American Work Guia de Primeiros Passos

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1 American Work Guia de Primeiros Passos Utilize o American Work para gerenciar a Conta do Associado e da sua Empresa, realizar manutenções nas Contas, acessar Relatórios de forma rápida, eficiente e eficaz, economizando tempo e custos para a Empresa. Este Guia de Primeiros Passos foi desenvolvido para facilitar a utilização do programa American Work. Neste Guia, você terá acesso às informações clicando em qualquer um dos links do Índice e também poderá imprimir este documento para futura referência, selecionando o ícone de impressão na barra do navegador.

2 Índice Para que as informações sejam encontradas de forma rápida e fácil, você pode clicar em qualquer título do Índice para ser levado imediatamente às seções. Utilizando o American Work Inscrição & Registro Navegação, Ícones Precisa de Ajuda, Informações e Ajuda Notificações Busca Perfil do Cartão Gerencie suas contas Informações do Titular do Cartão Editar Endereço Informações da Conta Cancelar Cartão Transferir Cartão Atualizar a Identificação do Funcionário Movimentações e Resumo Financeiro Visualizar Movimentações Histórico das Alterações da Conta Monitore Gastos e Pagamentos Localizar Formulários Relatórios Gerenciais Relatórios Principais Relatórios Detalhados Ferramentas e Informações do Programa

3 Utilizando o American Work Sua Empresa o identificou como uma pessoa autorizada a ajudar no gerenciamento do programa American Work. INSCRIÇÃO E REGISTRO Para acessar o American Work, siga os passos abaixo: Envie formulário que está disponível no site dos cartões American Express (www.americanexpress.com.br) ou solicite o formulário pelo Serviço de Atendimento a Associados Corporativos: (principais capitais e regiões e metropolitanas 1 ) ou (demais localidades). Após preencher o formulário, envie-o para o fax (34) ou para o Os cartões American Express realizarão o cadastro de Aprovador, caso ainda não exista e enviará um com as instruções para cadastro de usuário (ID) e senha. Posterior à realização do cadastro de usuário e senha, os cartões American Express liberam o acesso em até 4 dias úteis. NAVEGAÇÃO Use a Barra de Ferramentas de Navegação, localizada abaixo do título American Work, para ter acesso às informações desejadas. As opções são: (1) Página Work, (2) Relatórios Gerenciais, (3) Ferramentas do Programa e (4) Informações e Ajuda. Este recurso está disponível em todas as páginas do American Work e poderá ser acessado a qualquer momento.

4 ÍCONES PRECISA DE AJUDA? O ícone Precisa de Ajuda? apresentará uma visão geral das informações encontradas nesta seção. Clicando em qualquer ícone Precisa de Ajuda?, localizado próximo ao Título da Seção de cada página do American Work, aparecerá uma janela. Selecione qualquer uma das palavras-chave desta janela e acesse as informações desejadas. INFORMAÇÕES E AJUDA Espaço destinado para conhecer mais sobre Work ou para consultar quando precisar de ajuda. NOTIFICAÇÕES Para saber a situação das suas solicitações, basta clicar no número localizado dentro da Caixa de Notificações.

5 BUSCA Encontre as informações de forma rápida e fácil ao usar a Busca em suas consultas. Esta seção contém as seguintes opções: Buscar um Perfil de Cartão: permite localizar um Associado de acordo com os critérios desejados para visualizar suas transações e fazer manutenções. Busca Avançada: permite refinar a Busca por um Perfil de Cartão usando critérios de busca secundários ou localizar um grupo de contas. Exemplo: localizar todos cartões de um determinado Centro de Custos. Os critérios de consulta na Busca Avançada são: Critérios de Busca O que isto significa? Nome igual ao do Cartão Nome impresso no cartão Status da Conta Número do Cartão Registro Funcional Centro de Custos Indica se a Conta está Ativa ou Cancelada Número do Cartão do Associado Identificação do funcionário Identicação do Centro de Custos do Associado

6 Pesquisar Status das Solicitações: permite localizar e acompanhar suas solicitações realizadas no American Work. Os critérios de consulta no campo Pesquisar Status das Solicitações são: Critérios de Busca Número do Protocolo Tipo de Solicitação O que isto significa? Número de confirmação de uma solicitação Selecione o tipo de solicitação desejada

7 Período de Datas Status da Solicitação Número do Cartão Nome igual ao do Cartão Tipo de Cartão Identificação do Usuário Escolha o período desejado para realizar a consulta Selecione o status da consulta que será realizada Número do cartão do Associado Nome impresso no Cartão Selecione o tipo de Cartão desejado Identificação do Usuário criada no momento do cadastro Detalhes da Solicitação: permite visualizar os detalhes da consulta realizada com base nos critérios de busca indicados.

