SUMÁRIO CAPÍTULO 1 - AIDF 4 CAPÍTULO 2 - LOGIN 8 CAPÍTULO 3 SOLICITAÇÃO DA AIDF 9 CAPÍTULO 4 - ACOMPANHAMENTO 16. O Que é AIDF? O Sistema...

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2 SUMÁRIO CAPÍTULO 1 - AIDF 4 O Que é AIDF?... 4 O Sistema... 4 Acesso ao Sistema... 5 Suporte Técnico... 5 Configurações Necessárias... 5 Bloqueador de Pop-ups... 5 Bloqueio de Scripts... 6 CAPÍTULO 2 - LOGIN 8 Acesso... 8 CAPÍTULO 3 SOLICITAÇÃO DA AIDF 9 Passo 1: Selecionar Empresa... 9 Passo 2: Solicitar AIDF Passo 3: Solicitar AIDF - Confirmação da Empresa Passo 4: Selecionar Gráfica Passo 5: Validar dados do Responsável Contábil Passo 6: Informar os dados dos documentos a serem impressos Passo 7: Finalizar Solicitação Passo 8: Impressão do Protocolo CAPÍTULO 4 - ACOMPANHAMENTO 16 Responsável Contábil / Legal

3 Status Apresentados Status da Solicitação quando Enviada para Gráfica Status da Solicitação Cancelada pelo Responsável Contábil Status da Solicitação quando Aceita pela Gráfica Status da Solicitação quando Não Aceita pela Gráfica Status da Solicitação quando Reenviada para Gráfica Status da Solicitação quando Autorizada pela Prefeitura Status da Solicitação quando Não Autorizada pela Prefeitura Status da Solicitação quando Cancelada pela Prefeitura Status da Solicitação quando Impressa pela Gráfica

4 Capítulo 1 - AIDF O Que é AIDF? AIDF Autorização para Impressão de Documentos Fiscais, esta autorização é fornecida pela Prefeitura ao local de estabelecimento gráfico requerente. O Sistema O sistema viabiliza a solicitação da impressão de documentos fiscais pela internet, tornando esta tarefa muito mais simples e confiável, além de proporcionar maior controle dos documentos emitidos. Quem deve utilizar o sistema? Responsável Contábil da Empresa Responsável Legal da Empresa Responsável Legal da Gráfica Prefeitura Responsável Contábil da Empresa O responsável contábil é quem efetua a solicitação de emissão da AIDF. No decorrer da solicitação é de sua responsabilidade escolher a gráfica para a confecção dos documentos fiscais. Além disso, o responsável acompanha toda a solicitação através do site, com total liberdade para cancelá-la caso ela ainda não tenha sido autorizadas pelos órgãos responsáveis. Responsável Legal da Empresa O responsável legal poderá acompanhar todo o processo de solicitação. Responsável Legal da Gráfica O responsável legal irá selecionar dentre suas gráficas credenciadas e verificar se existem novas solicitações para poder assim aceitar ou não a solicitação. Após a verificação e aceite, a mesma é encaminhada automaticamente para a Prefeitura. Ao término da impressão é necessário realizar a confirmação da mesma no sistema. Prefeitura Após efetuar a análise, a Prefeitura autoriza ou não a confecção dos documentos fiscais. Mediante a autorização, o sistema gera automaticamente o número de AIDF, caso contrário o processo é finalizado. 4

