Em 2012, a Prosoft planejou o lançamento da Versão 5 dos seus produtos.

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1 VERSÃO 5 Outubro/2012 Release Notes Não deixe de atualizar o seu sistema Planejamos a entrega ao longo do exercício de 2012 com mais de 140 melhorias. Mais segurança, agilidade e facilidade de uso, atendendo ao maior número de requisitos para o mercado contábil. Não deixe de atualizar o seu sistema Disponibilizamos o documento Política de Ciclo de Vida de Versões de Produtos para demonstrar os meses de disponibilização dos produtos por módulo, data de validade dos produtos, carências das atualizações e manutenções. Acesse a Central OnLine e clique no banner Política de Ciclo de Vida de Versões de Produtos Versão 5. Em 2012, a Prosoft planejou o lançamento da Versão 5 dos seus produtos. Para os usuários da Versão 4 ou anteriores, é fundamental que você providencie a migração para esta versão. Importante É fundamental que você atualize esse documento em seu ambiente, leia-o e o compartilhe com todos os funcionários de sua empresa. As atualizações para as novas versões são importantes para que você se beneficie das funcionalidades do produto. Com a política de versionamento será importante a constante atualização de seu ambiente, pois os benefícios são imensuráveis para sua empresa: Garantia da manutenção; Suporte atualizado; Nesta Edição Mais de 140 melhorias Política de Ciclo de Vida Migração Segura Documentação Treinamentos Garantia da evolução tecnológica; Mais proximidade no relacionamento com a sua franquia Prosoft; Processos administrativos padronizados na atual versão dos produtos; Manuais e treinamentos sempre atualizados; Portfólio de serviços atualizados com as últimas versões. Migração Segura Contate sua franquia, efetue a migração com segurança e usufrua das melhorias e benefícios de estar sempre atualizado. Mantenha o seu ambiente atualizado, só assim você poderá usufruir dos benefícios disponibilizados.

2 Documentação Não deixe de consultar os manuais online dos sistemas. Nossa gestão documental oferece aos clientes helps online, que obedecem a um padrão de qualidade. As informações contidas nos helps apresentam o funcionamento dos sistemas e subsistemas. Nossa maior preocupação é você, por isso elaboramos, atualizamos e passamos as orientações necessárias sobre a utilização dos produtos. Gradativamente estamos trabalhando para transformar todos os manuais existentes nos novos formatos e com a mesma tecnologia. Consulta por conteúdos, consulta por índice, buscar palavra chave e impressão do documento. Saiba mais sobre os nossos produtos, acesse os helps online! Para isso, basta selecionar na barra superior a opção Ajuda, para visualizá-lo. Treinamentos Os treinamentos também são compostos por conteúdos exclusivos e os conhecimentos são aplicados com fundamentos teórico-práticos que propõem soluções para o dia a dia de seus colaboradores na empresa. Nossos principais objetivos são facilitar e garantir o acesso à capacitação com o máximo de flexibilidade possível, por meio da gestão do conhecimento. Possuímos hoje mais de manuais online atualizados e disponibilizados na Versão 5. Mantenha o seu ambiente atualizado, só assim você poderá usufruir dos benefícios disponibilizados. Página 2/15

3 Conteúdo: Gerenciador de Aplicativos Prosoft Integrações com sistemas Web Integração com a COL no login Painéis de alertas dos sistemas Painel da COL habilitado Acionamento do NF-e pelo GAP Página 3/15

4 Gerenciador de Aplicativos Prosoft 1. Integrações com sistemas Web Objetivo: Integrar os usuários com os sistemas da Central OnLine, Office2 CRM e NF-e Prosoft, ao mesmo tempo, no Gerenciador de Aplicativos Prosoft. Por meio dessa integração, os usuários poderão acessar aos três sistemas e terão informações disponíveis para consultar de forma centralizada. Resumo Para realizar a integração com o NF-e Prosoft e Office2 CRM, será necessário que o usuário esteja logado como administrador do GAP. Caso contrário, será possível apenas executar integração com a COL. Gerenciamento de Grupo de Usuários A realização desse processo está diretamente ligada à nova guia disponibilizada no GGU, nela serão apresentados os três sistemas disponíveis para integração. Os sistemas serão exibidos de acordo com as licenças de uso dos produtos, disponibilizadas nos arquivos de usuários dos clientes. A integração dos usuários com os sistemas Web irão facilitar os respectivos acessos, executados por intermédio dos novos botões exibidos na barra de ferramentas do GAP, não será necessário informar o login e senha. Observações: Em caso de integração de novos usuários o envio dos dados de acesso será efetuado pelos sistemas NFe Prosoft ou Office2 CRM; Em caso de desligamento de usuários do GAP, será enviada uma notificação aos demais sistemas de que o usuário está integrado e que ocorreu um desligamento. 2. Integração com a COL no login Item liberado antecipadamente em Service Pack. Objetivo: Integrar automaticamente o Gerenciador de Aplicativos Prosoft (GAP) à Central OnLine, por meio do login do usuário. Resumo Antes do processo da integração automática do usuário ser executado sem a interferência do Administrador, será apresentada a tela a seguir para os usuários que ainda não possuem os dados cadastrados: Página 4/15