8 Perfil do Cartão Permite realizar a manutenção das contas e gerenciar as despesas do Associado, conforme autorizado por sua empresa. Os critérios de consulta disponíveis são: Critérios de Busca O que isto significa? Nome igual ao do Cartão Nome impresso no Cartão Status do Pagamento Selecione a situação de pagamento Status da Conta Indica se a conta está Ativa ou Cancelada

9 Número do Cartão Número do Cartão do Associado Registro Funcional Identificação do funcionário Centro de Custos Identicação do Centro de Custos do Associado Primeiro Nome Nome como aparece no Cartão Último Nome Nome como aparece no Cartão Número do Company Número de identificação fornecido pelos cartões American Express As opções para realizar manutenção e gerenciar as contas são: Gerencie sua(s) Contas: utilizando os critérios de busca, é possível visualizar e atualizar as informações dos Cartões. Informações do Titular do Cartão: apresenta opções para atualizar as informações pessoais do Associado relacionadas a este Cartão. Editar Endereço do Associado Permite atualizar o endereço e os números de telefone do Associado. Para isso, siga os passos abaixo: Selecione Editar; Forneça o endereço e os números de telefone residencial e comercial atualizados; Clique em Enviar (você receberá uma mensagem com o número do protocolo da sua solicitação); Clique em Fechar. As informações serão atualizadas em até 72 horas úteis. Para editar qualquer outra informação do Associado, entre em contato com o Serviço de Atendimento a Associados Corporativos: (principais capitais e regiões e metropolitanas 1 ) ou (demais localidades).

10 Informações da Conta: permite que você visualize a situação e edite as informações relacionadas a este Cartão. Cancelar Cartão Permite cancelar um Cartão individual ou múltiplas Contas de Cartão. Siga os passos descritos a seguir para cancelar um Cartão individual: Clique em Cancelar; Selecione o Motivo do Cancelamento. Os motivos podem ser: Funcionário deixou a empresa, Conta duplicada, Cartão não utilizado, Funcionário demitido ou Falecimento. Verifique se o motivo do cancelamento está correto; Clique em Enviar (você receberá uma mensagem com o número do protocolo da sua solicitação); Clique em Fechar. O cancelamento será realizado em 72 horas úteis. Siga os passos descritos a seguir para cancelar múltiplas Contas de Cartão: Clique em Busca Avançada para cancelar até 20 Associados de uma vez; Selecione os Cartões que deseja cancelar; Selecione o Motivo de Cancelamento; Clique em Enviar (você receberá uma mensagem com o número do protocolo da sua solicitação); Clique em Fechar. O cancelamento será realizado em até 72 horas úteis.

11 Transferir Cartão Permite gerenciar mais de um Centro de Custo. Para transferir um Cartão para um novo Centro de Custo, siga os passos abaixo: Clique em Alterar, ao lado do campo em que você deseja fazer a alteração; Digite o novo Número do Centro de Custo (o Cartão seguirá as regras do novo Centro de Custo); Clique em Enviar (você receberá uma mensagem com o número do protocolo da sua solicitação); Clique em Fechar. A solicitação será realizada em até 72 horas úteis. Atualizar a Identificação do Funcionário Permite atualizar informações da Conta, como por exemplo, o Registro Funcional do Funcionário. Para isso, siga os passos abaixo: Clique em Alterar ao lado do campo em que você deseja fazer a alteração; Digite as novas informações no campo Registro Funcional; Clique em Enviar (você receberá uma mensagem com o número do protocolo da sua solicitação); Clique em Fechar. A solicitação será realizada em até 72 horas úteis. Movimentações e Resumo Financeiro: permite a visualização rápida da situação das contas do Cartão, inclusive o pagamento devido no momento, bem como o Faturamento Atual e Anterior. Visualizar Movimentações Permite visualizar as movimentações das Contas não faturadas, já faturadas e faturadas nos últimos 3 meses. Para monitorar as informações sobre despesas e a situação do pagamento. Clique em Visualizar Movimentações (serão listadas as Informações da Conta, Gastos e Informações de Pagamento e Últimas Movimentações); Selecione uma das opções abaixo para obter detalhes do faturamento. Os critérios de consulta disponíveis são:

12 Detalhes do Faturamento Extrato Parcial Extrato Atual Extratos Anteriores O que isso significa? Permite visualizar despesas não faturadas desde o seu último relatório Permite visualizar o último relatório fechado Permite selecionar os relatórios dos últimos 3 meses Será disponibilizado o faturamento dos últimos 3 meses. Caso necessário, entre em contato com o Serviço de Atendimento a Associados Corporativos: (principais capitais e regiões e metropolitanas 1 ) ou (demais localidades). Clique em Ir para o Perfil do Cartão se desejar retornar para o Perfil inicial.

