TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Segepres/ISC/Cedoc Serviço de Gestão Documental

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1 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Segepres/ISC/Cedoc Serviço de Gestão Documental MANUAL DE TRATAMENTO E GUARDA DE DOCUMENTOS ESPECIAIS AVULSOS Setembro/2013 1

2 PROCEDIMENTOS DE RECEBIMENTO E GUARDA DE DOCUMENTOS ESPECIAIS AVULSOS 1. APRESENTAÇÃO Uma gestão de documentos eficiente garante o controle desde sua criação até a destinação final. Por isso, é de fundamental importância a padronização dos procedimentos adotados pelas unidades do Tribunal de Contas da União - TCU e pelo Serviço de Gestão Documental - Seged no que diz respeito à guarda e ao arquivamento de documentos. O estabelecimento de um padrão tem o objetivo de organizar e preservar os documentos produzidos e/ou recebidos pelas diversas áreas, visando atender as necessidades administrativas e exigências legais, bem como contribuir para a preservação da história institucional. A racionalização dos procedimentos contribui para o aperfeiçoamento da instituição, uma vez que torna possível a guarda apenas do que é efetivamente consultado ou tem valor permanente, facilitando o acesso tempestivo à informação. O modelo de tratamento de processos em papel no TCU já está consolidado na Portaria- TCU nº 108/2005 e encontra-se detalhado no Manual de Remessa de Processos Para Arquivamento. A partir de agosto de 2010, com o início do Processo Eletrônico de Controle Externo e- TCU, surgiu a necessidade de tratamento dos documentos recebidos em papel e convertidos para o meio digital com vistas à inclusão em autos eletrônicos, após a devida certificação digital. Em consequência disso, fez-se necessário o tratamento dos objetos avulsos recebidos pelo TCU chamados de Documentos Especiais (CDs, DVDs, fitas, fotografias, etc.), e que também se relacionam com os processos eletrônicos. Nesse contexto, com a finalidade de se criar uma metodologia de gestão dessa documentação que melhor se adequasse à realidade, foi feito um diagnóstico, em fevereiro de 2011, sobre as práticas de guarda adotadas nas unidades do Tribunal. Conforme estabelecido em lei, processos que se formaram em papel deverão ser tratados neste suporte até o término de sua temporalidade. Sendo assim, as peças, vinculadas a processos já existentes, recebidas nas Unidades ou no Serviço de Protocolo Seprot deverão ser juntadas aos respectivos autos em papel. Da mesma maneira, processos eletrônicos devem passar por uma gestão eletrônica de documentos e suas peças físicas deverão ser identificadas, relacionadas aos processos pertencentes e 2

3 arquivadas de acordo com o prazo de guarda estabelecido no Código de Classificação e Tabela de Temporalidade do TCU. A gestão documental é um procedimento dinâmico. Desta forma, este manual estará sempre em processo de aperfeiçoamento e, portanto, sujeito a alterações decorrentes da incorporação de novas normas ou da aplicação de outras rotinas. 2. OBJETIVOS Regulamentar o 3º do artigo 5º da Portaria-TCU nº 325/2011, que dispõe sobre o recebimento e a gestão de documentos e objetos protocolados junto ao Tribunal de Contas da União, orientando a padronização de procedimentos para guarda, devolução ou descarte de objetos protocolados no TCU, cuja digitação não seja tecnicamente viável; Definir as rotinas de tratamento de documentos que, por sua natureza ou dimensão, não podem ser convertidos ou representados em formato eletrônico; Orientar, de acordo com o tópico 6 do Manual de Procedimentos de Guarda de Documentos Originais em Papel, sobre o tratamento adequado à guarda e utilização de arquivos especiais. 3. CONSIDERAÇÕES SOBRE DOCUMENTOS ESPECIAIS Entende-se como Documento Especial o documento em linguagem não textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica. O suporte é o material no qual são registradas as informações Logo, o Arquivo Especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas fotografias, discos, fitas, micrografias, slides, disquetes, CD-ROM e que, por essa razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc. Com a publicação da IN-TCU nº 68/2011, regulamentada pela Portaria-TCU nº 325, e considerando a necessidade de tratar e padronizar procedimentos para a conversão, quando possível, e 3

