DataDoc 4.0 Sistema de Gestão de Arquivos. Características do Sistema

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1 DataDoc 4.0 Sistema de Gestão de Arquivos O software DataDoc 4.0 tem como finalidade automatizar a gestão de acervos documentais, englobando todas as fases da documentação. Totalmente desenvolvido em plataforma web, a versão 4.0 tem como diferenciais uma maior adequação com os requisitos do Conarq (Conselho Nacional de Arquivos) e um novo módulo para gerenciamento dos componentes digitais. Outro módulo incorporado a esta nova versão é o de digitalização em lote, permitindo a automação da identificação e captura de grandes volumes de documentos digitalizados. O controle se inicia no arquivo corrente e seu acompanhamento vai até sua destinação final, guarda permanente ou eliminação. Seu objetivo é gerir todas as rotinas necessárias para a gestão da documentação como cadastro e pesquisa (com suporte a visualização da documentação digitalizada), controle de empréstimo, emissão de etiquetas com código de barras, controle de vagas disponíveis, transferência e eliminação, dentre outras. Características do Sistema Cadastro da Estrutura geral da instituição (organograma) Toda a documentação deve ter seus acessos e cadastros controlados ao nível de setor. Isso possibilita a implementação da sigilosidade entre os setores e outras rotinas mais avançadas como direcionamento da documentação de um setor para um determinado arquivo físico. O DataDoc permite o cadastro de todo o organograma da empresa, sem limitações de nível, e respeitando as características de cada setor. Sem limitação de nível: o organograma é construído como é na realidade, mesmo com setores meramente estruturais (não geram documentos). Definição do tipo de setor: se diretoria, setor, serviço, dentre outros. Possibilidade de definição do arquivo físico de destino. Este recurso possibilita o direcionamento, no ato da transferência da documentação, para um determinado arquivo físico setorial. Possibilidade de extinção de um setor. A documentação existente fica inalterada, mas novos dossiês não podem ser gerados. Possibilidade de fusão de setores, movimentando toda documentação existente daquele gestor para outro e depois o eliminando. Relatório da estrutura geral da instituição. Exemplo: Presidência o Diretoria Financeira Setor Contábil Licitações o Diretoria Administrativa Setor Pessoal Setor Operacional Cadastro da Tabela de Temporalidade Construção da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) permitindo a definição de seus fluxos, formas de organização e pesquisa, temporalidade nas diversas idades, lei que definiu o prazo ou gestor que aprovou a temporalidade, os gestores (quais setores que terão acesso à espécie) além de várias outras informações pertinentes aos tipos documentais. Possibilidade de classificação segundo o código do Conarq. Possibilidade campos de indexação dos metadados específicos para cada espécie.

