Sistema MSYS - Sistema Financeiro para Produtoras de Cinema e Vídeo

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1 Sistema MSYS - Sistema Financeiro para Produtoras de Cinema e Vídeo Resumo O desenvolvimento de um sistema específico para Produtoras de Cinema foi iniciado em 1984, quando fui convidado pela Companhia de Cinema para desenvolver um sistema que atendesse as necessidades específicas da empresa, principalmente no que diz respeito ao controle financeiro e de custos. Após a implantação inicial, a VPI Produções Cinematográficas foi a segunda produtora de cinema a comprar o sistema e adicionar ainda mais idéias e sugestões para um sistema que, crescendo diariamente, oferece a cada dia mais opções para facilitar o dia a dia de todos os departamentos de uma produtora de cinema. O sistema foi inicialmente desenvolvido em Clipper para o sistema operacional MS-DOS e a partir da versão 7.0 utiliza o compilador xharbour para ser compatível também com Windows 64 bits. O sistema roda em todas as verões do Windows, é multiusuário (permite o acesso de vários usuários simultaneamente ao sistema) e multi-empresa (permite o controle e várias empresas dentro do mesmo sistema). A utilização do sistema por menus e telas de dados é intuitivo e muito rápido. Todos os relatórios podem ser impressos em papel ou apenas consultados na tela, e seus valores podem ser indexados em qualquer moeda. Os relatórios também podem ser gerados em arquivo HTML ou enviados diretamente por para outra pessoa. Para a prestação de contas dos projetos incentivados, o módulo MSYS/WIN gera os anexos das leis de Audiovisual, ProAC e outros. O sistema MSYS/PRO é composto de três módulos principais, Financeiro, Produção e Cadastros, além de Parâmetros/Configuração e Manutenção. A estes módulos ainda pode ser adicionado o módulo de locação de equipamentos MSYS/LOC e o módulo de impressão de anexos para prestação de contas de projetos incentivados MSYS/WIN. Para cadastro de fitas com timecode e pesquisa de imagem tem um módulo específico denominado MEDIASEEK.

2 1. Módulo Financeiro a) Digitação diária No sub-módulo digitação diária são inseridas todas as informações a respeito do movimento financeiro, como contas a pagar, contas a receber, transferências bancárias, lançamentos a débito e a crédito em C/C e aplicações. O sistema distribui estas informações automaticamente entre os sub-módulos Contas a Pagar, Contas a Receber, Movimento bancário e Custos de Produção. No caso de houver a necessidade de cadastrar um novo cliente ou fornecedor, isso pode ser feito na própria tela de lançamento, sem a necessidade de ir até o cadastro de clientes/fornecedores. Antes de transferir os lançamentos digitados, você ainda pode imprimir uma listagem para conferência. b) Contas a Pagar Neste sub-módulo é efetuada a consulta (em tela ou relatório) do contas a pagar e a baixa de pagamentos que poderá ser automática através da impressão de cheques em formulário contínuo. Os relatórios podem ser impressos por período e fornecedor. Ainda imprime ordem de pagamento, cópia de cheque, verso do cheque, recibo e Doc. c) Contas a receber Neste sub-módulo é efetuada a consulta (em tela ou relatório) do contas a receber, baixa de recebimentos e impressão de faturas, duplicatas e boletos. Os relatórios podem ser impressos por período, tipo de cobrança e clientes. d) Movimento bancário O sub-módulo Movimento bancário permite a consulta e atualização de todo o movimento bancário de todas as C/C cadastradas, inclusive aplicações, consulta de saldos, extratos e conciliação bancária. Com a conciliação bancário, o sistema passa a trabalhar com dois saldos. O saldo real, que inclui todos os cheques emitidos e o saldo conciliado que inclui apenas os cheques conciliados. O sistema também controla cheques pré-datados. e) Listagens Todos os sub-módulos possuem uma opção de relatório, mas como diversos relatórios utilizam informações de vários sub-módulos, existem alguns relatórios mais elaborados, como segue : Lançamentos selecionados - o próprio usuário escolhe exatamente o que deseja imprimir, tornando-se este relatório um dos mais usados. Fluxo de caixa sintético e analítico Relação de despesas sintética, analítica, anual, fornecedores e job