4 o arquivamento de documentos especiais guardados no âmbito do TCU, criou-se uma rotina de recebimento dessas peças. De acordo com a Portaria-TCU nº 325/2011, considera-se cópia todo documento duplicado de forma fiel a partir do original por meio de utilização de diferentes métodos; e original, todo documento registro de fato que se quer preservar originalmente produzido e autenticado pelo autor e conservado no suporte e formato em que foi emitido, com os devidos sinais de validação. Ora, tratando-se de Documentos Especiais, o que devemos considerar cópia e o que devemos tratar como original? CDs ou DVDs contendo documentos que constituem peças de processos eletrônicos passíveis de inserção em meio digital, fotografias digitalizáveis ou objetos que podem ser inseridos no sistema institucional por meios alternativos, podem, segundo o prazo especificado na referida IN-TCU (Art. 4º, 5 ), ser descartados pela própria unidade após seis meses, tratando-se de cópias, ou serem devolvidos ao seu interessado. Segundo a Portaria-TCU (Art. 5º, 1 ), objetos cuja digitalização não seja tecnicamente possível podem ser convertidos em arquivo eletrônico por meios alternativos, tais como captura de vídeo, imagem fotográfica ou áudio, de modo a viabilizar a sua inserção nos autos eletrônicos, cabendo a posterior devolução desses objetos ao respectivo fornecedor. No caso de documentos originais ou documentos não digitalizáveis, o procedimento adequado será o tratamento e a guarda na própria unidade e posterior transferência ao Seged de acordo com os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade. documentos. A seguir, estão estabelecidas algumas rotinas para o tratamento e transferência desses 4. ROTINA OPERACIONAL DE RECEBIMENTO E GUARDA TEMPORÁRIA DE DOCUMENTOS ESPECIAIS QUE INTEGRAM PROCESSOS ELETRÔNICOS Após receber os documentos especiais que irão ser arquivados pelo TCU e registrar o seu número de protocolo, a unidade custodiante deve realizar as seguintes ações: 1º) Agrupar todos os documentos relacionados aos mesmos autos; 4

5 2º) Acondicionar os documentos especiais, separados por tipos de suportes, em envelopes do TCU e lacrá-los com fita adesiva. Ex.: guardar CDs no mesmo envelope e fitas em um envelope diferente; 3º) Vincular o documento especial ao respectivo processo por meio de anotação manual em etiqueta (Anexo 1) fixada na capa do envelope contendo as seguintes informações: Número do TC Quantidade de itens Restrição de Acesso (Ostensivo ou Sigiloso) Tipo de Suporte Unidade Responsável 4º) Arquivar o documento especial na unidade por 1 (um) ano após o encerramento do processo; 5º) Transferir a documentação para o Seged com a devida identificação. 5. TRATAMENTOS ESPECÍFICOS DESTINADOS AOS DIFERENTES SUPORTES a) Papel: deve-se evitar dobrar páginas e folhas de documentos; manter as mãos limpas ao manusear os documentos; não fazer uso de fitas adesivas; não escrever nos documentos; não apoiar os membros do corpo, bem como objetos em cima dos documentos ao ler ou consultar; não se alimentar próximo ao acervo e não utilizar a saliva ou líquidos umedecedores para folhear as páginas de documentos. b) Fotografias: devem receber proteção individualizada e de boa qualidade; utiliza-se mobiliário de aço para o seu arquivamento e o manuseio deve ser feito com o uso de luvas de algodão; ter o cuidado necessário ao tentar separar uma fotografia que, com o tempo, grudou em outra; anotar com lápis macio somente o necessário, no verso da fotografia. c) Diapositivos: utilizar arquivos metálicos; fazer uso de materiais de acondicionamento adequados, como cartelas flexíveis de polietileno ou polipropileno; produzir duplicatas para projeções que são constantemente exibidas. d) Microfilmes: indispensável à produção de duplicatas; o armazenamento deve ser feito em cofre, arquivos ou armários à prova de fogo; a sujeira deve ser removida utilizando-se um pano limpo; deve-se acondicioná-los em compartimentos vedados à umidade. e) Disquetes e CD-ROM: utilizar softwares antivírus; utilizar mídias de boa qualidade; acondicionálas em embalagens que os proteja de sujeira e contato físico (arranhões); mantê-los distantes de materiais magnéticos e em local arejado. 5

6 ANEXO 1 Modelo de Etiqueta de identificação de Documentos Especiais FORMA DE PREENCHIMENTO 1. TC: Informar o Número do TC relacionado ao Documento Especial; 2. Quantidade de itens: Informar a quantidade de itens dentro do envelope; 3. Sigiloso: Informar se o documento é sigiloso ou não; 4. Tipo de Suporte: Informar o tipo de suporte do Documento Especial. Ex.: CD, DVD, Fita etc. 5. Unidade Responsável: Informar o nome (Sigla) da unidade que recebeu o documento. 6

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