UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO. Departamento de Administração Gabinete do Vice-Reitor

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1 UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO Departamento de Administração Gabinete do Vice-Reitor

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3 Tendo em vista a necessidade de modernização dos sistemas corporativos e as dificuldades de implementar manutenções preventivas, corretivas e evolutivas no atual sistemas de Compras do Mercúrio Recad, teve início o projeto de criação de novo Sistema de Compras, com o propósito de otimização do processo e promover a migração do sistema Recad para interface Web. O projeto do Sistema de Compras Web tem como propósito contemplar todas as modalidades de licitação, no entanto, nesta primeira etapa estará sendo disponibilizada somente a opção Pregão para Registro de Preços Aquisição de Bens através da BEC.

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5 Atribuição de Perfil ao COMPRADOR. Selecione a opção Criar e Participar de Grupo de Compra.

6 Atribuição de Perfil ao AUTORIZADOR. Selecione a opção Autorizar Grupo de Compra.

7 Atribuição de Perfil para RECEBER MATERIAL. Selecione a opção Receber material.

8 Atribuição de Perfil para CONSULTAR COMPRAS. Selecione a opção Consultar compras.

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11 1) Informe a Unidade, Tipo de compra, o Número de dias para adesão e a Modalidade. 2) Clique em Criar Compra.

12 1) Insira o número da Requisição de Compra. 2) Clique em Buscar itens da requisição. 1) Selecione o Endereço de ENTREGA da Unidade. 2) Selecione os itens da requisição a serem inseridos na Compra. 3) Clique em Inserir item na compra.

13 Clique em Pesquisa Prévia. 1) O sistema irá verificar em sua base, as compras realizadas nos últimos 6 (seis) meses, oferecendo uma média de preços para os Bens em questão. 2) Para cadastrar novas pesquisas, clique em Inserir Pesquisa.

14 1) Selecione o Meio de Pesquisa. 2) Informe o nome da empresa em Nome Pesquisado. 3) Insira Validade, Prazo de Pagamento, Prazo de Entrega e, se houver, Observações. 4) Informe a quantidade pesquisada, o preço unitário de cada item e quais comporão a média na composição do preço referencial. 5) Clique em Salvar pesquisa. Na aba Pesquisa Prévia estarão listadas as pesquisas cadastradas pelo comprador, além da Referência de compras anteriores.

15 1) Na aba Cadastro de preço de referência estará detalhada a composição do Preço Unitário de Referência. Caso seja necessário adotar um preço diferente, basta alterá-lo e justificá-lo. 2) Clique em Confirmar. 3) Imprima esta tela para anexar ao processo físico. 4) Para retornar à tela inicial da compra, clique no número da Compra.

16 1) Na tela inicial da Compra, altere a situação da compra para Enviar para Autorização. 2) Clique em Salvar.

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18 Após o login, clique na opção Autorizar Compra.

19 O autorizador poderá clicar na compra para maiores informações, ou se preferir, poderá clicar em Autorizar para abrir a tela de autorização da compra. Para verificar os itens da compra, clique na aba Itens.

20 1) O sistema irá exibir a relação de todos os itens, os quantitativos e seus valores estimados. Para autorizar a compra, o autorizador deverá clicar na aba Compra.

21 Altere a situação para Autorizar Compra e clique em Salvar. Obs.: Caso a Compra não seja autorizada, o preenchimento do campo Observação se tornará obrigatório.

22 Após a autorização, a compra terá seu status alterado e será iniciado o prazo para as unidades aderirem à compra. Na opção Gerenciar Compra poderá ser possível verificar todas as compras disponíveis para adesão.

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24 Após o login, clique em Buscar Compra.

25 A Compra Coletiva disponível para adesão poderá ser encontrada indicando o Nome do item ou o código do Bem de interesse, ou poderá listar todas as compras. 1) O sistema irá exibir todas as compras Abertas para Adesão, que contenha o item de interesse. Para participar, basta selecionar a opção Aderir. 2) Para saber detalhes da compra, clique no número da Compra. 3) Para participar da compra, clique em Aderir na compra escolhida.

26 O sistema irá exibir todas as requisições Autorizadas na Unidade que contenham código de Bens semelhantes àqueles constantes da Compra Coletiva selecionada para adesão. 1) O sistema irá solicitar a indicação do endereço de entrega. 2) O Comprador poderá selecionar todos os itens das requisições que tiver interesse em aderir a Compra Coletiva selecionada. 3) Após selecionar os itens, deverá clicar na opção Aderir para concluir a operação.

27 Ao aderir, o sistema encaminhará o item da requisição para Autorização, alterando a situação do mesmo.

28 Nesta tela são apresentados os detalhes da Compra.

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30 Após o login, clique em Autorizar Adesões. 1) Selecione os itens aderidos a serem autorizados. 2) Clique em Autorizar.

