PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

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1 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Estabelecer as diretrizes básicas pertinentes ao Gerenciamento Acervo Documental Departamento de Estradas de Rodagem Esta Espírito Santo. 2. APLICAÇÃO Este procedimento aplica-se aos processos da gestão Arquivo Geral, que necessitam de monitoramento mensal e são gerencias pela empresa. 3. DEFINIÇÕES Acondicionamento: Consiste na guarda s cumentos em suportes aproprias à sua preservação e recuperação. Arquivamento: Arquivar é o processo de guardar a informação em seu endereço adequa (previamente estabeleci). Avaliação/Seleção: Consiste em analisar a cumentação de arquivos, visan estabelecer a sua destinação, de acor com os seus valores histórico, probatório e informativo. Classificação: Consiste em classificar os cumentos com base na Tabela de Classificação de assuntos ou outros instrumentos normativos. Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (CADS) Comissão responsável pela aprovação e validação s instrumentos arquivísticos elaboras. Descarte: Eliminação física de cumentos desprovis de valor administrativo ou histórico, por meio da fragmentação. Empréstimo: Processo de disponibilizar cumentos cujo uso é de interesse específico e de necessidade comprovável para um determina usuário, fican sob a sua guarda por um perío indetermina. Indexação: Consiste em registrar os cumentos em sistemas que permitam o controle e a disponibilização acervo. Plano de Classificação de Assuntos: Instrumento Arquivístico utiliza para classificar os cumentos de forma a permitir a padronização arquivamento, otimizan o acesso e a recuperação das informações. Registro de Empréstimo: Documento onde é registrada a realização de um determina empréstimo, poden ser via Sistema Gestor de Arquivos SIGA, ou outro compatível, assim como formulários internos ou cumento/ registro defini pelo cliente dependen da necessidade.

2 Página 2 de 5 Suportes de arquivamento: Material de consumo adequa para comportar os cumentos específicos, analisan as condições físicas que apresentam e a facilidade de manuseio s arquivos/cumentos. Tabela de Temporalidade Documental (TTD): Instrumento Arquivístico elabora e atualiza a partir das informações contidas no Levantamento da Produção Documental, no qual estão determinas os prazos de permanência s cumentos nos arquivos corrente, intermediário e central, fundamentadas nas legislações ou orientações emanadas pela. Transferência: É o ato de transferir cumentos da fase corrente ao Arquivo Geral. Tratamento Técnico: Conjunto de processos técnicos (catalogação, classificação, indexação, registro, preparo físico, identificação e arquivamento) que visam à organização física e intelectual cumento, de mo a permitir sua rápida recuperação. 4. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES 4.1 GERENCIAMENTO DA DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA Recebimento de Documentos Transferis s Arquivos Correntes ao Arquivo Geral (Responsável: Arquivista, Supervisor de Equipe, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo) a) Recebimento s cumentos/processos encaminhas pelos diversos setores ; b) Anotação nos cumentos/processos data de chegada e setor remetente; c) Conferência recebimento s processos através Boletim de Andamento - BA; d) Caso o processo não tenha despacho encaminhan-o para arquivamento, ou esteja com numeração de páginas errôneas, este é devolvi ao setor remetente para corrigir as anomalias; e) Caso os cumentos relacionas no BA, estejam em desacor com os transferis, deverá devolver os cumentos e BA ao remetente; f) Assinatura e devolução BA ao setor de origem caso esteja correto; g) Encaminhar os cumentos para tratamento técnico Descarte de Documentos (Responsável: Arquivista, Supervisor de Equipe, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo) a) Anualmente conferir se os cumentos com prazo de guarda venci para descarte de acor com o estabeleci nas Tabelas de Temporalidade existentes (PROGED e ); b) Relacionar os cumentos que serão descartas; c) Encaminhar a relação à gestão contrato para ciência e aprovação descarte; d) A gestão contrato é responsável pela convocação da CADS para análise e aprovação descarte; e) Receber a relação de descarte assinada, autorizan o descarte;

3 Página 3 de 5 f) Condensar os das em formulário específico PROGED (Listagem de Eliminação de Documentos); g) Encaminhar a Listagem de Eliminação de Documentos à gestão contrato para providências de encaminhamento ao PROGED; h) A gestão contrato é responsável pela convocação da CADS para aprovação descarte; i) A gestão contrato é responsável pela publicação s editais de eliminação j) Encaminhar os cumentos a serem descartas para o local designa ao armazenamento, caso haja, ou reservá-los em local identifica; k) Acompanhar o carregamento s cumentos para descarte, quan possível Tratamento Técnico (Responsável: Arquivista, Supervisor de Equipe, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo) a) Classificar os cumentos localizan a classe/subclasse em que o cumento se enquadra com o emprego s Planos de Classificação existentes (PROGED e ); b) Temporalizar os cumentos de acor com as Tabelas Temporalidade existentes (PROGED e DER- ES); c) Registrar a produtividade no FOR-OPR Controle de Entrada de Documentos; d) Higienizar os cumentos, através da remoção de grampos, clipes e ferragens oxidadas, preparan os cumentos para seu arquivamento; e) Substituir as bailarinas de alumínio por bailarinas de plástico, quan necessário. f) Ordenar os cumentos, por código de classificação; g) Acondicionar em suportes específicos, quan necessário; h) Montar caixas; i) Indexar os cumentos no Sistema Gestor de Arquivos SIGA, registran no processo o número da caixa e sequencial correspondente; j) Atualizar o endereçamento s processos no sistema SEP; k) Identificar as caixas-arquivo, ou local apropria, com a numeração corrente correspondente; l) Armazenar os cumentos no respectivo espaço físico (estante, prateleira); m) Lançar a produtividade no final de cada dia na Produção Mensal Arquivo Geral; Atendimento a Consultas, Empréstimo e Devoluções de Documentos (Responsável: Bibliotecário, Arquivista, Supervisor de Equipe, Encarrega, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo) Essa atividade é orientada pelo POP-OPR-012 ATENDIMENTO AO CLIENTE

4 Página 4 de ACOMPANHAMENTO DAS ATIVIDADES (Responsável: Arquivista e/ou Supervisor de Equipe) Essa atividade é orientada pelo POP-OPR-001 Assessoria e Consultoria para Organização de Arquivos, item INSPEÇÃO DOS SERVIÇOS (Responsável: Arquivista e/ou Supervisor de Equipe) Essa atividade é orientada pelo POP-OPR-007 Inspeção de Serviços e Produtos. 5. REGISTROS REGISTRO ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO RETENÇÃO DISPOSIÇÃO Durante a realização s Backup de acor Controle de Entrada DER FOR-OPR-044 arquivos. Após o término s. prestação finalização Durante a realização s Backup de acor Relação de Descarte arquivos. Após o término s. prestação finalização Durante a realização s Backup de acor Listagem de Eliminação de Documentos arquivos. Após o término s. prestação finalização

5 Página 5 de 5 REGISTRO ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO RETENÇÃO DISPOSIÇÃO Durante a realização s Backup de acor prestação Produção Mensal arquivos.. Arquivo Geral Após o término s finalização 6. DESCRIÇÃO DA ÚLTIMA REVISÃO Item Descrição da Alteração / Revisão 4 Alteração na descrição de algumas atividades,deixan-as mais claras. 5 Alteração s prazos de retenção. 7. APROVAÇÃO Jacqueline D. Inácio APROVADO POR: