gestão eletrônica do sistema da qualidade: uma ferramenta para o Coordenador da Qualidade A gestão eletrônica QUALIDADE QUALIDADE PROJETOS SAC

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1 TECNOLOGIA WEB QUALIDADE SAC 1 QUALIDADE A gestão eletrônica gestão eletrônica do sistema da qualidade: uma ferramenta para o Coordenador da 2 1

2 Apresentação do Sistema O AUTODOC é um software para Web que colabora com a Gestão da e compreende os seguintes módulos: - Controle da Gestão e Distribuição de Documentos - Controle de Não-Conformidade e Relatórios Estatísticos - Gerenciamento de Treinamento HIT e Relatórios - Programação Anual de Auditoria e Relatório Eletrônico de Auditoria - FAQ Freqüentes Perguntas e Respostas do Sistema de Gestão disponíveis para todos os usuários - Controle de Indicadores e Metas 3 Vantagens A Aplicação fica disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. Sempre que houver alguma atualização ou correção do aplicativo, não será necessário reinstalar o sistema em todas as máquinas, mesmo porque a atualização é constante e sem problemas para os usuários. 4 2

3 Apresentação do Sistema Página Inicial do Sistema 5 Módulo de Controle de Documentos Funcionalidades Principais: -Permite a organização dos documentos por categorias -Avisa automaticamente por os usuários sobre novos documentos ou atualizações -Permite o controle da versão dos documentos -Possibilita a inserção de documentos em.pdf,.doc,.xls, etc -Busca de Documentos por Palavra- Chave -Disponibiliza um ícone com as últimas referências de alterações -Gera Lista Mestra Automática 6 3

4 Controle de Documentos Tela inicial 7 Controle de Documentos Lista Mestra 8 4

5 Controle de Documentos Consulta 9 Módulo de Não-Conformidade Funcionalidades: -Banco de Dados Unificado de Não-Conformidade -Preenchimento de Formulário Eletrônico On-Line -Aviso Automático por quando expira o prazo de Avaliação da Eficácia -Múltiplos filtros para busca: por natureza Imediata, Corretiva ou Preventiva/Melhoria por status aprovado ou reprovado por responsáveis pelas ações por grupos 10 5

6 Não-Conformidade - Filtros QUALIDADE 11 Não- Conformidade Formulário Eletrônico 12 6

7 Não-Conformidade Aprovação e Avaliação Eficácia 13 Não-Conformidade Relatórios 14 7

8 Módulo de Treinamento Este Módulo possui quatro seções principais: -Gerenciamento do Treinamento -HIT Histórico Individual do Treinamento -Requisições de Treinamento -Relatórios 15 Módulo de Treinamento Inserção de Dados O sistema permite basicamente três tipos de inserção de treinamento: -Treinamento de usuários a partir de documentos inseridos no sistema -Treinamento dos usuários em cursos externos -Treinamento dos usuários em cursos internos 16 8

9 Treinamento - Formulário do HIT 17 Treinamento Gerenciamento de treinamento 18 9

10 Treinamento - Relatórios 19 Treinamento Cadastro de Não-Usuários e Requisição O Sistema de Treinamento permite também que sejam cadastrados usuários que não terão acesso ao sistema, isto é, usuários que não tem login e senha. Este tipo de cadastro é classificado como o de não usuários e pode ser gerenciado por um usuário, com permissão específica, e que não necessariamente o administrador do sistema. Para este tipo de usuário existe a possibilidade da criação de grupos específicos. O sistema tem ainda o recurso de Requisição de Treinamento

11 Módulo de Auditoria Planejamento das Auditorias Internas 21 Auditoria Relatório de Auditoria 22 11

12 Módulo de Indicadores NOVO! 23 Módulo Administrativo e FAQ O administrador é aquele que efetiva o cadastro dos usuários e é quem tem o controle total da área administrativa. Quando do cadastramento do novo usuário, este deverá ser categorizado, segundo uma hierarquização de permissões de acesso ao sistema por Módulo (permissão para o módulo de documentos, nãoconformidade, treinamento, auditoria, administrativo, FAQ e indicadores)

