TUTORIAL COLEGIADOS EM REDE

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1 TUTORIAL COLEGIADOS EM REDE Brasília/DF Agosto/2015

2 Sumário Introdução Sistema de Gestão Estratégica Colegiados Em Rede Menu Cadastro Dados do Colegiado Composição do Colegiado Menu Agenda Nova Agenda Fechamento de Agenda Menu Relatórios Relatório Ficha Perfil do Colegiado Relatório - Composição do Colegiado Relatório - Agenda do Colegiado Relatório - Composição do Colegiado X Representação social Menu Alterar Senha Menu Sair Sistema Resultados da Gestão Territorial Relatório - Relação de Paridade Relatório Indicadores de Institucionalidade dos Colegiados... 29

3

4 Introdução O presente tutorial pretende dar suporte ao uso do módulo Colegiados em Rede, parte integrante do Sistema de Gestão Estratégica (SGE), desenvolvido pela Secretaria de Desenvolvimento Territorial. O SGE é uma ferramenta organizacional de planejamento e comunicação para ordenar fluxos de informação com o objetivo de apoiar os diferentes atores na gestão da política de Desenvolvimento Territorial. O módulo Colegiados em Rede tem por objetivo apoiar os Colegiados na gestão das informações de suas atividades, desempenho e composição. Para alcançar esse objetivo é preciso cadastrar as informações e mantê-las sistematicamente atualizadas. O acesso ao SGE é feito por meio do endereço sge.mda.gov.br. 2

5 1 Sistema de Gestão Estratégica O Sistema de Gestão Estratégica (SGE) é a porta de entrada para todos os módulos operacionais disponíveis. Ele tem por objetivo promover e facilitar o acesso às informações nos processos de gestão social do território, facilitar a avaliação da gestão, dos resultados e dos impactos da política de desenvolvimento territorial, assim como, melhorar a qualidade da participação, dos investimentos públicos e do controle social por meio de instrumentos e processos de gestão. A partir da tela inicial do SGE (figura 1), é possível acessar os módulos que compõe o sistema. O acesso ao ambiente de alimentação de informações do módulo Colegiados em Rede se dá por meio do menu Área de Trabalho de onde também é possível acessar os outros módulos componentes do SGE. Para acessar os módulos presentes na área de trabalho é necessário possuir login e senha cadastrados. O menu Resultado da Gestão Territorial (figura 3) leva a um ambiente de relatórios que, sem a necessidade de login de acesso, é possível buscar informações e relatórios dos diversos módulos do SGE, entre eles, vale destacar as informações relativas ao módulo Colegiados em Rede. 3

6 Importante informar que o acesso ao SGE deverá ser feito sempre com o navegador mais atualizado possível para evitar erros de funcionamento. 4

7 2 Colegiados Em Rede O Módulo Colegiados em Rede é uma ferramenta que permite qualificar e melhorar o desempenho da gestão de informações sobre o monitoramento e avaliação das ações do Colegiado, assim como otimizar os processos de comunicação. O acesso ao módulo se dá a partir da tela inicial clicando no menu Área de Trabalho e em seguida no submenu Colegiados (figura 4). A seguir, uma tela de acesso será carregada solicitando o login e senha do usuário (figura 5). Após realizar o login o SGE carregará a tela inicial do módulo Colegiados em Rede (figura 6). 5

8 Nesta tela inicial, estão disponíveis dados estatísticos sobre o território, bem como um gráfico com informações do investimento realizado. Na coluna à esquerda o SGE apresenta o menu com as ferramentas disponíveis para inserção de dados e obtenção de informações. Veremos a seguir cada uma delas detalhadamente; 2.1 Menu Cadastro O menu cadastro é o ambiente para alimentação de dados e composição do Colegiado (figura 7). 6

9 2.1.1 Dados do Colegiado Ao clicar no submenu Dados do Colegiado abre uma janela contendo 5 abas que deverão ser preenchidas com as informações do Colegiado. São elas: Dados Básicos: São solicitados os dados básicos do Colegiado, tais como endereço, telefone, (figura 8). Importante ressaltar que os dados deste cadastro são necessários para contato, por isso deverão ser atualizados rotineiramente. 7