5 Nessa mensagem podem ser visualizadas as vantagens relacionadas à respectiva integração. Na sequência do processo, bastará clicar sobre o botão Avançar, exibido na tela informativa, para que as informações necessárias para o cadastramento sejam devidamente apresentadas para serem preenchidas pelo usuário. Caso os dados solicitados não sejam preenchidos, será possível cancelar a gravação das informações num período de 30 dias, sendo que a partir do 31º dia, o acesso será bloqueado até que as informações sejam preenchidas. Se a integração automática, não for realizada com o login, será exibido o link Clique aqui, conforme demonstrado na mensagem a seguir: Por meio desse link será efetuada a integração, o acesso à COL será liberado na sequência, de acordo com a disponibilidade de acesso à internet. Caso o usuário não esteja conectado, será apresentado o seguinte aviso: Página 5/15

6 3. Painéis de alertas dos sistemas Objetivo: Disponibilizar ao usuário no GAP, um painel dos sistemas da Folha de Pagamento, Office2 CRM e NF-e Prosoft, para que sejam disponibilizadas informações sobre esses sistemas por meio de notificações e alertas. O painel dará suporte aos usuários na execução dos trabalhos diários, fornecendo-lhes informações relacionadas com a situação de trabalho atual, não sendo mais necessária a busca das informações, antes era necessária uma pesquisa nos sistemas para ter essas informações necessárias disponíveis. O painel de alertas irá tornar proativo o fluxo de informações entre os sistemas, por meio da informação sobre vencimentos de férias e ocorrências de prontuários, o que irá evitar esquecimentos e situações que poderiam gerar multas e problemas no relacionamento entre escritório e cliente. Resumo Os alertas e notificações dos sistemas serão exibidos no painel, cada qual em sua respectiva guia, com as seguintes condições: 1. A empresa deve ter a licença de uso dos sistemas; 2. Os usuários devem estar integrados exceto para a folha de pagamento; (vide item 1 -Integrações com sistemas Web); 3. Configuração do período de atualização das informações do painel, especificamente do sistema da folha de pagamento. Página 6/15

7 Fig. Área principal do GAP com o novo painel, à direita Painel de alertas dos sistemas Configuração do painel de alertas: Para alterar a configuração, deve ser logado no GAP com o usuário Administrador, na sequência, deverá acionar a opção de Gerenciamento de Serviços de Alertas, disponível na barra de opções e proceder com as alterações das parametrizações, conforme demonstrado a seguir: Essa opção irá disponibilizar ao usuário a parametrização exibida a seguir, devendo o usuário informar: O sistema pertinente à configuração (no caso, folha de pagamento) A base de dados; O horário que a atualização será executada no painel. Página 7/15

8 Painel de alertas e notificações da folha de pagamento O sistema da folha de pagamento já possui rotinas que administram o vencimento de férias e de ocorrências registradas em prontuários, porém a partir desta versão, a dependência do usuário ter que executá-las para ter acesso a algum prazo vencido, não será mais realidade. Conforme citado, caso a empresa possuir a licença de uso do sistema da folha de pagamento, será habilitada a guia correspondente no painel com a exibição dos seguintes alertas, facilitando e tornando a administração das informações mais seguras: No exemplo anterior, após acionar o link pertinente às Férias vencidas na competência, o usuário será direcionado para outro painel com o detalhamento das empresas que estiverem nestas condições, com a visualização analítica das informações, ou seja, dos funcionários que estejam na situação especificada: Página 8/15

