Coordenação Geral de Tecnologia da Informação - CGTI. SIGED - Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos MANUAL DO USUÁRIO Módulo de Arquivos

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1 SIGED - Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos MANUAL DO USUÁRIO Módulo de Arquivos

2 O objetivo deste Manual é permitir a reunião de informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada que atue como instrumento gerencial facilitando a compreensão das funcionalidades do sistema SIGED MAPA. Índice 1 - Introdução ESCOPO DESTE MANUAL PÚBLICO ALVO VISÃO GERAL Módulo de Arquivos ARQUIVO CENTRAL ARQUIVO SETORIAL CAIXA Navegando na funcionalidade Alterar Navegando na funcionalidade Comentar Navegando na funcionalidade Criar Caixa Navegando na funcionalidade Etiquetas Navegando na funcionalidade Excluir Navegando na funcionalidade Receber Navegando na funcionalidade Remanejamento DESARQUIVAR Navegando na funcionalidade Desarquivamento Navegando na funcionalidade Lista de Solicitações Navegando na funcionalidade Solicitação de Desarquivamento LISTAGEM Navegando no Listagem de Eliminação a) Ação Nova Listagem b) Ação Alterar c) Ação Excluir d) Ação Visualizar Navegando na funcionalidade Fechar Lista Navegando na funcionalidade Listagem de Recolhimento a) Ação Nova Listagem b) Ação Alterar c) Ação Descrição d) Ação Excluir Navegando na funcionalidade Pesquisa Avançada a) AçãoVisualizar PESQUISA Navegando na funcionalidade Pesquisa Avançada Navegando na funcionalidade Pesquisa Simples RELATÓRIOS TRANSFERÊNCIA Navegando na funcionalidade Cancelar Transferências Navegando na funcionalidade Guia de Transferências Navegando na funcionalidade Lista de Transferências Navegando na funcionalidade Transferir Fechamento Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 2

3 1 - INTRODUÇÃO Este manual foi elaborado com o objetivo de orientar os usuários do Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos SIGED, Módulo de Arquivos quanto a sua operacionalização. Este manual apresenta os procedimentos que se adotados permitirão a utilização plena do SIGED na Instituição. Com este enfoque de uso, foi definido que este instrumento sistêmico desponta como um facilitador para a gerência e controle dos documentos, oferecendo um acompanhamento efetivo dos documentos no âmbito da Instituição. Para facilitar a interação sistema-usuário, este manual demonstra a composição das funcionalidades e ações do Módulo de Arquivos, a facilidade da navegabilidade e usabilidade, tudo isso, através das descrições sucintas dos resultados que serão alcançados com os procedimentos adotados. Este manual, também não deixa de preocupar-se com a constante evolução pelo uso, uma vez que os sistemas modernos buscam a qualidade, a produtividade e o melhor desempenho, gerando a mesma qualidade e produtividade para os setores da Instituição. O modelo de sistema ora apresentado permite que a Instituição caminhe por uma linha de desenvolvimento e crescimento, que de acordo com as necessidades do administrador moderno, disponibilize um suporte informacional de caráter tático e operacional para as tomadas de decisão ESCOPO DESTE MANUAL Este manual é composto e direcionado para os usuários do Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos SIGED, Módulo de Arquivos PÚBLICO ALVO Este documento é destinado aos multiplicadores de informação, ou seja, aos Usuários do sistema na Instituição VISÃO GERAL O Módulo de Arquivos do Sistema SIGED visa o gerenciamento sistêmico das informações dos Documentos existente no MAPA. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 3

4 2 MÓDULO DE ARQUIVOS Ao selecionar o módulo ARQUIVOS o sistema apresenta um menu destacado com todas as funcionalidades do módulo. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 4

5 SUBMENU FUNCIONALDIADES DESCRIÇÃO Arquivo Central Arquivo Setorial Caixa Desarquivar Listagem Pesquisa Transferência Alterar Comentar Criar Caixa Etiquetas Excluir Receber Remanejamento Desarquivamento Lista de Solicitações Solicitação de Desarquivamento Listagens de Eliminação Listagens de Recolhimento Pesquisa Avançada Pesquisa Simples Cancelar Transferência Guia de Transferência Lista de Transferência Transferir Altera as informações e conteúdo de uma caixa arquivada na Unidade e no Arquivo Central. Lista os processos e documentos arquivados na unidade do usuário. A funcionalidade Alterar Caixa permite ao usuário alterar uma série de informações referentes à Caixa. Inclui um comentário através da utilização de um campo texto. Função de criar caixa no sistema e adicionar números de documentos ou processos. A função gera automaticamente uma etiqueta com os dados da caixa criada. Apaga do sistema o conteúdo de uma Caixa, o número da caixa excluída poderá ser reutilizado. Permite o usuário receber documentos avulsos ou caixas. Possibilita a transferência de conteúdos de caixas Possibilita o desarquivamento de processo, documentos ou caixas que estejam no Arquivo Geral. Permite a visualização das solicitações feitas pelo usuário. Permite que um usuário solicite um documento, processo ou caixa que estejam no Arquivo Central. Permite a visualização dos documentos e caixas que estão listados para serem eliminados. Permite a visualização dos documentos e caixas que estão listados para serem recolhidos ao Arquivo Central. Permite a localização de todos os documentos que se encontram no arquivo setorial da unidade do usuário. Permite a pesquisa pelo número da caixa. Permite o cancelamento de uma transferência de uma Caixa ou de um avulso já realizada e ainda não recebida pelo Arquivo Central Permiti emitir a guia de transferência. Permite a visualização das caixas que estão listadas para serem transferidos para o Arquivo Central Transfere caixas e avulsos de uma Unidade para o Arquivo Central da Instituição Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 5

