MANUAL DO SISTEMA GESTÃO DE DOCUMENTOS

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1 MANUAL DO SISTEMA GESTÃO DE DOCUMENTOS

2 Este manual foi desenvolvido para orientar os usuários do Sistema de Gestão de Documentos a realizar pesquisas e consultas de documentos armazenados na Coordenadoria de Gestão de Documentos COGED da MGS. 2

3 Sumário 1 - O que é o Sistema de Gestão de Documentos O que é solicitação de documentos Pesquisa de Documentos no Sistema de Gestão de Documentos Solicitação de Documentos no Sistema de Gestão de Documentos Exclusão de dados no sistema Edição de dados no sistema Solicitação para devolução e empréstimo de documentos Precaução quando houver falhas no Sistema Gestão de Documentos Modelo de protocolo utilizado para envio de documentos Modelo de recibo de documentos devolvidos Contatos

4 1 - O que é o Sistema de Gestão de Documentos O Sistema de Gestão de Documentos (SGD) da Coordenadoria de Gestão de Documentos - COGED é um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos arquivísticos. Foi criado exclusivamente para gerenciar toda a massa documental arquivada na COGED. Ele armazena todas as informações ou dados de todos os documentos através de terminologias que descrevem e identificam seus conteúdos, para posteriormente localizá-los através de critérios de pesquisa. Visa dar condições de acesso, segurança e privacidade aos documentos produzidos pelos Órgãos/Entidades que são Clientes da Gestão de Documentos da MGS. 2 - O que é solicitação de documentos Solicitação de documentos é o mesmo que empréstimo de documentos. É um pedido feito pelos Clientes para ter acesso aos documentos armazenados no arquivo da Coordenadoria de Gestão de Documentos COGED da MGS. Faz parte do processo realizado pela COGED para atendimento e satisfação dos Clientes. 3 - Pesquisa de Documentos no Sistema de Gestão de Documentos: passo a passo Os Órgãos/Entidades deverão seguir os seguintes procedimentos para fazer uma pesquisa no Sistema de Gestão de Documentos: 1. Acessar o site da MGS: 2. Clicar em: Área Cliente 4

5 Aparecerá a seguinte tela: a b c 5

6 4. Fazer o login no sistema: a. - Login: CPF (todos os números, sem os pontos e o hífen) b. - Senha padrão: 1111 (posteriormente poderá ser alterada) c. - Clicar em: Entrar 5. Posteriormente, aparecerá a seguinte tela: 6

7 6. Nesta tela, posicionar o mouse em: Movimentação. 7. O Sistema dará duas opções de escolha: Documentos e Pesquisa. 8. Posicionar o mouse em Pesquisa, sem precisar clicar, e aparecerão as seguintes opções: Pesquisa Cliente, Documentos (com excluídos) e Documentos. 7

8 9. Clicar em Pesquisa Cliente. 10. Aparecerá a seguinte tela de pesquisa: 8

9 11. Para efetuar a pesquisa é necessário preencher os campos desta tela para filtrar as informações. 12. Nela, é possível escolher os critérios de pesquisa, os quais podem ser: Documento Id Localização Container Caixa Arquivo Conjunto Documento Avulso Etiqueta Data do Documento Descrição do Título Documental. 13. Para obter a informação desejada, a pesquisa poderá ser realizada combinando dois ou mais destes campos, sendo obrigatório o preenchimento dos dois códigos referentes à empresa e ao Setor/Departamento. 9

10 a) Para o preenchimento dos dois campos é necessário preencher primeiro o código que se refere ao Órgão/Entidade. Posteriormente, preencher o código que se refere ao Setor/Departamento deste Órgão/Entidade. Primeiro código a ser preenchido Segundo código a ser preenchido b) Para inserir os códigos, basta clicar no ícone e será aberta outra tela. c) Para o código que se refere ao Órgão/Entidade, será aberta a tela abaixo. Nela, clique em Pesquisar. d) Serão listadas as informações necessárias para o preenchimento dos campos, bastando apenas selecionar um item da lista, como mostrado a seguir. 10

11 Item selecionado e) Para o código que refere ao Setor/Departamento do Órgão/Entidade selecionado anteriormente, será aberta a tela abaixo. Nela, clique em Pesquisar. f) Serão listadas as informações necessárias para o preenchimento dos campos, bastando apenas selecionar um item da lista, como mostrado a seguir. 11