10 Institucionalidade: Nesta aba deverão ser informados os dados sobre a formação e organização do Colegiado e como ele se organiza (figura 9). As perguntas são respondidas de acordo com opções predeterminadas. A resposta da pergunta nº 5 determina a necessidade de responder as perguntas nº 6, nº 7 e nº 8. Na última parte da aba é solicitado informar a quantidade de entidades que compõe as instâncias: Plenária, Núcleo Dirigente e Núcleo Técnico. Câmaras Temáticas: Nesta aba deverão ser informados quais Câmaras Temáticas operam no Colegiado. Para tanto, é necessário cadastrá-las clicando no botão Nova Câmara Temática (figura 10). 8

11 O SGE carregará a tela para inserção das Câmaras Temáticas (figura 11). Informe o tipo de Câmara Temática, objetivo e o número de entidades que a compõe. Após, clique no botão salvar. Repita o processo para cada Câmara Temática do Colegiado. Contatos: Nesta aba deverão ser informados os dados de contato do grupo de direção do Colegiado. Clique no botão Cadastrar Novo Contato. (figura 12). 9

12 Na próxima janela preencha os campos informando nome, sexo, telefone, celular, e função (figura 13). Em seguida, clique no botão salvar para concluir o cadastro do contato. Repita essa operação para cada membro do Colegiado. Essas informações precisam ser atualizadas sistematicamente para agilizar processos de comunicação e informação no território. Infraestrutura: Nesta aba é necessário informar o inventário de equipamentos que o Colegiado possui. Basta marcar na lista indicada na aba quais itens o Colegiado possui (figura 14). 10

13 Por fim, após todas as abas preenchidas, finalize o cadastro dos dados do Colegiado clicando em Salvar. 11

14 2.1.2 Composição do Colegiado Ao clicar na opção Composição do Colegiado (figura 7), o SGE carregará o ambiente para inserção das entidades que compõe o Colegiado e dos representantes destas entidades junto ao Colegiado. Para cadastrar nova Entidade clique no botão Cadastrar nova Entidade (Figura 15). A seguir, o SGE carregará o formulário de cadastramento (figura 19). Preencha os dados do formulário informando o tipo de entidade, CNPJ, nome, nome fantasia, contato do representante. Informe também em quais instâncias 12

15 a entidade participa no Colegiado e com quantos representantes na Plenária, no Núcleo Dirigente e no Núcleo Técnico. Por fim, informe se a entidade participa de Câmaras Temáticas e a quantidade de representantes que possui em cada uma delas. Lembrando que somente estarão disponíveis para cadastramento neste ambiente aquelas Câmaras Temáticas inseridas na aba de Cadastro do Colegiado. Para finalizar o cadastro da entidade clique no botão salvar. Repita este procedimento para todas as entidades que participam do Colegiado. Após o cadastramento da entidade é necessário realizar o cadastro dos seus representantes. Para isso clique no botão localizado ao lado do nome da entidade cadastrada na tela inicial do cadastramento de entidades. O SGE carregará a tela que lista os representantes cadastrados da entidade (figura 20). Note que as bolas vermelhas e/ou verdes informam as instâncias de participação do representante no Colegiado. Para inserir novo representante clique no botão Cadastrar novo Representante. 13

16 A seguir o SGE carregará o formulário de cadastramento de representante (figura 21). Em dados pessoais insira o nome do representante, sexo, contatos. Em Participação no Colegiado informe se este representante faz parte da Plenária, do Núcleo Dirigente e/ou do Núcleo Técnico. Informe, por fim, quais Câmaras Temáticas o representante participa. Para finalizar o cadastramento clique no botão Salvar. Repita o procedimento para todos os representantes da entidade que participam do Colegiado. Após o cadastramento de todas as entidades que participam do Colegiado e seus respectivos representantes é possível ter uma síntese da sua 14

17 composição. Para carregar essa informação clique no botão Síntese da Composição (figura 15). O SGE carregará um relatório com a síntese da composição conforme a representação das entidades e representantes cadastrados (figura 22). 15