6 2.1 ARQUIVO CENTRAL A funcionalidade ARQUIVO CENTRAL disponibiliza todas as caixas arquivadas no Arquivo Central da Instituição. O usuário somente poderá ver os documentos da sua unidade. Procedimentos: Selecione a função ARQUIVO CENTRAL e todas as caixas arquivadas na unidade de lotação do usuário serão disponibilizadas. No campo CÓDIGO DA CAIXA selecione a opção VISUALIZAR que será disponibilizada a seguinte tela com as informações referentes a caixa. Apresenta as informações de: Código da caixa, Unidade Atual, Datas-Limite, Unidade de origem, Assunto e dados dos documentos contidos na caixa. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 6

7 2.2 ARQUIVO SETORIAL A funcionalidade Arquivo Setorial disponibiliza todos os documentos e processos arquivados na Unidade em que o usuário está lotado Procedimentos: Ao selecionar a funcionalidade Arquivo Setorial o sistema apresenta a tela a seguir com os documentos arquivados e disponibiliza ao usuário as seguintes ações: DESARQUIVAR, EMPRESTAR e VISUALIZAR. Para acessar uma das Ações posicione o cursor sobre a ação desejada e acione o botão esquerdo do mouse, o sistema disponibiliza as informações referentes à ação escolhida. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 7

8 2.3 CAIXA O submenu CAIXA é composto por varias funcionalidades: Alterar, Comentar, Criar Caixa, Etiquetas, Excluir, Receber e Remanejamento. A seguir é apresentado como navegar em cada uma das funcionalidades. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 8

9 2.3.1 Navegando na funcionalidade Alterar A funcionalidade Alterar Caixa permite ao usuário alterar uma série de informações referentes à Caixa. As informações são atualizadas através de preenchimento de campos ou seleção de opções em caixas de listagem Procedimento: Para alterar uma Caixa, selecione a funcionalidade Alterar, digite o número e acione o botão PESQUISAR. O sistema pesquisa o número da caixa e disponibiliza o formulário a seguir, com os dados da caixa arquivada, já preenchidos e prontos para alteração. Ao preencher e escolher as mudanças necessárias o usuário precisa acionar o botão SALVAR para atualizar as informações. É possível fazer a inserção de outras informações como: inserir outros protocolos, excluir os protocolos inseridos, alterar o assunto, transferir a caixa ao Arquivo Geral, fazer comentário, emprestar, ou voltar. Ao acionar o botão VOLTAR o sistema retorna para a listagem do Arquivo Setorial Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 9

10 Navegando na funcionalidade Comentar A funcionalidade COMENTAR permite que o usuário inclua comentários referentes a uma caixa. Procedimento: Selecione a funcionalidade Comentar, informe o número da Caixa e acione o botão PESQUISAR. Como resultado da pesquisa o sistema retorna o formulário abaixa para preencher, digitado o comentário acione o botão COMENTAR: No campo Comentário digite o texto do comentário e acione o botão COMENTAR. Feito o comentário, fica registrado como na tela abaixo. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 10

11 Caso precise fazer a exclusão do comentário, marque a caixa da coluna SELECIONAR na e acione o botão EXCLUIR. O sistema ainda disponibiliza os links para ATUALIZAR o documento ou voltar para a LISTA de documentos na carga do usuário. Obs. Os comentários só podem ser excluídos pelo usuário que os cadastrou. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 11