12 Item selecionado 14. Após selecionar o Órgão/Entidade e Setor/Departamento abrirá a tela de Gestão de Documentos contendo o número dos códigos e as descrições do Órgão/Entidade e do Setor/Departamento. 15. Para continuar restringindo a pesquisa, basta inserir o símbolo percentual (%) no início e/ou no fim do termo a ser pesquisado, nos campos apresentados anteriormente. Este símbolo é também utilizado para fazer pesquisas com 12

13 termos imprecisos, ou seja, termos que não se tem a certeza de que foram descritos da forma que será pesquisado. Exemplo: %PROCESSO%PAGAMENTO%2003/1999% Foi descrito: PROCESSO DE PAGAMENTO DE DIÁRIA DE VIAGEM Nº 2003/ Assim que os campos de pesquisa forem preenchidos corretamente com os dados dos documentos, clicar em: Pesquisar. 17. Serão listados os documentos com os dados informados. 18. Para fazer uma nova pesquisa, clicar no ícone Limpar e preencher novamente os campos de pesquisa. 13

14 19. Repita a pesquisa quantas vezes forem necessárias para efetuar a busca com sucesso. EXEMPLO DE PESQUISA Pesquisa no campo de data do documento e/ou campo de descrição do título documental (assunto). O resultado da busca trará todos os documentos relativos ao assunto em questão: data informada e/ou descrição do título documental (assunto). Utilizando, ainda, o símbolo percentual (%), tanto no início, no meio ou no fim do texto ou palavra para fazer a pesquisa. Esta é conhecida como pesquisa por radical e consiste em pesquisar por uma parte da palavra ou texto. Exemplo 1: pesquisa por radical no campo descrição do título documental: folha%. O resultado da busca trará todos os documentos que comecem com o radical folha : folha de pagamento, folha de presença.... Exemplo 2: pesquisa por radical no campo data documento: %2009%. O resultado da busca trará todos os documentos que contenham o radical 2009 : 06/2009, 2009, 01/01/ Precaução quando houver falhas no Sistema Gestão de Documentos 14

15 4 - Solicitação de Documentos no Sistema de Gestão de Documentos: passo a passo Para fazer uma solicitação de documentos no Sistema de Gestão de Documentos o usuário do sistema deverá seguir os seguintes procedimentos: 1. Acessar o site da MGS: 2. Clicar em: Área Cliente Aparecerá a seguinte tela: a b c 15

16 4. Fazer o login no sistema: a. - Login: CPF (todos os números, sem os pontos e o hífen) b. - Senha padrão: 1111 (posteriormente poderá ser alterada) c. - Clicar em: Entrar 5. Posteriormente, aparecerá a seguinte tela: 6. Nesta tela, posicionar o mouse em: Solicitação. 7. O Sistema dará duas opções de escolha: Documentos e SAC. 16

17 8. Seguir, posicionando o mouse em: Documentos. 9. Clicar em: Solicitar Documentos. 10. Aparecerá a seguinte tela a ser preenchida: 17

18 11. Selecionar a Empresa 12. Selecionar a Unidade 13. Selecionar a Forma de Entrega - Local Destinatário (o motorista da MGS fará a entrega no local de trabalho do solicitante). - Pesquisa Local (o solicitante irá até as instalações da COGED consultar os documentos). - será encaminhada uma cópia do documento, o qual será digitalizado. Este tipo de entrega será realizado somente se estiver no contrato de prestação de serviço. 18

19 13.1. No campo Complemento preencher o prédio, andar e estação de trabalho (se o Órgão estiver na Cidade Administrativa) e andar (se o Órgão estiver na Região Central). 14. Selecionar o Tempo de Atendimento : - 3 horas (máxima urgência) - 12 horas (média urgência) - 24/48 horas (não demanda urgência) 15. Selecionar o Local da Entrega. 19

20 16. Preencher o campo Devolução Previsão, com a data prevista para devolução, no formato dd/mm/aaaa. OBS: Próximo a esta data a COGED entrará em contato com o Cliente confirmando o recolhimento do material. 17. No campo Observação (1.000 caracteres) digitar o texto solicitando o(s) documento(s). O texto deverá conter dados como localização, etiqueta, descrição do documento, data do documento ou qualquer informação que auxilie na identificação e localização do documento. 18. Clicar em Enviar Solicitação. 19. Aparecerá uma caixa de mensagem com o seguinte texto: Inclusão feita com sucesso..., Solicitação número... Esse número deverá ser anotado pelo solicitante para qualquer informação que desejar obter a respeito da solicitação. ** O horário de entrega de documentos segue a medida adotada pela Administração da Cidade Administrativa em razão do horário por ela permitido para entrega de documentos. Horários de entrega na Cidade Administrativa de Minas Gerais - CAMG: 09h30min às 11h00min e 14h30min às 16h00min. Horários de saída do transporte da MGS: 08h30min e 13h30min. 20