18 2.2 Menu Agenda O menu Agenda é o ambiente disponibilizado no módulo Colegiados em Rede do SGE para gerir informações dos eventos do Colegiado. Nele é possível inserir os eventos programados, realizados e cancelados. Para carregar clique no submenu agenda do Colegiado (figura 23) na página principal do módulo Colegiados em Rede. O SGE carregará o ambiente com a listagem dos eventos cadastrados pelo Colegiado (figura 24). Os filtros podem ser utilizados para restringir a lista de acordo com determinado período ou pela situação do evento. 16

19 2.2.1 Nova Agenda Para agendar novo evento clique no botão Nova Agenda. Será carregado o formulário para preenchimento onde é necessário informar o tipo, tema, o objetivo do evento. Em seguida deverão ser informados o local (endereço), a data de início e término do evento, UF e município (figura 25). A seguir, deve ser informada a situação do evento conforme as opções: Realizado, Programado ou Cancelado (figura 26). Por fim, clique em salvar. 17

20 Caso o campo Situação seja preenchido com a opção programado, após a realização efetiva do evento ou eventual cancelamento, o status de situação do evento deve ser atualizado clicando no botão descrição do evento na listagem de eventos. que fica ao lado da Fechamento de Agenda Após o evento realizado, é necessário efetuar o fechamento da agenda. Para isso, clique no botão listagem de eventos (figura 24). localizado ao lado da descrição do evento na Ao clicar no botão será carregada a janela de fechamento do evento que contém 3 abas: 18

21 Dados básicos: Nesta aba estão contidos os dados cadastrados anteriormente, assim como a situação do evento que deverá já ter sido atualizada (figura 27). Os dados contidos nela não podem ser alterados no fechamento. Anexos: Nesta aba deverão ser anexados os seguintes documentos: ata, fotos e resumo das considerações finais do evento, inserindo os encaminhamentos e observações (figura 28). Participação: Nesta aba deverão ser marcadas as entidades que participaram do evento dentre a lista de entidades que compõe o Colegiado (figura 29). 19

22 Após o preenchimento das abas com os dados de fechamento clique em salvar para finalizar o fechamento do evento. 20

23 2.3 Menu Relatórios O menu relatórios disponibiliza um ambiente de consulta e cruzamento das informações cadastradas nos menus anteriores e está subdividido em 4 tipos de relatórios conforme detalhadamente a seguir: Relatório Ficha Perfil do Colegiado. O relatório de ficha perfil do Colegiado disponibiliza suas informações básicas, os dados institucionais e o detalhamento da sua composição. Para executar o relatório clique no submenu Ficha Perfil do Colegiado (figura 30). Será carregada uma janela onde é possível escolher o tipo de saída do relatório entre os formatos PDF ou XLS (figura 31). Clique na opção desejada para obter o download do arquivo. 21

24 2.3.2 Relatório - Composição do Colegiado Este relatório apresenta a composição das instâncias componentes do Colegiado com detalhamento da Plenária, do Núcleo Dirigente e do Núcleo Técnico. Para executar o relatório clique no submenu Composição do Colegiado (figura 30). Será carregada uma janela com opções para a criação do relatório (figura 32). Escolha a instância de composição que deseja detalhar (este é o único campo de preenchimento obrigatório no relatório), a classificação da entidade, a representação social, e entre poder público ou sociedade civil. Para finalizar, escolha o tipo de saída em que deseja obter o relatório (PDF ou XLS). 22

25 2.3.3 Relatório - Agenda do Colegiado Este relatório lista os eventos cadastrados na agenda do Colegiado. O relatório pode ser filtrado por período de realização, por tipo e/ou por situação do evento. Para executar o clique no submenu Agenda do Colegiado (figura 30). Será carregada uma janela com os filtros de período de realização, tipo de e/ou situação (figura 33). Escolha os filtros que desejar e em seguida para executar o relatório escolha a forma de saída (PDF ou XLS). 23