2 Padronização da forma de organização e pesquisa da espécie com emissão de relatórios para distribuição nos setores que utilizam aquela espécie. Este procedimento evita que a mesma espécie documental seja organizada fisicamente de forma diferente em setores distintos. Definição do fluxo ou dos fluxos da espécie dentro da instituição. Definição da temporalidade na fase corrente por prazo em meses ou anos. Definição da temporalidade na fase corrente ano corrente ou em exercício (ano fiscal). Definição da temporalidade na fase corrente por gatinho manual (eventos de transferência como encerramento do processo ou desligamento do funcionário). Retenção da documentação na fase corrente por um determinado número de meses sem entrar em desacordo com a legislação. Definição da temporalidade na fase intermediária por prazo em meses ou anos. Destinação final para eliminação ou guarda permanente. Se temporalidade definida por amparo legal, identificação da lei definidora dos prazos para aquela espécie com opção de descrição completa (conteúdo). Se temporalidade definida por decisão administrativa, identificação do responsável pela definição dos prazos de guarda. Histórico de alterações na espécie documental. Definição de valor fiscal, legal, histórico e administrativo da espécie. Identificação se original, cópia e detalhes da cópia. Disponibilização somente para os setores pertinentes, que geram documentação desta espécie. Este procedimento que evita geração de dossiês incoerentes e é de grande utilidade para gestores de arquivos com entrada de dados descentralizada. Disponibilização da espécie para todos os setores em casos de documentação gerada por toda instituição. Possiblidade de extinção da espécie, impedindo a geração de novos dossiês daquele tipo documental. Possibilidade de fusão de espécies, alterando toda documentação existente para outra espécie e depois a eliminando. Relatório geral da tabela de temporalidade em formato de tabela. Relatório geral da tabela de temporalidade em formato de crítica. Relatório agrupado por setor da tabela de temporalidade em formato de tabela e crítica (contém apenas as espécies pertinentes ao setor). Relatório das formas de organização e pesquisa, geral e agrupado por setor. Controle das localizações físicas do arquivo (locais de armazenamento) As localizações físicas são os locais de guarda temporária ou armazenamento permanente da documentação. Podem ter um controle mais simples como no caso da documentação na fase corrente, ou um mais elaborado, como nos casos da documentação nas fases intermediária e permanente. Este controle elaborado pode-se aplicar também a documentação na fase corrente. O sistema deverá controlar as vagas existentes no arquivo, iniciais que ainda não foram preenchidas, ou que surgiram após transferência ou eliminação da documentação. As localizações físicas no sistema deverão ser uma cópia exata do panorama real. Cadastro dos arquivos físicos (prédio, sala, local físico destinado ao arquivo). O sistema permite um (em caso de arquivo central) ou mais arquivos físicos (arquivos descentralizados). Cadastro dos suportes de armazenamento (estante, arquivo deslizante, dentre outros) Cadastro das localizações físicas (caixas, caixetas, suportes móveis, prateleiras ou qualquer outro suporte de arquivamento usado para armazenar a documentação). Definição do tipo de documentação quanto às fases (corrente, intermediária ou permanente) que serão aceitas no arquivo físico. Isso permite separar um arquivo físico para documentação intermediária e outro, em um metro quadrado mais barato, para permanente, por exemplo. Rotinas para alteração em lote, como movimentação de toda documentação em uma localização física para outra. Controle para não haver mistura de documentação de dois setores na mesma localização física. Este recurso permite a implementação da sigilosidade entre setores mas pode ser não utilizado.

3 Controle das localizações vazias permitindo a reutilização das vagas após eliminação ou transferência. Possibilidade de ampliação do arquivo assim como uma eventual redução. Operadores e grupos Todo o acesso ao sistema deverá ser feito após a identificação do operador. Esta identificação definirá as permissões e setores de acesso do operador, assim como as ações realizadas pelo mesmo (auditoria). O sistema possui uma senha do sistema para cesso as rotinas mais relevantes e ao cadastro de operadores. Esta senha permite que mais de um operador administre o sistema sem dúvidas quando a autoria da ação. Cadastro dos operadores com acesso ao sistema. Senhas individuais e sigilosas para cada operador. Definição dos administradores do sistema, herdando todas as permissões automaticamente. Definição de operadores desabilitados. Definição das permissões de cada operador ou grupo. Alguns exemplos: Permissão de acesso ao cadastro de tabela de temporalidade. Permissão de acesso ao cadastro da estrutura geral. Permissão de acesso ao cadastro das localizações físicas. Permissão de acesso a todos os setores podendo ser de pesquisa/cadastro/alteração e exclusão Permissão de acesso às rotinas de alteração em lote Auditoria Compondo o sistema de segurança do aplicativo temos a auditoria. Todas as ações relevantes no sistema serão auditadas. Este recurso tem um papel importante na gestão, medição de desempenho e produtividade dos operadores e na reavaliação constante de toas as áreas do sistema. Podemos dar como exemplos: Acessos realizados ao diversos módulos do sistema. Registro dos cadastros, alterações e exclusões com autoria e descrição da ação realizada. Registros de alterações em lote. Acessos a dossiês e componentes digitais. Auditoria de empréstimos da documentação (auxiliar na tomada de decisão da definição da temporalidade). Auditoria completa nos acessos aos arquivos digitais. Autoria de upload, visualização, download e exclusão dos arquivos digitais. Entrada de Dados Os recursos de entrada de dados do sistema DataDoc facilitam e agilizam a entrada de dados. Com as regras que podem ser impostas pelo administrador, os erros são reduzidos drasticamente. Valores padrão podem ser definidos, campos podem ser personalizados e dados importados de outros sistemas. Permissão de cadastro somente no setor ou setores que o operador tem acesso. Crítica imediata na entrada de dados para valores inválidos. Impossibilidade de incoerência em campos básicos com dossiês de espécies documentais em setores não pertinentes a aquela espécie. Disponibilidade somente das localizações físicas disponíveis para aquele setor. Opção, na hora do cadastro, de escolha entre localizações físicas já ocupadas pelo setor ou por uma localização vazia. Localização rápida dos últimos valores utilizados.