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14 Histórico das alterações na Conta Permite visualizar o histórico das últimas alterações realizadas na Conta do Cartão. Clique em Número do Protocolo para acessar a seção Pesquisar Status das Solicitações e visualizar mais detalhes das despesas. Monitore Gastos e Pagamentos: permite visualizar as despesas e a situação do pagamento. Ao clicar neste campo será exibido um conjunto de opções de busca, conforme tela abaixo: Os critérios de busca disponíveis são: Critérios de Busca Nome igual ao do Cartão Status do Pagamento Status da Conta Número do Cartão Registro Funcional Centro de Custos Primeiro Nome Último Nome Número do Company O que isto significa? Nome impresso no Cartão Selecione a situação de pagamento Indica se a conta está Ativa ou Cancelada Número do Cartão do Associado Identificação do funcionário Identicação do Centro de Custos do Associado Como aparece no Cartão Como aparece no Cartão Número de identificação fornecido pelos cartões American Express

15 Após a realização desses passos, será possível acessar a seção Perfil de Cartão, onde você poderá realizar as consultas mencionadas no item Movimentações e Resumo Financeiro. Localizar Formulários Para solicitar novos produtos ou Cartões Adicionais, selecione o formulário desejado e envie preenchido aos cartões American Express. Os formulários disponíveis são: Abertura de Conta dos Cartões American Express : deve ser utilizado para a abertura de novas contas dos seguintes produtos: Cartão American Express Corporate, Cartão American Express Corporate Gold, Cartão American Express Corporate Eventos, Cartão American Express Corporate Combustível e Cartão American Express Corporate Purchasing. Solicitação de Cartões American Express - Associado Portador: deve ser utilizado para solicitar cartões adicionais dos seguintes produtos: Cartão American Express Corporate, Cartão American Express Corporate Gold, Cartão American Express Corporate Eventos, Cartão American Express Corporate Combustível e Cartão American Express Corporate Purchasing. Corporate Flex: deve ser utilizado para atribuir limites pré-estabelecidos de gastos 2 aos diferentes perfis de funcionários.

16 Solicitação de Abertura de Conta EBTA: deve ser utilizado para solicitar abertura de novas Contas EBTA. Cadastramento do Extrato de Conta e Faturamento da Conta EBTA: deve ser utilizado em conjunto ao formulário Solicitação de Abertura de Conta EBTA para o cadastramento do Extrato de Conta. Solicitação de Abertura de Conta Hotel Card: deve ser utilizado para solicitar abertura de novas Contas Hotel Card. Solicitação de Subcontas da Conta Hotel Card: deve ser utilizado para solicitar abertura de subcontas da Conta Hotel Card. Relatórios Gerenciais A seção de Relatórios Gerenciais proporciona acesso rápido e fácil para as informações gerenciais. Através dos relatórios American Work você pode acompanhar as despesas, reconhecer padrões de gastos e identificar oportunidades de redução de custos. Os relatórios disponíveis são 3 : Relatórios Principais Nesta opção, você tem acesso aos relatórios principais que são disponibilizados mensalmente em formatos padrão de acordo com o tipo de relatório que sua empresa solicitou. Nos relatórios exibidos no formato.exe é possível realizar o download do arquivo. Já os relatórios em formato.html estão disponíveis apenas para visualização e impressão. Criar Relatórios Detalhados Selecione a opção 'IR' para criar novos relatórios ou acessar os seus relatórios salvos. Relatórios Compartilhados: nesta opção é possível atribuir filtros em sua pesquisa para personalizar os relatórios, não permitindo inclusão ou exclusão de campos. Criar Relatório: esta opção permite criar relatórios com o tipo de informação necessária para facilitar o gerenciamento das contas, permitindo a inclusão de campos no relatório. Lista de Histórico: permite a visualização dos últimos 20 relatórios gerados, mesmo que não tenham sido salvos.

17 Meus Relatórios: espaço destinado para você salvar os relatórios criados. Preferências: permite alterar as configurações de navegação da ferramenta, como exemplo: o idioma, opção para habilitar os filtros em uma única página, de acordo com a necessidade do usuário. Caso necessário, entre em contato com o Serviço de Atendimento a Associados Corporativos: (principais capitais e regiões e metropolitanas 1 ) ou (demais localidades). Ferramentas e Informações do Programa A seção Ferramentas e Informações do Programa possibilita a visualização da lista de contas que podem ser gerenciadas pelo American

18 1 Regiões metropolitanas de Brasília, Curitiba, Porto Alegre, Recife, Rio de Janeiro, Salvador e São Paulo. 2 Limites sujeitos à aprovação dos cartões American Express. 3 Você pode ou não ter acesso a todas as opções relacionadas abaixo. O seu acesso é baseado nas permissões de usuário que foram designadas pela sua empresa.

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