12 Navegando na funcionalidade Criar Caixa A funcionalidade Criar Caixa permite a criação de caixa e a inclusão de documento ou processo que se encontra no Arquivo Setorial da Unidade em que o usuário está lotado. Assim que acionar o botão CRIAR CAIXA, o sistema apresenta o formulário a seguir. Procedimentos: Preencha ou selecione os dados referentes aos Números de Protocolo a adicionar, a Unidade de Origem do documento/processo, Descrição de Caixa, se já quer transferir para o Arquivo Central no formulário e acione o botão INCLUIR ou VOLTAR. Selecione e preencha os campos: CAMPOS PARA SELEÇÃO E PREENCHIMENTO DATAS - LIMITE NÚMERO DA CAIXA UNIDADE CLASSIFICAÇÃO ARQUIVISTICA ASSUNTO NUP Elemento de identificação cronológica, em que são indicados o início e o término do período de uma unidade de descrição. Numeração ou código usado para localização da unidade de arquivamento. Área administrativa ou técnica em que o usuário encontra-se alocado. Escolha a classificação do documento entre os códigos da relação. Dados e informações sobre o documento pesquisado. Número do processo, quando for o caso. Para adicionar os NUPs, acione o botão com o + em números adicionais e selecione os números desejados e acione o botão INCLUIR REGISTROS. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 12

13 Após o preenchimento correto dos campos, acione o botão INCLUIR e o sistema disponibilizará a seguinte mensagem. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 13

14 Navegando na funcionalidade Etiquetas A funcionalidade ETIQUETAS permite que o usuário imprima etiqueta(s) de acordo com a sua necessidade. Procedimento: Ao selecionar a funcionalidade Etiqueta o sistema apresenta a tela de pesquisar a seguir Digite o número da caixa acione o botão PESQUISAR Após fazer a pesquisa o sistema retorna com o formulário abaixo para ser preenchido os campos: Quantidade de etiquetas; a Parti da Posição; Tipo de Etiqueta Arquivo ou Espelho de Caixa e Configuração das Etiquetas. Preenchidos os campos acione o botão GERAR. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 14

15 CONFIGURAÇÃO DE ETIQUETAS LINHAS e COLUNAS Defina quantidade de linhas e colunas da folha de etiquetas que serão impressas. MARGENS SUPERIOR e LATERAL SEPARADOR HORIZONTAL e VERTICAL Defina as dimensões para impressão ALTURA, LARGURA e LARGURA DA TABELA DE ETIQUETAS ALINHAMENTO VERTICAL DA ETIQUETA IMPRIMIR BORDAS QUANTIDADE DE ETIQUETAS A PARTIR DA POSIÇÃO TIPO D ETIQUETAS Defina qual o tipo de alinhamento mais adequado. Selecione sim ou não para a impressão da bordas. Informe a quantidade de etiquetas que deseja imprimir. Informe de qual a coluna da folha de etiquetas deverá ser utilizada. Defina qual o tipo / formato da etiquetas. Acione o botão GERAR que a (s) etiqueta (s) será (ão) impressa(s). Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 15

16 Navegando na funcionalidade Excluir A funcionalidade EXCLUIR permite que o registro de uma caixa seja eliminado. (somente o Arquivo Central tem acesso a essa funcionalidade). Procedimento: Para Excluir uma Caixa, selecione a funcionalidade Excluir, digite o número desejado acione o botão PESQUISAR. O sistema pesquisa o número da caixa e disponibilizando-a como na tela abaixo, com o número da caixa e os campos para preenchimento ou seleção, é obrigatório o preencher o campo Motivo da Exclusão e acione o botão EXCLUIR. Caso existam mais caixas para serem excluídas, acione o botão que o sistema abrirá a tela abaixo: Preencha o campo com o número da caixa adicional que deseja EXCLUIR, acione o botão ADICIONAR, que as caixas com seus respectivos números serão listados. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 16

17 Navegando na funcionalidade Receber A funcionalidade RECEBER permite que o usuário receba caixas ou processos e documentos transferidos para o arquivo. Procedimento: O sistema apresenta a seguinte tela, selecione o tipo de item que deseja receber, caixa ou item avulso, processo ou documento, digite o número e clique no botão pesquisar. A seguir o sistema disponibiliza a lista de caixas ou avulsos movimentados e ainda não recebidos. As opções para receber ou recusar a transferência são as seguintes: Informe o número do avulso ou caixa que você deseja receber e acione o botão RECEBER / RECUSAR. Ou marque somente as Caixas ou avulsos que você deseja receber ou recusar e acione o botão RECEBER / RECUSAR. O sistema retira da lista imediatamente a caixa ou o avulso recebido para arquivamento, a caixa fica na Lista de Transferência e o avulso na listagem do Arquivo Setorial. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 17