5 Acesso ao Sistema O acesso ao sistema pelo Responsável Contábil é realizado com o mesmo login e senha obtidos no cadastro realizado na DMS, sendo possível visualizar as empresas de responsabilidade já vinculadas. Caso ainda não tenha cadastro, o Responsável Contábil poderá obter sua senha através do site Clique no menu lateral em DMS Web > Novo Usuário > Responsável Contábil. O acesso ao sistema pelo Responsável Legal é realizado com o mesmo login e senha obtidos no cadastro realizado na DMS, sendo possível somente o acompanhamento das solicitações para suas empresas. Caso não possua cadastro, o procedimento é o mesmo utilizado para o Responsável Contábil, através do site Clique em DMS Web > Novo Usuário > Responsável Legal. ATENÇÃO: O acesso ao sistema do Responsável Legal estabelecido fora do Município de Sorocaba, será realizado por meio da criação do login no menu lateral AIDF no link <Responsável Legal e Vínculo de Gráficas de Fora de Sorocaba>. Após o recebimento via da senha o usuário estará possibilitado a utilizar o sistema. Suporte Técnico Telefone: (15) Internet: Configurações Necessárias Para a utilização do Sistema AIDF é necessário realizar configurações no navegador utilizado, a fim de prover uma utilização adequada do Sistema. Bloqueador de Pop-ups Para realizar o desbloqueio de pop-ups em seu navegador realize os passos a seguir: 1 Clique no menu Ferramentas 2 - Selecione a Aba Privacidade 3 - Desmarque a opção Ativar Bloqueador de Pop-ups DICA: Verifique a imagem abaixo para visualizar a opção a ser desmarcada! 5

6 Bloqueio de Scripts Para realizar o desbloqueio de scripts em seu navegador realize os passos a seguir: 1 Clique no menu Ferramentas 2 - Selecione a Aba Segurança 3- Clique no botão Nível Personalizado 4- Utilizando a barra de rolagem procure a opção Script Ativo 5- Marque a opção Habilitar DICA: Verifique as imagens abaixo para visualizar as opções a serem escolhidas! 6

7 Aba Segurança Nível Personalizado 7

8 Capítulo 2 - Login Acesso Por se tratar de um sistema de acesso através da internet, usa-se o endereço eletrônico no navegador de sua preferência disponível em seu computador. O usuário deverá selecionar a opção Responsável Contábil ou Legal da Empresa. Nos campos CPF/CNPJ e senha, são os mesmos já cadastrados no sistema DMS. Após a realização do Login será apresentada a tela inicial do sistema para o Responsável Contábil exibindo suas informações de Usuário como Nome/Razão Social e CPF/CNPJ; 8

9 Capítulo 3 Solicitação da AIDF Para iniciar o processo de solicitação da AIDF o Responsável contábil deverá efetuar os passos a seguir: Passo 1: Selecionar Empresa Para listar as empresas clique em <Selecionar Empresa> no menu lateral no lado esquerdo da tela. O sistema disponibiliza ao Responsável Contábil todas as empresas a ele vinculadas provenientes do sistema DMS. NOTA: Conforme definição da Prefeitura de Sorocaba somente as empresas com as características descritas abaixo podem efetuar a solicitação de AIDFs. Regime Situação Ramo de Atividade Apuração Mensal Ativa Serviços Uniprofissional Ativa Serviços Simples Nacional Ativa Serviços ATENÇÃO: Para as demais situações não é habilitado o acesso ao sistema AIDF. Para regularização procure atendimento presencial na Prefeitura. 9

10 Passo 2: Solicitar AIDF Após selecionar a empresa desejada, o sistema exibe na parte superior da tela o nome da empresa e o responsável que efetuou o login. A partir deste momento o Responsável pode solicitar uma nova AIDF bem como acompanhar uma solicitação feita anteriormente. Para tal, basta selecionar uma das duas opções como demonstrado na imagem abaixo. Passo 3: Solicitar AIDF - Confirmação da Empresa Ao solicitar AIDF, o sistema exibe os dados cadastrais da empresa solicitante. Caso haja divergências nos dados, o responsável contábil deverá comparecer na Prefeitura a fim de corrigi-los junto ao setor de cadastro. Caso os dados estejam corretos, clique no botão <Próximo>. ATENÇÃO: Caso note que não selecionou a empresa correta, poderá ser pressionado o botão <Alterar Empresa >, sendo exibida novamente a listagem de empresas vinculadas para nova seleção. 10

