Manual do sistema Versão 1.0

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1 SIACON SISTEMA INTEGRADO DE CONVÊNIO Manual do sistema Versão Introdução O SIACON é um sistema de convênio-empresa, baseado na plataforma de internet, aonde os funcionários de empresas conveniadas efetuam suas compras com aprovação de crédito on-line. As respectivas empresas têm acesso (via web browser) ao controle do cadastro de funcionários, controle de limites, relatórios, entre outras facilidades. Este manual tem como objetivo apontar as funcionalidades do sistema e guiar o usuário final na utilização do sistema. 2. Acesso ao sistema O acesso ao sistema, como descrito anteriormente, é feito através do navegador de internet, acessando o web site do SIACON. Para fazer o login é necessário informar o nome de usuário e a senha. O nome do usuário está sempre no formato empresa.usuário, por exemplo: Empresa Farma Ponte, usuário João, ficaria da seguinte forma: farmaponte.joao. A senha, por motivos de segurança é gerada automaticamente, e é formada por letras e números sorteados. A tela de login é apresentada abaixo, na figura 1.: Figura 1 Tela de login SIACON SISTEMA INTEGRADO DE CONVÊNIO 1

2 Após informar o usuário e senha, o sistema será direcionado para a tela inicial do sistema (Fig. 3), ou se caso a empresa for um grupo de outras empresas, será exibida uma tela para que o usuário selecione qual empresa deseja trabalhar, conforme mostra a figura 2.: Figura 2 Tela de seleção de empresa SIACON SISTEMA INTEGRADO DE CONVÊNIO 2

3 3 Tela Principal A tela principal do sistema (Fig. 3) contém os menus de acesso às principais funcionalidades do sistema, bem como algumas opções, como envio de dúvidas aos administradores do sistema e alteração de senha. Figura 3 Tela principal do sistema Opções da tela principal: - Alteração de senha: Essa opção permite ao usuário alterar sua senha. No caso o sistema vai gerar uma nova senha e enviá-la para o cadastrado para o usuário. - Contato: Permite ao usuário enviar mensagens para os administradores do sistema e para a equipe de convênio. Menus do sistema: - Cadastros: Direciona para o menu de cadastros, onde o usuário pode controlar o cadastro de funcionários e setores. - Relatórios: Direciona para o menu de relatórios, onde o usuário pode acessar dados das compras de funcionários, os fechamentos mensais, etc... SIACON SISTEMA INTEGRADO DE CONVÊNIO 3

4 4 Menu Cadastros O menu Cadastros dá acesso às funções de manutenção de: - Funcionários - Setores 4.1 Cadastro de Funcionários O cadastro de funcionários contém todas as funcionalidades relacionadas aos funcionários das empresas, como inclusão, alteração, alteração de limite, etc Consulta de Funcionários Ao acessar o menu de Cadastro de Funcionários, a primeira tela que será exibida é a de consulta de funcionários (Fig 4), onde o usuário pode listar todos os Funcionários do cadastro, ou filtrar a consulta por nome, chapa, cartão, status e setor. Ao clicar no botão Consultar, o sistema irá listar os funcionários de acordo com o filtro selecionado. Para acessar o cadastro, basta clicar em qualquer campo da listagem. Para cadastrar um novo funcionário, basta clicar em Incluir funcionário. Figura 4 Listagem de funcionários SIACON SISTEMA INTEGRADO DE CONVÊNIO 4

5 4.1.2 Inclusão de funcionários Ao clicar no botão Incluir Funcionário, o usuário é direcionado para a tela de cadastramento de funcionários (Fig 5). Essa tela contém os dados principais para o cadastramento de um funcionário. Os campos marcados com * são obrigatórios. O campo Setor será solicitado apenas se houverem setores cadastrados. O campo Saldo centralizado diz se o saldo será centralizado no titular; caso não esteja marcado, cada dependente terá seu próprio limite e saldo. Depois de cadastrado, o funcionário ficará com status Aguardando Impressão, até que a equipe de convênio emita o cartão e o mesmo seja enviado ao funcionário. Enquanto o cartão não é emitido, o funcionário pode ser excluído, deixando de existir no sistema. Após a impressão do cartão, é permitida apenas a alteração dos dados e status. Caso haja alteração no nome do funcionário, outro cartão deverá ser emitido. Figura 5 Inclusão de funcionários SIACON SISTEMA INTEGRADO DE CONVÊNIO 5

