GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS, CONTEÚDO E PROCESSOS GED/ECM QUALIDADE

Transcrição

1 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS, CONTEÚDO E PROCESSOS GED/ECM QUALIDADE Digitalize e Gerencie de forma estruturada e simples os documentos da Qualidade de sua empresa em uma plataforma segura e totalmente Digital. Desenvolvido para atender as normas e certificações podendo atender tanto Pequenas, Médias Empresas ou Grandes Corporações.

2 APLICAÇÃO NA ÁREA DE QUALIDADE O Docsystem ECM visa o controle e gerenciamento eletrônico de documentos e conteúdo nas empresas que objetivam implantar um processo de certificação ou em empresas já certificadas que necessitem de uma solução automatizada. A norma NBR ISO 9001:2008 estabelece que os documentos requeridos pelo Sistema de Gestão da Qualidade devem ser controlados, gerenciados e ter rastreabilidade. Temos a solução ideal em Gestão de Documentos!

3 APLICAÇÃO NA ÁREA DE QUALIDADE O que diz o Requisito da norma ISO ponto do Controle de Documentos: Os documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade devem ser controlados. Registros são um tipo especial de documento e devem ser controlados de acordo com os requisitos apresentados em Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessários para: a) aprovar documentos quanto a sua adequação, antes da sua emissão; b) analisar criticamente e atualizar, quando necessário, e reaprovar documentos; c) assegurar que alterações e a situação da revisão atual dos documentos sejam identificadas; d) assegurar que as versões pertinentes de documentos aplicáveis estejam disponíveis noslocais de uso; e) assegurar que os documentos permaneçam legíveis e prontamente identificáveis; f) assegurar que documentos de origem externa sejam identificados e que sua distribuição seja controlada, e g) evitar o uso não intencional de documentos obsoletos, e aplicar identificação adequada nos caso em que forem retidos por qualquer propósito.

4 APLICAÇÃO NA ÁREA DE QUALIDADE Principais Recursos e Benefícios do Sistema de ECM Docsystem: Organiza a grande quantidade de documentos digitais e impressos de forma centralizada e estruturada; Reduz fluxo e armazenamento de documentos e registros em papel; Elimina as não conformidades sobre o controle de documentos; Controla Validade dos Documentos; Controla Revisões com histórico das versões anteriores do documento; Processo automatizado de Aprovação de novas Revisões e Não-Conformidades através de tarefas para usuários pelo módulo de Workflow do sistema; Controle e Acompanhamento das etapas do processo de Revisão dos documentos; Trabalha com modelos de documentos em formato de formulário eletrônico; Trilha de Auditoria avançada; Controle de acesso e restrições por usuários e grupos segurança avançada; Gera relatórios de documentos por departamento, aprovados por período, aguardando aprovação, listas, além de relatórios personalizados; Pode ser integrado aos demais sistemas da empresa (ERP, CRM, etc ).

5 A Solução Docsystem

6 MAX EXPRESS FOR QUALIDADE Solução Completa e Robusta para Gestão Documental!

7 PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS CAPTURA O Docsystem Max Express possui interface de digitalização integrada com várias marcas de multifuncionais e scanners, por isso, não há necessidade de rodar um aplicativo para capturar e outro para recuperar documentos. A Captura de documentos pode acontecer de várias maneiras, seja através de um dispositivo de entrada, através de dragn gropn (arrastar e soltar), da importação manual/automatizada ou da impressora virtual.

8 PRINCIPAIS RECURSOS Organiza a grande quantidade de documentos digitais e impressos de forma centralizada e estruturada:

9 PRINCIPAIS RECURSOS Controla Revisões com histórico das versões anteriores do documento; Pesquise rapidamente os documentos por indexadores como título, data de aprovação, etc. Pesquisa Fácil e Rápida Histórico das Revisões

10 PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DIGITALIZAÇÃO / INTEGRAÇÃO COM OFFICE CERTIFICADO DIGITAL ICP-BRASIL

11 PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS BPM, WORKFLOW CONTROLE DE TEMPO DE EXECUÇÃO DAS TAREFAS É possivel automatizar processos como APROVAÇÃO DE NOVA REVISÃO e NÃO-CONFORMIDADE

12 AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS BPM Exemplos de Processos da Qualidade automatizados pelo Max Express através de Workflow personalizado e controle do fluxo de tarefas: Aprovação de Nova Revisão de Documento: esse processo inicia com um novo documento ou nova revisão de documento indexada no sistema. Um workflow é desenhado seguindo o fluxo de aprovações definido para cada tipo de documento. Os usuários participantes recebem alertas por e acessam suas tarefas no Docsystem com prazo determinado para realizar as mesmas; Processo de Não-Conformidade: Usuário preenche formulário digital de Não- Conformidade ( RNC ) e inicia workflow para atender a mesma, de acordo com o nível de conformidade indicada. O usuário acessa a interface do Sistema para visualizar suas tarefas em aberto e os documentos relacionados às mesmas.

13 PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS CONTROLE DE TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS ( RETENÇÃO )

14 PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS MODELOS DE DOCUMENTOS FORMULÁRIOS ELETRÔNICOS É possivel criar no Docsystem todos os seus modelos de documentos através de formulários eletrônicos e disponibilizar aos usuários. Dessa forma garanta a padronização de seus formulários e documentos!

15 PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS PORTAL WEB É POSSÍVEL VISUALIZAR DOCUMENTOS DENTRO DO PRÓPRIO SISTEMA Acesse os Documentos e Tarefas de Workflow pela internet e dispositivos móveis!

16 Mais Informações Acesse: Escritório Ijuí-RS: Av. Getulio Vargas, 59 Sol Nascente Dealer Platinum: Escritório Santa Maria-RS: Av. Liberdade, 480 Patronato