Serviço Público Federal Ministério da Educação Universidade Federal Rural do Semi-Árido Guia de Utilização Requisição de Manutenção

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1 Serviço Público Federal Ministério da Educação Universidade Federal Rural do Semi-Árido Superintendência de Tecnologia da Informação e Comunicação - SUTIC Guia de Utilização Requisição de Manutenção Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIPAC Versão 1.0 Ult. Atualização: 18/02/2015

2 Sumário Apresentação... 3 Sobre o Portal Administrativo Introdução Fluxo Geral Permissões Cadastrar Requisição Modificar Requisição de Manutenção/Obras de Infraestrutura Enviar Requisição Alterar Requisição Remover Requisição... 11

3 Apresentação O SIPAC oferece operações fundamentais para a gestão das unidades responsáveis pelas finanças, patrimônio e contratos da UFERSA, sendo, portanto, atuante nas atividades meio dessa instituição. O sistema SIPAC integra totalmente a área administrativa desde a requisição (material, prestação de serviço, suprimento de fundos, diárias, passagens, hospedagem, material informacional, manutenção de infraestrutura) até o controle do orçamento distribuído internamente. No SIPAC, cada unidade administrativa possui seu orçamento e a autorização de qualquer despesa, por unidade, deverá ocorrer, previamente, neste sistema, antes mesmo de ser executada no SIAFI. Além das requisições e do controle orçamentário, o SIPAC controla e gerencia: compras, licitações, boletins de serviços, liquidação de despesa, manutenção das atas de registros de preços, patrimônio, contratos, convênios, obras, manutenção do campus, faturas, bolsas e pagamento de bolsas, abastecimento e gastos com veículos, memorandos eletrônicos, tramitação de processos dentre outras funcionalidades. Por tudo isso, esse sistema representa grande avanço para a administração universitária, uma vez que permite o controle refinado dos procedimentos administrativos, os vinculado, inclusive, ao orçamento distribuído no âmbito interno. 3

4 Sobre o Portal Administrativo O Portal administrativo fornece tarefas, consideradas comuns, a maioria dos servidores atuantes na área administrativa: patrimônio, compras, transportes, finanças etc, permitindo que esses servidores realizem cadastros de requisições, consultas, envio de memorandos eletrônicos, dentre outros. 4

5 1. Introdução As requisições de manutenção são destinadas ao módulo de Infraestrutura que é parte do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC). O seu objetivo é auxiliar a Superintendência de Infraestrutura (SIN) no gerenciamento dos serviços de manutenção, controlando desde a requisição inicial até a execução do serviço. Como também, fornecer ao requisitante a possibilidade de acompanhar todas tramitações de suas requisições por meio de diversas ferramentas disponíveis no SIPAC como, consultas e . Uma requisição de Manutenção/Obra da Infraestrutura é uma solicitação de serviços que podem ser executados na infraestrutura da Instituição. Essas requisições são solicitadas pelos gestores de obras ou requisitores de infraestrutura das unidades e aprovadas pelos gestores de Infraestrutura da Instituição Fluxo Geral Nesta seção será detalhado o fluxo geral do sistema para requisições de manutenção. Esta visão fornece um entendimento global sobre as etapas envolvidas no processo de requisição, onde estão envolvidas as ações de envio da requisição até o atendimento do serviço. 5

6 Requisição de Manutenção Unidade Requisitante SIN Início Sim Cadastrar Requisição Retornar Não Estornar Sim Não Não Novas OS Gerar OS Atender OS Fim 2. Permissões É necessário que o usuário tenha a permissão de Requisitor Supinfra ou de Requisitor. 3. Cadastrar Requisição Para realizar esta operação, o usuário deverá acessar o SIPAC Módulos Portal Administrativo Requisições Manutenção/Obras da Infraestrutura Cadastrar Requisição. Para solicitar uma requisição de manutenção, o usuário deverá selecionar o Tipo de Requisição Manutenção. Veja abaixo a tela exibida pelo sistema: 6

7 Para solicitar um serviço, o usuário deverá preencher os seguintes critérios: Tipo da Requisição: Manutenção; Nome: Informe o nome completo do solicitante; Telefone: Forneça o número do telefone do solicitante; Ramal: Forneça o número do ramal do telefone informado; Forneça o do solicitante; Horário para Atendimento: Informe o horário mais adequado para ser realizado o serviço; Tipo do Serviço: O usuário deverá selecionar o tipo que se adequa a sua solicitação. Descrição e Local: Descreva o tipo de serviço que esteja solicitando e o local desejado para ser realizado o serviço. A descrição de conter necessariamente as informações: SALA - PRÉDIO - DEPARTAMENTO - CAMPUS - REFERÊNCIA; Observações: Se for o caso, descreva alguma observação sobre o serviço solicitado. Abaixo da tela de cadastro são exibidas as requisições cadastradas pela unidade do usuário e que não foram finalizadas. 7

8 Para visualizar as requisições não finalizadas na Lista de Requisições Não Finalizadas, clique no ícone. Para confirmar a operação, clique em Continuar. A seguinte tela será gerada: A unidade de custo deverá ser sempre a SIN. Para voltar para a tela anterior, clique em Voltar. Para gravar as informações e finalizar a operação em outro momento, clique em Gravar. O usuário poderá selecionar uma Unidade de Custo para a requisição. Para buscar uma unidade, clique no ícone. Para selecionar a unidade desejada, clique no ícone. 8

9 Para gravar e enviar a solicitação de serviço, clique em Gravar e Enviar. A seguinte tela de sucesso será exibida: 4. Modificar Requisição de Manutenção/Obras de Infraestrutura Esta funcionalidade permitirá aos usuários com funções administrativas de várias unidades, modificar as requisições de manutenção/obras da infraestrutura anteriormente gravadas, além de enviar, alterar ou remover essas requisições. Para realizar esta operação, o usuário deverá acessar o SIPAC Módulos Portal Administrativo Requisições Manutenção/Obras da Infraestrutura Modificar Requisição. A seguinte tela será exibida: 9

10 Nesta listagem apareceram as requisições que foram apenas gravadas pelo usuário e as requisições retornadas pela SIN para o usuário, para que este possa fazer ajustes Enviar Requisição O usuário poderá escolher uma das requisições listadas e encaminhar a Superintendência de Infraestrutura, para isso clique no ícone. Uma caixa de diálogo que será exibida, confirme a operação clicando em OK Alterar Requisição Para alterar alguma requisição, o usuário deverá clicar no ícone exibida:. A seguinte tela será 10

11 Para confirmar a operação, clique em Alterar. O usuário poderá alterar a Unidade de Custo. Para confirmar a operação, clique em Alterar. A seguinte tela de sucesso será exibida: 4.3. Remover Requisição Para remover uma requisição, o usuário deverá clicar no ícone exibida:. A seguinte tela será 11

12 Para voltar para a tela anterior, clique em Voltar. Clique em Remover, para remover a requisição. A seguinte mensagem de sucesso será exibida: 12

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