31 Sistema Siafisico.net www6.fazenda.sp.gov.br

32 Oferta de Compra - Siafisico.net Para realização do Pregão Eletrônico para Registro de Preços na BEC, faz-se necessária a criação da Oferta de Compra no sistema siafisico.net, através do link www6.fazenda.sp.gov.br. Deverá ser selecionada a opção Oferta de Compra de Registro de Preço. A Oferta de Compra deverá possuir item de material correspondente ao Bem constante da Requisição de Compras, obtido no Cadastro de Materiais do sistema Mercúrio, com exceção das compras por lote, as quais são compradas por agrupamento de item na BEC.

33 Oferta de Compra - Siafisico.net Para agrupar itens e montar um lote é necessário que os mesmos sejam da mesma classe. Caso seja preciso licitar mais de um agrupamento de item da mesma classe, existem agrupamentos sequenciais lote 1, lote 2, lote n.

34 Oferta de Compra - Siafisico.net: Os itens de agrupamento não possuem detalhamento do material. O mesmo remete ao edital de abertura da licitação. descrição detalhada, vide edital

35 Oferta de Compra - Siafisico.net Para inclusão de Oferta de Compra de Registro de Preços, basta acessar o menu do Sisfisico.net, conforme indicado. Destaca-se que, para os demais procedimentos de compras na BEC (Dispensa, Pregão, etc) é necessário incluir a Oferta de Compra Personalizada.

36 Oferta de Compra - Siafisico.net Os dados iniciais da OC de SRP aparecerão indicadas na tela.

37 Oferta de Compra - Siafisico.net Preencha os dados do formulário da OC de SRP. Ressalta-se que o campo Número do Processo deve ser preenchido com o número do processo Proteos, sem os pontos. Este campo aceita apenas 11 onze digitos.

38 Oferta de Compra - Siafisico.net Confirme o envio da OC de SRP. Esta ação apenas faz o pré-cadastro e gera o número da OC.

39 Oferta de Compra - Siafisico.net

40 Oferta de Compra - Siafisico.net Verifique os dados iniciais da OC de SRP. Inclua os itens da OC no ícone. Utilize este ícone para cada nova inclusão.

41 Oferta de Compra - Siafisico.net Confirme a inclusão do item.

42 Oferta de Compra - Siafisico.net Preencha o campo item de material com o número do item da BEC (siafisico). Selecione a unidade de fornecimento compatível com a unidade de compra cadastrada no BEM Mercúrio. Preencha os demais campos do item e confirme.

43 Oferta de Compra - Siafisico.net Confirme o envio da descrição do item da OC.

44 Oferta de Compra - Siafisico.net

45 Oferta de Compra - Siafisico.net Verifique os dados dos itens da OC. Você pode excluir ou editar a descrição dos itens. Para incluir novos itens, clique no ícone.

46 Oferta de Compra - Siafisico.net Verifique os dados da OC e clique em envia-la para o sistema da BEC. para

47 Oferta de Compra - Siafisico.net Confirme o envio da OC para negociação no site da BEC. Este passo ainda não publica a licitação na BEC, o que será realizado posteriormente.

48 Oferta de Compra - Siafisico.net

49 Oferta de Compra - Siafisico.net Os dados da OC serão enviados para a BEC/SP, o que poderá demorar algumas horas. Com isto, a etapa do Sistema Siafisico.net está encerrada. A partir de agora a Autoridade Competente deverá liberar o Pregão, bem como indicar os responsáveis pelo mesmo.

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51 Para acessar a tela inicial da Compra, clique em Gerenciar Compra. Clique no ícone Alterar Compra.

52 Findo o prazo para adesões, altere a Situação da compra para Cadastrar Processo de Compra.

53 Clique na aba Processo de Compra. 1) Informe o Número do Processo, Tipo de Licitação, Prazo de entrega, Prazo de pagamento, Validade da Proposta. 2) Clique em Salvar Processo de Compra.

54 1) Clique na aba Compra. 2) Altere a situação para Montar Edital. 3) Clique em Salvar. Clique na aba Edital.

55 Na situação Em montagem de Edital é possível visualizar alguns anexos que serão utilizados na montagem do Edital. No caso do anexo Relação de Unidades Participantes, o sistema irá gerar automaticamente a relação.

56 Relação de Unidades Participantes.

57 Clique em Montagem do Edital. 1) Selecione em Tipo a opção Eletrônico BEC SRP. 2) Os procedimentos de montagem de edital via web seguem os trâmites usuais.

58 Clique em Montagem do Edital. 1) Selecione em Tipo a opção Eletrônico BEC SRP. 2) Os procedimentos de montagem de edital via web seguem os trâmites usuais.

59 1) Na aba Compra, após aprovação do edital, altere a situação para Edital Aprovado. 2) Clique em Salvar.

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61 Cadastro do Pregão RP na BEC Após enviada a OC para a BEC, a autoridade competente deverá acessar o sistema da BEC através da opção Unidade Compradora.

62 Cadastro do Pregão RP na BEC O acesso é feito com o CPF do usuário e a sua senha pessoal.

63 Cadastro do Pregão RP na BEC Para todos os usuários que acessarem o sistema BEC, é apresentado um Termo de Responsabilidade para uso do mesmo. O usuário deverá selecionar a opção de declaração de ciência do termo e em seguida clicar em ok.