3 Faturamento sintético, analítico, anual e por cliente Resultado financeiro no período f) Arquivo morto O sub-módulo Arquivo Morto foi desenvolvido para permitir a consulta de informações antigas, sem porém tornar o sistema lento pela quantidade de informações. Os dados transferidos para o arquivo morto continuam disponíveis, mas não influenciam no processamento diário, sendo possível manter o arquivo morto de vários anos. 2. Módulo de Produção O módulo de produção, além de possibilitar o acompanhamento de todas as Produções, oferece outras facilidades como ficha técnica de produção, orçamentos, vale cache e adiantamento de produção. a) Orçamento Digitação e impressão de Orçamentos com cálculos automáticos e transferência dos valores para o Custo (Valores orçados) e para o Fluxo Financeiro (Previsão de gastos) b) Cadastro de Jobs É o cadastro de orçamentos aprovados. Cada orçamento aprovado recebe uma numeração própria (job). A partir da criação do Job podem ser lançadas as despesas. O cadastro de Jobs contém todos os dados básicos sobre o Filme ou a Produção, seus valores orçados e a relação da equipe. Após a finalização, o job pode ser fechado para impedir que despesas de novos jobs sejam lançados por engano em jobs antigos. c) Ordens de Serviço Aqui você pode incluir todos os dados para a impressão das Ordens de Serviço e Faturas. O sistema automaticamente transfere os dados para o módulo Contas a Receber. d) Vale Cachê Para a impressão de vale-cachê e a transferência automática para o módulo Contas a Pagar. e) Custos Acompanhamento das produções. O sub-módulo Custos recebe automaticamente os Valores Orçados do sub-módulo Orçamento e os Valores Gastos do módulo financeiro, planilhando os dados e oferecendo uma posição atual de todos os itens que compõem uma produção.

4 f) Relatórios Sintéticos e analíticos dos custos, com cálculo de lucro da despesa sobre o orçamento e da despesa sobre o faturamento. Relatório de Custos extras (Cópias, Renovações, etc...) que alteram o resultado inicial das produções. Relatório de fluxo de caixa de receitas e despesas por job. Os relatórios ainda podem ser impressos utilizando um conjunto de Jobs, como os jobs produzidos durante o ano, por um diretor, para um cliente ou para uma agência específica. g) Acerto de produção Para gerenciar os adiantamentos de produção. O próprio produtor tem acesso a este módulo para informar as despesas realizadas. h) Requisição de verba Os produtores, através deste módulo, requisitam as verbas necessárias para serem provisionados pelo departamento financeiro. No ato do pagamento, o sistema registra quem recebeu a verba e credita o valor no módulo acerto de produção. 3. Módulo de Cadastros a) Cadastro de Clientes/Fornecedores Cadastro de todos os clientes e fornecedores, com código, nome de fantasia, razão social, endereço e demais dados. Durante a operação do sistema, não é necessário saber o código do fornecedor. Basta digitar o nome de fantasia que o sistema já busca o código correspondente. Se o fornecedor não existe, o mesmo pode ser cadastrado automaticamente. b) Bancos Cadastro de todas as C/C com as quais a empresa trabalha e configuração para emissão de cheques e geração de arquivo CNAB para transferência automática dos dados de cobrança para o banco. c) Despesas fixas Cadastro de todas as despesas mensais fixas da produtora. Mensalmente estas despesas são geradas no contas a pagar para alimentar o fluxo de caixa sem a necessidade de digitar as despesas todos os mêses. d) Usuários

5 Cadastro de todos os usuários do sistema e as respectivas senhas. Junto com o cadastro de usuários, é selecionado ainda a que módulo e sub-módulo cada usuário tem acesso e o que pode fazer no sistema (Inclusão, exclusão, duplicação e impressão de dados). e) Tabelas No sub-módulo Tabelas já estão cadastrados diversos códigos utilizados em todos os módulos, como o Código de classificação de Clientes/Fornecedores, utilizado no cadastro de clientes e fornecedores. Desta maneira é possível subdividir os fornecedores por ramo de atividade. Existem ainda outras tabelas, como a tabela de estados, códigos de bancos (Tabela do Banco Central), Símbolos de moedas utilizadas pelo sistema, ítens de despesas, etc... Fluxo de integração entre os módulos:

6 Exemplos de telas do sistema MSYS/PRO

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