6 4.1.3 Alteração de funcionários Ao clicar em algum funcionário listado na tela de consulta de funcionários, o usuário é direcionado para a tela de alteração de funcionários (Fig. 6). Conforme explicado no item anterior, após a emissão do cartão, é permitida a alteração dos dados do funcionário, do status e setor ao qual pertence (caso existam setores cadastrados). O botão Alterar limite, exibe uma tela (Fig 7), que permite ao usuário alterar o limite do funcionário. A alteração do limite é refletida automaticamente no momento da compra, portanto se o funcionário estiver comprando na loja no momento da alteração, a operação não será permitida. No caso é necessário aguardar alguns minutos para que a venda seja concluída e o cartão liberado. Diminuir o limite pode ocasionar bloqueio do cartão, caso o limite seja menor do que o funcionário já gastou. O botão Dependentes dá acesso à tela de dependentes, a qual possui as mesmas características do cadastro de titulares. Figura 6 Alteração de funcionários Figura 7 Alteração de limite SIACON SISTEMA INTEGRADO DE CONVÊNIO 6

7 4.2 Cadastro de Setores O cadastro de setores (Fig. 8) é utilizado para organizar o cadastro de funcionários em setores. Ao acessar a opção, já são exibidos os setores cadastrados, para cadastrar um novo setor, basta clicar em Incluir Setor. Figura 8 Cadastro de Setores SIACON SISTEMA INTEGRADO DE CONVÊNIO 7

8 5 Menu Relatórios O menu Relatórios dá acesso às seguintes opções - Extrato Individual - Extrato Geral - Extrato Geral Demitidos - Fechamentos 5.1 Extrato Individual O extrato individual (Fig. 9) é formado por duas telas. A primeira é a tela onde são listados os funcionários, podendo utilizar filtros. A segunda tela é o extrato em si. Clicando em Agrup, é exibido o status agrupado, ou seja, as compras tanto do titular como de seus respectivos dependentes. A opção Indiv. exibe o extrato individual de cada pessoa. Figura 9 Consulta de extrato de funcionários SIACON SISTEMA INTEGRADO DE CONVÊNIO 8

9 Abaixo, na Fig. 10, na tela de extrato individual são exibidos os dados das compras em aberto do funcionário selecionado. Caso haja a necessidade de imprimir o extrato, basta clicar em Versão p/ impressão, e será exibida outra já nela (Fig. 11) Figura 10 Extrato individual SIACON SISTEMA INTEGRADO DE CONVÊNIO 9

10 Figura 11 Versão p/ impressão: Extrato individual SIACON SISTEMA INTEGRADO DE CONVÊNIO 10

11 5.2 Extrato Geral O extrato Geral (Fig. 12) é um relatório simples, que exibe o total de compras em aberto para todos os funcionários da empresa. Pode ser ordenado por qualquer campo da listagem, bastando clicar-se no título da coluna. Para um extrato mais detalhado, basta clicar em Extrato detalhado. Para imprimir o relatório, basta clicar em Versão para impressão. Figura 12 Extrato Geral SIACON SISTEMA INTEGRADO DE CONVÊNIO 11

12 5.3 Extrato Geral Demitidos O extrato geral de Demitidos (Fig. 13), exibe a listagem de funcionários demitidos no período informado e o valor total de compras em aberto. Também é exibido o valor total do último fechamento, quando o mesmo aconteceu em até cinco dias atrás. Figura 13 Extrato de Demitidos SIACON SISTEMA INTEGRADO DE CONVÊNIO 12

13 5.4 Fechamentos Este relatório exibe todos os fechamentos feitos para a empresa. Como mostra a fig. 14, o usuário tem a opção de imprimir o boleto do fechamento, clicando em Imprimir boleto. Também é possível imprimir o relatório clicando em Versão p/ impressão, e obter uma visão mais detalhada de cada fechamento, clicando em qualquer campo da listagem. Figura 14 Fechamentos SIACON SISTEMA INTEGRADO DE CONVÊNIO 13