18 Navegando na funcionalidade Remanejamento A funcionalidade Remanejamento permite a reorganização do conteúdo (documento ou processo) de uma caixa para outra caixa. Procedimento: Selecione a funcionalidade Remanejamento, o sistema disponibilizará a tela a seguir. Na janela da esquerda digite o numero de uma caixa, acione o botão PESQUISAR. Na janela direita digite o outro número da caixa e selecione PESQUISAR. O sistema disponibiliza a caixa a seguir. Selecione qual documento deve ser remanejado para qual caixa e acione uma dos botões do centro, este botão coloca os registros selecionados na janela da esquerda para a da direita, o botão coloca os registros da janela direita para a da esquerda. Ao finalizar o Arranjo, acione o botão SALVAR. Ficando a caixa como na tela abaixo. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 18

19 Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 19

20 2.4 - DESARQUIVAR O submenu DESARQUIVAR é composto por varias funcionalidades: Desarquivamento, Lista de Solicitações e Solicitação de Desarquivamento. A seguir é apresentado como navegar em cada uma das funcionalidades Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 20

21 Navegando na funcionalidade Desarquivamento A funcionalidade permite o desarquivar de uma Caixa que está arquivada no Arquivo Central (funcionalidade disponibilizada para o Arquivo Central). Procedimento: Selecione a funcionalidade Desarquivar, informe o número da caixa e acione o botão PESQUISAR. O sistema disponibiliza o formulário a seguir, selecione a Unidade para onde a caixa está sendo desarquivada e o prazo para retorno e acione o botão DESARQUIVAR. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 21

22 DESCRIÇÃO DOS CAMPOS DE DESARQUIVAMENTO CÓDIGOS DE CAIXAS ADICIONAIS DESARQUIVADO PARA UNIDADE PESSOA PRAZO PARA RETORNO DATA PREVISTA OBSERVAÇÕES Deverá ser preenchido quando os documentos pesquisados se encontrarem arquivados em mais de uma unidade de arquivamento, ou seja, caixa. Área administrativa ou técnica em que o usuário encontra-se alocado. Área administrativa ou técnica em que o usuário que solicita o(s) documento (s) encontra-se alocado. Tempo estimado para a devolução do (s) documento(s) para o arquivo ou unidade de origem. Para a devolução do(s) documento(s) para o arquivo ou unidade de origem. Dados e informações adicionais, se for necessário. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 22

23 Navegando na funcionalidade Lista de Solicitações A funcionalidade permite o desarquivar de uma Caixa que está arquivada no Arquivo Central (funcionalidade disponibilizada para o Arquivo Central). Procedimento: Selecione a funcionalidade Desarquivar, informe o número da caixa e acione o botão PESQUISAR. O sistema disponibiliza o formulário a seguir, selecione a Unidade para onde a caixa está sendo desarquivada e o prazo para retorno e acione o botão DESARQUIVAR. CÓDIGOS DE CAIXAS ADICIONAIS DESARQUIVADO PARA UNIDADE PESSOA PRAZO PARA RETORNO DATA PREVISTA OBSERVAÇÕES Deverá ser preenchido quando os documentos pesquisados se encontrarem arquivados em mais de uma unidade de arquivamento, ou seja, caixa. Área administrativa ou técnica em que o usuário encontra-se alocado. Área administrativa ou técnica em que o usuário que solicita o(s) documento (s) encontra-se alocado. Tempo estimado para a devolução do (s) documento(s) para o arquivo ou unidade de origem. Para a devolução do(s) documento(s) para o arquivo ou unidade de origem. Dados e informações adicionais, se for necessário. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 23

24 Navegando na funcionalidade Solicitação de Desarquivamento A funcionalidade SOLICITAÇÃO DE DESARQUIVAMENTO permite ao usuário pedir que um documento ou caixa seja desarquivado. Procedimento: Ao selecionar a funcionalidade aparecerá uma tela de pesquisa onde irá informa se deseja desarquivar um documento, processo ou caixa. Após está informação digite o número que deseja desarquivar e clique no botão pesquisar O sistema apresenta a seguinte tela: Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 24

25 CAMPOS PARA SELEÇÃO E PRRENCHIMENTO RELATÓRIO DE SOLICTAÇÕES SOLICITAÇÃO DATA DA SOLICITAÇÃO SOLICITANTE NUP Funcionário cadastrado na unidade administrativa e/ou técnica. Registro da data da solicitação dos documentos, caixa ou processo. Dado já inserido no sistema. Número do processo, quando for o caso. ESPÉCIE De documento, selecionar conforme as opções: IDENTIFICAÇÃO ANO ASSUNTO INTERESSADO SOLICITAÇÃO NECESSIDADE PRAZO PARA DEVOLUÇÃO Refere-se ao número do documento seguido da sigla da unidade produtora. Da produção e/ou recebimento do documento. Informação de assunto tratado no documento solicitado. Pessoa (s) com interesse na solicitação do documento sem ser o solicitante. Tipo, já consta no formulário. Se o documento deverá ser desarquivado e/ou emprestada em via original ou cópia ou em formato digital. Delimitação de tempo (dias) que o documento poderá ficar sob a responsabilidade do usuário. Após o preenchimento dos campos, acione o botão INCLUIR. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 25

