- ÓRGÃO/ENTIDADE: registrar o nome da Instituição, por extenso, seguido da sigla, após um hífen.

Transcrição

1 - ÓRGÃO/ENTIDADE: registrar o nome da Instituição, por extenso, seguido da sigla, após um hífen. Ex.: Universidade Tecnológica Federal do Paraná / UTFPR Universidade Tecnológica Federal do Paraná / UTFPR Campus Curitiba - UNIDADE/SETOR: registrar o nome da unidade administrativa produtora ou acumuladora dos documentos a serem eliminados e/ou do setor responsável pela eliminação dos documentos relacionados na listagem, seguido da sigla, após o hífen. Ex.: Departamento de Materiais e Patrimônio - DEMAP - ÓRGÃO/UNIDADE: registrar a sigla do órgão ou da entidade e a vinculação da unidade responsável pela eliminação. Ex.: UFPR/CT/DIRPLAD/DEMAP - LISTAGEM Nº: registrar o número da Listagem (2 dígitos) e o ano corrente (4 dígitos), separados por barra. As Listagem deverão ser numeradas sequencialmente dentro de cada ano. Ex.: 01/ FOLHA Nº: registar o número da folha (2 dígitos) e o nº total de folhas (2 dígitos) que compõem a Listagem, separados por barra. Ex.: 01/07 02/07 03/07 04/07 e assim sucessivamente

2 - CÓDIGO REFERENTE À CLASSIFICAÇÃO: preencher com o código referente ao assunto do documento a ser eliminado de acordo com os Códigos de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, encontrados na página eletrônica da CPAD-UTFPR: - DESCRITOR DO CÓDIGO: preencher com o descritor correspondente ao assunto do documento a ser eliminado de acordo com os Códigos de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, encontrados na página eletrônica da CPAD-UTFPR: Exemplo de código de classificação e descritor: COMPRA DE MATERIAL DE CONSUMO COMPRA DE MATERIAL PERMANENTE - DATAS-LIMITE: preencher com o ano mais antigo e o ano mais recente, indicando o início e o término do período que abrange os documentos a serem eliminados, separados por hífen ou barra, conforme o exemplo a seguir: Exemplos: a) Para os conjuntos documentais dos anos de 1980, 1981, 1982, 1983 e 1984 devem ser representados da seguinte forma: ; b) Para os conjuntos documentais dos anos de 1980, 1981, 1982 e 1984 devem ser representados da seguinte forma: / UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: esta coluna é composta pela quantificação e especificação das unidades de arquivamento a serem eliminadas. QUANTIFICAÇÃO: deve ser registrada a quantidade de embalagens, utilizadas no acondicionamento dos documentos a serem

3 eliminados; Ex.: 20 ESPECIFICAÇÃO: deve ser informado o tipo de unidade de acondicionamento dos documentos a serem eliminados. Ex.: Caixa-arquivo, processos, pasta suspensa. - OBSERVAÇÕES E/OU JUSTIFICATIVAS: para preencher este campo considerar as notas explicativas dos descritores presentes no Código de Classificação de Documentos de arquivo, assim como as Observações constantes do referido campo na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo. Ex.: CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DESCRITOR DO CÓDIGO DATAS- LIMITE Missões fora da sede. Viagens a serviço. No País UNIDADE DE ARQUIVAMENTO QUANTIFI ESPECIFI CAÇÃO CAÇÃO 25 Caixa OBSERVAÇÕES E/OU JUSTIFICATIVAS Contas aprovadas pelo Tribunal de Contas da união. Os relatórios técnicos de viagem encontram-se classificados no assunto correspondente e arquivados nos departamentos. - MENSURAÇÃO TOTAL: registrar o volume total das unidades de arquivamento, em metros lineares. Ex.: 11 caixas-arquivo / 1,8 metros lineares Para mais informações sobre a mensuração de arquivo, acesse: Roteiro para mensuração de documentos textuais, encontrado no endereço: 3o%20Minist%C3%A9rio%20da%20Justi%C3%A7a.pdf

4 - DATAS-LIMITE GERAIS: registrar o ano mais antigo e o ano mais recente, separados por hífen, de todos os documentos a serem eliminados e que se encontram registrados na Listagem. - ASSINATURAS: LOCAL/DATA: especificar o local e a data em que a listagem de eliminação foi encaminhada para aprovação dos responsáveis. RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO: assinatura e carimbo ou Siape/Matrícula do servidor responsável pela seleção dos documentos a serem eliminados. PRESIDENTE DA SUBCOMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO CÂMPUS SubCPAD: assinatura e carimbo ou Siape/Matrícula do(a) presidente da Subcomissão de Avaliação de Documentos do Câmpus. PRESIDENTE DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS CPAD/UTFPR: assinatura e carimbo ou Siape/Matrícula do(a) presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. AUTORIDADE DO ÓRGÃO/ENTIDADE A QUEM COMPETE APROVAR: assinatura e carimbo com os dados funcionais da autoridade do órgão/entidade a quem compete aprovar em âmbito Institucional. (o encaminhamento para a assinatura deste campo é de responsabilidade da CPAD/UFPR) TITULAR DA INSTITUIÇÃO ARQUIVÍSTICA PÚBLICA NA ESPECÍFICA ESFERA DE COMPETÊNCIA (o encaminhamento para a assinatura deste campo é de responsabilidade da CPAD/UFPR) - OBSERVAÇÃO: (As informações abaixo somente serão necessárias quando os documentos a serem eliminados exigirem comprovação da aprovação de contas pelo Tribunal de Contas da União): CONTA(S) DO(S) EXERCÍCIO(S) DE: especificar os anos dos exercícios fiscais dos documentos a serem eliminados.

5 CONTA(S) APROVADA(S) PELO TRIBUNAL DE CONTAS EM: especificar a data da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas. PUBLICAÇÃO NO DIÁRIO OFICIAL (DATA, SEÇÃO, PÁGINA): informar a data, seção e página onde foi publicado o anúncio no Diário Oficial. Exemplos de quadro consolidado das aprovações das contas pelo Tribunal de Contas da União TCU, preenchidos: Exemplo 1: Conta(s) do(s) exercício(s) de: Conta(s) aprovada(s) pelo Tribunal de Contas Publicação no Diário Oficial (data, seção, em: página) /08/ /08/1994, Seção 1, p /11/ /12/2003, Seção 1, p /12/ /12/2004, Seção 1, p. 48 Exemplo 2: Contas do exercício Nº do Acórdão Ano de julgamento Decisão Situação Observação 1990 Acórdão nº 160, de Acórdão nº 211, de Contas aprovadas com Encerrado em ressalva 2004 Contas aprovadas Encerrado em

6 Exemplo 3: Contas do exercício Ata de aprovação Data de aprovação das contas pelo Data de publicação no DOU TCU /77 21/06/ /07/ /76 02/12/ /01/ /78 31/01/ /02/1978