4 Integração via webservice ou diretamente via banco de dados com outros sistemas. Este recurso permite a importação de dados já em formato digital, evitando redigitar informações existentes. Captura de documentos digitais simples e intuitiva, através de upload de arquivos ao repositório pela própria interfase do sistema. Pesquisa As rotinas de pesquisa visam a recuperação da informação catalogada, visualizando os dados indexados (metadados) e o documento na íntegra, caso o mesmo esteja digitalizado. Várias versões ou arquivos digitais podem estar associados a um mesmo dossiê ou item documental. Pesquisa por campos chave específicos, como tipo de documento, data, número, nome ou empresa. Pesquisa geral buscando em diversos campos chave a expressão de busca. Pesquisa rápida e avançada com os recursos de pesquisa booleana e pesquisa cruzada. Acesso aos arquivos digitais com visualização na própria pesquisa nos formatos compatíveis. Download dos arquivos digitais aos operadores com permissão concedida. Empréstimo Existem vários casos em que a documentação poderá temporariamente deixar o arquivo. Em caso da impossibilidade, seja legal, seja tecnológica de acesso via digitalização, um empréstimo poderá ser realizado. Toda a documentação arquivada deve sair da guarda do gestor somente mediante empréstimo. Através desta ferramenta se permite o controle de prazos e históricos de acesso à documentação. Casos de autoria interna ou externa, fiscalização dentre outros são exemplos de demanda de empréstimo. Cadastros de usuários internos e externos. Definição dos setores disponíveis para empréstimo para o usuário. Definição do prazo ou data de devolução. Empréstimo de dossiês ou itens documentais. Seleção de vários dossiês para empréstimo por localização física. Emissão de recibos de empréstimo. Emissão de recibos de devolução. Relatórios de usuários em atraso. Relatórios de histórico de empréstimo da documentação. Rotinas de transferência e eliminação Entre as rotinas de manutenção do arquivo temos a transferência e eliminação da documentação. Periodicamente o responsável por essa ação recolhe a documentação com prazo de retenção vencido e destina para transferência ou para eliminação. O sistema DataDoc automatiza este processo listando, toda documentação com prazo vencido para transferência ou eliminação. Uma listagem é retirada pelo responsável, avaliada, e então é definido novo local de destino, em caso de transferência, ou confirmada a eliminação do item. Em ambos os casos relatórios são impressos: o termo de transferência em caso de transferência ou termo de eliminação quando em caso de expurgo da documentação. Após aprovação dos gestores responsáveis se efetiva a transferência ou eliminação. Relatórios complementares e Emissão de Etiquetas Relatórios gerenciais de manutenção do sistema, permitindo uma crítica periódica aos dados, o que visa à uniformidade de expressões e correção de erros de digitação. Relatórios das atividades gerais da empresa, auxiliando nas suas decisões como alteração de temporalidade, ampliação de vagas físicas ou organização dos documentos.

5 Emissão de etiquetas com códigos de barras para dossiês, itens documentais e localizações físicas. Rotinas de digitalização em lote Em alguns projetos a digitalização da documentação é uma constante. Em outros se tem um grande fluxo inicial e um fluxo menor após a conclusão deste processo inicial. O sistema DataDoc possui um módulo para facilitar processos de digitalização em lote. Impressão de folhas de rosto para digitalização. Registro do dossiê e folha de rosto correspondente. Digitalização e envio automático para repositório de dados temporário. Conferência e envio para repositório de dados definitivo. Rastreamento total das três fases do processo digitalização, auditando quando e quem iniciou o processo de digitalização (grupamento dos dossiês), quando e quem realizou a digitalização e quando e quem finalizou o processo com o controle de qualidade. Estatística de digitalização por período. Contatos para agendamento de visitas e propostas DataX - Soluções em Sistemas de Informação - (85) /(85) /(85)

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