26 2.5 - LISTAGEM A funcionalidade Listagem é composta pelas funcionalidades: Listagem de Eliminação e Listagem de Recolhimento. A seguir é apresentado como navegar em cada uma das funcionalidades Navegando no Listagem de Eliminação A funcionalidade LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO permite gerenciar as listas contendo caixas para eliminação, nessa funcionalidade também é possível consultar, visualizar, alterar, criar nova lista, visualizar etc. Procedimento: Selecione a função LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO que o sistema disponibilizará a seguinte imagem: CAMPOS PARA SELEÇÃO E PRRENCHIMENTO LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO NOVA LISTAGEM ANO Permite registrar uma nova listagem para registrar as caixas contendo documentos/processos para eliminação. Selecione para filtrar pelo ano de criação da Listagem. Filtro que possibilita verificar em qual situação que se encontra listagem de eliminação. Selecione SITUAÇÃO PESQUISAR dentre as opções: Campo que possibilita pesquisar uma listagem pelo seu número de registro ou pelo campo de descrição. NÚMERO DA LISTAGEM/AÇÃOE Neste campo são disponibilizadas as seguintes opções: necessária e proceda conforme indicado pelo sistema., selecione a ação Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 26

27 a) Ação Nova Listagem Funcionalidade onde é possível criar no sistema uma nova listagem de documentos para a eliminação. Procedimentos: Ao selecionar a funcionalidade o sistema disponibiliza o formulário conforme imagem abaixo. Preencha e selecione os campos obrigatórios. Para inserir o(s) protocolo(s) do(s) documentos/processos, acione o botão uma nova janela com os registros arquivados (ver descrição abaixo)., em seguida o sistema abrirá Abaixo janela para seleção do(s) códigos(s) da(s) caixa(s) desejado(s), para isso marque o(s) itens na coluna da esquerda e em seguida acione o botão INCLUIR REGISTROS Preenchidos todos os campos obrigatórios acione o botão INCLUIR, o sistema emitirá a mensagem a seguir informando a inclusão da nova listagem e o seu número: Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 27

28 b) Ação Alterar Procedimentos: Permite alterar os dados de uma listagem. Conforme imagem abaixo, os campos do formulário ficam abertos para as modificações necessárias. Após realizar as alterações acione o botão SALVAR. Após realizar a alteração o sistema emite mensagem conforme imagem abaixo: Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 28

29 c) Ação Excluir Procedimentos: Para realizar a exclusão de uma listagem é necessário retirar todos os registros de documentos/processo nela associados. Após retirar todos os registros, acione o botão EXCLUIR, conforme imagem abaixo: Após realizar a exclusão o sistema emite mensagem conforme imagem abaixo: d) Ação Visualizar Nessa funcionalidade é possível visualizar a listagem de eliminação, preenchida e pronta para e impressão. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 29

30 Navegando na funcionalidade Fechar Lista Para ter a aprovação de eliminar uma relação de documentos/processos é necessário fechar a listagem, para isso siga os procedimentos abaixo. Procedimentos: Selecione no menu AÇÃO a opção FECHAR LISTA, conforme a imagem abaixo: Depois de selecionada a opção, o sistema disponibiliza o formulário abaixo. Para ter a lista fechada acione o botão CONFIRMAR. Acionado o botão CONFIRMAR o sistema necessita de uma segunda confirmação, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar acione o botão Cancelar. Após a confirmação o sistema emite a mensagem a seguir. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 30

31 Após realizar o fechamento da listagem, o sistema disponibiliza uma nova ação, conforme imagem abaixo, selecione o item ENVIAR ARQUIVO NACIONAL, para caracterizar o envio formal ao Arquivo Nacional da listagem para aprovação. Após selecionar a opção, acionado o botão CONFIRMAR: O sistema ainda necessita de uma segunda confirma, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar acione o botão Cancelar. Após a confirmação o sistema emite a mensagem a seguir: Após disponibilizar a listagem para envio ao Arquivo Nacional, o sistema disponibiliza a ação CONFIRMAR APROVAÇÃO para as listagens aprovadas para eliminação. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 31

32 Selecionada essa opção, o sistema remete para o formulário (ver imagem abaixo), onde deve-se acionar o botão CONFIRMAR para informa a aprovação e que a relação dos documentos tanto físicos quanto digitais podem ser eliminados. Após selecionar a opção, acionado o botão CONFIRMAR o sistema ainda necessita de uma segunda confirma, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar acione o botão Cancelar. Após a confirmação o sistema emite a mensagem a seguir: Após a confirmação da aprovação, a listagem pode ser eliminada via sistema, para isso selecione a opção ELIMINAÇÃO DEFINITIVA no menu da listagem (ver imagem abaixo): Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 32