13 25 Compartilhamento de Arquivos de Projetos Apresentação - Conceitos O Projeto é uma atividade do processo de produção, responsável pelo desenvolvimento, organização, registro e transmissão das características físicas e tecnológicas especificadas para uma obra, a serem consideradas na fase de execução Prof. Dr. Silvio Burratino Melhado 26 13

14 Compartilhamento de Arquivos de Projetos Apresentação - Conceitos DESAFIO COMO FAZER A GESTÃO DAS MUDANÇAS NOS ARQUIVOS DE (CAD) E OUTROS DOCUMENTOS ENVOLVIDOS NO PROCESSO DE PROJETO, UMA VEZ QUE A QUANTIDADE DE INFORMAÇÃO É ENORME? Resposta: Extranets de Projetos ou Gerenciadores de Projetos 27 Compartilhamento de Arquivos de Projetos AutoDoc Projetos - Apresentação O AutoDoc Projetos é uma sistema de armazenamento de dados, que segundo o conceito de Sistema Colaborativo: gerencia documentos por meio de controle de acesso e controle de revisões automatiza o envio de s permite trabalho em grupo com acesso facilitado independente da localização física gerencia fluxo de plotagens com requisições disponibiliza um sistema de caixa postal próprio promove o registro de solicitações de alterações de projetos possui um sistema eletrônico de atas de reunião com workflow disponibiliza para o usuário um formato de controle de prazo para o processo de projeto registra a avaliação de projetistas e fornecedores 28 14

15 Compartilhamento de Arquivos de Projetos AutoDoc Projetos Sistema ASP Fluxograma básico de um modelo ASP via web 29 Compartilhamento de Arquivos de Projetos Principais Funcionalidades REPOSITÓRIO - Compactador de arquivos, facilitando upload e download - Estrutura de diretórios e subdiretórios de projetos - Conceito de Grupos de Avisados recebem s com notificações de ações no sistema automaticamente - Permissões diferenciadas no cadastro de usuários (coordenador de projetos, projetistas, copiadoras, obras) - Padronização da codificação de projetos Padrão AsBEA - Upload Múltiplo de Arquivos - Controle de Revisões Automáticas - Download múltiplo de arquivos - Aprovações de arquivos e Bloqueio de Arquivos - Controle de requisições de cópias físicas de arquivos - Conexão direta com a copiadora - Relatórios: de acesso, de upload, de download, de solicitação de cópia física, de aprovação de arquivos, de exclusão, etc

16 Compartilhamento de Arquivos de Projetos Principais Funcionalidades GERENCIADOR - Permite que os usuários utilizem o sistema de caixa postal do próprio sistema que registra todas as informações trocadas entre os usuários - Tem um módulo chamado SM Solicitação de Modificação que permite registrar todo o fluxo de informação gerado quando da solicitação de alteração de um determinado projeto, com diferentes níveis de aprovação - Módulo de Atas de Reunião com a facilidade de criar ações pendentes, as quais são enviadas por aos usuários envolvidos quando da expiração dos prazos - Módulo de Avaliação de fornecedores e Projetistas - Propicia a avaliação dos projetistas pelo sistema - Módulo de Controle de Prazos o usuário pré-cadastra seus projetos(arquivos) no sistema e planeja das suas datas de entrega. Este módulo tem relatórios estatísticos de atraso, bem como estabelece relações de precedência Compartilhamento de Arquivos de Projetos 32 16

17 Página Inicial - Resumo 33 Página de Diretórios 34 17

18 Página de Upload 35 Requisição de Cópia Física e Controle 36 18

19 Caixa Postal 37 Formulário de Solicitação de Alteração de Projetos 38 19

20 Solicitação de Alteração de Projetos 39 Atas de Reunião 40 20

21 Formulário das Atas de Reunião 41 Filtro do Sistema de Avaliação de Projetistas 42 21

22 Formulário de Avaliação de Projetistas 43 Controle de Prazos de Projetos 44 22

23 Módulo Administrativo 45 Clientes AutoDOC Mais de 300 clientes Total de Projetistas utilizando AutoDoc Projetos 600 escritórios São Paulo Rio de Janeiro Paraná Santa Catarina Rio Grande do Sul Goiás Alagoas Minas Gerais Bahia Rio Grande do Norte Maranhão Ceará Brasília 46 23

24 FIM Recife Alberto Casado TEL (81) São Paulo Wagner Rinaldi dos Santos TEL (11)

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