11 Passo 4: Selecionar Gráfica Neste passo deve ser indicada a Gráfica escolhida para efetuar a impressão dos documentos fiscais, através da inserção do CPF/CNPJ ou efetuar uma pesquisa. A Busca de Gráficas através do botão <Lupa>, apresenta a tela de pesquisa sendo somente apresentados estabelecimentos gráficos credenciados junto à Prefeitura de Sorocaba. Após selecionar a Gráfica, clique em <Próximo>. DICA: Caso o Responsável Contábil queira listar todas as gráficas credenciadas basta pressionar o botão <Pesquisar> com os campos em branco. A pesquisa pela gráfica credenciada pode ser feita informando os campos CPF/CNPJ, Inscrição Municipal, Razão Social ou Logradouro. 11

12 Passo 5: Validar dados do Responsável Contábil Neste passo devem ser validados os dados do Responsável Contábil que solicita a autorização. Caso haja divergências nos dados apresentados, o responsável contábil deverá acessar o sistema DMSWeb através do site para efetuar as devidas correções. Ao confirmar os dados do Responsável, clique em <Próximo> para o passo seguinte. Passo 6: Informar os dados dos documentos a serem impressos. Neste passo o responsável contábil deverá indicar os dados do documento fiscal a serem autorizados. O sistema AIDF verifica a disponibilidade da solicitação conforme os dados preenchidos e caso esteja disponível dá continuidade ao procedimento. ATENÇÃO: Abaixo os documentos fiscais autorizados pela Prefeitura passíveis de solicitação. Espécie Série Modelo Nota Fiscal Serviço A Nota Fiscal de Serviços 1 Tamanho Normal Nota Fiscal Serviço B Nota Fiscal Simplificada de Serviços 2 Tamanho Reduzido Nota Fiscal Conjugada 1 a 9 1 ou 1-A Nota Fiscal Fatura de Serviço A Nota Fiscal de Serviços 1 Tamanho Normal 12

13 ATENÇÃO: Informações Adicionais O campo Protocolo do Estado deve ser indicado somente quando selecionado a espécie do tipo conjugado, devido haver a necessidade do Protocolo Estadual, para validação por parte do estabelecimento gráfico. O campo Tipo informa como será o modo de impressão dos documentos, sendo possível escolher entre Jogos Soltos, Formulário Contínuo e Talão Blocado. Ao se escolher as opções Jogos Soltos e Formulário Continuo o sistema automaticamente informa a quantidade a ser impressa realizando a contagem mediante a numeração inicial e final da solicitação. Caso escolha a opção Talão Blocado o campo quantidade fica livre para o responsável contábil informar desde que respeitado valores múltiplos de 50. Ressalta-se que os valores exibidos no campo numeração inicial são provenientes do cadastro da Prefeitura de Sorocaba, caso haja divergências nas informações o Responsável Contábil deverá procurar o setor de suporte da Prefeitura. 13

14 Passo 7: Finalizar Solicitação. Neste passo fica a cargo do Responsável Contábil verificar os dados da solicitação realizada e caso certifique-se que esta correta efetua-se a finalização da Solicitação, caso necessário será possível retornar as telas anteriores para efetuar as devidas correções clicando no botão <Anterior>. Caso correto clique em <Finalizar>. 14

15 Passo 8: Impressão do Protocolo. Após finalizar a Solicitação o sistema fornece um protocolo que poderá ser impresso através do botão <Visualizar Solicitação>. A figura seguinte representa o modelo do protocolo de solicitação que deverá ser visualizado na tela. 15

