Restart Informática Ltda. Equipe de Suporte [E-CAFI] Manual da equipe de Suporte. Proibida a reprodução e distribuição não autorizada.

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1 2012 Restart Informática Ltda. Equipe de Suporte [E-CAFI] Manual da equipe de Suporte. Proibida a reprodução e distribuição não autorizada.

2 Sumário Instalando o ecafi... 2 Instalando o Serviço de Leia-me... 9 Configurando o e-cafi Aba Certificado Aba Geral Aba WebService Aba Emitente Aba Aba Compactador Aba Impressoras Importar XML (Entradas e Saídas) Recriar arquivos XML Compactar e enviar arquivos Revisar Status das Notas de Entrada Enviar Notas Fiscais Cadastro de s Gerenciar notas de Saída Gerenciar Lotes Enviados Inutilizar Número de Notas Gerenciar Notas de Entrada... 37

3 Instalando o ecafi Ao inicio da instalação clique em Avançar. Clique em Avançar.

4 Leia as informações e clique em Avançar. No caminho de instalação deixe o padrão e clique em Avançar.

5 Clique em Avançar. Clique em Avançar.

6 Clique em Avançar. Aguarde o término da instalação.

7 Leia as informações e clique em Avançar. Marque a caixa de seleção Registrar as DLL caso queira que o instalador faça isso automaticamente. Clique em Concluir.

8 Instalando o Serviço de Baixe o aplicativo diretamente do site da Restart Informática e coloque-o na pasta de sua preferencia. No arquivo.ini de configuração do ecafi acrescente as seguintes informações: [SERVICES] PREFIXO=RESTART SERVICEBANCO=FirebirdServerDefaultInstance PASTA_ERROS=C:\ ecafi\service_erros\ TIMER=10 PREFIXO= : Primeiro nome da empresa ficará como prefixo para o nome do serviço. SERVICEBANCO= : Não alterar. Nome da instancia do banco de dados. PASTA_ERROS= : Pasta onde ficam armazenados os logs de erro do sistema. TIMER= : Frequência na qual o sistema fará o envio automático das notas.

9 Acesse o Prompt de Comando (cmd.exe) com privilégios de Administrador e execute as seguintes linhas de comando: cd\ cd (pasta onde esta o aplicativo do serviço) ecafiservic .exe install Aguarde e mensagem de confirmação e feche o Prompt de Comando. Abra o Console de Gerenciamento de Serviços do Windows (services.msc) e verifique se o serviço foi instalado corretamente. Lembre-se de iniciar o serviço.

10 Leia-me A partir da tela principal você tem acesso a todos os recursos do sistema, de forma pratica e intuitiva, os menus foram organizados para facilitar todas as operações que nele for realizado. Fique atento na parte inferior da tela onde é exibido o ambiente de trabalho que esta sendo utilizado. Lembrando que existem dois tipos de ambientes, o de Homologação e o de Produção. No primeiro é um ambiente livre para que sejam feitos testes diversos com emissão de notas e rotinas pertinentes, nada do que é feito nesse ambiente vai de fato para o ambiente real de Produção. No ambiente de Produção é onde as notas reais da empresa são emitidas e manuseadas. Esteja atenta também a Versão e ao Release do programa, pois quanto mais recente for a sua versão mais correções no sistema você terá, trabalhe sempre com a versão mais recente e evite retrabalhos para a empresa. Antes de iniciar a configuração do sistema e-cafi, certifique-se de já ter em mãos todas as informações necessárias para completar todas as etapas com sucesso, algumas delas, por exemplo, são as informações do Servidor de e o Proxy de internet (caso possua), tendo que ser adquiridas junto ao setor de TI do cliente.

11 Durante a instalação você precisará das seguintes informações: Servidor Proxy de Internet (caso possuir); Dados do Servidor de ; Compactador utilizado; O Compactador pode variar, podendo ser WinRar e WinZip.

12 Configurando o e-cafi Acesse o menu Utilitários -> Parâmetros Aba Certificado Aqui é configurado o Certificado Digital que será usado pra transmitir as Nfe. A instalação do Certificado Digital fica totalmente por conta do cliente, nós apenas o utilizamos (o Certificado Digital) dentro do sistema.

13 Aba Geral Na aba Geral são feitas configurações diversas como mostrado abaixo. Configura-se o layout de impressão do DANFE e o numero de cópias. Configuram-se as casas Decimais e o tipo de desconto. Configura-se a forma de emissão da Nfe, Normal ou Contingencia, e a razão pela qual a Nfe será emitida em contingencia. (Para informações sobre os tipos de emissão consulte o site da SEFAZ) Configura-se o Backup da Pasta Geral.

14 Configura-se o intervalo de tempo em que o sistema vai verificar a existência de Notas na pasta de entrada. Configura-se o caminho das pastas do Sistema.

15 Aba WebService Na aba WebService é feita as configurações como mostrado abaixo. Configura-se a Web Service e o Ambiente de trabalho do Sistema, Produção ou Homologação. Lembre-se que esse é um ponto muito importante na hora de utilizar o sistema. Configura-se a quantidade de dias que o sistema deverá consultar as notas pendentes. Configura-se o Proxy de conexão com a internet caso a empresa tenha este recurso. (Caso possua, consultar o setor de TI do cliente).

16 Aba Emitente Na aba Emitente preencha os dados da Empresa do cliente.

17 Aba Na aba configure os dados do do cliente que será usado para enviar a Nfe. Este é uma etapa importante, pois é ela que define as configurações pelas quais o cliente fará o envio dos XML por . (Consulte o setor de TI do cliente antes de iniciar o procedimento, pois os dados a serem preenchidos são relativos ao servidor de ).