26 2.3.4 Relatório - Composição do Colegiado X Representação social Neste relatório é possível conferir a participação das diversas entidades que compõe o Colegiado. Ao clicar no submenu Composição do Colegiado x Rep. Social será carregada uma janela em que é possível conferir a composição do Colegiado a partir do cruzamento da Representação Social ou Poder Público/ Sociedade Civil (figura 34). Escolha uma das opções e a seguir escolha a forma de saída do relatório (PDF ou XLS) para realizar o download. 2.4 Menu Alterar Senha Neste menu é possível alterar a senha para acesso ao SGE. Por questão de segurança a alteração de senha deverá ser realizada no primeiro acesso ao SGE ou sempre que o usuário julgue necessário. Para alterar a senha de acesso ao SGE clique no submenu Alterar Senha (figura 35). 24

27 Será carregada uma janela onde deverão ser informadas a senha atual e em seguida a senha nova que deseja cadastrar. Por segurança redigite a nova senha e para finalizar clique em Alterar para confirmar a mudança de senha (figura 36). 2.5 Menu Sair Sistema Após o uso do módulo Colegiados em Rede é necessário fazer o logout do sistema. Para isso clique no submenu sair (figura 37). Será carregada uma janela de confirmação. Clique em Yes para confirmar ou No para permanecer no sistema (figura 38). 25

28 3 Resultados da Gestão Territorial O ambiente Resultado da Gestão Territorial é um local disponibilizado no SGE para obtenção de relatórios. Nele estão disponíveis os relatórios dos diversos módulos componentes do SGE e podem ser acessados sem a necessidade de login de acesso. Para acessar o ambiente Resultados da Gestão Territorial clique no menu localizado na pagina inicial do Sistema de Gestão Estratégica(figura 3). Neste menu existem as entradas para os relatórios dos módulos componentes do SGE, eles podem ser acessados livremente. Aqui vamos focar nos relatórios disponíveis para o módulo Colegiados em Rede (figura 39). 26

29 Ao clicar no submenu Colegiados em Rede o SGE carregará uma nova janela com os relatórios disponíveis (figura 40). Dentre as opções disponíveis existem relatórios idênticos ao que estão no item 2.3 deste tutorial. Como o ambiente Resultados da Gestão Territorial é aberto, observe a existência de filtros carregados automaticamente para selecionar a Região, a UF e o Território. Seguimos então diretamente aos relatórios que ainda não foram mencionados: 3.1 Relatório - Relação de Paridade Este relatório resulta na informação sobre a paridade entre poder público e sociedade civil na Plenária, no Núcleo Dirigente e no Núcleo Técnico, assim como, a quantidade de Câmaras Temáticas do Colegiado. Neste relatório são listados todos os territórios que tem Colegiado cadastrado no módulo Colegiados em Rede. 27

30 40). Para executar clique em Relação de Paridade no menu relatórios (figura Será carregada uma janela (figura 41) onde deverá ser informada a região e a UF que deseja solicitar a listagem (apenas o campo Região é compulsório para a geração do relatório) A seguir, escolha a forma de saída do relatório (PDF ou XLS). Será realizado o download no formato escolhido (figura 42). 28

31 3.2 Relatório Indicadores de Institucionalidade dos Colegiados Este relatório informa sobre a organização institucional dos Colegiados por região e por UF. Neste relatório é possível conseguir informações regionalizadas sobre número de territórios, número de territórios com comissão provisória, número de territórios com regimento, número de territórios com regimento aprovado, número de estatutos, quantidade de reuniões por período de realização e a periodicidade. Para gerar o relatório clique no submenu Indicadores de Institucionalidade dos Colegiados (figura 40). A seguir o SGE carregará uma janela onde é possível escolher a Região e a UF de onde deseja solicitar as informações (figura 43) Após marcar os filtros desejados escolha a forma de saída do relatório (PDF ou XLS) para fazer o download. O SGE carregará em nova janela o relatório solicitado (figura 44). 29

32 CONTATO COM A SDT/MDA Em caso de dúvidas ou esclarecimentos sobre a utilização do módulo COLEGIADOS EM REDE no SGE, favor contatar a Coordenação Geral de Gestão do Conhecimento (CGCON) da Secretaria de Desenvolvimento Territorial (SDT/MDA) nos telefones (61) , e ou pelo endereço eletrônico 30

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