a saná-la. Contudo, se houver necessidade, serão devolvidas as caixas; 7. ANEXOS 7.1 Anexo - 01 Modelo de Etiqueta

8 Página: 8 de 10 (Modelo de etiqueta de caixa de peças digitalizadas para descarte) 7.2 Anexo 02 Modelo de Termo de Remessa

9 Página: 9 de 10 (Modelo de Termo de Remessa enviada ao Arquivo Geral)

10 Página: 10 de CONTROLE DAS REVISÕES Data da Revisão Nº da Revisão 04/09/ Emissão Inicial Descrição