18 Clicando no botão + s será aberta a janela para a inclusão de mais s que serão usados para o envio da Nfe. Preencha todos os campos e clique em Salvar.

19 Após a inclusão clique em Fechar. Configura-se mais de uma conta para envio das Nfe por que muitos servidores de sinalizam como SPAM uma mesma conta de que envie mais de 100 (cem) s num intervalo de 1 hora. Através da configuração de varias contas de o e-cafi faz o balanceamento de envio entre as contas cadastradas, diminuindo o risco de que alguma conta seja marcada como SPAM e comprometa o envio das Nfe.

20 Aba Compactador Na aba Compactador configura-se o aplicativo usado para compactar os XML e o da contabilidade caso queira que o programa faça o envio automático dos arquivos compactados. Esta facilidade é muito útil nos casos em que o processo manual de envio dos XML para o contador consome muito tempo dos funcionários, ou não tem um funcionário com tempo hábil para ficar realizando esta tarefa no dia-a-dia. Além de tornar automático o envio dos XML para a contabilidade, também torna o processo mais seguro e consistente, fazendo com que o processo seja confiável e de extrema rapidez. Estejam atentas as versões dos compactadores no computador do cliente, pois o e-cafi tem suporte ao Winrar e Winzip.

21 Aba Impressoras Na aba Impressoras configura-se a impressora que será utilizada para a impressão do DANFE.

22 Importar XML (Entradas e Saídas) Na tela de importação de XML, clicando no botão Abrir Pasta selecione a pasta que contém os arquivos XML que deseja importar.

23 Feito isso os arquivos serão exibidos na janela, deixando que o usuário selecione quais ele deseja fazer a importação. Em seguida clique no botão Importar Arquivo e aguarde o término da operação. Deixe a opção Consultar SEFAZ marcada se deseja que no momento da importação seja consultada a validade da nota junto a SEFAZ.

24 Recriar arquivos XML Para recriar os arquivos XML basta selecionar o Ano, Mês, e opcionalmente o Dia. Clique no botão Recriar e aguarde o término do processo.

25 Compactar e enviar arquivos Selecione o Ano e o Mês que deseja e clique no botão Compactar, ao término da operação clique no botão Enviar e os XML compactados em um único arquivo vão diretamente para o e- mail da contabilidade previamente cadastrado no sistema.

26 Revisar Status das Notas de Entrada Na tela de Revisão temos as seguintes opções: Neste botão inicia-se o processo de reverificação do status das notas junto a SEFAZ. Visualiza o DANFE.

27 Visualiza a Chave de Acesso da Nfe. Exibe mensagens pertinentes da Nfe. Neste campo é exibido as notas que contém divergências com a Sefaz.

28 Enviar Notas Fiscais Para fazer o envio de Nfes basta clicar no menu Documentos -> Enviar Notas. Clique no botão Enviar.

29 Cadastro de s Para cadastrar s clique no menu Documentos -> Cadastro de s. Clique em Manutenção.

30 Preencha os dados do campo Destinatário com o CNPJ da empresa e o campo com o e- mail do próprio, e clique no botão Salvar.

31 Gerenciar notas de Saída Clique no menu Documentos -> Gerenciar Notas de Saída.

32 Na tela de Gerenciador de Notas Fiscais o usuário pode fazer as mais diversas pesquisas e manutenções nas Notas Fiscais. Define espaço de tempo em que deseja exibir as notas fiscais Define um CPF/CNPJ para restringir a consulta Situação das notas fiscais que deseja consultar. Todas, Autorizadas, Canceladas e Pendente. Para mais informação sobre a situação das Notas Fiscais consulte o site da SEFAZ. Define o número de Série e o intervalo de número de Notas Fiscais Exclui Nota Fiscal Faz a validação da Nota Fiscal junto a SEFAZ Cancela Nota Fiscal Visualiza o XML da Nota Fiscal

33 Exibe o XML cancelado na Nota Fiscal Gera o arquivo de Retorno Imprime o DANFE da Nfe Visualiza o DANFE da Nfe Distribui o XML para um destinatário de Neste painel é exibido os resultados das consultas. Registro de ocorrencias das Nfe.

34 Gerenciar Lotes Enviados Clique no menu Documentos -> Gerenciar Lotes Enviados.

35 Na tela de gerenciamento de Lotes Enviados selecione os parametros que deseja para fazer a consulta (falta terminar)

36 Inutilizar Número de Notas Acesse o menu Documentos -> Inutilizar Número de Notas.

37 Na tela de Inutilizar número de notas fiscais preencha os campos de acordo com a necessidade e clique no botão Buscar. Em seguida clique no botão Inutilizar e aguarde a mensagem de confirmação da operação.

38 Gerenciar Notas de Entrada Clique no menu Documentos -> Gerenciar.

39 Preencha os campos de acordo com os parametros de busca e clique no botão Buscar. Define o intervalo de tempo de Data de Entrada que deseja buscar as Notas Fiscais Define o intervalo de tempo de Data de Emissão que deseja buscar as Notas Fiscais Define o intervalo de tempo de Data de Revisão que deseja buscar as Notas Fiscais Define a situação das Notas Fiscais que deseja buscar Define o número de Série e o intervalo de número de Notas Fiscais Define o CPF/CNPJ

40 Exibe o XML da Nota Fiscal Exibe o XML cancelado da Nota Fiscal Consulta a Sefaz Visualiza a Chave de Acesso Visualiza o DANFE Distribui o XML para um destinatário de Painel onde é exibido o resultado da busca. Registro de ocorrencias das Nfe.

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