21 Os pedidos de 3h (extrema urgência) deverão ser feitos até as 15h00min para serem entregues na parte da manhã do dia seguinte e/ou até as 10h00min para serem entregues na parte da tarde do mesmo dia. OBS: Os pedidos de 3h (extrema urgência) são válidos para todos os Órgãos, exceto para a Cidade Administrativa que será atendida nos tempos de 12h e 24h. A solicitação poderá ser feita 24 horas por dia de segunda a segunda. Para devolução deverá ser feito o mesmo procedimento de solicitação de documentos, sendo que no campo da observação o solicitante deverá informar que seja feito o recolhimento das caixas. 5 - Exclusão de dados no sistema Quando se tratar de exclusão de dados no sistema, o Cliente deverá fazer uma solicitação e informar no campo que se trata de exclusão e mencionar que as caixas solicitadas em momento anterior não serão devolvidas ao arquivo da MGS. O Cliente deverá listar no campo da observação as localizações das etiquetas de contêiner e código de barras que serão excluídas. 6 - Edição de dados no sistema A edição dos dados no sistema é feita nas seguintes situações: quando o Cliente retira ou arquiva documento nas caixas e quando há extravio de etiquetas de código de barras. Para estas alterações é necessário fazer a edição dos dados no sistema e na planilha de inventário. O Cliente deverá entrar na tela de solicitação e informar as mudanças a serem efetuadas, relacionando as etiquetas de código de barras e as localizações de contêineres que serão editados no sistema. 21

22 7 Solicitação para devolução e empréstimo de documentos Para o empréstimo e devolução de documentos serão utilizados protocolos distintos. No momento da entrega dos documentos ao Cliente, o funcionário da COGED entregará um protocolo (conforme modelo na página 23) em duas vias com os dados referentes aos documentos. O Cliente irá assinar as duas vias do protocolo, as quais estarão com a assinatura do responsável pelo envio da remessa. Posteriormente, o funcionário da COGED que estará fazendo a entrega irá assinar e deixar uma via com o Cliente e encaminhar a outra para a COGED. Para a devolução, o funcionário irá listar todos os documentos que estão sendo devolvidos em um protocolo (conforme modelo na página 24). Ele irá solicitar ao Cliente a conferência do protocolo e pedir para assiná-lo e fazer uma cópia do mesmo. A cópia ficará com o Cliente e o original será encaminhado para a COGED. 8 - Precaução quando houver falhas no Sistema Gestão de Documentos Para as ocasiões em que ocorrer falha do Sistema de Gestão de Documentos, ou o mesmo ficar fora do ar, a comunicação entre a COGED e o Cliente será por telefone. Para fazer a pesquisa o Cliente deverá utilizar as cópias das planilhas que foram encaminhadas por ou os protocolos para obter a localização e os dados dos documentos no arquivo da Gestão. Para a solicitação da coleta de documentos, o Cliente deverá fazer o pedido via telefone. As informações repassadas por telefone deverão ser as mesmas para a solicitação via Sistema. Assim que o Sistema de Gestão de Documentos voltar a funcionar, a COGED entrará em contato com o Cliente para que a solicitação que foi feita via telefone seja realizada via Sistema. Isso é para que haja um controle no Sistema de Gestão de Documentos das solicitações feitas pelo Cliente. 22

23 9 - Modelo de protocolo utilizado para envio de documentos 23

24 10- Modelo de recibo de documentos devolvidos Obs: Localização descrita no recibo corresponde à etiqueta do conteiner 24

25 11 - Contatos Horário de expediente: de segunda a sexta-feira de 08h00min as 17h00min. Fax: (31) SAC Serviço de Atendimento ao Cliente (31) (31) (31) (31) gestaodedocumentos@mgs.srv.br Alberto Alves Simões (31) (31) albertosimoes@mgs.srv.br Michel Lopes França (31) (31) michel@mgs.srv.br Estamos à disposição para esclarecimentos em relação aos procedimentos abordados. 25