33 Após selecionar a opção ELIMINAÇÃO DEFINITIVA, acionado o botão CONFIRMAR: O sistema ainda necessita de uma segunda confirma, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar acione o botão Cancelar. Após a confirmação o sistema emite a mensagem a seguir: Essa é a ultima ação a ser feita com uma listagem de eliminação. Deve-se observar que os registros da listagem foram eliminados do sistema. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 33

34 Após conferência das informações apresentadas pelo sistema, acione o botão CANCELAR GUIA. O sistema emite a seguinte mensagem de confirmação do cancelamento da guia: Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 34

35 Navegando na funcionalidade Listagem de Recolhimento A funcionalidade LISTAGEM DE RECOLHIMENTO permite gerenciar a relação de listas com caixas de documentos/processos que estão aguardando o recolhimento ao ARQUIVO CENTRAL. Procedimento: Selecione a função LISTAGEM DE RECOLHIMENTO que o sistema disponibilizará a seguinte tela: CAMPOS PARA SELEÇÃO E PRRENCHIMENTO LISTAGEM DE RECOLHIMENTO NOVA LISTAGEM ANO SITUAÇÃO Permite registrar uma nova listagem para registrar as caixas contendo documentos/processos para recolhimento. Selecione para filtrar pelo ano de criação da Listagem de recolhimento Deve-se observar que na listagem o sistema disponibiliza um filtro de nome SITUAÇÃO, nele é possível filtrar as listagens conforme a situação de andamento. PESQUISAR Campo que possibilita pesquisar uma listagem pelo seu número de registro ou pelo campo de descrição. NÚMERO DA LISTAGEM Neste campo são disponibilizadas as seguintes opções: ação necessária e proceda conforme indicado pelo sistema., selecione a Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 35

36 2.5.3 a) Ação Nova Listagem Funcionalidade onde é possível criar no sistema uma nova listagem de documentos/processos para recolhimento ao Arquivo Nacional. Procedimentos: Ao selecionar a funcionalidade o sistema disponibiliza o formulário conforme imagem abaixo. Preencha e selecione os campos obrigatórios. Para inserir o(s) protocolo(s) do(s) documentos/processos, acione o botão uma nova janela com os registros arquivados (ver descrição abaixo)., em seguida o sistema abrirá CAMPOS PARA SELEÇÃO E PRRENCHIMENTO LISTAGEM DE RECOLHIMENTO NÚMERO SITUAÇÃO LISTAGEM DE RECOLHIMENTO TIPO DE SUPORTE TIPO DA EMBALAGEM USADA NO TRANSPORTE NÚMERO DA EMBALAGEM USADA NO TRANSPORTE TIPO DA UNIDADE DE ACONDICIONAMENTO NÚMERO DA UNIDADE DE ACONDICIONAMENTO NÚMEROS DE PROTOCOLO Número de identificação do registro da listagem. Campo que se verificar o status da listagem. Campo onde se informa o nome da listagem. Indica qual o tipo de suporte dos documentos/processos acondicionados para o recolhimento. Modelo de caixa ou outro tipo de embalagem utiliza para o transporte. Código/número atribuído a embalagem para controle. Caixa, pasta, envelope, entre outros tipos. Código/número atribuído a unidade de acondicionamento para rastreamento e localização dos documentos/processos. Campo onde se inseri os registros de documentos/processos à listagem de recolhimento. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 36

37 Abaixo, janela para seleção do(s) registro(s) desejado(s), para isso marque o(s) item(ns) na coluna da esquerda e em seguida acione o botão INCLUIR REGISTROS. Preenchidos todos os campos obrigatórios acione o botão INCLUIR, o sistema emitirá a mensagem a seguir informando a inclusão da nova listagem e o seu número: Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 37

38 2.5.3 b) Ação Alterar Permite realizar modificações nas dados de cadastro de uma listagem de recolhimento Procedimentos: Permite alterar os dados de uma listagem. Conforme imagem abaixo, os campos do formulário ficam abertos para as modificações necessárias. Após realizar as modificações necessárias acione o botão SALVAR. Após realizar a alteração o sistema emite a mensagem, conforme imagem abaixo: Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 38

39 2.5.3 c) Ação Descrição Permite realizar a descrição dos documentos/processos inseridos em uma listagem de recolhimento Procedimentos: Selecione a opção, o sistema apresenta a seguir um formulário (ver imagem abaixo) para que no campo DESCRIÇÃO, inserir as informações necessárias, em seguida acione o botão SALVAR. Após realizar a ação, o sistema emitirá a seguinte mensagem de confirmação: Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 39