9 Isso também irá ocorrer para os alertas pertinentes às ocorrências de prontuários: Painel de alertas do NF-e Prosoft Para esse sistema também é que necessário que a empresa possua a licença de uso e o usuário logado no GAP deverá estar devidamente integrado. Com essas condições, será habilitada a guia correspondente no painel com a exibição dos seguintes alertas: Página 9/15

10 Item Importação Notas fiscais Certificados Finalidade Irá indicar a quantidade de notas armazenadas e que estejam aguardando a importação para o sistema analisador fiscal. Nessa opção, serão quantificadas as notas emitidas e não aceitas, recebidas e não aceitas e as notas que estejam aguardando classificação. Nessa opção, serão quantificados os certificados que estão vencidos e os que irão vencer nos próximos 90 dias. No exemplo anterior, após acionar um dos links apresentados, o usuário será direcionado para outro painel com o detalhamento das empresas e totalização da quantidade de notas e certificados relacionados à situação em específico: A visualização analítica dos detalhes das notas e certificados acontecerá após o usuário clicar sobre a coluna da quantidade. Dessa forma, será direcionado para a página do NF-e com a possibilidade de visualizar cada registro pertinente ao indicador acionado no painel anterior: Caso o usuário logado no GAP não esteja integrado ao NF-e, será exibida a seguinte mensagem: Usuário não possui integração com o NF-e Prosoft. Para visualizar este painel, é necessário que o usuário esteja integrado com o NF-e Prosoft. Faça a integração através do Gerenciador de Grupos de Usuários do GAP. Página 10/15

11 Painel de alertas do Office2 CRM Para esse sistema, também é necessário que a empresa possua a licença de uso do sistema e a integração do usuário logado no GAP para que a guia correspondente ao sistema seja devidamente disponibilizada, assim como a exibição dos respectivos alertas: Esta implementação foi disponibilizada para a visualização das atividades mais importantes do Office2 CRM, sem que seja necessário manter ambos os sistemas acionados, ao mesmo tempo. Ou seja, trata-se de uma forma de auxiliar o escritório contábil e promover as atualizações pertinentes ao sistema. Ao clicar sobre um desses links o usuário será redirecionado para outro painel com o detalhamento das informações. No exemplo a seguir, acionado o link minhas publicações não visualizadas com a exibição dos sete registros já com as publicações vencidas: Página 11/15

12 O acionamento dos detalhes das publicações poderá ser feito por meio dessa tela. No exemplo, acionada a publicação O usuário poderá, se necessário, utilizar o sistema por completo: Observação: A única diferença para as demais guia é que no primeiro acesso, será solicitada a senha do usuário por meio do envio de um para o usuário logado: Página 12/15

13 4. Painel da COL habilitado Item liberado antecipadamente em Service Pack. Objetivo: Habilitar automaticamente o painel a Central OnLine no Gerenciador de Aplicativos Prosoft (GAP). Resumo O painel da Central OnLine será exibido sempre habilitado para o usuário, oferecendo mais segurança às informações que serão disponibilizadas pelo sistema, conforme a necessidade de cada usuário. 5. Acionamento do NF-e pelo GAP Objetivo: Facilitar o acesso ao NF-e Prosoft e permitir o acesso diretamente pelo Gerenciador de Aplicativos Prosoft ao NF-e Gerenciador e NF-e Portal. Para mais detalhes sobre as mudanças do menu Do GAP, vide tópico Alterações no menu do GAP. Resumo Para acessar os respectivos sistemas, inicialmente deverão ser aplicadas as permissões, através da rotina Gerenciador de Grupos e Usuários. (GGU) Fig. GGU Tela do usuário Assim que acionadas as novas chamadas pelo menu do GAP, serão disponibilizados os respectivos sistemas: Página 13/15

14 Fig. Menu do NF-e disponibilizado no GAP Apresentação da área principal do sistema NF-e Gerenciador: Fig. Tela da parametrização do NF-e gerenciador Apresentação da área principal do sistema NF-e Portal: Página 14/15

15 Fig. Tela do NF-e portal Página 15/15

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Sumário Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 Capítulo 4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.3 Capítulo 5 5.1 5.1.1 5.1.2 5.2 5.2.1 5.3 5.3.1 5.3. Sumário Capítulo 1 Acessando ao Office 2 CRM----------------------------------------------------------3 Capítulo 2 Apresentando o Sistema----------------------------------------------------------------6

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