16 Capítulo 4 - Acompanhamento Responsável Contábil / Legal Após o Responsável Contábil ter efetuado a solicitação de AIDF é possível acompanhar todo o andamento da solicitação através do link <Acompanhamento> após ter selecionado a empresa seguindo os mesmos procedimentos anteriormente explicados. O Responsável Contábil pode intervir e ou alterar a solicitação em alguns momentos dependendo da intervenção dos demais responsáveis pela solicitação. O Responsável Legal também possui acesso ao acompanhamento ficando restritas às demais atividades do sistema. Para efetuar o acompanhamento do processo o mesmo deverá clicar em <Selecionar Empresa> DICA: Verifique que o campo Status é alterado à medida que a solicitação é analisada. Caso queira visualizar o Acompanhamento detalhado da Solicitação, clique no ícone com o formato de Lupa. Status Apresentados Durante o andamento das solicitações todas as mudanças de status são apresentadas aos responsáveis contábil e legal. Vale ressaltar que automaticamente o sistema enviará s referentes às alterações de status e do andamento do processo. ATENÇÃO: Durante o acompanhamento, são permitidas ao Responsável Contábil as seguintes intervenções em seus respectivos momentos abaixo listados: <Voltar> Volta para a tela de acompanhamento <Cancelar Solicitação> Esta opção é visível apenas para solicitações que ainda não foram autorizadas pela Prefeitura, caso contrario estará desabilitada; <Alterar Processo> Esta opção é visível apenas para solicitações que ainda não foram aceitas pela gráfica indicada, caso contrário estará desabilitada. 16

17 Status da Solicitação quando Enviada para Gráfica Ao efetuar uma solicitação de impressão de AIDF, o status apresentado é Enviada para Gráfica, ratificando que está para a análise da gráfica selecionada. Status da Solicitação Cancelada pelo Responsável Contábil Uma solicitação cancelada pelo Responsável Contábil apresenta o status Solicitação Cancelada. ATENÇÃO: Uma solicitação só pode ser cancelada pelo Responsável Contábil até a análise da Prefeitura. Status da Solicitação quando Aceita pela Gráfica Uma solicitação aceita pela Gráfica escolhida apresenta o status Aceita pela Gráfica. Neste ponto do procedimento a solicitação encontra-se para análise da Prefeitura. 17

18 Status da Solicitação quando Não Aceita pela Gráfica Uma solicitação não aceita pela Gráfica escolhida apresenta o seguinte status Não Aceita pela Gráfica. Status da Solicitação quando Reenviada para Gráfica Uma solicitação não aceita pela Gráfica retorna ao Responsável Contábil para alterações, sendo assim ao finalizá-la apresenta o seguinte status Reenviada para Gráfica. Status da Solicitação quando Autorizada pela Prefeitura Uma solicitação analisada pela Prefeitura que foi autorizada é apresentada ao Responsável Contábil com o seguinte status no menu Acompanhamento Autorizada pela Prefeitura. 18

19 ATENÇÃO: Uma solicitação já autorizada pela Prefeitura possui uma numeração de AIDF que será enviada para a Gráfica indicar para impressão dos documentos fiscais. É liberado automaticamente ao Responsável Contábil realizar uma nova solicitação a partir da numeração final indicada na última solicitação. Status da Solicitação quando Não Autorizada pela Prefeitura Uma solicitação analisada pela Prefeitura que não foi autorizada é apresentada ao Responsável Contábil com o seguinte status Não Autorizada pela Prefeitura. ATENÇÃO: Uma solicitação não Autorizada pela Prefeitura libera ao Responsável Contábil efetuar uma nova solicitação com as mesmas características anteriormente apresentadas. Status da Solicitação quando Cancelada pela Prefeitura Uma solicitação analisada pela Prefeitura já autorizada pode ser cancelada até que não seja dado como Impressa pelo estabelecimento gráfico é apresentada com o status Cancelada pela Prefeitura. ATENÇÃO: Uma solicitação só pode ser cancelada após a geração de número de AIDF pela Prefeitura mediante o comparecimento presencial do Responsável Contábil de posse do protocolo de solicitação e uma declaração do estabelecimento gráfico informando a não impressão dos documentos. Devendo ser canceladas as possíveis solicitações subseqüentes a efetuada. 19

20 Status da Solicitação quando Impressa pela Gráfica Uma já finalizada a impressão pelo estabelecimento gráfico é apresentada ao Responsável Contábil com o seguinte status Impressão Finalizada. 20

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