40 2.5.3 d) Ação Excluir Procedimentos: Para realizar a exclusão de uma listagem de recolhimento é necessário retirar todos os registros de documentos/processo nela associados. Após retirar todos os registros, acione o botão EXCLUIR, conforme imagem abaixo: Se for acionado o botão excluir sem retirar o(s) registro(s), o sistema emitirá a seguinte mensagem: Retirado(s) registro(s) associado(s), acione o botão EXCLUIR para efetivar a ação. Após realizar a exclusão o sistema emite mensagem, conforme imagem abaixo: O sistema somente permite excluir uma listagem, se ela estiver em situação ABERTA, conforme mensagem abaixo, o sistema emitirá aviso informa essa condição: Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 40

41 Navegando na funcionalidade Pesquisa Avançada Para ter a aprovação de recolhimento uma relação de documentos/processos é necessário fechar a listagem, para isso siga os procedimentos abaixo. Procedimentos: Selecione no menu AÇÃO a opção FECHAR LISTA, conforme a imagem abaixo: Depois de selecionada a opção, o sistema disponibiliza o formulário abaixo. Para ter a lista fechada acione o botão CONFIRMAR. Acionado o botão CONFIRMAR o sistema necessita de uma segunda confirmação, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar acione o botão Cancelar. Após a confirmação, o sistema emite a mensagem a seguir: Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 41

42 Após realizar o fechamento da listagem, o sistema disponibiliza uma nova ação, conforme imagem abaixo selecione o item ENVIAR ARQUIVO NACIONAL, para caracterizar o envio formal ao Arquivo Nacional da listagem para aprovação. Após selecionar a opção, acionado o botão CONFIRMAR, para concretizar a ação o sistema necessita de uma segunda confirma, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar acione o botão Cancelar. Após a confirmação, o sistema emite a mensagem a seguir: Após disponibilizar a listagem para envio ao Arquivo Nacional, o sistema disponibiliza a ação CONFIRMAR APROVAÇÃO (ver imagem abaixo) para as listagens aprovadas para Recolhimento. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 42

43 Selecionada essa opção, o sistema remete para o formulário (ver imagem abaixo), onde deve-se acionar o botão CONFIRMAR para informa a aprovação e que a relação dos documentos tanto físicos quanto digitais podem ser eliminados. Após selecionar a opção, acionado o botão CONFIRMAR o sistema ainda necessita de uma segunda confirma, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar acione o botão Cancelar. Após a confirmação, o sistema emite a mensagem a seguir: Após a confirmação da aprovação, pode-se informa no sistema que a listagem de documentos/processos físicos e pelo sistema, serão recolhidos ao Arquivo Nacional, para isso selecione a opção RECOLHIMENTO DEFINITIVO no menu da listagem (ver imagem abaixo): Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 43

44 Após selecionar a opção RECOLHIMENTO DEFINITIVO, acione o botão CONFIRMAR para confirma: O sistema necessita de uma segunda confirma, conforme a imagem abaixo, caso não queira confirmar acione o botão Cancelar. Após a confirmação o sistema emite a mensagem a seguir de confirmação: Essa é a ultima ação a ser feita com uma listagem de recolhimento. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 44

45 2.5.4 a) AçãoVisualizar Nessa funcionalidade é possível visualizar os dados da listagem de recolhimento, preenchida e pronta para e impressão. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 45

46 2.6 PESQUISA O submenu Pesquisa é composto pelas funcionalidades: Pesquisa Avançada e Pesquisa Simples. A seguir é apresentado como navegar em cada uma das funcionalidades Navegando na funcionalidade Pesquisa Avançada A funcionalidade Pesquisa-Avançada permite que o usuário recupere Caixas arquivadas no Arquivo Central. Os campos disponibilizados para filtrar a consulta são: Data Limite, data da Criação, Numero da Caixa, Unidade e Campo Livre. Procedimento: Selecione a funcionalidade Pesquisa-Avançada, digite ou selecione os dados da pesquisa nos campos disponibilizados na tela. O sistema apresenta uma relação com de caixas que contêm o dado pesquisado. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 46

47 No campo PROTOCOLO o usuário poderá efetuar as seguintes ações: Para uma nova pesquisa clique sobre o link, clicar no link O usuário deve utilizar esta funcionalidade criteriosamente, devido ao grande número de documentos e o tempo de resposta da pesquisa. A recuperação das informações será efetuada, informando um ou mais campos ao mesmo tempo e, quanto mais campos estiverem preenchidos, mais preciso será o resultado da pesquisa Navegando na funcionalidade Pesquisa Simples A funcionalidade Pesquisa-Simples permite que o usuário recupere todas as informações de uma Caixa a partir do seu número. Procedimento: Selecione a funcionalidade Pesquisa-Simples, informe o número da Caixa e acione o botão PESQUISAR. O sistema disponibiliza os dados da Caixa arquivada apenas para consulta. Para ver todas as informações da Caixa, navegar na página rolando a barra vertical à direita da tela Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 47