64 Cadastro do Pregão RP na BEC Para acessar a Oferta de Compra, será necessário clicar em Procedimentos e em seguida Pregão Eletrônico no menu principal.

65 Cadastro do Pregão RP na BEC Serão apresentados uma opção de busca de OC com várias opções de filtro, bem como, uma relação completa das OCs da unidade do usuário logado.

66 Cadastro do Pregão RP na BEC A autoridade competente deverá indicar os responsáveis pelo pregão através do menu Fase Preparatória e em seguida Responsáveis.

67 Cadastro do Pregão RP na BEC Será apresentada uma lista com todos os usuários e seus respectivos perfis da unidade da autoridade competente. A mesma deverá indicar os responsáveis pelo pregão.

68 Cadastro do Pregão RP na BEC Indicados os responsáveis pelo pregão pela autoridade competente, o pregoeiro deverá fazer o acesso ao sistema BEC, localizar a OC e em seguida preencher o formulário para cadastro e agendamento do pregão.

69 Cadastro do Pregão RP na BEC Após realizado o upload do arquivo do edital, bem como definidos os demais parâmetros do pregão, o pregoeiro deverá clicar em Gravar Agendamento.

70 Cadastro do Pregão RP na BEC Será informado que o pré-agendamento do pregão foi realizado com sucesso.

71 Cadastro do Pregão RP na BEC Para tornar o pregão público, clique no botão Liberar Oferta de Compra. Após, confirme esta ação clicando em OK.

72 Cadastro do Pregão RP na BEC Durante a fase de publicação do edital, o pregoeiro poderá alterar o valor de redução mínima. Para tanto, deverá ser publicada uma errata sem devolução de prazo.

73 Cadastro do Pregão RP na BEC Durante a fase de publicidade, o pregoeiro fará a gestão do pregão no próprio sistema. Todos os pedidos de esclarecimentos, bem como impugnações serão tratados neste ambiente.

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75 1) Altere a situação para Cadastrar Propostas. 2) Clique em Salvar.

76 Clique na aba Proposta Fornecedor. Clique em Gerenciar Propostas.

77 Clique em Inserir Proposta Fornecedor. Para aqui para buscar o Fornecedor.

78 Informe os dados e clique em Buscar. Clique no Código e Nome do Fornecedor.

79 Em seguida, clique na aba Classificação dos Itens. 1) Preencha os dados da Proposta e do Representante da Empresa. 2) Clique em Salvar.

80 1) Preencha os dados de cada um dos itens. 2) Clique em Salvar.

81 Clique na aba Resumo das Propostas e Classificação. 1) Nesta aba será possível visualizar os fornecedores de cada um dos itens e sua respectiva classificação. 2) Ao clicar em Versão para impressão, será gerado o documento Resumo das Propostas e Classificação (equivalente ao documento Grade Comparativa de Propostas ) que deverá ser impresso e incluído no processo físico.

82 Clique no ícone Alterar Compra. 1) Altere a Situação da Compra para a opção Para Homologação. 2) Clique em Salvar.

83 1) Informe a Data de Homologação. 2) Clique em Salvar.

84 1) Altere a Situação da Compra para a opção Gerenciamento de Ata de RP. 2) Clique em Salvar.

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86 1)Após o login, selecione a opção Gerenciar Registro de Preço e clique no ícone do carrinho de compras para requisitar da Ata de RP. 2)A Ata do RP digitalizada e respectiva publicação, poderão ser obtidas através do arquivo disponível para download.

87 1) Preencha os dados da Requisição de Compra (Ata) e da Compra Ata. 2) Informe a(s) quantidade(s) dos Itens do Registro de Preço que será(ão) solicitada(s) igual(is) ou menor(es) que os valores disponíveis em Qtde. Restante. 3) Clique em Enviar para Autorização.

88 1) Será gerado um número de Compra Ata. 2) Será gerado um Número Processo. Clique nesse número para imprimir a capa do processo.

89 No final da página, clique em Versão para impressão para imprimir o Documento de Compra Ata e inclui-lo no processo físico. Em Gerenciar Compra será possível buscar a Compra Ata e acessar sua tela inicial para saber sua Situação.

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91 1) Informe o número da Compra. 2) Clique em Buscar. 1) Altere a Situação da Compra para a opção Autorizar. 2) Clique em Salvar.

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93 1) Altere a Situação da Compra para a opção Empenhado. 2) Clique em Salvar. 1) Altere a Situação da Compra para a opção Receber Item. 2) Clique em Salvar.

94 Clique na aba Recebimento de Itens. 1) Informe os dados do recebimento, da nota fiscal e as quantidades dos itens. 2) Clique em Salvar.

95 1) Após concluída a fase de recebimento dos itens, altere a Situação da Compra Ata para a opção Concluir. 2) Clique em Salvar.

96 Proposta para montagem de processo físico Estaremos disponibilizando no site do DA, roteiros com propostas de montagem dos processos físicos para os processos de Pregão para Registro de Preços, bem como, para o processo de Compra Ata.

97 UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO GVR Gabinete do Vice-Reitor Departamento de Administração Rua da Reitoria, 374 Cidade Universitária Armando de Salles Oliveira Butantã São Paulo SP

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