48 Para uma nova pesquisa clique sobre o link, clicar no link. Também são disponibilizadas no final da página as opções Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 48

49 2.7 - RELATÓRIOS A funcionalidade RELATÓRIOS permite ao usuário emitir relatórios com dados e informações referentes ao: atendimento, desarquivamento, não atendimento, produção, prazo de guarda, solicitações de empréstimo/ desarquivamento e transferência. O sistema apresenta a seguinte tela, clique no link do relatório desejado. Ao clicar no relatório desejado o sistema disponibiliza o formulário com os campos para serem preenchidos ou selecionados, ao finalizar clicar no botão PESQUISAR. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 49

50 2.8 - TRANSFERÊNCIA O submenu Transferência é composto por varias funcionalidades: Cancelar Transferência, Guia de Transferência, Lista de Transferência e Transferir. A seguir é apresentado como navegar em cada uma das funcionalidades Navegando na funcionalidade Cancelar Transferências A funcionalidade Cancelar Transferência de Caixa cancela a movimentação de caixas ou avulsos feita para o Arquivo Central. Todas as caixas e avulsos movimentados e ainda não recebidos pelo Arquivo Central são disponibilizados na tela Procedimento: Selecione a funcionalidade Cancelar Transferência e a seguir o sistema disponibiliza a tela com a opção de selecionar o Tipo (avulso ou caixa) após a seleção é disponibilizado a lista de caixa(s) ou avulso(s) movimentado(s) e ainda não recebido(s). Apresenta três opções para cancelar a transferência: Digite o número da caixa ou avulso que deseja cancelar a transferência e acione o botão CANCELAR. Ou marque a caixa para selecionar todas as caixas e acione o botão CANCELAR. Ou marque somente a caixa ou avulso que deseja cancelar a transferência e acione o botão CANCELAR. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 50

51 Automaticamente o sistema retorna com o número da caixa para a Lista de Transferência e o Nup do avulso para a listagem do Arquivo Setorial. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 51

52 Navegando na funcionalidade Guia de Transferências Procedimento: Após realizar a transferência de documento/processo avulsos ou de caixa(s), acione no menu Guias de Transferência, o sistema disponibilizará, conforme a imagem abaixo, o seguinte filtro: Ao selecionar a opção AVULSO, o sistema retornará a seguinte relação dos documento/processo transferido(s) ao Arquivo Central: Marque o(s) registro(s) a ser(em) transferido(s) e acione o botão IMPRIMIR GUIA: Como resulto para impressão o sistema retornará a relação dos registros, conforme imagem abaixo: Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 52

53 Navegando na funcionalidade Lista de Transferências A funcionalidade Lista de Transferência disponibiliza uma relação de todas as caixas criadas na Unidade do usuário. Procedimento: Ao selecionar a funcionalidade LISTA DE TRANSFERÊNCIA, o sistema disponibilizará a seguinte tela: Na coluna CÓDIGO DA CAIXA ao clicar na barra AÇÃO o usuário visualiza as opções disponíveis conforme o seu perfil. Para utilizar uma das opções basta clicar sobre a mesma. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 53

54 Navegando na funcionalidade Transferir A funcionalidade Transferir permite a transferência de uma caixa ou mais ou de um avulso ou mais para o Arquivo Central. Procedimento: Para transferir uma Caixa ou Avulso, selecione a funcionalidade Transferir, selecione o Tipo Avulso ou Caixa. Digite o número desejado e acione o botão PESQUISAR. O sistema pesquisa o número da Caixa ou do avulso e disponibiliza-o como na tela abaixo, o campo unidade apresenta somente às unidades cadastradas como unidade de Arquivo Central. É possível inserir outros números de caixas acionando o botão NÚMEROS ADICIONAIS. O campo motivo já vem preenchido. Quando o motivo selecionado for Arquivar, o campo despacho já vem preenchido com a seguinte informação: TRANFERÊNCIA PARA O ARQUIVO CENTRAL. Para que a Caixa seja movimentada para o Arquivo Central, o usuário deve acionar o botão TRANFERIR. Realizada a transferência o sistema volta para a tela inicial da funcionalidade TRANSFERIR. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 54

55 3 - FECHAMENTO O presente documento destina-se a orientar os usuários na utilização do Módulo de Arquivos do sistema SIGED, como também, dotá-los de conhecimentos da navegabilidade, usabilidade e das funcionalidades para a operacionalização e gerência do mesmo. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 55

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